يقاوم قسمٌ ما تغيير نظام السجلات الصحية الإلكترونية. لا أحد يرفض استخدامه، لكن المشكلة تكمن في تباطؤ العمل الروتيني. فالمهمة التي كانت تستغرق دقيقةً واحدةً على الشاشة القديمة، باتت تتطلب الآن أربع نقرات وبحثًا، والوحدة تعاني أصلًا من ضيق الوقت. أكمل الموظفون التدريب، ويتذكرون أنهم شاهدوا الشاشات الجديدة. لكن ما لم يُطلب منهم فعله هو تنفيذ مهام نوباتهم في النظام الجديد وتوضيح ما يعيق العمل.
هذا مثال توضيحي، وليس حالة عميل موثقة. إنه يصف الفجوة التي يهدف التدريب على إدارة تغيير السجلات الصحية الإلكترونية إلى سدها: المسافة بين رؤية سير عمل جديد والقدرة على ممارسته، مع تلقي التغذية الراجعة، بطريقة تكشف أيضًا عن العوائق التي تمنع الناس من تبنيه.
هذا الدليل مُعدٌّ لمديري أقسام التدريب والتطوير في المستشفيات، ولمسؤولي المعلوماتية أو الامتثال الذين يعملون معهم. يتناول الدليل كيفية وصف مشكلة الأداء، وتشخيص فجوات التعلم والسياق، وتصميم التدريب والتحضير له، ودراسة حالة عملية، وتقييم مدى تطبيقها. يركز الدليل على تصميم التدريب، ولا يُغني عن اختبارات سهولة الاستخدام، أو إعادة تصميم سير العمل، أو برنامج التغيير الخاص بمؤسستكم، كما أنه لا يضمن أي نتائج.
ما هو التدريب على إدارة التغيير في السجلات الصحية الإلكترونية؟
يُهيئ التدريب على إدارة التغيير في السجلات الصحية الإلكترونية مستخدمي هذه السجلات للعمل ضمن نظام أو سير عمل مُعدّل. وتتمثل مهمته في ممارسة سير العمل الجديد وتحديد معوقات التبني. يُنفّذ المتدرب مهمة واقعية خاصة بدوره، ويتلقى ملاحظات عليها، ويُبلغ عن الصعوبات التي واجهته في سير العمل أو الأدوات أو السياسات. ويُعدّ الجزء الثاني من التدريب بنفس أهمية الجزء الأول. فالتدريب الذي يقتصر على التحقق من قدرة الأفراد على اتباع الخطوات يُغفل المعوقات التي تُحدد مدى التزامهم بها.
حقائق سريعة
| سؤال | اجابة قصيرة |
|---|---|
| ما هي المهمة؟ | مارس أساليب العمل الجديدة واكشف عن معوقات التبني. |
| ما هي نتيجتك؟ | إتقان المهام، وسجل لعوائق سير العمل التي لم يتم حلها. |
| هل يكفي عرض توضيحي بالإضافة إلى اختبار قصير؟ | يمكنه إظهار المتطلبات الأساسية. لكنه لا يُظهر قدرة الشخص على أداء مهام دوره بسرعة. |
| من الذي يتحقق من صحة المحتوى؟ | مسؤول عن المعلوماتية أو الامتثال، باستخدام حالات مُختلقة أو مُجهّلة الهوية. |
| ما الذي لا يستطيع التدريب إصلاحه؟ | شاشة بطيئة، أو مجموعة طلبات مفقودة، أو سياسة غير واضحة، أو وقت قليل جدًا للموظفين. |
| كيف عرفت أنها نجحت؟ | تم تقييم حالة جديدة وغير مسبوقة وفقًا لمعايير متفق عليها، بالإضافة إلى العقبات التي لا تزال قائمة بعد التدريب. |
1. صف مشكلة الأداء
ابدأ بالمهمة: تدرب على سير العمل الجديد واكشف عن معوقات التبني. هناك جانبان أساسيان. التدريب يعني القيام بمهام الوظيفة، لا مجرد مشاهدتها. كشف المعوقات يعني أن التدريب يوفر معلومات حول ما يُبطئ العمل، حتى يتمكن شخص مسؤول من اتخاذ الإجراءات اللازمة.
اكتبها كجملة واحدة لكل دور واطلب من مسؤول المعلوماتية التحقق منها: "بالنظر إلى مهمة نموذجية لهذا الدور، مثل قبول مريض أو توثيق عملية تسليم أو تقديم طلب قياسي، يقوم المتعلم بإكمالها في سير العمل الجديد، ويسجل نقاط الاحتكاك ويذكر نوع الدعم الذي يمكن أن يساعد."
تختلف الأدوار. فالممرضة وموظف الاستقبال والطبيب يستخدمون أجزاءً مختلفة من السجل، لذا فإن جلسة تدريبية عامة واحدة لا تُغطي أيًا من مهامهم الحقيقية. وقد أشارت مراجعة شاملة لبرامج تدريب السجلات الصحية الإلكترونية للممرضات المقيمات (30 دراسة) إلى "عدم تقسيم جلسات التدريب حسب نوع الدور" (نغوين وزملاؤه، مجلة الجمعية الطبية الأمريكية، 2024). تغطي المراجعة الممرضات في أقسام المرضى الداخليين، لذا اقرأها كدليل للتصميم وتحقق منها على مستوى السكان الخاصين بك.
2. تشخيص فجوات التعلم والسياق
قبل البدء في أي مشروع، قارن المهمة بما يُدرَّس ويُقَيَّم في برنامجك الحالي. عادةً ما تُحدِّد ثلاثة أسئلة فجوة التدريب من أي مشكلة أخرى:
- هل تستخدم الممارسة الحالية المهمة الحقيقية؟ إذا كان البرنامج يعرض الشاشات وينتهي باختبار استرجاع، فإن المتعلمين يكونون قد تدربوا على التعرف على واجهة المستخدم، وليس على إكمال عمل نوبتهم الخاصة.
- ما هو المطلب المعرفي؟ في تصنيف بلوم المُعدَّل، يأتي تنفيذ إجراء في موقف جديد وتحليل أسباب فشله في مرتبة أعلى من التذكر. ويتناول دليلنا كيفية مطابقة الأنشطة مع هذه المستويات. مطابقة أنشطة التعلم مع تصنيف بلوم.
- هل هناك شيء آخر غير المهارة يعيق الأمر؟ تحقق من عدد الموظفين والأدوات والإجراءات قبل وصف أي تدريب. إذا كانت الشاشة بطيئة، أو كان هناك طلب مفقود، أو كانت السياسة تُجبر على إدخال بيانات مكررة، فلن تُغير جلسة أفضل ما يحدث في الجناح. أبلغ عن هذه الأسباب للأشخاص القادرين على حلها.
تُشير نفس المراجعة الاستطلاعية إلى إمكانية الوصول إلى التدريب العملي ضمن العوامل التي حددتها: "عدم القدرة على التدريب في بيئة تجريبية" يُعدّ عائقًا، بينما "السماح للممرضات بالتدريب في السجلات الصحية الإلكترونية بعد التدريب" يُعدّ عاملًا مُيسّرًا. إذا لم يتوفر للمتدربين بيئة آمنة للتدريب، فهذه فجوة في السياق، وليست مشكلة في الدافع.
3. إعداد التصميم والممارسة
بمجرد تحديد الثغرات التي يمكن سدّها بالتدريب، خصّص لكل مرحلة مهمة محددة. دليلنا لـ بناء نظام تسجيل إلكتروني للسجلات الصحية يقلل من عبء التوثيق يغطي هذا القسم تصميم الأسابيع الأولى. أما هذا القسم فيتناول التغيير نفسه.
التحضير. تحقق من المتطلبات الأساسية من خلال تشخيص موجز: الاختلافات بين النظام القديم والجديد التي تؤثر على كل دور، والمصطلحات التي تستخدمها مؤسستك، ومصادر الحصول على المساعدة في يوم التدريب. الدراسة الذاتية المركزة مناسبة لهذه المرحلة. أما مراجعة المعلومات فتؤكد المتطلبات الأساسية فقط.
الممارسة. استخدم مشاريع تحسين الجودة متعددة التخصصات وتدريبات الحالات القائمة على الأدوار. يعمل المتدربون من مختلف الأدوار معًا على مسار مريض واحد، مثل القبول، ووصف الأدوية، وتسليم الحالة، والخروج، حيث يؤدي كل منهم دوره في بيئة عملية. غالبًا ما يكشف رصد مواضع تعثر عملية التسليم بين الأدوار عن مشكلة في سير العمل لا يمكن لأي دور بمفرده الإبلاغ عنها. راقب المهام النموذجية وسجل الأخطاء والصعوبات أثناء العمل.
ردود الفعل. اربط النتيجة بالقرارات المتخذة بدلاً من الدرجة الإجمالية. فعبارة "لقد وجدت الطلب الصحيح ولكنك سلكت الطريق الأطول، واخترت تجاوز التنبيه بدلاً من السؤال" تُعلّم أكثر من عبارة "3 من 5". أدرج مسارات خاطئة محتملة تُفسّر سبب إغراء الناس بها. دليلنا لـ تصميم تمارين تفاعلية مع تقديم ملاحظات مفيدة يوضح كيفية كتابة التعليقات التي ترتبط بالقرارات.
إدخال مباشر أم مراجعة غير متزامنة؟ تُضيف التدريبات المباشرة قيمةً كبيرةً عندما تكون المهمة غامضة، وعندما يتطلب الأمر تنسيق الأدوار، وعندما يحتاج الأفراد إلى توضيح المشكلات. أما المراجعة غير المتزامنة فهي كافية لمقارنة خطوات المتعلم المسجلة مع مسار نموذجي مُعلّق. وتستخدم العديد من الفرق كلا الأسلوبين: التحضير الذاتي أولًا، ثم جلسات مُيسّرة حول أصعب مهام سير العمل.
التوقيت. يشير تقرير مراجعة النطاق إلى وجود عوائق مثل كثرة المحتوى في فترة زمنية قصيرة، وفترة طويلة بين التدريب والتطبيق الفعلي. لذا، يُنصح بتخطيط التدريب العملي في وقت قريب من وقت استخدام المستخدمين لسير العمل، وتقسيمه إلى جلسات قصيرة بما يكفي لاستيعابها.
4. قم بدراسة مثال واقعي
على سبيل التوضيح. يجب على مسؤول المعلوماتية أو الامتثال التحقق من صحة الحالة ومعايير الإجابة قبل الاستخدام.
القضية. انتقلت وحدة الجراحة الطبية إلى نظام جديد لتوثيق عملية تسليم واستلام المناوبة. ويقول الموظفون إن العملية تستغرق وقتاً أطول من السابق. وتنص السياسة المتبعة على ضرورة إكمال مذكرة التسليم والاستلام قبل مغادرة الممرضة.
المهمة. يقوم المتعلم بإكمال عملية تسليم المعلومات لمريض تجريبي في سير العمل الجديد، ويسجل كل نقطة احتكاك، ويقول ما الذي سيفعله حيال ذلك، ويقول ما هي المعلومات أو الدعم الإضافي الذي يحتاجه.
محاولة أولى. يُكمل المتعلم الملاحظة لكنه يتجاهل خانتين "لا يقرأهما أحد" ولا يُسجل أي عائق. ويقول إن الطريقة الجديدة "أبطأ فحسب". الملاحظة غير مكتملة ومخالفة للسياسة، ووُصف العائق بأنه رأي دون تفاصيل.
تلقي الملاحظات وإعادة المحاولة. يشير المدرب إلى أن هذين الحقلين جزء من السياسة، ويطلب من المتعلم تحديد موقع كل منهما على الشاشة ومدة كل خطوة. ثم يطلب من المتعلم إعادة كتابة الملاحظة وتسجيل كل نقطة صعوبة، موضحًا ما فعله، والمدة التي استغرقها، وما الذي يمكن أن يُسرّع العملية.
محاولة أقوى. أكملتُ جميع الحقول. يتطلب ملخص الأدوية بحثًا منفصلاً في كل مرة، مما أضاف حوالي دقيقتين. لم أتجاوزه لأن السياسة تتطلب ذلك. هل يمكن تعبئة الملخص مسبقًا، أم أن هناك طريقة مختصرة معتمدة؟ لا أعرف ما إذا كان قد تم الإبلاغ عن هذا الأمر مسبقًا، لذا سأطرحه على المستخدم الرئيسي للوحدة وفريق المعلوماتية. هذا الجواب يفي بالسياسة، ويسجل أدلة محددة، ويستخدم مسارًا معتمدًا.
لماذا كل رد قابل للدفاع عنه أو غير مكتمل. قيّم كل محاولة وفقًا لمعايير معتمدة، وليس بناءً على تفضيلات المدرب. المحاولة الأولى هي استجابة شائعة لمهمة بطيئة، لكنها تتجاهل جوانب السياسة ولا تترك للمشروع مجالًا للتحسين. أما المحاولة الأقوى فتلتزم بالسياسة، وتلتزم بدور المتعلم، وتحوّل الشكوى إلى دليل. الدقيقتان المذكورتان في المثال هما رقم افتراضي لتوضيح نوع التفاصيل المطلوب تسجيلها، وليستا معيارًا.
5. تقييم القدرات وتخطيط عملية النقل
يُعدّ الأداء في حالة لم يسبق للمتعلّم رؤيتها دليلاً على كفاءته. قيّم إتقان المهمة، واحتفظ بسجل منفصل لعوائق سير العمل التي لم تُحلّ. يستخدم معيار تقييم بسيط مقياسًا من 0 إلى 2 لكل معيار.
| معيار | أدلة قابلة للملاحظة |
|---|---|
| تنفيذ المهمة | يكمل سير العمل الجديد ويسجل الإجراء والأدلة الداعمة له. |
| منطق | يشرح القيود ذات الصلة والبدائل وما لا يزال غير مؤكد. |
| الحدود | يستخدم الإجراءات المعتمدة ويطلب المساعدة عندما تكون المعلومات أو السلطة غير كافية. |
المعايير: 0 تعني غياب أو عدم وجود دعم، 1 تعني وجود نقص في بعض الجوانب المهمة، و2 تعني اكتمال البيانات وتبريرها وفقًا للمعايير المتفق عليها. يجب تحديد الأخطاء الجوهرية بشكل منفصل، مثل إغفال حقل مطلوب بموجب السياسة، حتى لا يُخفي التقييم الإجمالي أي خطأ جوهري. هذا المعيار هو مجرد اقتراح، وليس معيارًا معتمدًا للجاهزية. يُرجى تعديله بالتعاون مع مسؤول المعلوماتية أو الامتثال وتجربته.
خطط لنقل المهارات بعناية. بعد عودة المتدربين إلى العمل لفترة، أضف متابعة قصيرة، مثل اجتماع قصير للوحدة حيث يعرض كل فرد مهمة حقيقية واحدة، مع حذف التفاصيل، واشرح لهم كيفية أدائها الآن. راقب عينة من العمل الفعلي إذا سمحت قواعد مؤسستك بذلك.
حيث يساعد التوصيل التفاعلي
تُساعد التنسيقات التفاعلية في الحالات التي يُطلب فيها من الجميع المشاركة قبل سماع الإجابة. في جلسة مباشرة، يُمكن للمُيسّر عرض حالة قصيرة، وطلب من كل شخص اختيار خطوته التالية وكتابة الصعوبات التي يتوقعها، ثم عرض النتائج قبل بدء المناقشة. تُسهّل الردود المجهولة الاعتراف بعدم فعالية سير العمل. يُمكن أيضًا إجراء نفس الحالة بوتيرة ذاتية للتحضير. يدعم AhaSlides التعلّم التفاعلي والتنقل بين العرض المباشر والعرض الذاتي. تجنّب تضمين الحوادث الحقيقية ومعلومات المرضى، وتحقق من أي وظيفة مُحددة للتأليف أو التغذية الراجعة أو إعداد التقارير التي تُخطط للاعتماد عليها مُقارنةً بسير عملك، وتعامل مع الذكاء الاصطناعي والمُحاكيات وتكاملات السجلات الصحية الإلكترونية على أنها خارجية أو غير مُؤكدة حتى ترى أنها تعمل. للاطلاع على إرشادات حول اختيار التنسيقات، راجع مقالتنا حول متى يتم استخدام التعلم التكيفي والتفاعلي والمباشر؟.
قم بقياس ما تغير
حدد مسبقًا ما يُثبت قدرة المتدربين على إنجاز المهمة. قارن مستوى إتقان المهمة وسجل العوائق في حالة غير مُدرَّبة مسبقًا مع خط الأساس، واحتفظ بسجل العوائق مفتوحًا بعد التدريب كمقياس مستقل. حدد الفئات المشمولة، والمقام، والتوقيت. إذا تحسنت النتائج، فتحقق من التغييرات الأخرى التي طرأت خلال الفترة نفسها، مثل تحديث البرامج، أو تغيير في فريق العمل، أو إعادة تصميم سير العمل، قبل اعتماد التدريب.
القيود التي قد تبقى
- سهولة الاستخدام. إذا كانت الشاشة تتطلب خطوات كثيرة، فإن التدريب يمكن أن يعلم الاختصار ولكنه لا يستطيع إزالة الخطوات.
- التوظيف والوقت. لا فائدة من الممارسة إذا لم يكن هناك وقت مخصص للقيام بها.
- وضوح السياسة. لا يمكن حل مشكلة تتعلق بسياسة تتضمن إدخالات مكررة أو غامضة. يجب تصحيح السياسة.
- تغطية القضية. تُظهر حالة واحدة سير عمل واحد. ولا تصف النتيجة أداء الشخص بشكل عام.
- تحويل. الأداء في حالة تدريبية لا يُقارن بالأداء مع جناح كامل وهاتف يرن.
أبلغوا الجهات الراعية بهذه المشكلات مبكراً وخططوا لحلول منفصلة. التدريب يُحسّن ما يستطيع المتدربون فعله، لكنه لا يُغيّر الظروف المحيطة بالمهمة.
الأسئلة المتكررة
ما هو التدريب على إدارة التغيير في السجلات الصحية الإلكترونية؟
يقوم هذا النظام بإعداد الموظفين للعمل في نظام السجلات الصحية الإلكترونية أو سير العمل المتغير من خلال الممارسة القائمة على الأدوار والتغذية الراجعة، كما يقوم بجمع العوائق التي تكشفها الممارسة حتى يتمكن شخص ما من العمل عليها.
هل يعني اجتياز التدريب أن الموظفين قد تبنوا التغيير؟
لا. تُظهر النتيجة كيفية تعامل الشخص مع حالة تدريبية واحدة. أما التبني فيظهر في بيئة العمل الفعلية ويعتمد على سهولة الاستخدام، وتوفير الموظفين، والسياسات، بالإضافة إلى المهارة.
كيف تقيّم مدى جاهزية الأفراد لسير عمل جديد؟
قدّم للمتعلم حالة لم يسبق له رؤيتها، وقيم كفاءته في المهمة وفقًا لمعايير متفق عليها، ثم سجل العقبات المتبقية. ويؤكد اختبار الاستذكار المتطلبات الأساسية فقط.
هل يمكنك استخدام حالات مرضى حقيقية للتدريب؟
لا يُسمح باستخدام هذه المعلومات إلا بعد إزالة التفاصيل وموافقة مسؤول الامتثال. تُعدّ الحالات المُختلقة المبنية على إجراءات العمل الشائعة أكثر أمانًا، ويجب إبقاء معلومات المرضى بعيدة عن أدوات التدريب.
من أين أبدا
اختر مسار عمل واحد يقول الموظفون إنه أصبح أبطأ. اكتب بيان الأداء لكل دور، واطلب من مسؤول المعلوماتية أو الامتثال التحقق من صحة حالة افتراضية ومعايير الإجابة، وصياغة نموذج تقييم من ثلاثة معايير بمقياس من 0 إلى 2، وقائمة بالأخطاء الحرجة، وسجل للعوائق. جرّب النموذج مع مجموعة صغيرة قبل تعميمه.
للاطلاع على كيفية تشغيل حالة ما مباشرة مع فريقك الخاص، وإعادة استخدامها بوتيرة ذاتية بعد ذلك، استكشف AhaSlides.
