Овладяване на стратегия за вътрешна комуникация | 9 най-добри практики през 2024 г

Страхотен стратегия за вътрешна комуникация е жизнената сила на всяка успешна организация. В днешния хибриден работен климат осигуряването на прозрачна, честа комуникация между разпределени екипи е по-важно от всякога. И все пак много компании все още се борят да изпращат съобщения правилно, когато служителите са както в офиса, така и извън него.

В тази публикация ще проучим най-добрите практики, събрани от вътрешни комуникационни професионалисти в компании, които се отличават в хибридната ера. Ще получите вътрешни съвети за създаване на уместно съдържание, стимулиращо ангажираността, както и за измерване на това, което наистина резонира с вашата аудитория.

Съдържание

• Какво е стратегия за вътрешна комуникация?
• Защо стратегията за вътрешна комуникация е важна?
• Кой е отговорен за разработването на стратегията за вътрешна комуникация?
• Кога се провежда стратегията за вътрешна комуникация?
• Какви канали ще използва стратегията за вътрешна комуникация?
• Как да разработим стратегия за вътрешна комуникация?
• Направете вътрешната комуникация ефективна с AhaSlides 
• Ключови храни за вкъщи 
• Често задавани въпроси

Още съвети с AhaSlides

• Самодоволство на работното място
• Ефективна комуникация на работното място

Какво е стратегия за вътрешна комуникация?

Представете си, че имате куп талантливи хора, които работят заедно в компания. Сега, за да успее този екип, те трябва да комуникират добре, точно като приятели, които говорят и споделят идеи. Ето къде идва стратегията за вътрешна комуникация!

Стратегия за вътрешна комуникация е цялостен план и рамка, предназначени да улеснят ефективната и ефикасна комуникация в организацията. 

Основната цел на тази стратегия е да създаде сплотена, информирана и ангажирана работна сила, която в крайна сметка да допринесе за успеха на организацията и постигането на нейните цели.

Има четири вида вътрешна комуникация:

• Комуникация отгоре надолу (комуникация между ръководството и служителите): Това е, когато информацията тече от върха на организационната йерархия (като мениджъри или лидери) към по-ниските нива (служители). Това е като шеф, който дава указания на екипа. Използваме този тип комуникация, за да споделяме важни съобщения, фирмени цели или нови политики.
• Комуникация отдолу нагоре (комуникация със служители): Това е обратното на комуникацията отгоре надолу. Информацията се движи от по-ниските нива (служители) към върха (мениджъри или лидери). Това е като служителите да споделят своите идеи, обратна връзка или притеснения с шефовете си. 
• Хоризонтална/странична комуникация (комуникация между партньори:): Този тип комуникация се случва между хора на едно и също ниво в организацията. Това е като колеги да разговарят помежду си, за да координират задачи или да споделят актуализации. 
• Диагонална комуникация: Представете си това като комбинация от комуникация отгоре надолу и хоризонтална комуникация. Това се случва, когато хора от различни отдели или нива трябва да работят заедно по проект или да обменят информация. 

Защо стратегията за вътрешна комуникация е важна?

Във всяка компания стратегията за вътрешна комуникация поддържа служителите свързани и ангажирани. Важни съобщения като пускане на нови продукти, промени във фирмените политики или предстоящи събития се споделят незабавно. Служителите също могат да предоставят обратна връзка и идеи на ръководството, което ги кара да се чувстват ценени и част от по-голямата картина.

Със солидна стратегия работното място става щастливо и продуктивно, където всички са на една и съща страница, работата в екип процъфтява и компанията процъфтява!

Кой е отговорен за разработването на стратегията за вътрешна комуникация?

Отговорността за разработване на вътрешна комуникационна стратегия обикновено пада върху раменете на ръководния екип на организацията и отдела за комуникация или Човешки ресурси. Това включва сътрудничество между различни заинтересовани страни за създаване на добре закръглена и ефективна стратегия, която е в съответствие с целите и ценностите на организацията.

Ето основните играчи, участващи в разработването на стратегията за вътрешна комуникация:

• Leadership Team
• Отдел за комуникация или човешки ресурси
• Консултанти по комуникация: В някои случаи организациите може да потърсят външни комуникационни консултанти или специалисти, които да предложат свежи перспективи и най-добри практики при разработването на ефективна стратегия.

Кога се провежда стратегията за вътрешна комуникация?

Вътрешната комуникационна стратегия е постоянна и се случва през целия жизнен цикъл на организацията. Това не е еднократно нещо, а постоянни усилия за осигуряване на ефективна комуникация. Ето някои ключови случаи, когато това се случва:

1. Организационно планиране: Стратегията се изгражда по време на планирането, за да съгласува комуникацията с целите на компанията.
2. Редовни актуализации: Преразглежда се редовно, за да се адаптира към промените и развиващите се нужди.
3. Оценки и оценки: Това е много важно за процеса на оценяване включително междинен преглед, преглед в края на годината и оценка на работата на служителите.
4. По време на промените: Става жизненоважно по време на големи промени като сливания или смяна на ръководството.
5. Представяне на политики: Гарантира, че служителите знаят за нови политики или инициативи.
6. По време на криза: Играе решаваща роля в предоставянето на навременна и точна информация по време на трудни времена.
7. Включване на служители: Помага на новите служители да се чувстват добре дошли и информирани за своите роли.
8. Ежедневни операции: Осигурява гладка комуникация между екипите и ръководството.
9. Търсене на обратна връзка: Влиза в действие, когато компанията поиска обратна връзка от служителите, обратна връзка на мениджъра и насърчава откритата комуникация.

Какви канали ще използва стратегията за вътрешна комуникация?

Каналите, използвани във вътрешната комуникационна стратегия, могат да варират в зависимост от предпочитанията на организацията, размера и естеството на информацията, която трябва да се предаде. Ето някои често срещани комуникационни канали, които една вътрешна комуникационна стратегия може да използва:

1. Имейл
2. Интранет
3. Екипни срещи (Редовни срещи лице в лице или виртуални срещи за обсъждане на напредъка, споделяне на актуализации и сътрудничество по проекти.)
4. Инструменти за цифрово сътрудничество (Платформи като Microsoft Teams, Slack или други инструменти за управление на проекти.)
5. Бюлетини
6. Заседания на кметството
7. Табла за обяви
8. Социална медия (Вътрешни платформи)
9. Проучвания за обратна връзка

Как да разработим стратегия за вътрешна комуникация?

Разработването на ефективна стратегия за вътрешна комуникация включва няколко стъпки, за да се гарантира, че тя е в съответствие с целите на организацията и отговаря на комуникационните нужди на нейните служители. Ето ръководство стъпка по стъпка, което ще ви помогне да разработите стратегия за вътрешна комуникация:

1/ Определете целите и задачите на комуникацията: 

Посочете целите, които искате да постигнете със стратегията. Наличието на конкретни цели ще насочи вашите комуникационни усилия, независимо дали те засилват сътрудничеството, увеличават ангажираността на служителите или привеждат служителите в съответствие с визията на компанията.

2/ Идентифицирайте целевите аудитории: 

Идентифицирайте различните сегменти на служителите и техните уникални комуникационни нужди. Приспособете съобщенията и каналите, за да отговарят на предпочитанията, ролите и изискванията на всяка група.

• Например маркетинговият екип може да изисква чести актуализации на нови кампании, докато ИТ отделът се нуждае от информация за системни актуализации и технически проблеми.

3/ Изберете комуникационни канали: 

В зависимост от вида на предоставената информация и целевата аудитория изберете най-добрите методи за комуникация. Помислете за използването на различни канали, като платформи за чат, имейл, интранет, екипни срещи и инструменти за цифрово сътрудничество.

4/ Установете насоки за съобщения: 

Определете тона, стила и езика на комуникация. Уверете се, че съобщенията са ясни, кратки и съобразени с ценностите и културата на компанията.

5/ Прилагане на двупосочна комуникация: 

Насърчавайте открития диалог и обратната връзка, за да създадете култура на ангажираност. Осигурете възможности за служителите да изразят своите мнения, предложения и притеснения.

6/ Създайте график за комуникация: 

Разработете график за редовна комуникация. Определете честотата на актуализациите, срещите и сесиите за обратна връзка, за да поддържате служителите информирани и ангажирани.

7/ Подгответе план за комуникация при кризи: 

Имайте план за ефективна комуникация по време на криза или предизвикателни ситуации. Като разполага с добре разработен план за комуникация при кризи, компанията може ефективно да реагира на предизвикателствата, да държи служителите информирани и да поддържа доверието в способността на организацията да се справя с кризи.

8/ Обучавайте и образовайте: 

Осигурете обучение на служители и мениджъри за ефективни комуникационни практики, особено за нови инструменти или канали, които се въвеждат.

9/ Измерете и оценете: 

Настройте показатели за оценка на ефективността на стратегията за вътрешна комуникация. Събирайте обратна връзка от служителите и проследявайте ключови показатели за ефективност, за да направите подобрения.

Освен това поддържайте стратегията гъвкава и я коригирайте според нуждите въз основа на обратна връзка, променящи се организационни нужди и нововъзникващи комуникационни технологии.

Направете вътрешната комуникация ефективна с AhaSlides 

AhaSlides може да бъде мощен инструмент за подобряване на вътрешната комуникация и да я направи по-ефективна по няколко начина:

• Интерактивни срещи и кметства: Можете да използвате анкети на живо, викторина, и Въпроси и отговори за ангажиране на участниците, събиране на обратна връзка в реално време и насърчаване на активно участие във виртуални срещи и кметства със служители. 
• Обратна връзка в реално време: С AhaSlides можете бързо да създавате и разпространявате анкети, облак на думи на служителите. Това ви позволява да съберете ценна обратна връзка по различни теми, като фирмени инициативи, удовлетвореност на служителите или програми за обучение.
• Обучение и учене: Можете да включите интерактивни тестове и анкети с предварително направени шаблони за тестване на разбирането на служителите и укрепване на ключови концепции за подобряване на обучителните сесии и семинари.
• Дейности за изграждане на екип: AhaSlides предлага дейности за изграждане на екип като викторини за ледоразбивач, игри с въртящо се колело, генератор на случаен отбор. Тези дейности могат да насърчат другарството и сътрудничеството между служителите, дори в отдалечени или разпределени екипи.
• Признаване на служителите: AhaSlides може да се използва за разпознаване и отбелязване на постиженията, етапите и приноса на служителите. Това повишава морала и мотивацията на служителите.
• Анонимна обратна връзка: Функцията за анонимно анкетиране на платформата може да позволи на служителите да предоставят обратна връзка без страх от последствия, насърчавайки по-отворена и честна комуникационна среда.
• Ангажиране на отдалечени служители: За организации с отдалечени или разпределени екипи AhaSlides може да бъде ценен инструмент, който да гарантира, че всички служители остават свързани, ангажирани и информирани.

Ключови храни за вкъщи 

Ефективната стратегия за вътрешна комуникация е гръбнакът на една добре функционираща и хармонична организация. Той укрепва културата на организацията и в крайна сметка води до подобрена производителност и успех. 

Често задавани въпроси

Ref: Forbes