員工評審是任何組織人力資源管理的重要面向。這些審查為組織提供了評估員工績效、提供回饋和設定改進目標的機會。
然而，進行一次成功的 員工審查 可能是一項具有挑戰性的任務。因此，在這個 blog 在這篇文章中，我們將探討一些有用的提示和範例，以幫助您對員工進行有用的評價。
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什麼是員工審查？
員工評估是雇主評估員工在一段時間內的表現的過程。這是組織分享員工回饋、設定目標並確定員工需要改進的領域的機會。
此外，員工審查對於幫助員工成長和發展其角色至關重要，同時允許雇主檢查他們的團隊是否達到了組織的目標。
審查還可以通過鼓勵開放的溝通和持續改進的文化來幫助創造積極和富有成效的工作環境。
有效地對員工進行審查的技巧
以下是一些實用技巧，可幫助您對員工進行有效的評估：
1/ 定義明確的目標和期望 - 員工回顧
通過設定明確的目標和期望，您和員工可以專注於審查旨在實現的目標。 這有助於確保審查對雙方都有利。
以下是有關如何為審查設定明確目標的一些步驟：
定義審查的目的
您需要先回答「本次審核的目的是什麼？」這個問題。是評估員工在特定期間（3個月、6個月、年底）的績效，找出需要改進的領域，還是設定未來的目標？還是以上皆是？與員工溝通，以便他們了解審核的目的。
概述具體目標
一旦確定了審核的目的，請概述您想要實現的具體目標。這些目標應與組織的目標和 SMART（具體、可衡量、可實現、相關和有時限）保持一致。
例如， 員工的績效評估將有目的和具體目標，例如：
目的：評估員工過去六個月的表現並確定需要改進的領域。
具體的目標：
- 回顧員工過去六個月的表現，包括銷售目標、顧客滿意度評級等。
- 確定員工擅長的領域以及他們可能需要額外支持的領域。
- 就需要改進的領域提供建設性反饋，並與員工合作為未來 6 個月設定可行的目標。
2/提前準備-員工回顧
一旦確定了員工審核的目標，您需要準備資訊和數據以全面了解員工的績效。
- 查看員工職位描述： 查看員工職位描述，確保您的評估符合他們的職責和目標。
- 數據採集： 收集所有相關的員工數據，例如生產力指標、月度報告、計時記錄和客戶反饋。 此信息將幫助您確定需要改進的員工優勢和劣勢。
- 回顧之前的評論： 查看先前的員工評論，以確定他們在哪些方面進行了改進以及問題再次出現。
- 獲取他人的反饋： 與員工的同事、下屬或客戶交談，深入了解他們的績效。
- 設定議程： 制定審查議程，勾勒出您要討論的關鍵領域，並將其發送給員工以供他們準備。
- 安排時間和地點： 確保安排足夠的時間來涵蓋所有需要討論的內容。 審查必須在舒適安靜的地方進行，不受干擾或乾擾。
3/ 提供具體範例 - 員工回顧
透過在審核期間提供具體範例和具體信息，您可以幫助員工準確了解他們在哪些方面做得好以及哪些方面需要改進。您可以回覆如下：
使用具體的例子
不要概括，而是使用具體示例來說明員工的成功和需要改進的地方。
- 例如，如果您想突出員工出色的溝通技巧，請舉例說明他們在與客戶交談或與其他部門的同事合作時如何有效溝通。
使用特定數據
盡可能使用數據來支持您的反饋。
- 例如，如果您正在與員工討論他的銷售記錄，您可以提供具體的數字進行比較。例如他們的銷售記錄比上個月更高，或是他們帶來的新客戶數量，或是他們的轉換率。
避免模棱兩可的語言
提供反饋時避免使用模棱兩可的語言。
- 不要說“你需要提高工作效率”，而是給出具體的例子來說明員工在哪些方面可以提高工作效率以及如何改進，例如“你應該使用時間管理工具來避免錯過最後期限”
4/ 提供建設性回饋 - 員工回顧
通過提供建設性的反饋，您可以幫助員工在他們的角色中成長和發展。 這是提供建設性反饋的指南：
- 關注行為，而不是人：請記住，專注於員工的行為和行動，而不是他們的性格或性格，有助於保持您的回饋具有建設性，並避免任何衝突、人身攻擊或批評。
- 使用支持和尊重的語氣：感受到支持和尊重將有助於在您和您的員工之間保持積極的工作關係。 此外，它確保員工感到舒適並有動力去改進。
- 提供具體反饋：如上所述，在提供反饋時要具體，並提供示例來說明您的觀點。
- 提供可操作的步驟：提供可操作的改進步驟，讓員工知道他們需要採取哪些具體步驟來提高績效。
- 以肯定的音調結束：以正面的方式結束回饋，強調員工的優勢和改進潛力。它可以幫助員工保持對變革的動力和積極態度。
5/ 制定行動計畫 - 員工審查
在確定需要改進的領域或設定新目標後，您和員工需要就他們的行動計劃達成一致。 行動計劃需要以下信息：
- 確定具體行動：將目標分解為員工為實現這些目標可以採取的具體行動。 這些行動有助於提供清晰度和重點，使員工更容易朝著他們的目標努力。
- 設定時間表：確定每項行動的具體時間表，這有助於營造緊迫感並確保朝著目標取得進展。
- 確定所需資源：確定員工實現目標所需的資源。 這可能包括來自同事或經理的培訓、指導或額外支持。
- 監控進度：定期監控進度，以確保行動計劃有效，並在需要時進行調整。
該計劃可以與他們的 個人發展計劃 在某些階段側重於工作中的發展。
6/ 認可成就 - 員工回顧
認可員工的成就是進行有效審查過程的重要組成部分。 這可以鼓舞士氣並激勵員工繼續保持高水平表現。 識別員工成就的一些技巧如下：
- 請明確點： 在認可員工成就時，要具體說明他們做得好的地方以及為什麼它很重要。 員工可能會因為他們的貢獻而感到受到重視和讚賞。
- 使成就與目標保持一致： 在認可成就時，將成就與為員工設定的目標保持一致。 這有助於員工看到他們的努力對實現預期結果產生了切實的影響。
- 慶祝成功： 可以通過口頭表彰、書面獎勵或其他形式的獎勵和鼓勵來慶祝員工在審查過程中取得的成功。
- 真誠： 在表彰員工成就時，要真誠地表揚和讚賞。
7/ 鼓勵開放式溝通 - 員工回顧
在審查期間鼓勵公開交流對於確保員工感到被傾聽和重視至關重要。 以下是有關如何鼓勵公開交流的一些步驟：
- 營造安全舒適的空間：為員工創造一個安全舒適的環境來表達他們的反饋和提出問題。 這有助於建立信任並鼓勵開放式溝通。
- 積極傾聽：積極傾聽員工所說的話，不要打斷或評判他們。 他們會感到被傾聽和重視，並受到鼓勵公開表達自己的想法和感受。
- 問開放式問題：提出開放式問題可以幫助員工提供更詳細的回饋。這是一個促進更有意義的對話並鼓勵員工在審查中更加誠實的機會。
8/ 跟進 - 員工審核
通過在審查後定期跟進，您可以確保員工在實現目標方面取得進展，並及時解決任何問題。
此外，審查後定期跟進有助於在工作場所營造一種問責制和持續改進的文化。
關鍵要點
對員工進行審查是維持和發展健康高效的員工隊伍的重要組成部分。 通過遵循我們在本文中討論的提示，您可以確保您的審核過程有效、公平並且對員工和組織都有益。
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*參考： 喬什·伯辛
