Hoe u soepele introductiebijeenkomsten kunt organiseren | Beste tips ontgrendeld in 2024!

Ben je ooit in ... geweest succesvolle kennismakingsgesprekken?

Als u deel uitmaakt van een nieuw multifunctioneel team op het werk of van een nieuw projectteam, kan dit iemand zijn van andere afdelingen of van andere bedrijven die u misschien nog niet kent of waarmee u nog niet eerder hebt gewerkt. U wilt er zeker van zijn dat uw bereidheid om uw vaardigheden en ideeën in te zetten en te investeren in het team, vooral als dat team goed presteert. Het is dus essentieel om een ​​bijeenkomst te organiseren om nieuwe teamgenoten bij elkaar te brengen.

Het is echter geen verrassing als je je een beetje ongemakkelijk en nerveus voelt, aangezien zelfs de meest ervaren professionals de kriebels hebben bij een eerste ontmoeting met een nieuw team. Als u een leider bent en u zich zorgen maakt over het niet organiseren van introductievergaderingen over productiviteit.

Dit artikel geeft je een complete handleiding, voorbeelden en tips over wat kennismakingsgesprekken succesvol maakt.

In dit artikel leer je het

Meer tips van AhaSlides

• Vergaderen in het bedrijfsleven
• Stand-up vergaderen | De ultieme gids
• De 8 beste tips voor een goede vergadering

Wat is een kennismakingsgesprek?

Een kennismakings- of kennismakingsgesprek heeft vrijwel dezelfde betekenis als het gaat om de kennismaking met het team wanneer het de eerste keer is dat teamleden en hun leiders elkaar officieel ontmoeten, om te bepalen of de betrokken individuen een werkrelatie willen opbouwen en zich willen engageren voor het team in de toekomst.

Het is bedoeld om teamleden de tijd te geven om bij elkaar te blijven en de achtergrond, interesses en doelen van elke deelnemer te leren kennen. Afhankelijk van de voorkeur van u en uw team kunt u een formeel of informeel kennismakingsgesprek organiseren.

Een standaard kennismakingsgesprek agenda omvat:

• Introduceer het doel van de bijeenkomst
• Introduceer leiders en elk lid
• Bespreek de teamregels, het werk, de voordelen en de behandelingen...
• Tijd om wat spelletjes te spelen
• Beëindig de vergaderingen en onderneem vervolgacties

Wat is het doel van de kennismakingsgesprekken?

Zie introducties niet alleen als een vakje dat je moet aanvinken. Gebruik deze tijd om echte verbindingen tot stand te brengen, unieke inzichten te verwerven en een raamwerk te creëren voor vlekkeloos teamwerk. Introductiebijeenkomsten zijn geweldig om:

• Stimuleer teamwerk en teamcohesie

Het allereerste doel van kennismakingsgesprekken is om vreemden tot hechte teamgenoten te brengen. Als je elkaar nog nooit eerder hebt gezien en weinig over ze weet, zal er een gebrek aan cohesie en verbinding zijn, wat de teamgeest en productiviteit kan aantasten. Wanneer mensen teamregels, passende beloningen en straffen kunnen bespreken en verenigen, of weten dat hun leiders eerlijke en trouwe mensen zijn, hun teamgenoten nederig, betrouwbaar, empathisch en meer zijn, zal er vertrouwen en een positieve werkomgeving ontstaan ​​onder de teamleden. team.

• Doorbreek spanning en onhandigheid

De productiviteit zal waarschijnlijk afnemen als werknemers in een werkomgeving onder druk werken. Het is ook niet goed als medewerkers hun leider bang maken in plaats van zich door hen te laten inspireren. Introductiebijeenkomsten kunnen de nieuwe teams meer zelfvertrouwen geven om hun ideeën en meningen te delen. Ze beginnen ook gemakkelijk vrienden te maken, te communiceren en de onhandigheid voor verdere samenwerking te verminderen. Een teamlid aarzelt bijvoorbeeld niet om zich uit te spreken en om hulp te vragen als hij of zij de deadlines niet kan halen.

• Help normen en praktijken te structureren en op elkaar af te stemmen

Nadruk op het reglement is een belangrijk onderdeel van de allereerste kennismakingsgesprekken. Het nalaten om het aan het begin van teamwerk duidelijk, eerlijk en duidelijk te maken, kan leiden tot teamconflicten en miscommunicatie. Integendeel, als je het team kunt laten volgen normen en praktijken, zal er sprake zijn van hulpbronnenefficiëntie dankzij de effectiviteit en efficiëntie van een team, terwijl tegelijkertijd de werktevredenheid wordt vergroot onder teamleden die deel uitmaken van een samenhangend team.

Hoe u een effectief kennismakingsgesprek opzet

Introductiebijeenkomsten kunnen het standaard vergaderplanningsproces volgen met de 5 ps: Doel, Planning, Voorbereiding, Deelname en Voortgang. Afhankelijk van uw tijdslimiet, het aantal deelnemers, uw teamachtergrond en uw middelen, kunt u formele of informele introductiebijeenkomsten organiseren. De eerste indruk is belangrijk. Hoe meer respect en vertrouwen uw teamleden zullen waarderen als u georganiseerde en attente vergaderingen organiseert.

• Doel

Het gaat om het stellen van doelen voor de bijeenkomsten. Wees duidelijk en beknopt wanneer u de doelstellingen van de bijeenkomsten opsomt, zodat u iedereen gemakkelijk weer op de hoogte kunt brengen als een deelnemer wordt afgeleid door niet-gerelateerde activiteiten. U kunt overwegen om doelen te structureren door een doelpiramide op te stellen waarin elke reeks doelen op verschillende niveaus wordt beschreven.

• Planning

Het eerste dat nieuwe teamleiders moeten doen, is details plannen of een agenda ontwikkelen. Als je iets hebt om naar te verwijzen, verlicht het proberen om alles zelf te onthouden de stress. U kunt een sjabloon maken met behulp van een diavoorstelling via PowerPoint of handgeschreven cue-kaarten.

• Voorbereiding

Dit deel omvat enkele activiteiten, zoals het voorbereiden van het inleidingsscript voor de vergadering en het herzien van de agenda voordat een officiële vergadering begint. Het zal gemakkelijker voor u zijn om alle belangrijke informatie uit te spreken en u op de agenda te concentreren met behulp van sprekernotities of een script wanneer u plotseling vergeet.

• Deelname

Vergeet niet nieuwe leden aan te moedigen vragen te stellen en deel te nemen aan interactieve activiteiten tijdens de vergaderingen. Als anderen zo aarzelend lijken, vraag hen dan om hun mening. Zorg ervoor dat iedereen in het team de kans krijgt om zich uit te spreken en richt u niet alleen op de extraverte leden. U kunt een live peiling houden, zodat sommige introverte mensen hun mening direct kunnen delen.

• Voortgang

Sluit uw bijeenkomst af met een samenvatting en informeer over acties voor de volgende stappen. En omdat de follow-up na een vergadering een cruciaal onderdeel is, kunt u overwegen een definitieve beslissing te nemen en deze te documenteren.

Tips om een ​​kennismakingsgesprek succesvol te organiseren

• Gebruik een interactieve presentatietool

Voel je je verlegen of ongemakkelijk op de eerste dag? U kunt uw introductiebijeenkomsten 100 keer leuker maken door een interactieve presentatietool zoals AhaSlides te gebruiken!

A

Er zijn een tiental manieren om dit te doen, maar we raden deze schets aan om het ijs snel te breken:

• Begin met een introductiedia.
• Maak het nog spannender met quizzen over jezelf met punten en een klassement.
• Sluit af met een vraag- en antwoorddia aan het einde, waar iedereen dingen kan vragen die ze zich over jou hebben afgevraagd.

Met het interactieve presentatieplatform van AhaSlides kunt u een boeiende introductie maken die mensen naar de maan vliegt🚀Probeer dit sjabloon hier:

• Begin een inleiding met "wij"

Het team werkt aan de samenwerking tussen teamleden om gemeenschappelijke doelen te bereiken, niet om persoonlijke talenten te tonen. Daarom is het belangrijk om het gevoel van 'wij'-cultuur te benadrukken. Probeer zoveel mogelijk 'wij' te gebruiken in plaats van 'ik' in je introductiedia's en de hele bijeenkomsten, behalve de persoonlijke introductie. Dit moedigt het team uiteindelijk aan om efficiënter samen te werken, omdat ze begrijpen dat ze een samenhangende visie delen en meer toegewijd zijn aan het werken voor het team dan voor zichzelf.

• Vermaak je teamgenoten

Hoe start je de kennismakingsgesprekken op de spannendste manieren? Aangezien alle leden nieuw voor elkaar zijn, kun je als gastheer overwegen om te beginnen met een paar snelle ijsbrekers. Je kunt ook 2 tot 3 games en quizzen en brainstormsessies opzetten om anderen tijd te geven om hun persoonlijkheid, talenten en denkwijze te delen; communiceren en samenwerken met anderen om de teamcohesie en de werkcultuur en -verbinding te verbeteren. U kunt bijvoorbeeld een aantal spellen proberen, zoals Cirkel van waardering, Speurtochten, Wat zou je liever doen…

• Time management

Gewoonlijk kunnen zeer productieve vergaderingen 15 tot 45 minuten duren, vooral inleidende vergaderingen, die in 30 minuten moeten worden afgehandeld. Het is genoeg tijd voor nieuwe teamgenoten om elkaar te leren kennen, zichzelf kort voor te stellen en met elkaar samen te werken in een paar eenvoudige en leuke teambuildingactiviteiten. Je hebt ook tijdslimieten ingesteld voor verschillende secties om ervoor te zorgen dat je tijd niet opraakt terwijl je nog veel te verdoezelen hebt.

Key Takeaways

Het is gunstig voor uw team om met een nieuw team aan teamwerk te beginnen door gebruik te maken van kennismakingsgesprekken. Het opzetten van een allereerste ontmoeting kan uitdagend en imiterend zijn. Als u zich in het voorbereidingsproces bevindt, aarzel dan niet om ondersteuning te zoeken, zelfs als u een PowerPoint-meester bent. U kunt uw werk zeker gemakkelijker maken en uw dag redden met AhaDia's.

Veelgestelde Vragen / FAQ

ref: Inderdaad. Beter omhoog, Linkedin