هل انتهيت من مشروع ما وشعرت أن شيئًا ما كان من الممكن أن يسير على نحو أفضل؟ أو ربما نجحت في إنجازه بشكل رائع، لكنك لا تستطيع تحديد السبب لماذا؟هذا هو المكان استرجاع المشروع إنها بمثابة جلسة إحاطة لفريقك، وفرصة للاحتفال بالانتصارات، والتعلم من الأخطاء، وإعداد المسرح لتحقيق نجاح أكبر في المستقبل.
ما هو المشروع الاستعادي؟
مراجعة المشروع، والتي تسمى أحيانًا اجتماعًا استرجاعيًا، أو جلسة استرجاعية، أو ببساطة اجتماعًا استرجاعيًا، هو وقت مخصص لفريقك للتفكير في المشروع بعد اكتماله (أو عند مراحله الرئيسية). إنه نظرة منظمة إلى دورة حياة المشروع بالكامل - الجيد والسيئ و"الأشياء التي يمكن تحسينها".
فكر في الأمر على هذا النحو: تخيل أن مشروعك عبارة عن رحلة برية. إن الاسترجاع هو فرصة لك للتجمع حول خريطة بعد ذلك، وتتبع مسارك، وتسليط الضوء على المناظر الخلابة (تلك الانتصارات الرائعة!)، وتحديد الطرق الوعرة (تلك التحديات المزعجة)، والتخطيط لمسارات أكثر سلاسة للرحلات المستقبلية.
كيفية إدارة جلسة استرجاعية بشكل فعال
حسنًا، دعنا نقطع الزغب وننتقل مباشرة إلى كيفية إدارة اجتماع استرجاعي هذا هو الإطار الذي يحقق نتائج فعلية. إليك إطار عمل بسيط:
الخطوة 1: إعداد المسرح وجمع الملاحظات
جدول الأعمال. يتطلب كل اجتماع، سواء كان بأثر رجعي أم لا، جدول أعمال. وبدونه، سنكون في موقف صعب، لا نعرف من أين نبدأ. حدد بوضوح معنى وأهداف الاجتماع بأثر رجعي. اخلق بيئة آمنة ومنفتحة حيث يشعر الجميع بالراحة في مشاركة أفكارهم. هناك بعض التنسيقات الشائعة للاجتماع بأثر رجعي والتي يمكنك اتباعها، مثل:
البداية - التوقف - الاستمرار:
📈 آبدأ ماذا يجب أن نبدأ بفعله؟
- أفكار جديدة تستحق المحاولة
- العمليات المفقودة التي نحتاجها
- فرص للتحسين
- نهج جديدة للنظر فيها
🛑 قلة النوم "ماذا يجب علينا أن نتوقف عن فعله؟"
- ممارسات غير فعالة
- أنشطة مضيعة للوقت
- عادات غير منتجة
- الأشياء التي تبطئنا
✅ اتبع الدورة "ما هو الشيء الذي يعمل بشكل جيد والذي يجب علينا الاستمرار في القيام به؟"
- الممارسات الناجحة
- سير العمل الفعال
- سلوكيات الفريق الإيجابية
- الأشياء التي تجلب نتائج
سارت الأمور على ما يرام - لتحسين - بنود العمل:
✨ سارت الأمور على ما يرام "ما الذي جعلنا فخورين؟"
- الإنجازات الكبرى
- النهج الناجح
- الفريق يفوز
- نتائج إيجابية
- التعاون الفعال
🎯 لتحسين "أين يمكننا أن نفعل أفضل؟"
- نقاط الألم التي يجب معالجتها
- الفرص الضائعة
- اختناقات العملية
- فجوات الاتصال
- تحديات الموارد
⚡ خطوات العمل "ما هي الخطوات المحددة التي سنتخذها؟"
- مهام واضحة وقابلة للتنفيذ
- المسؤوليات الموكلة
- الالتزامات بالجدول الزمني
- أهداف قابلة للقياس
- خطط المتابعة
اجعل الجميع يتحدثون معك AhaSlidesاستطلاعات الرأي مجهولة المصدر، وسحابة الكلمات، والأسئلة والأجوبة المباشرة، والتصويت في الوقت الفعلي
▶️ إليك دليل البدء السريع: اشترك في AhaSlidesاختر قالبًا قديمًا وقم بتخصيصه وفقًا لاحتياجاتك وشاركه مع فريقك. سهل للغاية!
الخطوة 2: التحليل والتأمل وتوليد رؤى قابلة للتنفيذ
بمجرد جمع الملاحظات، حان الوقت لتحديد الموضوعات والأنماط الرئيسية في الملاحظات. ما هي أكبر المكاسب؟ ما هي التحديات الرئيسية؟ أين خرجت الأمور عن المسار الصحيح؟ قم بتجميع نفس الموضوعات معًا لتحويل الملاحظات إلى إجراءات ملموسة. اختتم الأمر بالإجراءات:
- التصويت على البنود ذات الأولوية
- تحديد المسؤوليات
- ضع الجداول الزمنية
- خطط للمتابعة
متى يجب عليك إجراء تقييم للمشروع؟
التوقيت هو المفتاح! في حين أن مراجعة المشروع غالبًا ما تُعقد بعد اكتماله، فلا تقيد نفسك. ضع في اعتبارك السيناريوهات التالية:
- نهاية مرحلة المشروع: إدارة إدارة المشاريع بأثر رجعي جلسات في نهاية المراحل الرئيسية لتصحيح المسار في وقت مبكر.
- فترات منتظمة: بالنسبة للمشاريع طويلة الأجل، قم بجدولة منتظمة جلسات الرجعية، مثل أسبوعيًا أو كل أسبوعين أو شهريًا أو ربع سنويًا، للحفاظ على الزخم ومعالجة المشكلات على الفور. وهذا مناسب بشكل خاص للفرق غير المتخصصة في المنتجات مثل أقسام التسويق وخدمة العملاء.
- بعد وقوع حادثة حرجة: إذا واجه المشروع تحديًا كبيرًا أو انتكاسة، اجتماع استرجاعي يمكن أن يساعد في فهم السبب الجذري ومنع تكراره.
ما هي الأغراض الرئيسية من إقامة معرض استعادي؟
إن المراجعة في إدارة المشاريع أمر حيوي للتحسين المستمر. فهي توفر مساحة آمنة للملاحظات الصادقة، مما يساعد الفرق على:
- حدد ما نجح وما لم ينجح. هذا هو جوهر أي مشروع استعاديمن خلال تحليل النجاحات والإخفاقات، تكتسب الفرق رؤى قيمة للمشاريع المستقبلية.
- كشف الحواجز المخفية. في بعض الأحيان، تتفاقم المشاكل تحت السطح. فريق ريترو تسليط الضوء على هذه المشكلات، مما يسمح بحلها بشكل استباقي.
- تعزيز الروح المعنوية والتعاون بين أعضاء الفريق. إن الاحتفال بالانتصارات والاعتراف بمساهمات الجميع يعزز بيئة الفريق الإيجابية.
- تعزيز التعلم والتطوير المستمر. تشجع النظرة الرجعية على عقلية النمو، حيث يُنظر إلى التعلم من الأخطاء كمسار للتحسين.
- تحسين التخطيط والتنفيذ المستقبلي. من خلال تحليل الأداء السابق، تستطيع الفرق تحسين عملياتها وتحديد توقعات واقعية للمشاريع المستقبلية.
تذكر أن الهدف ليس التركيز على الأخطاء، بل التعلم منها. إن جلسة إدارة المشروعات التي يشعر فيها الجميع بأنهم مسموعون ومقدرون ومحفزون ستساهم في تعزيز ثقافة التعلم والنمو المستمر.
أفكار لمشروع رائع
قد يبدو الطراز الرجعي التقليدي في بعض الأحيان مملًا وغير منتج. ولكن مع AhaSlides، يمكنك:
1. اطلب من الجميع أن ينفتحوا
- استطلاع رأي مجهول للحصول على ردود فعل صادقة
- سحابة كلمات للعصف الذهني الجماعي
- جلسة أسئلة وأجوبة مباشرة تتيح للجميع فرصة التعبير عن آرائهم
- التصويت في الوقت الحقيقي لتحديد أولويات القضايا
2. اجعل الأمر ممتعًا
- اختبارات سريعة لمراجعة المعالم الرئيسية للمشروع: "دعونا نتذكر المعالم الرئيسية لدينا!"
- استطلاع رأي لكسر الجمود لإيقاظ كل عقل: "في رمز تعبيري واحد، كيف تشعر تجاه المشروع؟"
- لوحات العصف الذهني التعاونية لتكوين الأفكار الجماعية
- ردود الفعل المباشرة للحصول على تعليقات فورية
3. تتبع التقدم بسهولة
- جمع البيانات البصرية
- نتائج قابلة للتصدير
- ملخصات سهلة المشاركة
