يجب على الشركات والشركات الناشئة استخدام إستراتيجية التحسين المستمر بانتظام لضمان كفاءة وفعالية عملياتهم. لذلك، إذا كنت قائدًا أو صاحب عمل وترغب في معرفة كيف يمكن لعملية التحسين المستمر أن تساعد مؤسستك، فستجد الإجابات في هذه المقالة.
نظرة عامة
| متى تم اختراع مفهوم أمثلة التحسين المستمر؟ | ماساكي إيماي |
| متى تم اختراع مفهوم أمثلة التحسين المستمر؟ | 1989 |
| من أين نشأ التحسين المستمر؟ | اليابان |
- مفهوم التحسين المستمر
- 4 مبادئ التحسين المستمر
- 4 طرق التحسين المستمر
- 6 نصائح وأمثلة للتحسين المستمر
- المزيد عن القيادة مع AhaSlides
- خِتاماً
- الأسئلة الشائعة
مفهوم التحسين المستمر
عملية التحسين المستمر هي عملية ثابتة ومتواصلة لإجراء تغييرات مقصودة على ممارسات الأعمال الخاصة بالشركة لتحسين إدارة العمليات وإدارة المشاريع والعمليات العامة للشركة.
عادة ، تتكون أنشطة التحسين المستمر من سلسلة من التغييرات الصغيرة التي تكون مستقرة يومًا بعد يوم. تركز معظم أنشطة التحسين المستمر على التحسينات الإضافية والتكرارية للعملية التجارية الشاملة. على المدى الطويل ، يمكن أن تؤدي كل هذه التغييرات الصغيرة إلى تحول كبير.
ومع ذلك ، في بعض الأحيان ، قد يتخذ التحسين المستمر خطوات أكثر جرأة لترقية الوضع الحالي للأعمال ، والذي ينطبق بشكل خاص على الأحداث الكبيرة مثل إطلاق المنتجات الجديدة.
4 مبادئ التحسين المستمر
لتنفيذ عملية التحسين المستمر، تحتاج إلى العمل الجماعي من خلال المبادئ الأربعة: التخطيط - التنفيذ - التحقق - التصرف، والمعروفة أيضًا بدورة PDCA أو دورة ديمينج:
خطط لهم أولا
هذه هي المرحلة الأولى والأكثر أهمية في دورة PDCA. سيساعد التخطيط الدقيق والكامل في توجيه الأنشطة التالية. يشمل التخطيط تحديد الأهداف والأدوات والموارد والتدابير قبل الدخول في إنتاج معين. إن وجود شروط لاستغلال أكثر كفاءة للموارد على المدى الطويل سيسهم في تقليل تكاليف إدارة الجودة وتحسين القدرة التنافسية.
DO
تنفيذ البرنامج حسب الخطة الموضوعة والمراجعة في المرحلة السابقة.
بعد تحديد حلٍّ محتمل، اختبره بأمان عبر مشروع اختبار صغير. سيُبيّن هذا ما إذا كانت التغييرات المقترحة ستُحقق النتائج المرجوة، مع أقلّ احتمالية لحدوث نتائج غير مرغوبة.
التحقق
بمجرد توفر البيانات التي تم جمعها من المرحلة 2 ، يتعين على الشركات تقييم وفحص الأداء العام لتقدم التحسين بانتظام. هذه المرحلة ضرورية لأنها تتيح للشركة تقييم حلها وتعديل الخطة.
قم بتقييم الأداء بالخطوات التالية:
- مراقبة وقياس وتحليل وتقييم رضا العملاء وجمع البيانات
- تنظيم عمليات التدقيق الداخلي
- القادة يعيدون التقييم
إفعل
بعد توحيد المراحل المذكورة أعلاه، الخطوة الأخيرة هي اتخاذ الإجراء وتعديل ما يحتاج إلى تحسين وما يحتاج إلى حذفه. ومن ثم، استمر في دورة التحسين المستمر.
أربع طرق للتحسين المستمر
4 طرق للتحسين المستمر، بما في ذلك (1) كايزن، (2) منهجية الإدارة الرشيقة، (3) ستة سيجما و(4) التحسين المستمر والابتكارمنهجية كايزن
غالبًا ما يُعتبر كايزن، أو العمليات سريعة التحسين، "أساس" جميع أساليب التصنيع الرشيق. تُركز عملية كايزن على الحد من الهدر، وتحسين الإنتاجية، وتحقيق تحسين مستدام ومتواصل في عمليات المؤسسة وعملياتها المستهدفة.
وُلد التصنيع الخالي من الهدر بناءً على فكرة كايزن. يستخدم الفريق تقنيات تحليلية، مثل رسم خرائط تدفق القيمة و"5 أسباب" التي تعمل على تنفيذ التحسينات المختارة (عادةً خلال 72 ساعة من بدء مشروع كايزن) وغالبًا ما يركز على الحلول التي لا تنطوي على نفقات رأسمالية كبيرة.
منهجية الإدارة الرشيقة
منهجية Agile هي طريقة لإدارة المشروع من خلال تقسيمه إلى عدة مراحل. إنها عملية لإدارة مشروع يتضمن التعاون والتحسين المستمر في كل مرحلة.
بدلاً من نهج إدارة المشروع التقليدي ، يبدأ التحسين المستمر الرشيق بمخطط تفصيلي ، ويقدم شيئًا ما في فترة زمنية قصيرة ، ويشكل المتطلبات مع تقدم المشروع.
يعد Agile أحد أكثر الأساليب شيوعًا لإدارة المشاريع نظرًا لمرونته وقدرته على التكيف مع التغيير والمستوى العالي من مدخلات العملاء.
ستة سيغما
ستة سيجما (6 سيجما ، أو 6σ) هو نظام لتحسين العمليات التجارية وطرق إدارة الجودة يعتمد على الإحصائيات للعثور على العيوب وتحديد الأسباب وحل الأخطاء لزيادة دقة العملية.
يستخدم Six Sigma الأساليب الإحصائية لحساب عدد الأخطاء التي تنشأ في العملية، ثم معرفة كيفية إصلاحها، مما يجعلها أقرب إلى مستوى "الخطأ الصفري" قدر الإمكان.
التحسين المستمر والابتكار
التحسين المستمر والابتكار، or CI&I هي عملية تم استخدامها لتحسين الأعمال والابتكار. يحتوي هذا الكتاب على ثماني خطوات تساعد مديري الأعمال والموظفين على التركيز على التحسين والابتكار بشكل مستمر، مما سيكون له التأثير الأكبر على أهداف العمل.
6 نصائح وتحسين مستمر أمثلة
تطوير مهارات العمل الجماعي
يتطلب التحسين المستمر مزيجًا مثاليًا ومتناسقًا من الأعضاء في المؤسسة. لذلك يتم تطوير مهارات العمل الجماعي من خلال أنشطة بناء الفريق لا غنى عنه. إذا تواصل الأعضاء وحل المشكلات معًا بشكل جيد ، فستسير عملية التحسين المستمر بسلاسة.
على سبيل المثال، عندما يتم تكليف فريق بمهمة مهمة، فسوف يعرفون كيفية تعيين المهام بشكل نشط مثل من هو الباحث والمقاول والمقدم.
تحسين العصف الذهني
توفر عملية التحسين المستمر المفيدة دائمًا فرصة لجلسات العصف الذهني ، والتي يمكن أن تساعد فريقك على تحديد المشكلات قبل ظهورها.
فيما يلي مثال: سيطلب مدير المبيعات من مديري المبيعات عقد جلسات عصف ذهني شهرية. ثم يعقد المديرون جلسات عصف ذهني منفصلة مع فرقهم. ستساعد هذه العملية قسم المبيعات على تحديد جوانب التحسين ووضع خطط فعّالة.
تلقي الملاحظات
يُعدّ تلقي الملاحظات، بالإضافة إلى تقديم الشكاوى، جزءًا لا يتجزأ من التحسين المستمر في بيئة العمل. دع العملاء والموظفين والرؤساء، وحتى الفرق الأخرى، يُراجعون عمل فريقك. ستساعد هذه الملاحظات فريقك على تحديد نقاط القوة والضعف لديك، وما يحتاج إلى تحسين أو حذف. يمكنك استخدام أدوات مثل SurveyMonkey أو AhaSlides. للحصول على التعليقات بسرعة ، في أي وقت وفي أي مكان.
على سبيل المثال، يمكنك استخدام ممثل واحد للقيام بإعلانات تجارية لمنتجات متزوجة، مما يجعل العميل يشعر بأن هذا الأمر غير معقول ويطلب التغيير.
تعزيز مراجعة الجودة
عند جمع الملاحظات، يجب أن يكون الفريق مستعدًا دائمًا لمراجعة جودة أدائه، مثل إدارة الوقت، وجودة الموظفين، وجودة المنتج، وحتى جودة القيادة، وذلك بهدف التحسين المستمر لحل المشكلات القائمة. وهذه أيضًا هي الفرق عالية الأداء التي تقوم بذلك بانتظام. إليك مثال:
تعاني إحدى الشركات من انخفاض الإنتاجية بسبب الإفراط في وقت الإنتاج. لذلك، قررت إجراء مراجعة لعملياتها وعملياتها لفهم مواطن هدر الوقت. بعد هذا التقييم، أصبح لدى القادة فهم أفضل لأسباب انخفاض الإنتاجية. ونتيجةً لذلك، قد يطبقون استراتيجيات أو أنشطة جديدة لتحسين استخدام الوقت كمورد.
تدريب شهري
إلى جانب تطوير مهارات العمل الجماعي، ينبغي على الشركات والمؤسسات الاستثمار في موظفيها. لذا، يجب تدريبهم على مهارات مهنية جديدة شهريًا أو الالتحاق بدورات قصيرة لتحديث معارفهم.
على سبيل المثال، يتعلم كاتب المحتوى كل ستة أشهر مهارات جديدة، مثل تعلم كيفية كتابة المزيد من نصوص الأفلام، وتعلم كيفية إنشاء محتوى قصير على أحدث المنصات مثل TikTok أو Instagram
إدارة مخاطر المشروع المحتملة
التحسين المستمر لإدارة المشروع يعني أنه يجب على مدير المشروع إجراء تقييم لإدارة المخاطر طوال عمر المشروع. كلما تمكنت من اكتشاف المخاطر التي يتعرض لها مشروعك والتعامل معها بشكل أسرع، كان ذلك أفضل. قم بمراجعتك أسبوعيًا أو كل أسبوعين بناءً على تقدم التسليم الذي يحرزه فريقك. إذا كنت تعمل على مشروع كبير يستمر لمدة ستة أشهر، فيمكنك القيام بذلك كل أسبوعين. يحتاج المشروع القصير الذي يستغرق 4 أسابيع إلى فحوصات متكررة.
على سبيل المثال ، راجع العقد وسير الدفع للشريك بانتظام.
الحد الأدنى
إن الأساليب التي تستخدمها في عملك تُنشئ ثقافة عملك الخاصة. تُكافح العديد من الشركات لإيجاد المسار الصحيح من خلال توظيف كفاءات أفضل، أو شراء المواد والآلات بتكلفة أقل، أو حتى الاستعانة بمصادر خارجية أو نقل أعمالها إلى دول أخرى. ولكن في النهاية، لا يُمكن للشركات بناء ميزة تنافسية إلا من خلال نهج التحسين المستمر وثقافة النمو المُستمر.
ولا تنسَ أبدًا أن بناء عمل قائم على التحسين المستمر يتطلب التركيز على تطوير الفريق. كُن قائدًا متميزًا من خلال بناء ثقافة يشعر فيها كل موظف بالقدرة على إدراك أوجه القصور واقتراح الحلول. خصص مكافآت أو طوّر نظامًا سهل المنال للموظفين لمشاركة ملاحظاتهم باستمرار.
الأسئلة الشائعة
ما هي مراحل العمل الست؟
المراحل الستة للأعمال: (1) التأسيس؛ (2) التخطيط؛ (3) بدء التشغيل؛ (4) الربحية والتوسع؛ (5) التوسع والثقافة؛ و(6) خروج الأعمال.
ما هي خطوة إدارة عمليات الأعمال التي تسمح للمديرين بإنشاء عملية تتحسن باستمرار؟
المرحلة 5: التوسع والثقافة.
ما هو التحسين المستمر؟
التحسين المستمر هو عملية مستمرة لتحديد وتحليل وإجراء تحسينات على الهيكل الحالي، لتحقيق أداء أفضل للأفراد والفرق والمؤسسات.
