تلعب الاجتماعات دورًا مهمًا في الشركات والمؤسسات ، حيث تعمل كمنصة لمناقشة ومعالجة المشكلات وإدارة الشؤون الداخلية لدفع التقدم. لالتقاط جوهر هذه التجمعات ، سواء كانت افتراضية أو شخصية ، محضر الاجتماع or محضر الاجتماع (شهريا) تعتبر حاسمة في تدوين الملاحظات وتلخيص الموضوعات الرئيسية التي تمت مناقشتها وتتبع القرارات والقرارات التي تم التوصل إليها.
ستوجهك هذه المقالة في كتابة محاضر اجتماعات فعالة ، مع أمثلة ونماذج لاستخدامها ، بالإضافة إلى أفضل الممارسات التي يجب اتباعها.
جدول المحتويات
- ما هي محاضر الاجتماع؟
- من هو متلقي الدقائق؟
- كيف تكتب محاضر الاجتماع
- أمثلة على محاضر الاجتماع (+ القوالب)
- نصائح لإنشاء محضر اجتماع جيد
- الوجبات السريعة الرئيسية
نأمل أن تساعدك هذه المقالة على عدم الشعور بالتحدي المتمثل في كتابة محضر الاجتماع. ولا تنس أن تكون مبدعًا ومتفاعلًا في كل لقاء من اجتماعاتك مع:
- AhaSlides قالب عام
- اجتماع انطلاق المشروع
- اجتماع الإدارة الإستراتيجية
- الاجتماعات في الأعمال |10 الأنواع وأفضل الممارسات
- جدول أعمال الاجتماع | 8 خطوات رئيسية وأمثلة ونماذج مجانية
- البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع | أفضل النصائح والأمثلة والقوالب
- الذكاء الاصطناعي عبر الإنترنت مسابقة الخالق | جعل الاختبارات مباشرة | 2024 يكشف
- منشئ سحابة الكلمات مجانًا
- أفضل 14 أداة لتبادل الأفكار في المدرسة والعمل في عام 2024
- ما هو مقياس التقييم؟ | منشئ مقياس المسح المجاني
- مولد فريق عشوائي | الكشف عن صانع المجموعة العشوائية لعام 2024
ما هي محاضر الاجتماع؟
محاضر الاجتماع عبارة عن سجل مكتوب للمناقشات والقرارات وعناصر العمل التي تحدث أثناء الاجتماع.
- وهي بمثابة مرجع ومصدر للمعلومات لجميع الحاضرين وغير القادرين على الحضور.
- إنها تساعد في ضمان عدم نسيان المعلومات المهمة وأن الجميع على دراية بما تمت مناقشته والإجراءات التي يجب اتخاذها.
- كما أنها توفر المساءلة والشفافية من خلال توثيق القرارات والالتزامات التي تم التعهد بها خلال الاجتماع.
من هو متلقي الدقائق؟
متخذ المحضر مسؤول عن التسجيل الدقيق للمناقشات والقرارات المتخذة أثناء الاجتماع.
يمكن أن يكونوا موظفًا إداريًا أو سكرتيرًا أو مساعدًا أو مديرًا أو عضوًا متطوعًا في الفريق يؤدي المهمة. من الضروري أن يتمتع مدون المحضر بالتنظيم الجيد وتدوين الملاحظات ، ويمكنه تلخيص المناقشات بشكل فعال.
حضور اجتماع ممتع مع AhaSlides
اجتمع الناس في نفس الأوقات
بدلاً من القدوم إلى كل طاولة و"التحقق" من الأشخاص في حالة عدم حضورهم، يمكنك الآن جذب انتباه الأشخاص والتحقق من الحضور من خلال اختبارات تفاعلية ممتعة مع AhaSlides!
🚀 احصل على قوالب مجانية ☁️
كيف تكتب محاضر الاجتماع
للحصول على محاضر اجتماعات فعالة ، أولاً، ينبغي أن تكون موضوعية، وأن تكون سجلاً واقعيًا للاجتماع، وتجنب الآراء الشخصية أو التفسيرات الذاتية للمناقشات. التالي، يجب أن تكون قصيرة وواضحة وسهلة الفهم ، ركز فقط على النقاط الرئيسية ، وتجنب إضافة تفاصيل غير ضرورية. أخيراً، يجب أن تكون دقيقة وتضمن أن جميع المعلومات المسجلة حديثة وذات صلة.
دعنا ندخل في تفاصيل كتابة محضر الاجتماع بالخطوات التالية!
8 مكونات أساسية لمحضر الاجتماع
- تاريخ ووقت ومكان الاجتماع
- قائمة الحاضرين وأي اعتذار عن الغياب
- جدول الأعمال والغرض من الاجتماع
- ملخص المناقشات والقرارات المتخذة
- أي تصويت تم إجراؤه ونتائجها
- بنود العمل ، بما في ذلك الجهة المسؤولة والموعد النهائي للإنجاز
- أي خطوات تالية أو عناصر متابعة
- ملاحظات ختامية أو رفع الجلسة
خطوات لكتابة محضر اجتماع فعال
1 / التحضير
قبل الاجتماع ، تعرف على جدول أعمال الاجتماع وأي مواد أساسية ذات صلة. تأكد من حصولك على جميع الأدوات اللازمة ، مثل الكمبيوتر المحمول والمفكرة والقلم. من الجيد أيضًا مراجعة محضر الاجتماع السابق للتعرف على المعلومات التي يجب تضمينها وكيفية تنسيق محضر.
2 / تدوين الملاحظات
أثناء الاجتماع ، قم بتدوين ملاحظات واضحة وموجزة حول المناقشات والقرارات المتخذة. يجب أن تركز على التقاط النقاط الرئيسية والقرارات وعناصر العمل ، بدلاً من تدوين نص الاجتماع بالكامل حرفيًا. تأكد من تضمين أسماء المتحدثين أو أي اقتباسات رئيسية وأي بنود عمل أو قرارات. وتجنب الكتابة في الاختصارات أو الاختصارات التي تجعل الآخرين لا يفهمونها.
3 / تنظيم المحضر
قم بمراجعة وتنظيم ملاحظاتك لإنشاء ملخص متماسك وموجز لمحضر الاجتماع بعد الاجتماع. يمكنك استخدام العناوين والنقاط لتسهيل قراءة الدقائق. لا تأخذ آراء شخصية أو تفسيرات ذاتية للمناقشة. ركز على الحقائق وما تم الاتفاق عليه خلال الاجتماع.
4 / تسجيل التفاصيل
يجب أن يتضمن محضر اجتماعك جميع التفاصيل ذات الصلة ، مثل التاريخ والوقت والموقع والحضور. واذكر أي مواضيع مهمة تمت مناقشتها ، وقرارات ، وبنود عمل تم تعيينها. تأكد من تسجيل أي تصويت تم إجراؤه ونتائج أي مناقشات.
5 / بنود العمل
تأكد من إدراج أي عناصر عمل تم تعيينها ، بما في ذلك من هو المسؤول والموعد النهائي للانتهاء. هذا جزء مهم من محضر الاجتماع ، لأنه يضمن أن يعرف الجميع مسؤولياتهم والجدول الزمني لاستكمالها.
6 / المراجعة والتوزيع
يجب عليك مراجعة المحضر للتأكد من دقته واكتماله ، وإجراء أي تنقيحات ضرورية. تأكد من تدوين جميع النقاط والقرارات الرئيسية. بعد ذلك ، يمكنك توزيع الدقائق على جميع الحاضرين ، إما شخصيًا أو عبر البريد الإلكتروني. قم بتخزين نسخة من الدقائق في موقع مركزي لسهولة الوصول إليها ، مثل محرك أقراص مشترك أو منصة تخزين سحابية.
7 / المتابعة
تأكد من متابعة عناصر العمل من الاجتماع واستكمالها على الفور. استخدم الدقائق لتتبع التقدم والتأكد من تنفيذ القرارات. يساعدك على الحفاظ على المساءلة ويضمن أن يكون الاجتماع مثمرًا وفعالًا.
أمثلة على محاضر الاجتماع (+ القوالب)
1 / محضر الاجتماع مثال: نموذج اجتماع بسيط
يعتمد مستوى التفاصيل والتعقيد في محاضر الاجتماع البسيطة على الغرض من الاجتماع واحتياجات مؤسستك.
بشكل عام ، يتم استخدام محاضر الاجتماعات البسيطة للأغراض الداخلية ولا يلزم أن تكون رسمية أو شاملة مثل الأنواع الأخرى من محاضر الاجتماعات.
لذلك ، إذا كنت في حاجة ماسة وكان الاجتماع يدور حول محتوى بسيط وغير مهم للغاية ، فيمكنك استخدام النموذج التالي:
| عنوان الاجتماع: [أدخل عنوان الاجتماع] التاريخ: [أدخل التاريخ] مرة: [أدخل الوقت] الموقع [أدخل الموقع] الحاضرين: [أدخل أسماء الحاضرين] الاعتذار عن الغياب: [أدخل الأسماء] جدول: [أدخل البند 1 من جدول الأعمال] [أدخل البند 2 من جدول الأعمال] [أدخل البند 3 من جدول الأعمال] ملخص المقابله: [أدخل ملخصًا للمناقشات والقرارات التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع ، بما في ذلك أي نقاط رئيسية أو بنود عمل.] خطوات العمل: [أدخل قائمة بأية عناصر عمل تم تعيينها أثناء الاجتماع ، بما في ذلك الطرف المسؤول والموعد النهائي للانتهاء.] الخطوات التالية: [أدخل أي خطوات تالية أو بنود متابعة تمت مناقشتها أثناء الاجتماع.] ملاحظات ختامية: [أدخل أي ملاحظات ختامية أو رفع الجلسة.] توقيع: [أدخل توقيع الشخص الذي يأخذ دقائق] |
2 / محضر الاجتماع مثال: نموذج اجتماع مجلس الإدارة
يتم تسجيل محاضر اجتماعات مجلس الإدارة وتوزيعها على جميع الأعضاء ، مع توفير سجل للقرارات المتخذة واتجاه المنظمة. لذلك ، يجب أن تكون واضحة وكاملة ومفصلة ورسمية. إليك نموذج محضر اجتماع مجلس الإدارة:
| عنوان الاجتماع: اجتماع مجلس الإدارة التاريخ: [أدخل التاريخ] مرة: [أدخل الوقت] الموقع [أدخل الموقع] الحاضرين: [أدخل أسماء الحاضرين] الاعتذار عن الغياب: [أدخل أسماء الذين اعتذروا عن الغياب] جدول: 1. الموافقة على محضر الاجتماع السابق 2. مراجعة التقرير المالي 3. مناقشة الخطة الاستراتيجية 4. أي أعمال أخرى ملخص المقابله: 1. الموافقة على محضر الاجتماع السابق: [تم استعراض وإقرار النقاط البارزة من الاجتماع السابق] 2 - استعراض التقرير المالي: [أدخل النقاط البارزة للوضع المالي الحالي وتوصيات للتخطيط المالي المستقبلي] 3. مناقشة الخطة الإستراتيجية: [أدخل ما ناقشه مجلس الإدارة وقام بالتحديثات على الخطة الإستراتيجية للمنظمة] 4- أي مسائل أخرى: [تُدرج أي مسائل مهمة أخرى لم تكن مدرجة في جدول الأعمال] خطوات العمل: [أدخل قائمة بأية بنود عمل تم تعيينها أثناء الاجتماع ، بما في ذلك الطرف المسؤول والموعد النهائي للانتهاء] الخطوات التالية: سيعقد مجلس الإدارة اجتماع متابعة في [أدخل التاريخ]. ملاحظات ختامية: تم تأجيل الاجتماع في [أدخل الوقت]. توقيع: [أدخل توقيع الشخص الذي يأخذ دقائق] |
هذا مجرد نموذج أساسي لاجتماع مجلس الإدارة ، وقد ترغب في إضافة عناصر أو إزالتها بناءً على احتياجات اجتماعك ومؤسستك.
3 / محضر الاجتماع مثال: نموذج إدارة المشروع
فيما يلي مثال لمحضر الاجتماع لقالب إدارة المشروع:
| عنوان الاجتماع: اجتماع فريق إدارة المشروع التاريخ: [أدخل التاريخ] مرة: [أدخل الوقت] الموقع [أدخل الموقع] الحاضرين: [أدخل أسماء الحاضرين] الاعتذار عن الغياب: [أدخل أسماء الذين اعتذروا عن الغياب] جدول: 1. مراجعة حالة المشروع 2. مناقشة مخاطر المشروع 3. مراجعة تقدم الفريق 4. أي أعمال أخرى ملخص المقابله: 1. مراجعة حالة المشروع: [أدخل أي تحديث حول التقدم المحرز وقم بإلقاء الضوء على أي مشكلات تحتاج إلى معالجة] 2. مناقشة مخاطر المشروع: [أدخل المخاطر المحتملة على المشروع وخطة للتخفيف من تلك المخاطر] 3. استعراض تقدم الفريق: [أدخل التقدم الذي تمت مراجعته وناقش أي قضايا نشأت] 4 أي مسائل أخرى: [أدخل أي مسائل مهمة أخرى لم تكن مدرجة في جدول الأعمال] خطوات العمل: [أدخل قائمة بأية بنود عمل تم تعيينها أثناء الاجتماع ، بما في ذلك الطرف المسؤول والموعد النهائي للانتهاء] الخطوات التالية: سيعقد الفريق اجتماع متابعة في [أدخل التاريخ]. ملاحظات ختامية: تم تأجيل الاجتماع في [أدخل الوقت]. توقيع: [أدخل توقيع الشخص الذي يأخذ دقائق] |
نصائح لإنشاء محضر اجتماع جيد
لا تشدد على التقاط كل كلمة، وركز على تسجيل الموضوعات الرئيسية والنتائج والقرارات وعناصر العمل. ضع المناقشات على منصة مباشرة حتى تتمكن من جمع كل الكلمات في شبكة واحدة كبيرة 🎣 - AhaSlides"لوحة الأفكار هي أداة بديهية وبسيطة" للجميع لتقديم أفكارهم بسرعة. إليك كيفية القيام بذلك:
قم بإنشاء عرض تقديمي جديد باستخدام AhaSlides حساب، ثم قم بإضافة شريحة "العصف الذهني" في قسم "الاستطلاع".
اكتب موضوع المناقشة، ثم اضغط على "عرض" حتى يتمكن جميع المشاركين في الاجتماع من الانضمام وإرسال أفكارهم.
يبدو سهلا، أليس كذلك؟ جرب هذه الميزة الآن، فهي مجرد واحدة من الميزات المفيدة للمساعدة في تسهيل اجتماعاتك من خلال مناقشات حيوية وقوية.
الوجبات السريعة الرئيسية
الغرض من محضر الاجتماع هو تقديم نظرة عامة رفيعة المستوى عن الاجتماع لأولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور ، وكذلك الاحتفاظ بسجل لنتائج الاجتماع. لذلك يجب أن تكون المحاضر منظمة وسهلة الفهم ، مع إبراز أهم المعلومات بوضوح ودقة.
