Ben je een deelnemer?

De All-Hands Meeting Guide 2022: Agenda + Gratis Sjabloon!

De All-Hands Meeting Guide 2022: Agenda + Gratis Sjabloon!

Portfolio

Lawrence Haywood 30 mei 2022 8 min gelezen

Worden er grote memo's vermist? Nieuw personeel dat wacht om geïntroduceerd te worden? Teams die hun doelen verpletteren maar geen erkenning krijgen? Lijkt op een vergadering met alle handen staat op de agenda!

Een bedrijf met alle handen is misschien wel de beste manier om uw hele team te verenigen in een informele maar zeer productieve vergadering.

Hier leest u hoe u het goed doet, met een voorbeeldagenda en een gratis, interactief sjabloon!

Wat is een All-Hands Meeting?

An vergadering met alle handen is gewoon een vergadering waarbij alle medewerkers van een bedrijf. Het is een gewone vergadering – misschien een keer per maand – en wordt meestal geleid door de hoofden van het bedrijf.

Een vergadering met alle handen probeert een paar belangrijke dingen te bereiken...

  • om het personeel bij te werken met een nieuwe aankondigingen niet geschikt voor e-mail.
  • instellen bedrijfsdoelen en volg de voortgang in de richting van bestaande.
  • belonen uitstekende prestatie van individuen en teams.
  • naar erkennen personeel die zijn toegetreden als degenen die zijn vertrokken.
  • te beantwoorden vragen van medewerkers uit alle hoeken van het bedrijf.

Met dat alles, de ultieme het doel van een vergadering met alle handen is om te injecteren een gevoel van eenheid in een bedrijf. Het is niet verrassend dat dit tegenwoordig iets is waar steeds meer vraag naar is, en bijeenkomsten voor alle mensen worden steeds populairder bij bedrijven die de banden binnen hun gelederen sterk willen houden.

Leuk weetje ⚓ De betekenis van 'all-hands meeting' komt van de oude marine-oproep 'alle hens aan dek', gebruikt om alle bemanningsleden van een schip naar het bovendek te brengen om te helpen bij het navigeren door een storm.

Is een 'All-Hands' Meeting hetzelfde als een 'Stadhuis'?

Om bot te zijn, nee. Hoewel vrij gelijkaardig, a gemeentehuis vergadering verschilt op één grote manier van een vergadering met alle handen:

Een all-hands richt zich meer op het leveren van vooraf geplande informatie, terwijl een gemeentehuis zich meer richt op Q&A.

Dit betekent dat terwijl een all-hands het gevoel heeft van een gewone vergadering, een gemeentehuis meer kan aanvoelen als een ontspannen politiek evenement, en dat is eigenlijk waar het zijn naam aan dankt.

Toch zijn ze in veel opzichten twee dezelfde. Beide zijn regelmatige bedrijfsbrede bijeenkomsten, geleid door de top, die werknemers voorzien van de nodige informatie en lofbetuigingen.

Waarom een ​​All-Hands Meeting organiseren?

Ik begrijp het; we proberen allemaal het 'not another meeting'-syndroom te vermijden. Het toevoegen van een nieuwe aan de lijst van wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse vergaderingen lijkt misschien een goede manier om uw personeel tegen u op te zetten, maar in feite kan het verminder het aantal vergaderingen dat u houdt.

Op welke manier? Want een vergadering met alle handen is allesomvattend. Het neemt de belangrijke delen van veel van de andere vergaderingen die u in uw werkmaand zult hebben en brengt het terug tot een strak tijdslot van 1 uur.

Uiteindelijk kan dit echt wat tijd vrijmaken in uw planning. Hier zijn enkele van de andere voordelen van een vergadering met alle handen...

  1. Wees inclusief - Het is moeilijk uit te drukken hoeveel het voor uw team kan betekenen dat u bereid bent om elke week of maand met hen om de tafel te zitten. Door hen de kans te geven hun brandende vragen te stellen door middel van een Q&A en zo open en eerlijk mogelijk tegen hen te zijn, bouwt u een prachtige bedrijfscultuur op.
  2. Wees een team – Net zoals het leuk is om van de baas te horen, is het ook leuk om de gezichten van collega's te zien. Werken op afstand en gesegmenteerde kantoren kunnen vaak de mensen isoleren die het meest moeten geleren. Een all-hands meeting biedt hen een informele kans om elkaar weer te zien en bij te praten.
  3. Mis niemand – Het hele idee achter een vergadering waarbij alle mensen betrokken zijn, is dat het... Alle hens aan dek. Hoewel je misschien een paar keer afwezig bent, kun je je berichten afleveren in de wetenschap dat iedereen, inclusief externe medewerkers, hoort wat ze moeten horen.

Handen omhoog voor Alle handen!

Als iedereen er is, een show neerzetten. Pak deze gratis, interactieve presentatiesjabloon voor uw volgende vergadering met alle handen!

Een man die een vergadering voor iedereen presenteert op AhaSlides interactieve presentatiesoftware

All-Hands Meeting Agenda

Heb je een voorbeeld van een vergaderagenda nodig om echt je hoofd rond te wikkelen? werkelijk gebeurt in alle handen?

Hier zijn 6 typische items die je op de agenda zou kunnen zien, evenals aanbevolen tijdslimieten om alles strak te houden 1 uur.

1. IJsbrekers

5 minuten

Omdat het een bedrijfsbrede bijeenkomst is met mogelijk nieuwe gezichten, is de kans groot dat sommige collega's al een tijdje niet de kans hebben gehad om met elkaar te kletsen. Gebruik 1 of 2 ijsbrekers om te bewaren team geest sterk en warm die mooie hersenen op voordat het heft van de vergadering begint.

Een ijsbreker om een ​​vergadering op AhaSlides . te beginnen

Probeer enkele van deze ideeën:

  • Welke GIF beschrijft jouw humeur? – Geef iedereen een paar GIF's en vraag ze te stemmen op de GIF die het beste past bij hoe ze zich voelen.
  • Deel een gênant verhaal – Hier is er een die is bewezen goede ideeën te genereren. Vraag iedereen om een ​​kort, gênant verhaal te schrijven en dit anoniem in te dienen. Het voorlezen hiervan kan een hilarische start zijn van uw vergaderagenda.
  • Popquiz! – Er is geen situatie die niet kan worden vergroot met een beetje trivia. Een korte quiz van 5 minuten over actuele gebeurtenissen of bedrijfspraktijken kan creativiteit inspireren en je alle handen beginnen met wat goed schoon plezier.

💡 Uitchecken 10 ijsbrekers voor elke vergadering – online of anderszins!

2. Teamupdates

5 minuten

Er is een kans dat u tijdens deze vergadering nieuwe gezichten zult zien, en dat u een paar recente vertrekkers zult missen. Het is het beste om dit vroeg aanpakken in de agenda, zodat niemand ongemakkelijk zit te wachten om voorgesteld te worden.

Grote dank aan medewerkers die net vertrokken zijn, is niet alleen goed leiderschap, het maakt u menselijker tegenover uw mensen. Evenzo is het vroegtijdig introduceren van nieuwe gezichten bij het bedrijf een geweldige manier om hen het gevoel te geven erbij te horen en iedereen op hun gemak te stellen voor de rest van de vergadering.

Een kort bedankje en begroeting is hiervoor voldoende, maar u kunt net dat beetje extra doen door een korte presentatie te geven.

3. Bedrijfsnieuws

5 minuten

Een ander snel maar essentieel item in uw agenda voor vergaderingen is dat waarin u uw team op de hoogte kunt houden van de komen en gaan van het bedrijf.

Houd er rekening mee dat dit niet over projecten en doelen gaat (dat komt zo), maar meer over aankondigingen die het hele bedrijf raken. Dit kan gaan over nieuwe deals gesloten, nieuw teambuilding plannen in de pijplijn en ook al die noodzakelijke saaie dingen, zoals op welke dag de loodgieter de koffiemok komt ophalen die hij de vorige keer heeft achtergelaten.

4. Doelvoortgang

20 minuten

Nu zijn we in het echte vlees van uw alle-handen. Dit is waar je de doelen laat zien en trots opschept (of in het openbaar huilt) over de voortgang van je team op weg naar deze doelen.

Dit is misschien wel het belangrijkste onderdeel van uw vergadering, dus bekijk deze snelle tips...

  • Gebruik visuele gegevens – Dit komt misschien niet als een verrassing, maar grafieken en diagrammen doen dat wel veel betere taak om gegevens te verduidelijken dan tekst. Toon de voortgang van elke afdeling als een punt in een grafiek om ze een duidelijkere indicatie te geven van waar ze vandaan komen en waar ze (hopelijk) naartoe gaan.
  • Feliciteer en duw – Voor uw team is dit misschien wel het meest zenuwslopende deel van de hele agenda voor vergaderingen. Verminder angsten door teams te feliciteren met hun goede werk en teams die ondermaats presteren een duwtje in de rug te geven door hen te vragen wat ze nodig hebben om een ​​grotere kans te hebben om hun doelen te bereiken.
  • Maak het interactief – Als het langste deel van uw vergadering met alle betrokkenen, en met veel aspecten die niet direct op iedereen van toepassing zijn, wilt u misschien de focus in de kamer houden met wat interactiviteit. Probeer een poll, schaalbeoordeling, een woordwolk of zelfs een quiz om te zien hoe op het goede spoor uw team denkt van wel.
Een schaaldia gebruiken om te vragen hoe marketing over hun cijfers denkt

Als je dit deel van de lezing eenmaal hebt gegeven, is het een goed idee om teams in brainstormruimten te plaatsen, zodat ze kunnen brainstormen over een drieledig antwoord...

  1. Wat ze leuk vonden aan hun voortgangsupdate.
  2. Wat ze niet leuk vonden aan hun voortgangsupdate.
  3. Een blokkade die een betere voortgang in de weg staat.

5. Erkenning van het personeel

10 minuten

Er is niets erger dan zwoegen over iets waar je geen eer voor krijgt. Het is een fundamentele wens van elk van uw medewerkers om naar eer te snakken waar eer toekomt, dus gebruik dit deel van uw all-hands-vergadering om hen de schijnwerpers te geven die ze verdienen.

Je hoeft niet een heel lied op te zetten en te dansen (veel van je medewerkers voelen zich hier toch misschien ongemakkelijk bij), maar wat herkenning en mogelijk een kleine prijs kan veel doen, niet alleen voor het individu, maar voor je ontmoeting als een hele.

Over het algemeen zijn er twee manieren om dit te doen:

  1. Vóór de vergadering, dienen alle teamleiders de naam in van iemand in hun team die het uiterste heeft gedaan in hun rol. Gebruik de vergadering om de meest ingediende naam van elk team te erkennen.
  2. Tijdens de vergadering - Vasthouden live woordwolk voor ieders 'stille held'. De meest ingediende naam van uw publiek zal groot opdoemen in het midden van de woordwolk, waardoor u de kans krijgt om publiekelijk te erkennen wie het ook is.
Een woordwolk gebruiken om de stille held van een bedrijf te vragen in een vergadering met alle handen

Tip A spinner wiel is het perfecte hulpmiddel voor het weggeven van prijzen. Er gaat niets boven de betrokkenheid van het publiek!

6. Vraag en antwoord openen

15 minuten

Sluit af met wat velen beschouwen als de hoogste prioriteit in een vergadering waarin alle mensen betrokken zijn: de live Q&A.

Dit is een kans voor iedereen van welke afdeling dan ook om vragen te stellen aan de top. Verwacht van alles en nog wat van dit segment, en verwelkom het ook, omdat uw team misschien het gevoel heeft dat dit de enige keer is dat ze een direct antwoord kunnen krijgen op een terechte bezorgdheid.

Als je een groot team hebt, kun je de Q&A efficiënt afhandelen door een paar dagen voor je all-hands-vergadering vragen te stellen, en er vervolgens doorheen te filteren om de vragen te vinden die het waard zijn om in het bijzijn van de menigte te beantwoorden.

Een Q&A-dia om vragen van het publiek te verzamelen aan het einde van een vergadering waarin iedereen aanwezig is

Maar als je transparanter wilt zijn over het hele proces, laat je team dan gewoon vragen stellen via een live Q&A-app. Zo kun je alles bewaren georganiseerd, gemodereerde en 100% vriendelijk voor telewerkers.

Extra hulp voor een All-Hands Meeting

Als je je handen uit de mouwen wilt steken in iets langer dan 1 uur, probeer dan deze extra activiteiten...

1. Verhalen van klanten

De momenten waarop uw bedrijf een klant heeft aangeraakt, kunnen een enorm krachtige motivatie zijn voor uw team.

Laat uw team u vóór of tijdens de vergadering lovende recensies van klanten sturen. Lees deze voor het hele team, of doe zelfs een quiz zodat iedereen kan raden welke klant welke review heeft gegeven.

2. Teamgesprek

Laten we eerlijk zijn, teamleden staan ​​vaak een stuk dichter bij hun teamleiders dan hun CEO.

Laat iedereen met een bekende stem horen door de leiders van elk team uit te nodigen om naar het podium te komen en hun versie van de doel vooruitgang stap. Dit is waarschijnlijker herkenbaar en nauwkeurig, en het geeft anderen een pauze van je stem!

3. Quiztijd!

Geef je handen meer pit met een competitieve quiz. Je kunt elk team in ... teams plaatsen en ze vervolgens laten uitdagen voor het klassement door middel van vragen met betrekking tot werk.

Wat is onze verwachte inhoudsoutput dit jaar? Wat was de acceptatiegraad van onze grootste functie vorig jaar? Vragen als deze leren niet alleen een aantal belangrijke bedrijfsstatistieken, ze zorgen er ook voor dat uw vergadering pompen en helpen om bouw de teams die je wilt.

Gebruik deze referentiecode bij het afrekenen: AHAXMAS21