يُقرر معظم الموظفين الجدد خلال التسعين يومًا الأولى ما إذا كانوا سيستمرون في العمل أم لا. تُحسّن الشركات التي لديها عملية تأهيل مُنظّمة معدل الاحتفاظ بالموظفين الجدد بنسبة 82%، وتزيد إنتاجيتهم بأكثر من 70%، مقارنةً بالشركات التي تترك الأمر للصدفة [1]. ومع ذلك، تُشير أبحاث غالوب باستمرار إلى أن 12% فقط من الموظفين يُوافقون بشدة على أن مؤسساتهم تُطبّق عملية تأهيل جيدة [2].
الفجوة بين هاتين النقطتين من البيانات هي المكان الذي يحدث فيه دوران الموظفين - والمكان الذي تتمتع فيه فرق الموارد البشرية بأكبر قدر من النفوذ.
يشرح هذا الدليل كل مرحلة من مراحل إعداد الموظفين الجدد، بدءًا من الأسبوع الذي يسبق اليوم الأول وحتى أول 90 يومًا، بالإضافة إلى ست ممارسات تميز البرامج التي تستمر عن تلك التي يتم التخلي عنها بعد الأسبوع الثاني.
اللحظات السبع الحاسمة في لمحة
- قبل اليوم الأول — تغلب على الشك من خلال فيديو ترحيبي وتعريف بالصديق.
- الساعة الأولى — ركز على الناس بدلاً من الأعمال الورقية من خلال الترحيب الحار وتوفير مساحة عمل جاهزة.
- اليوم الأول — منع الإفراط في المعلومات من خلال جعل الجلسات تفاعلية، وليست مجرد عروض شرائح ثابتة.
- الأسبوع الأول — قم بتعيين زميل من الأقران لإنشاء مساحة آمنة لطرح "الأسئلة الغبية".
- الأسبوع الثاني - الثالث — عالج التذبذب من خلال التحقق مما إذا كان الواقع يطابق التوقعات.
- الشهر الأول — عقد جلسة تقييم ثنائية الاتجاه لمراجعة المراحل الأولية معًا.
- يوم 90 — ترسيخ مكانتهم في الفريق من خلال مراجعة رسمية واعتراف علني بإنجازاتهم.
كل خطوة تبني على سابقتها. إذا أخطأت في إحداها، يصبح من الصعب تحقيق الخطوة التالية.
📋 تحميل مجاني: قائمة التحقق من لحظات الإعداد السبع: مرجع من صفحة واحدة لكل نقطة اتصال في أول 90 يومًا.
الجدول الزمني لعملية الإعداد: مرحلة تلو الأخرى
الاستعداد قبل الصعود إلى الطائرة (قبل أسبوع من اليوم الأول)
غالباً ما تُهدر الفترة بين قبول العرض الوظيفي واليوم الأول للعمل. فالموظفون الجدد يكونون متاحين، فضوليين، وقلقين - وهو مزيج يجعلهم متقبلين لأي تواصل تقريباً من الشركة.
ما يجب إرساله أو إكماله قبل اليوم الأول:
على سبيل المثال، تُرسل شركة Shopify للموظفين الجدد "مجموعة أدوات ما قبل الالتحاق" التي تتضمن معداتهم، ورسالة ترحيب مكتوبة من فريقهم، وجدول أعمال مُنظّم قبل دخولهم المبنى. والنتيجة هي وصول الموظفين وهم على دراية تامة بعملهم بدلاً من الشعور بالارتباك، مما يُسرّع من الوقت اللازم لبدء مساهمتهم الفعّالة.
اليوم الأول
الانطباعات الأولى في العمل تدوم طويلاً. تشير الأبحاث المتعلقة بالعقود النفسية إلى أن التجارب المبكرة تشكل التوقعات طويلة الأجل بطرق يصعب تغييرها لاحقاً.
أولويات اليوم الأول:
الأسبوع الأول
يُخصص الأسبوع الأول للتعريف بالوظيفة على مستوى الدور الوظيفي وليس على مستوى الشركة. ينبغي على الموظفين الجدد إنهاء الأسبوع الأول وهم على دراية بأهم أصحاب المصلحة، وما هي مهامهم المتوقعة خلال أول 30 يومًا، وأين يمكنهم الحصول على المساعدة عند مواجهة أي صعوبات.
هيكل مفيد:
الشهر الأول (الأيام 8-30)
بحلول نهاية الشهر الأول، ينبغي أن يكون الموظف الجديد قد تجاوز مرحلة "التعرف على العمل" وبدأ بالمساهمة الفعّالة. ويتحول دور المدير من الشرح إلى التوجيه والتدريب.
الأنشطة الأساسية:
الشهرين الثاني والثالث (الأيام من 31 إلى 90)
تُعتبر فترة التسعين يوماً نقطة تفتيش طبيعية. تستخدمها العديد من المنظمات كنقطة مراجعة رسمية؛ كما أنها تُعتبر تقريباً الوقت الذي يبدأ فيه الاندماج الاجتماعي بالترسخ أو يفشل فيه.
أنشطة هذه المرحلة:
أكثر من 90 يومًا
إنّ برنامج الإعداد الذي ينتهي عند 90 يومًا يُغفل المرحلة الثانية من الاندماج: التطوير المهني، والتوجيه، والشعور بالانتماء الذي يُحفّز على الاستمرار في العمل على المدى الطويل. لذا، من المهمّ وضع آلية واضحة للانتقال من مرحلة "الإعداد" إلى مرحلة "التطوير المستمر"، وإلاّ فلن يحدث ذلك غالبًا.
6 أفضل الممارسات في عملية الإعداد والتهيئة
1. عيّن زميلاً، وليس مجرد مدير.
يتحمل المديرون مسؤولية الأداء. أما "الزملاء الداعمون" فهم زملاء يمكنهم الإجابة على أسئلة الموظفين الجدد التي قد يخجلون من طرحها على مديريهم. وقد أجرت مايكروسوفت دراسة على برنامج "الزملاء الداعمين" الخاص بها، ووجدت أن الموظفين الجدد الذين لديهم زميل داعم كانوا أكثر رضا بنسبة 23% عن عملية انضمامهم للشركة بعد مرور 90 يومًا [4]. ويكون دور "الزميل الداعم" أكثر فعالية عندما يكون تطوعيًا ومحدد المدة (عادةً 90 يومًا)، ومدعومًا بدليل موجز يوضح السلوك الأمثل للزميل الداعم.
2. أتمتة الطبقة الإدارية
إرسال الأوراق المطلوبة قبل الوصول، وجدولة اجتماعات الأسبوع الأول، وتوزيع قوائم التذكير - كل هذا يمكن أتمتته عبر نظام إدارة الموارد البشرية أو منصة التوظيف. تكمن أهمية الأتمتة ليس في كونها أسرع (مع أنها كذلك)، بل في ضمان عدم إغفال أي شيء عندما يكون المدير مشغولاً أو عندما يبدأ موظف جديد العمل خلال أسبوع حافل.
3. قم بعقد جلسات تفاعلية، وليس مجرد عروض تقديمية.
غالبًا ما تكون جلسات تعريف الموظفين الجدد أحادية الاتجاه؛ حيث يقدم قسم الموارد البشرية العرض، ويشاهده الموظفون الجدد، ولا يتذكر أحد الكثير بحلول اليوم الثالث. يُحسّن إجراء استطلاعات رأي قصيرة مباشرة، واختبارات معرفية، أو جلسات أسئلة وأجوبة خلال جلسات التعريف بشكل كبير من استيعاب المعلومات، ويُعطي الميسرين مؤشرًا فوريًا على مواطن الضعف في الفهم. يُمكّن برنامج AhaSlides فرق التدريب والتطوير من دمج استطلاعات الرأي والاختبارات القصيرة وجلسات الأسئلة والأجوبة المفتوحة في أي جلسة مباشرة أو افتراضية، بحيث يصبح سؤال "ما هي أسئلتكم؟" نقطة بيانات فعلية بدلًا من كونه مجرد سؤال نظري.
4. اجعل الثقافة واضحة، لا مفترضة
كثيراً ما يُوصف مفهوم الثقافة بأنه "كيف تسير الأمور هنا"، لكن الموظفين الجدد لا يستطيعون ملاحظة الثقافة؛ فهم يختبرون مواقف فردية ويستنتجون منها. أما الفرق التي تُحسن عملية تعريف الموظفين الجدد بالشركة فتجعل الثقافة واضحة: فهي توثقها كتابياً، وتجعل كبار القادة يتحدثون عن قرارات حقيقية تعكس قيم الشركة، وتُبرز معايير لا تظهر في أي وثيقة سياسات (مثل كيفية سير الاجتماعات، وكيفية تصعيد القرارات، وكيفية التعامل مع الخلافات).
5. حدد مراحل رئيسية مكتوبة لمدة 30 و60 و90 يومًا
تُحقق خطة العمل التي تمتد لـ 30-60-90 يومًا، والمُصممة بالتعاون بين المدير والموظف الجديد، هدفين رئيسيين: فهي تُحدد التوقعات بوضوح، وتُوفر لكلا الطرفين وثيقة مشتركة للمراجعة والتحديث. يجب أن تُحدد الخطة المُخرجات، وليس الأنشطة فقط. فمثلاً، "حضور جميع اجتماعات الفريق" يُعد نشاطًا، بينما "إكمال التدريب على الامتثال وتقديم مُلخص لخارطة طريق المنتج للفريق بحلول اليوم الثلاثين" يُعد مُخرجًا.
6. جمع الملاحظات والعمل بناءً عليها
تُجري معظم المؤسسات استطلاعات رأي للموظفين الجدد بعد إتمام برنامج الإعداد. لكن قليلًا منها من يُطبّق نتائج الاستطلاعات بشكلٍ ملموس. إن أسرع طريقة لتحسين برنامج الإعداد هي إتمام عملية التقييم: مشاركة الملاحظات المُجمّعة مع الفريق الذي أشرف على البرنامج، وإجراء التعديلات اللازمة للمجموعة التالية، وإبلاغ الموظفين الجدد بالتغييرات التي طرأت نتيجةً لملاحظاتهم. هذه العملية، عندما تُطبّق بنجاح، تُشير أيضًا للموظفين الجدد إلى أن المؤسسة تُصغي إليهم، وهو بحد ذاته نتيجةٌ من نتائج برنامج الإعداد.
إلحاق الموظفين عن بعد والموظفين الذين يعملون بنظام هجين
يواجه الموظفون الذين يتم توظيفهم عن بُعد أو بنظام هجين مشكلة في التواصل، وهي مشكلة تُحلّ جزئيًا عن طريق الصدفة من خلال التوظيف المباشر. فالتعارف العفوي في الممرات، والاستماع إلى سير الاجتماعات، وفهم أجواء النقاشات الحادة - كل ذلك غير متاح في مكالمات الفيديو. لذا، يتعين على فرق الموارد البشرية استبدال هذه اللحظات العفوية بلحظات مُخطط لها بعناية.
بعض التعديلات التي تُحدث فرقاً ملموساً:
معدات السفن بلمسة شخصية. إنّ جهاز كمبيوتر محمول مرفق برسالة مكتوبة بخط اليد من الفريق، أو هدية صغيرة تحمل شعار الشركة، يُضفي انطباعًا إيجابيًا على اليوم الأول أكثر من معظم رسائل الترحيب الرسمية. تأكد من إعداد الجهاز بالكامل قبل شحنه حتى لا يضطر الموظف الجديد لقضاء صباحه الأول في مكالمة دعم فني.
قم بإدراج التواصل في الجدول الزمني. ينبغي أن يحظى الموظفون الجدد الذين يعملون عن بُعد بمزيد من التواصل الاجتماعي المنظم خلال الأسبوع الأول، لا أقل. يكفي لقاء قصير عبر الإنترنت مع زميل، أو غداء جماعي عبر الفيديو، أو سؤال تعريفي موجز في بداية اجتماع الفريق. لا يشترط أن تكون هذه اللقاءات طويلة، بل يكفي أن تكون منتظمة.
الإفراط في شرح السياق. في المكتب، يستوعب الموظفون الجدد المعلومات المحيطة بهم. أما عن بُعد، فلا يحصلون إلا على ما يُشارك عمدًا. لذا، ينبغي على المديرين الذين يعملون مع موظفين عن بُعد أن يحرصوا على شرح الأسباب الكامنة وراء القرارات، ومشاركة محاضر الاجتماعات التي ربما لم يُدعوا إليها، وسرد سير العمل في قنوات الفريق.
استخدم مواد الإعداد غير المتزامنة بشكل استراتيجي. تتيح الجولات الإرشادية المسجلة مسبقًا، وأدلة التوجيه المكتوبة، والوحدات التفاعلية ذاتية التعلم للموظفين عن بُعد التقدم بوتيرة تناسبهم والرجوع إلى المواد حسب الحاجة. وبذلك، يمكن للجلسات المباشرة التركيز على النقاش والأسئلة وبناء العلاقات بدلًا من مجرد نقل المعلومات.
أخطاء شائعة في عملية الإعداد
البدء متأخراً جداً. إذا كانت أول رسالة يتلقاها الموظف الجديد هي دعوة تقويم لحضور جلسة تعريفية في اليوم الأول، فإن فترة ما قبل بدء العمل تكون قد ولت.
الأسبوع الأول من التحميل الزائد. يؤدي تكثيف التدريب على الامتثال، والجولات التعريفية بالأدوات، والتعريف بالأقسام، والتسجيل في المزايا في خمسة أيام إلى إرهاق الموظفين الذين لا يستوعبون إلا القليل جداً.
لا يوجد تحضير من قبل المدير. تعتمد تجربة الموظف الجديد في أسبوعه الأول بشكل كبير على مدى توافر مديره وجديته. يحتاج المديرون إلى قائمة مهام مختصرة خاصة بهم، وليس مجرد الوصول إلى برنامج الإعداد الشامل للشركة.
لم يتم المتابعة بعد مرور 30 يومًا. الشهر الأول ليس نهاية عملية الإعداد. فالمؤسسات التي تعتبر مرور 30 يومًا بمثابة "انتهاء" تشهد ارتفاعًا متوقعًا في معدل التسرب المبكر في الشهرين الثالث والرابع تقريبًا - عندما يزول عنصر الجدة ولكن لم يترسخ الانتماء بشكل كامل.
استخدام AhaSlides لجلسات التعريف
غالباً ما تفشل جلسات التعريف المباشرة للموظفين الجدد - سواء كانت حضورية أو افتراضية أو هجينة - بنفس الطريقة: حيث يكون الموظفون الجدد سلبيين في معظمها. يضيف AhaSlides طبقة تفاعلية فورية لأي جلسة: استطلاعات رأي مباشرة لتمكين الميسرين من قياس مدى استيعابهم، وجلسات أسئلة وأجوبة مجهولة الهوية تتيح لهم طرح أسئلة قد يترددون في طرحها علناً، وسحب كلمات لتسجيل الانطباعات الأولى أو معايير الفريق بشكل مرئي لا يُنسى.
بالنسبة لفرق الموارد البشرية التي تُدير برامج تعريف الموظفين الجدد على أساس مجموعات في مواقع أو مناطق زمنية متعددة، تُمكّن الميزات غير المتزامنة الموظفين الجدد من إكمال العناصر التفاعلية بوتيرتهم الخاصة، مع إمكانية رؤية النتائج للمُيسّر قبل الجلسة المباشرة التالية. وهذا يعني إمكانية استغلال وقت الجلسة المباشرة في النقاش والتواصل، بدلاً من عرض معلومات كان من الممكن استيعابها مسبقاً.
مصادر
[1] مجموعة براندون هول (أجريت لصالح موقع Glassdoor). التكلفة الحقيقية لتوظيف شخص غير مناسب. الرقم الذي يتم الاستشهاد به بشكل متكرر: المنظمات التي لديها برامج إعداد قوية للموظفين الجدد تحسن معدل الاحتفاظ بالموظفين الجدد بنسبة 82٪ والإنتاجية بأكثر من 70٪. بحث مجموعة براندون هول حول عملية التوظيف
[2] غالوب. حالة مكان العمل الأمريكي. 12% فقط من الموظفين يوافقون بشدة على أن مؤسستهم تقوم بعملية التوظيف بشكل جيد. أبحاث غالوب في أماكن العمل
[3] باور، تي إن (2010). تأهيل الموظفين الجدد: تحقيق أقصى قدر من النجاح. سلسلة إرشادات الممارسة الفعالة لمؤسسة SHRM. إطار عمل 4 C's (الامتثال، والتوضيح، والثقافة، والتواصل) ينبع من بحث باور حول التنشئة الاجتماعية. مؤسسة SHRM
[4] مايكروسوفت. لماذا يجب عليك إعطاء الأولوية لبرنامج دعم الموظفين الجدد في عملية التوظيف. أظهرت دراسة داخلية أن نسبة الرضا أعلى بنسبة 23% بعد 90 يومًا للموظفين الجدد الذين لديهم زميل. مختبر عمل مايكروسوفت
