ምንድን ነው? የፕሮጀክት እቅድ ሂደት በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ?

ጥሩ የፕሮጀክት አስተዳደር አምስት መሰረታዊ ደረጃዎችን ያካትታል፡ ጅምር አጀማመር፣ እቅድ ማውጣት፣ አፈፃፀም፣ ክትትል እና ቁጥጥር እና በመዝጊያ ማጠናቀቅ። ከተሳካላቸው ፕሮጄክቶች ውስጥ አንዳቸውም እነዚህን ደረጃዎች ችላ ሊሉ እንደማይችሉ ልብ ሊባል የሚገባው ጉዳይ ነው ፣ በተለይም የፕሮጀክት ማቀድ ሂደት ሁሉንም ነገር እንዲከተል የሚያደርግ ፣ ለምሳሌ በሰዓቱ እና በበጀት ውስጥ ማድረስ።

የፕሮጀክት እቅድ ማውጣት የፕሮጀክቱ የሕይወት ዑደት እምብርት ነው, ይህ ማለት ደግሞ በጣም ፈታኝ ደረጃ ነው. ይሁን እንጂ እዚያ ለመድረስ ሁልጊዜ መንገድ አለ.

በዚህ ጽሑፍ ውስጥ የፕሮጀክት እቅድ ማውጣትን ሂደት የበለጠ ለመረዳት እና ችግሮቹን እንዴት መቋቋም እንደሚችሉ ለመማር ስለፕሮጀክት እቅድ ማውጣት፣ ፍቺ፣ ምሳሌዎች፣ ሂደት እና አንዳንድ የእቅድ መሳሪያዎች የበለጠ እንማራለን። 

ለተሻለ ተሳትፎ ጠቃሚ ምክሮች

• የልዩ ስራ አመራር
• የፕሮጀክት መርሐግብር ምሳሌ
• የፏፏቴ ዘዴ

የፕሮጀክት እቅድ ፍቺው ምንድን ነው?

የፕሮጀክት ማቀድ በተወሰነ የጊዜ ገደብ ውስጥ አንድን የተወሰነ ግብ ለማሳካት የሚያስፈልጉትን አስፈላጊ እርምጃዎችን እና ግብዓቶችን የመግለጽ፣ የማደራጀት እና ስትራቴጂ የማውጣት ስልታዊ ሂደት ተብሎ ሊገለጽ ይችላል። ዓላማዎችን መለየት፣ ፍኖተ ካርታ ማዘጋጀት እና ምርታማነትን ለማመቻቸት እና አደጋዎችን ለመቀነስ ግብአቶችን መመደብን የሚያካትት ንቁ አካሄድ ነው።

ተዛማጅ: የስትራቴጂክ አስተዳደር ሂደት | የመጨረሻው መመሪያ ከ 7 ምርጥ ምክሮች ጋር

የፕሮጀክት እቅድ ሂደት 7 ደረጃዎች

በዚህ ክፍል፣ በፕሮጀክት እቅድ ውስጥ የተካተቱትን 7 ደረጃዎች እንደሚከተለው እንመረምራለን።

ደረጃ 1፡ የፕሮጀክት አላማዎችን እና ወሰኖችን መግለጽ

የፕሮጀክት እቅድ ሂደቱ የመጀመሪያ ደረጃ የፕሮጀክት አላማዎችን እና ወሰንን በግልፅ በመወሰን ላይ ያተኮረ ነው. ይህ የሚፈለገውን ውጤት መረዳትን፣ ባለድርሻ አካላትን መለየት እና ሊለኩ የሚችሉ ግቦችን ማውጣትን ይጠይቃል። የፕሮጀክት ድንበሮችን፣ ሊደረስባቸው የሚችሉ እና ገደቦችን መግለፅ ለቀጣይ የዕቅድ ተግባራት መሰረት ይጥላል።

ለምሳሌ, ናይክ በሚቀጥለው አመት 3,00,000 ክፍሎችን ለመሸጥ የሽያጩን አላማ ያዘጋጃል, ይህም አሁን ካለው ሽያጭ ጋር ሲነፃፀር በ 30% ይጨምራል.

ደረጃ 2፡ አጠቃላይ የፕሮጀክት ግምገማ ማካሄድ

ጥልቅ የፕሮጀክት ግምገማ በመረጃ ላይ የተመሰረተ ውሳኔ አሰጣጥ እና ስጋትን ለመቀነስ ወሳኝ ነው። ይህ ደረጃ የፕሮጀክት መስፈርቶችን, ሀብቶችን, ሊከሰቱ የሚችሉ ስጋቶችን እና ጥገኞችን ዝርዝር ትንተና ማካሄድን ያካትታል. እቅድ አውጪዎች የፕሮጀክቱን አዋጭነት፣ አዋጭነት እና ሊፈጠሩ የሚችሉ ተግዳሮቶችን በመገምገም ወሳኝ የሆኑ የስኬት ሁኔታዎችን ለይተው ማወቅ እና የመንገድ መዝጋትን ለመፍታት ስልቶችን ማዘጋጀት ይችላሉ።

ደረጃ 3፡ የስራ መፈራረስ መዋቅርን ማዳበር (WBS)

በዚህ የፕሮጀክት ዕቅድ ደረጃ፣ አጠቃላይ ፕሮጀክቱ ወደ ትናንሽ፣ ማስተዳደር የሚችሉ ክፍሎች ተከፋፍሏል። ይህ አካሄድ የተግባር፣ የንዑስ ተግባራት እና የማድረስ ስራዎች ተዋረዳዊ ውክልና የሚሰጥ፣ ግልጽነት እና አደረጃጀትን የሚያረጋግጥ የስራ መፈራረስ መዋቅር (WBS) ይባላል። የሃብት ክፍፍልን እና የተግባር ቅደም ተከተልን ያመቻቻል እና ለፕሮጀክት አፈፃፀም አመክንዮአዊ ማዕቀፍ ያዘጋጃል።

ደረጃ 4፡ ግብዓቶችን መገመት እና የጊዜ መስመሮችን ማቋቋም

የመርጃ ግምት እና የጊዜ መስመር መመስረት ለፕሮጀክት እቅድ ስኬት ወሳኝ ናቸው። ይህ ደረጃ አስፈላጊ የሆኑትን ሰራተኞች, የበጀት አመዳደብ እና ለእያንዳንዱ ተግባር የሚያስፈልጉ ቁሳቁሶችን ለመወሰን ያለመ ነው. የተግባር ጥገኝነቶችን፣ ቅድሚያ የሚሰጣቸውን ነገሮች እና የሚገኙ ሀብቶችን ከግምት ውስጥ በማስገባት እቅድ አውጪዎች ወይም አስተዳዳሪዎች በመንገዱ ላይ ያሉ ቁልፍ ምእራፎችን በመለየት ተጨባጭ የጊዜ ሰሌዳዎችን ማዘጋጀት ይችላሉ።

ደረጃ 5፡ የአደጋ መለያ እና የመቀነስ ስልቶች

የትኛውም ፕሮጄክት ከአደጋዎች ነፃ አይደለም፣ እና እነሱን ቀደም ብሎ መፍታት እቅድን ለማስኬድ አስፈላጊ ነው። በዚህ ደረጃ, ሊከሰቱ የሚችሉ አደጋዎች እና እርግጠኛ ያልሆኑ ነገሮች ተለይተው ይታወቃሉ, ይመረመራሉ እና ቅድሚያ ይሰጣሉ. አደጋዎችን ለመቀነስ፣ የአደጋ ጊዜ ዕቅዶችን፣ የአደጋ ማስተላለፊያ ዘዴዎችን እና አማራጭ የድርጊት መርሆችን የሚያጠቃልሉ ንቁ ስልቶች ተዘጋጅተዋል። መደበኛ የአደጋ ክትትል እና ግምገማ በፕሮጀክቱ የህይወት ዑደት ውስጥ መላመድን ያረጋግጣል።

ደረጃ 6፡ የግንኙነት እና የባለድርሻ አካላት ተሳትፎ

ልክ እንደ ሙጫ, ውጤታማ ግንኙነት አንድ ፕሮጀክት ሊይዝ ይችላል. ቻናሎችን፣ ድግግሞሾችን እና የባለድርሻ አካላትን ተሳትፎ የሚገልጽ የግንኙነት እቅድ ማውጣት አስፈላጊ ነው። መደበኛ የሁኔታ ዝማኔዎች፣ የሂደት ሪፖርቶች እና የትብብር ውይይቶች ግልጽነትን ያጎለብታሉ፣ ቅንጅትን ያሳድጋሉ እና የባለድርሻ አካላት የሚጠበቁትን ያስተዳድሩ።

ደረጃ 7፡ ክትትል፣ ቁጥጥር እና ግምገማ

ወደ ውጤታማ የፕሮጀክት እቅድ ማእቀፍ መጨረሻ መምጣት ቀጣይነት ያለው የክትትልና የግምገማ ደረጃ ነው። ይህ ደረጃ የሚያተኩረው እድገትን በመከታተል፣ ከተመዘገቡት ወሳኝ ክንውኖች ጋር በማነፃፀር እና ልዩነቶችን በመለየት ላይ ነው። አስፈላጊ ከሆነ ፕሮጀክቱን ከዓላማው ጋር ለማስተካከል ማስተካከያ ይደረጋል. የተማሩት ትምህርቶች ተመዝግበዋል፣ የእውቀት ሽግግርን እና የወደፊት መሻሻልን ያስችላል።

የፕሮጀክት እቅድ አካላት ምን ምን ናቸው?

የፕሮጀክት እቅድ ሂደት 7 ቁልፍ አካላት እነኚሁና።

• በአስተዳደር ውስጥ የእቅድ ወሰንየፕሮጀክቱን ወሰኖች እና ዓላማዎች በግልጽ ይግለጹ.
• የሥራ መፈራረስ መዋቅር (WBS): ፕሮጀክቱን ወደ ትናንሽ እና ማስተዳደር የሚችሉ ተግባራት መከፋፈል።
• የጊዜ መስመር እና ግስጋሴዎች: ትክክለኛ የጊዜ መስመርን ማቋቋም እና እድገትን ለመከታተል ዋና ዋና ደረጃዎችን ማዘጋጀት።
• የንብረት ምደባ: ሰራተኞችን፣ በጀትን እና ቁሳቁሶችን ጨምሮ አስፈላጊውን ግብአት መለየት እና መመደብ።
• የአደጋ ትንተና እና ቅነሳሊሆኑ የሚችሉ አደጋዎችን መለየት እና እነሱን ለመቀነስ ስልቶችን ማዘጋጀት።
• የግንኙነት ዕቅድበፕሮጀክት ባለድርሻ አካላት መካከል ቅንጅት እና ትብብርን ለማመቻቸት ውጤታማ የግንኙነት መንገዶችን መፍጠር።
• ክትትል እና ግምገማየፕሮጀክት ሂደትን ለመከታተል እና አፈጻጸሙን አስቀድሞ ከተገለጹት KPIs አንጻር ለመገምገም የሚረዱ ዘዴዎችን መተግበር።

የፕሮጀክት እቅድ ሂደት ለምን አስፈለገ?

የፕሮጀክት አፈፃፀምን እና የስኬት እድልን ይጨምራል

ፕሮጀክቶች የሚወድቁባቸው በርካታ ምክንያቶች አሉ እና አንደኛው በቡድን አባላት መካከል ያሉትን አላማዎች፣ ግቦች እና ኃላፊነቶች አለመግለጽ ነው (ወደ 39% የሚጠጋ)። የቡድን አባላት ስለ ግለሰባዊ ሚናቸው እና ሀላፊነታቸው ግራ ከተጋቡ ፕሮጀክቱ በተቃና ሁኔታ አይሰራም። በተጨማሪም ግልጽ የሆኑ ዓላማዎች እና ግቦች አለመኖራቸው ወይም የፕሮጀክቱን አቅጣጫ እና ዓላማ አለመረዳት ወደ አለመጣጣም እና ትኩረት ማጣት, ያልተጠበቁ ጉድለቶችን ያስከትላል, እና ወሰን ያስፈራል.

የቡድን ትብብር እና ግንኙነትን ያሻሽላል 

በሚገባ የተደራጀ እቅድ የቡድን አባላት እንዲግባቡ እና በብቃት እንዲተባበሩ እድል ይፈጥራል። በተለይም ወደ አቋራጭ ወይም ኩባንያ አቋራጭ ፕሮጄክቶች ስንመጣ፣ ብዙ ባለሙያዎችና የተለያዩ አስተዳደግ የተውጣጡ ባለሙያዎችን በማሳተፍ፣ የዕቅድ ሚና የበለጠ ግልጽ ነው። በውጤቱም ግልጽ ግንኙነት እና ትብብር የቡድን ስራን ያሳድጋል, የጋራ ራዕይን ያሳድጋል, የሰራተኞች ግጭቶች ያነሰ እና አዎንታዊ የፕሮጀክት አካባቢን ያበረታታል.

የንብረቶች ማመቻቸትን ያረጋግጣል

እቅድ ማውጣት ጊዜን፣ የሰው ሃይልን፣ በጀትን፣ መሳሪያን እና ቁሳቁሶችን ጨምሮ ሃብቶችን በተሻለ ሁኔታ ለመጠቀም የመጨረሻው ልምምድ ነው። የሚፈለጉትን ግብዓቶች አስቀድመው በመለየት የፕሮጀክት ቡድኑ ትክክለኛዎቹ ሀብቶች በትክክለኛው ጊዜ መኖራቸውን ማረጋገጥ፣ መዘግየቶችን እና ማባዛትን በመቀነስ እንዲሁም ቅልጥፍናን ማሳደግ ይችላል።

አደጋዎችን እና ያልተጠበቁ ጉዳዮችን ይቀንሳል

አደጋዎችን አስቀድሞ በመለየት፣ የፕሮጀክት ቡድኑ የአደጋ ምላሽ እቅድ ስልቶችን እና እነሱን ለመፍታት የአደጋ ጊዜ እቅዶችን ማዘጋጀት ይችላል። ይህ ንቁ አካሄድ የአደጋዎችን እድሎች እና ተፅእኖን ለመቀነስ ፣የፕሮጀክቶችን አፈፃፀም ለማሳደግ እና የውድቀት እድሎችን ለመቀነስ ይረዳል።

በጣም ጥሩው የፕሮጀክት እቅድ ሂደት ምንድነው?

ለተሻለ የፕሮጀክት እቅድ እና በእቅድ ጊዜ ሊያጋጥሙ የሚችሉ ተግዳሮቶችን ለማሸነፍ አንዳንድ የፕሮጀክት እቅድ ስልቶችን ማጤን ተገቢ ነው። ፕሮጀክቶችን በብቃት ለማቀድ እና ለማስተዳደር የሚያገለግሉ የተዋቀሩ አቀራረቦችን እና ማዕቀፎችን ያመለክታሉ።

የፏፏቴ እቅድ ማውጣት

የፏፏቴው ዘዴ ፕሮጀክቱን ወደ ተለያዩ ምዕራፎች የሚከፍል ቅደም ተከተል ያለው አካሄድ ነው፣ እያንዳንዱ ደረጃ ከቀዳሚው ጋር ይገነባል። ወደ ቀጣዩ ከመሄዱ በፊት እያንዳንዱ ደረጃ መጠናቀቅ ያለበት ቀጥተኛ እድገትን ይከተላል። ዋናዎቹ ደረጃዎች በተለምዶ መስፈርቶችን መሰብሰብ፣ ዲዛይን፣ ልማት፣ ሙከራ፣ ማሰማራት እና ጥገናን ያካትታሉ። ፏፏቴው በደንብ የተገለጹ እና የተረጋጋ መስፈርቶች ላላቸው ፕሮጀክቶች በጣም ተስማሚ ነው.

PRINCE2 (በቁጥጥር ስር ያሉ ፕሮጀክቶች)

PRINCE2 በዩናይትድ ኪንግደም እና በአለምአቀፍ ደረጃ በስፋት ጥቅም ላይ የዋለ ሂደትን መሰረት ያደረገ የፕሮጀክት አስተዳደር ዘዴ ነው። ለፕሮጀክት እቅድ፣ ክትትል እና ቁጥጥር የተዋቀረ ማዕቀፍ ያቀርባል። PRINCE2 ፕሮጀክቶችን ወደ ማስተዳደር ደረጃዎች በመከፋፈል ውጤታማ አስተዳደር፣ የአደጋ አስተዳደር እና የባለድርሻ አካላት ተሳትፎ ላይ አፅንዖት ይሰጣል። ለንግድ ስራ ማረጋገጫ እና አጠቃላይ ሰነዶች ላይ ባለው ትኩረት በሰፊው ይታወቃል።

PRISM (የፕሮጀክቶች ውህደት፣ ወሰን፣ ጊዜ እና የንብረት አስተዳደር)

PRISM በፕሮጀክት ማኔጅመንት ኢንስቲትዩት (PMI) የተገነባ የፕሮጀክት አስተዳደር ዘዴ ነው። ውህደትን፣ ወሰንን፣ ጊዜን እና የሀብት አስተዳደርን የሚያካትት አጠቃላይ ማዕቀፍ ያቀርባል። PRISM በፕሮጀክት እቅድ ውስጥ የተዋቀረ አቀራረብን አፅንዖት ይሰጣል, እንደ የፕሮጀክት አላማዎችን መግለጽ ሂደቶችን ማካተት, የስራ መፈራረስ አወቃቀሮችን መፍጠር, ተግባራትን መርሐግብር ማውጣት እና ሀብቶችን መመደብ.

ተዛማጅ: በ2024 ምርጥ የስትራቴጂክ እቅድ አብነቶች | በነጻ አውርድ

አንዳንድ የፕሮጀክት እቅድ መሳሪያዎች እና ሶፍትዌሮች ምንድን ናቸው?

የፕሮጀክት ማቀድ መሳሪያዎች እና ሶፍትዌሮች ዛሬ ባለው ፈጣን እና ተለዋዋጭ የንግድ ገጽታ ውስጥ ውጤታማ የፕሮጀክት አስተዳደር አስፈላጊዎች ሆነዋል። እንደ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ፣ እነዚህን ዋና ጥቆማዎች ማየት ይፈልጉ ይሆናል፡-

Microsoft Project በተለያዩ ኢንዱስትሪዎች ውስጥ ባሉ ባለሙያዎች በሰፊው ጥቅም ላይ የዋለ አጠቃላይ የፕሮጀክት ዕቅድ ሶፍትዌር ነው። ተግባሮችን፣ ግብዓቶችን፣ የጊዜ መስመሮችን እና በጀትን ለማስተዳደር በርካታ ጠንካራ ባህሪያትን ያቀርባል።

asana በጠንካራ ባህሪያቱ እና በተለዋዋጭነቱ የሚታወቅ ሁለገብ የፕሮጀክት-እቅድ መሳሪያ ነው። ፕሮጀክቶችን በብቃት ለማቀድ፣ ለማደራጀት እና ለመከታተል የተማከለ መድረክን ያቀርባል።

Trello በቀላል እና በእይታ ማራኪነት የሚታወቅ ታዋቂ ተግባር-እቅድ ሶፍትዌር ነው። ለተጠቃሚ ምቹ የሆነ በይነገጽ ቦርዶችን፣ ዝርዝሮችን እና ካርዶችን ያቀፈ ሲሆን ይህም ቡድኖች ያለልፋት እንዲያደራጁ እና ቅድሚያ እንዲሰጡ ያስችላቸዋል።

ተዛማጅ: በ10 የአሳና ፕሮጀክት አስተዳደርን በብቃት ለመጠቀም 2024 ምክሮች

የፕሮጀክት እቅድ 10 ደረጃዎች ምንድ ናቸው?

የፕሮጀክት እቅድ ሂደቱ እንደየፕሮጀክቶቹ ወሰን እና ስፋት ከድርጅት ወደ ድርጅት ይለያያል። አንዳንድ አስተዳዳሪዎች 10ቱን የፕሮጀክት እቅድ ደረጃዎች እንደሚከተለው ሊመርጡ ይችላሉ።

1. የፕሮጀክት አላማዎችን እና ግቦችን ይግለጹ.
2. የፕሮጀክት ባለድርሻ አካላትን መለየት።
3. የተሟላ የፕሮጀክት ወሰን ትንተና ያካሂዱ።
4. ዝርዝር የሥራ ክፍፍል መዋቅር (WBS) ያዘጋጁ።
5. የፕሮጀክት ጥገኛዎችን እና የተግባሮችን ቅደም ተከተል ይወስኑ.
6. የሃብት መስፈርቶችን ይገምቱ እና የመርጃ እቅድ ይፍጠሩ።
7. ተጨባጭ የፕሮጀክት መርሃ ግብር አዘጋጅ.
8. የፕሮጀክት አደጋዎችን መለየት እና መገምገም.
9. የግንኙነት እቅድ ይፍጠሩ.
10. የፕሮጀክት ማፅደቆችን ያግኙ እና የፕሮጀክት እቅዱን ያጠናቅቁ።

ተደጋግሞ የሚነሱ ጥያቄዎች

የመጨረሻ ሐሳብ

ሁሉንም ነገር በአዎንታዊ ሂደት ውስጥ ለማቆየት የፕሮጀክት እቅድ ማውጣት በጣም ጥሩው ሂደት መሆኑን ልብ ሊባል ይገባል. የፕሮጀክት ማቀድ ሶፍትዌር የፕሮጀክት እቅድ ሂደቱን ምርታማነት ለማሻሻል የሚረዳ ቢሆንም፣ እባኮትን እንደቀላል አይውሰዱት፣ የፕሮጀክት ስራ አስኪያጅ እና የቡድን ቅንጅት ሚና የበለጠ ወሳኝ ነው።

እንግዲያው፣ እንዲኖርዎት አይርሱ የመግቢያ ስብሰባ በፕሮጀክቱ መጀመሪያ ላይ ሁሉንም ቡድኖች ለማገናኘት እና ቡድኖችዎ በከፍተኛ ደረጃ እንዲሰሩ እና በጠቅላላው ፕሮጀክት ውስጥ እንዲበረታቱ ለማድረግ የክህሎት ስልጠና. የበለጠ አሳታፊ እና አስደሳች የስብሰባ አቀራረቦች ወይም ስልጠና ከፈለጉ፣ AhaSlides ከብዙ ነጻ የላቁ ባህሪያት እና አብነቶች እና ለሁሉም ኩባንያዎች ተወዳዳሪ የዋጋ አወጣጥ እቅድ ያለው ምርጥ አጋርዎ ሊሆን ይችላል።

ማጣቀሻ: ቢጁስ | የሳምንት እቅድ | የማስተማር ዒላማ