Функционална организационна структура: Начини за отприщване на силата във вашата организация през 2024 г.

Чудили ли сте се някога как големите компании се организират сред всички движещи се части?

Докато някои фирми работят като една сплотена единица, много създават отделни отдели въз основа на функция. Това е известно като a функционална организационна структура.

Независимо дали става въпрос за маркетинг, финанси, операции или ИТ, функционалните структури разделят екипите според специалността.

На пръв поглед това разделение на задълженията изглежда ясно – но как наистина влияе върху сътрудничеството, вземането на решения и цялостния бизнес?

В тази публикация ще надникнем под капака на функционалния модел и неговите предимства. Гмурнете се направо!

Таблица на съдържанието

• Какво е функционална организационна структура?
• Предимства на функционалната организационна структура
• Недостатъци на функционалната организационна структура
• Преодоляване на предизвикателствата на функционалната организационна структура
• Кога е подходяща една функционална структура?
• Примери за функционална организационна структура
• Ключови храни за вкъщи
• Често задавани въпроси

Още съвети с AhaSlides

• 7 ключови типа организационни структури
• Видове управление на събития

Какво е функционална организационна структура?

Много компании избират да се организират в различни отдели въз основа на видовете работа или задачи, които хората изпълняват, като разделят работата на по-специализирани работни места.

Това се нарича наличие на „функционална организационна структура“. Вместо да групират всички, които работят по един и същи проект заедно, хората се групират по общата област на тяхната работа – неща като маркетинг, финанси, операции, обслужване на клиенти и други.

Така например всеки, който създава реклами, провежда кампании в социалните медии или мисли за нови идеи за продукти, ще бъде в маркетинговия отдел. Всички счетоводители, които следят парите, плащат сметки и подават данъци, ще бъдат заедно във финансите. Инженерите ще работят заедно с други инженери в операциите.

Идеята е, че като обединят всички със сходни професионални умения, те могат да си помагат взаимно и да се учат от опита на другия. Неща като финансови процедури също могат да бъдат стандартизирани в целия отдел.

Тази структура я прави много ефективна, защото специалистите не трябва постоянно да търсят отговори извън своя отдел. Но също така може да затрудни различните области да си сътрудничат добре по по-големи проекти, които изискват много умения. Понякога комуникацията между отделите също може да се загуби.

Като цяло функционалните структури са добри за утвърдени компании, в които процесите са определени, но компаниите трябва да намерят начини да обединяват хората и между отделите, за да избегнат работа в собствените си силози твърде много.

Предимства на функционалната организационна структура

Основните предимства на функционалната организационна структура са разгледани по-долу:

• Специализация на труда – Хората придобиват опит в специфичната си функция, като се фокусират само върху тези задачи. Това води до по-висока производителност.
• Централизация на експертизата – Подобна експертиза се обединява във всеки отдел. Служителите могат да се учат и да се подкрепят взаимно.
• Стандартизиране на практиките – Общи начини на работа могат да бъдат разработени и документирани във всяка функция за последователност.
• Ясни линии на отчитане – Ясно е пред кого се отчитат служителите въз основа на тяхната роля, без матрично отчитане пред множество мениджъри. Това рационализира вземането на решения.
• Гъвкаво разпределение на ресурсите – Трудът и капиталът могат да се разпределят по-лесно в рамките на отделите въз основа на променящите се приоритети и натоварване.
• Икономия от мащаба – Ресурси като оборудване и служители могат да се споделят във всеки отдел, намалявайки разходите за единица продукция.
• Лесно наблюдение на изпълнението – показателите на отдела могат да бъдат по-ясно свързани с целите и резултатите, тъй като функциите са отделни.
• Възможности за кариерно развитие – Служителите могат да усъвършенстват своите умения и кариера, като преминават между роли в рамките на своята специализирана област.
• Опростяване на управлението – Всеки ръководител на отдел има власт над едно хомогенно звено, което прави управлението по-малко сложно.

И така, в обобщение, функционалната структура насърчава специализацията, използването на експертен опит и оперативната ефективност в рамките на отделните функции.

Недостатъци на функционалната организационна структура

От другата страна на монетата, функционалната организационна структура не е напълно безупречна. Компаниите трябва да обмислят тези потенциални неуспехи:

• Силозен манталитет – отделите може да се съсредоточат само върху собствените си цели, а не върху целите на цялата организация. Това пречи на сътрудничеството.
• Дублиране на усилия – едни и същи задачи могат да се изпълняват многократно в различни отдели, вместо да се рационализират между функциите.
• Бавно вземане на решения – Проблемите, които засягат отделите, отнемат повече време за разрешаване, тъй като изискват координация между силозите.
• Лошо обслужване на клиентите – Клиентите, които взаимодействат с множество отдели, може да получат непоследователно или фрагментирано изживяване.
• Сложни процеси – Работата, която изисква междуфункционално сътрудничество, може да стане заплетена, неефективна и разочароваща.
• Гъвкавост към промяна – Трудно е бързо да се прехвърлят и привеждат в съответствие ресурсите, когато нуждите на пазара се променят или се появяват нови възможности.
• Трудност при оценката на компромисите – По-широките въздействия на функционалните решения могат да бъдат пренебрегнати, без да се вземат предвид взаимозависимостите.
• Свръхзависимост от ръководители – Служителите разчитат в голяма степен на ръководителя на отдела си, вместо да развиват обща перспектива.
• Задушаване на иновациите – Новите идеи, изискващи принос от различни области, по-трудно получават подкрепа.

Функционалните силози, бавното вземане на решения и липсата на сътрудничество могат да подкопаят ефективността и гъвкавостта на организация, която има тази структура.

Преодоляване на предизвикателствата на функционалната организационна структура

Може да е трудно за различни работни групи като маркетинг, продажби и поддръжка да се свържат, ако винаги са в собствените си ъгли. Но изолирането всъщност затруднява извършването на нещата. Ето няколко идеи за преодоляване на предизвикателствата:

Правете проекти с хора от различни области. Това представя всички и ги кара да си помагат.

Изберете хора, които да помогнат на единиците да се сближат. Назначете продуктови/клиентски мениджъри, те ще гарантират, че всички споделят актуализации и решават проблеми заедно.

Съсредоточете се върху споделени цели, вместо всяка област да върши работата си сама, насочете се към мечтите на големите компании, които всички те подкрепят.

Консолидирайте дублирани роли като HR или IT, така че един екип да обслужва цялата работа срещу разделянето на работата.

Задайте срещи, при които областите накратко се актуализират взаимно за това, което се случва. Прищипване проблеми в зародиш.

Инвестирайте в инструменти за сътрудничество – технологии като интранет, споделяне на документи/файлове или приложения за управление на проекти могат да улеснят координацията.

Насърчаване на гъвкави ротации. Нека служителите временно да опитат други роли другаде, за да се разберат по-добре и да развият различна гледна точка.

Проследявайте и работата в екип. Обърнете внимание на това колко добре се разбират хората и на общите KPI на екипа, а не само на индивидуалните постижения. Дайте на лидерите стимули да се съсредоточат върху организационната синергия, а не само върху функционалните KPI.

И накрая, насърчавайте социалното взаимодействие, така че всеки отдел да се чувства по-удобно да се обръща един към друг за помощ. Намирането на начини функциите да си взаимодействат и да работят като взаимозависимо цяло ще помогне да се разбият силозите.

Разчупете леда с AhaSlides

Помогнете на всеки отдел да се свърже и обвърже с интерактивностите на AhaSlides. От съществено значение за сесиите за свързване на компании!🤝

Кога е подходяща една функционална структура?

Проверете списъка, за да видите дали вашата организация е подходяща за формиране на тази структура:

☐ Утвърдени компании със стандартизирани операции – За зрели компании, чиито основни процеси и работни процеси са добре дефинирани, специализацията в рамките на функциите може да насърчи ефективността.

☐ Стабилна бизнес среда – Ако пазарът и нуждите на клиентите са относително предвидими, функционалните групи могат да се съсредоточат върху оптимизирането на своите специализирани области, без да се нуждаят от бързо междуведомствено сътрудничество.

☐ Задачи, изискващи специализирани експертни познания – Определени длъжности като инженерство, счетоводство или правна работа разчитат в голяма степен на задълбочени технически умения и са много подходящи за функционална структура.

☐ Приоритизиране на оперативното изпълнение – Функционалните структури са изключително ефективни, когато организацията дава приоритет на производството или доставянето на продукт или услуга; разделянето на специализирани стъпки сред функциите може да рационализира изпълнението.

☐ Големи организации с мащаб – Много големи компании с хиляди служители могат да се организират във функции само за да управляват сложността в множество бизнес единици.

☐ Разпределението на ресурсите има най-голямо значение – За капиталоемките индустрии структура, която улеснява прецизното разпределение на специализирани ресурси и оборудване, работи добре.

☐ Традиционно бюрократични култури – Някои установени компании предпочитат силно разделени на отдели настройки за контрол и надзор.

Примери за функционална организационна структура

Технологична компания:

• Маркетингов отдел
• Инженерен отдел
• Отдел за разработване на продукти
• ИТ/Оперативен отдел
• Отдел продажби
• Отдел за поддръжка на клиенти

Производствена компания:

• Производствен/Оперативен отдел
• Инженерен отдел
• Отдел поръчки
• Отдел за контрол на качеството
• Отдел Логистика/Дистрибуция
• Отдел продажби и маркетинг
• Финансово-счетоводен отдел

Болница:

• Сестринско отделение
• Рентгенологично отделение
• Хирургично отделение
• Лабораторен отдел
• Аптечен отдел
• Административен отдел/Отдел за таксуване

Магазин за търговия на дребно:

• Отдел магазинни операции
• Отдел за мърчандайзинг/закупуване
• Маркетингов отдел
• Отдел Финанси/Счетоводство
• отдел Човешки ресурси
• Отдел за предотвратяване на загуби
• IT отдел

Университет:

• Различни академични катедри като биология, английски, история и други
• Отдел "Студентски въпроси".
• Отдел за съоръжения
• Отдел за спонсорирани изследвания
• Отдел по лека атлетика
• Финансово-административен отдел

Това са някои примери за това как компаниите в различни индустрии могат да групират специализирани роли и функции в отдели, за да формират функционална организационна структура.

Ключови храни за вкъщи

Докато разделянето на работата в специализирани отдели има своите предимства, лесно е да се образуват силози между групите. За да успеят наистина, компаниите се нуждаят от сътрудничество толкова, колкото и от обикновени специалности.

В крайна сметка всички сме в един отбор. Независимо дали създавате продукти или предоставяте обслужване на клиенти, вашата работа подкрепя другите и цялостната мисия на компанията.

💡 Вижте също: - 7 вида организационна структура Трябва да знаеш.

Често задавани въпроси

Кои са 4-те функционални организационни структури?

Четирите функционални организационни структури са функционална, дивизионна, матрична и мрежова структура.

Какво се разбира под функционална структура?

Функционалната организационна структура се отнася до това как една компания разделя своя труд и отдели въз основа на функциите или линиите на работа, включени по време на работа.

McDonald's функционална организационна структура ли е?

McDonald's има дивизионна организационна структура, при която всеки отдел обслужва конкретно географско местоположение и работи почти независимо със свои отделни отдели като маркетинг, продажби, финанси, правен, доставки и други.