Срещите играят решаваща роля в бизнеса и организациите, служейки като платформа за обсъждане и решаване на проблеми и управление на вътрешните работи за стимулиране на напредъка. За да улови същността на тези събирания, независимо дали са виртуални или лични, Протокол от срещата or протокол от срещата (MoM) са от решаващо значение за водене на бележки, обобщаване на ключови обсъждани теми и проследяване на постигнатите решения и резолюции.
Тази статия ще ви напътства при писането на ефективни протоколи от срещи, с примери и шаблони, които да използвате, както и най-добри практики, които да следвате.
Съдържание
- Какво представляват протоколите от срещите?
- Кой е протоколистът?
- Как да напишем протокол от среща
- Примери за протоколи от срещи (+ шаблони)
- Съвети за създаване на добри минути за срещи
- Ключови храни за вкъщи
Надяваме се, че тази статия ще ви помогне да не изпитвате повече предизвикателството да пишете протоколи от срещи. И не забравяйте да бъдете креативни и интерактивни във всяка ваша среща с:
- AhaSlides Обществен шаблон
- Начална среща на проекта
- Среща за стратегическо управление
- Срещи в бизнеса |10 вида и най-добри практики
- Дневен ред на срещите | 8 ключови стъпки, примери и безплатни шаблони
- Имейл за покана за среща | Най-добри съвети, примери и шаблони
- Създател на онлайн тестове с изкуствен интелект | Направете викторините на живо | 2024 Разкрива
- Безплатен Word Cloud Creator
- 14 най-добри инструмента за мозъчна атака в училище и на работа през 2024 г
- Какво е рейтингова скала? | Безплатен създател на скала за проучване
- Генератор на случаен отбор | 2024 Random Group Maker разкрива
Какво представляват протоколите от срещите?
Протоколът от срещата е писмен запис на дискусиите, решенията и елементите за действие, които се случват по време на среща.
- Те служат като ориентир и източник на информация за всички присъстващи и тези, които не могат да присъстват.
- Те помагат да се гарантира, че важната информация няма да бъде забравена и че всички са на една и съща страница относно това, което е било обсъдено и какви действия да се предприемат.
- Те също така осигуряват отчетност и прозрачност чрез документиране на решения и ангажименти, взети по време на срещата.
Кой е протоколистът?
Протоколистът е отговорен за точното записване на дискусиите и решенията, взети по време на срещата.
Те могат да бъдат административен служител, секретар, асистент или мениджър или член на доброволчески екип, изпълняващ задачата. От съществено значение е протоколистът да има добра организация и водене на бележки и да може ефективно да обобщава дискусиите.
Забавно присъствие на среща с AhaSlides
Събирайте хората по едно и също време
Вместо да идвате на всяка маса и да „проверявате“ хората, в случай че не се появят, сега можете да привлечете вниманието на хората и да проверите присъствието чрез забавни интерактивни тестове с AhaSlides!
🚀 Вземете безплатни шаблони ☁️
Как да напишем протокол от среща
За ефективни протоколи от срещи, първо, те трябва да бъдат обективни, да представляват фактологичен запис на срещатаи избягвайте лични мнения или субективни интерпретации на дискусии. Следващия, трябва да е кратък, ясен и лесен за разбиране, съсредоточете се само върху основните моменти и избягвайте да добавяте ненужни подробности. накрая трябва да е точна и да гарантира, че цялата записана информация е свежа и подходяща.
Нека навлезем в подробностите за писане на протоколи от срещи със следните стъпки!
8 основни компонента на протокола от срещата
- Дата, час и място на срещата
- Списък на присъстващите и евентуални извинения за отсъствие
- Дневен ред и цел на срещата
- Обобщение на дискусиите и взетите решения
- Всички проведени гласувания и техните резултати
- Елементи за действие, включително отговорната страна и краен срок за изпълнение
- Всякакви следващи стъпки или последващи елементи
- Заключителни бележки или прекъсване на заседанието
Стъпки за писане на ефективни протоколи от срещи
1/ Подготовка
Преди срещата се запознайте с дневния ред на срещата и всички съответни основни материали. Уверете се, че имате всички необходими инструменти, като лаптоп, бележник и химикал. Също така е добра идея да прегледате протоколите от предишни срещи, за да добиете представа каква информация да включите и как да я форматирате.
2/ Водене на бележки
По време на срещата водете ясни и кратки бележки за дискусиите и взетите решения. Трябва да се съсредоточите върху улавянето на ключови точки, решения и елементи за действие, вместо да преписвате дословно цялата среща. Уверете се, че сте включили имената на ораторите или всякакви ключови цитати, както и всички елементи за действие или решения. И избягвайте да пишете със съкращения или стенограми, които карат другите да не разбират.
3/ Организирайте протокола
Прегледайте и организирайте бележките си, за да създадете последователно и стегнато резюме на вашите минути след срещата. Можете да използвате заглавия и точки, за да направите протоколите лесни за четене. Не приемайте лични мнения или субективни интерпретации на дискусията. Фокусирайте се върху фактите и договореното по време на срещата.
4/ Записване на детайлите
Вашите протоколи от срещата трябва да включват всички подходящи подробности, като дата, час, местоположение и присъстващи. И споменете всички важни обсъждани теми, решения и възложени елементи за действие. Не забравяйте да запишете всички гласувания, които сте взели, и резултатите от всички дискусии.
5/ Екшън елементи
Уверете се, че сте изброили всички елементи за действие, които са били възложени, включително кой е отговорен и крайния срок за изпълнение. Това е важна част от протокола от срещата, тъй като гарантира, че всеки знае своите отговорности и графика за тяхното изпълнение.
6/ Преглед и разпространение
Трябва да прегледате протокола за точност и пълнота и да направите всички необходими ревизии. Уверете се, че всички ключови точки и решения са отбелязани. След това можете да раздадете минутите на всички присъстващи, лично или по имейл. Съхранявайте копие от минутите на централизирано място за лесен достъп, като споделено устройство или платформа за съхранение, базирана на облак.
7/ Последващи действия
Уверете се, че елементите за действие от срещата се проследяват и завършват своевременно. Използвайте минутите, за да проследите напредъка и да се уверите, че решенията се изпълняват. Помага ви да поддържате отчетност и гарантира, че срещата е продуктивна и ефективна.
Примери за протоколи от срещи (+ шаблони)
1/ Пример за протокол от среща: Обикновен шаблон за среща
Нивото на детайлност и сложността на обикновените протоколи от срещи ще зависи от целта на срещата и нуждите на вашата организация.
Като цяло обикновените протоколи от срещи се използват за вътрешни цели и не е необходимо да бъдат толкова официални или изчерпателни, както другите видове протоколи от срещи.
Така че, ако имате спешна нужда и срещата се върти около просто, не много важно съдържание, можете да използвате следния шаблон:
| Заглавие на срещата: [Вмъкнете заглавие на срещата] Дата: [Въведете дата] Time: [Въведете час] местоположение: [Въведете местоположение] Присъстващи: [Въведете имена на присъстващите] Извинения за отсъствието: [Вмъкнете имена] Дневен ред: [Вмъкнете точка 1 от дневния ред] [Вмъкнете точка 2 от дневния ред] [Вмъкнете точка 3 от дневния ред] Резюме на срещата: [Вмъкнете резюме на дискусиите и решенията, взети по време на срещата, включително всякакви ключови точки или елементи за действие.] Елементи за действие: [Вмъкнете списък с всички елементи за действие, които са били възложени по време на срещата, включително отговорната страна и краен срок за изпълнение.] Следващи стъпки: [Вмъкнете всички следващи стъпки или последващи елементи, които бяха обсъдени по време на срещата.] Заключителни бележки: [Вмъкнете всякакви заключителни бележки или отлагане на срещата.] Подпис: [Поставете подпис на лицето, водещо протокола] |
2/ Пример за протокол от заседание: Шаблон за заседание на борда
Протоколите от заседанията на борда се записват и се раздават на всички членове, като се записват взетите решения и посоката на организацията. Следователно то трябва да бъде ясно, пълно, подробно и официално. Ето шаблон за протокол от заседание на борда:
| Заглавие на срещата: Заседание на борда на директорите Дата: [Въведете дата] Time: [Въведете час] местоположение: [Въведете местоположение] Присъстващи: [Въведете имена на присъстващите] Извинения за отсъствието: [Въведете имената на тези, които се извиниха за отсъствието] Дневен ред: 1. Одобряване на протокола от предишното заседание 2. Преглед на финансов отчет 3. Обсъждане на стратегическия план 4. Разни въпроси Резюме на срещата: 1. Одобряване на протоколите от предишната среща: [Вмъкнете акценти от предишната среща бяха прегледани и одобрени] 2. Преглед на финансовия отчет: [Вмъкнете акценти от текущото финансово състояние и препоръки за бъдещо финансово планиране] 3. Обсъждане на стратегическия план: [Вмъкнете какво е обсъден от борда и е направил актуализации на стратегическия план на организацията] 4. Други въпроси: [Вмъкнете други важни въпроси, които не са включени в дневния ред] Елементи за действие: [Вмъкнете списък с всички елементи за действие, които са били възложени по време на срещата, включително отговорната страна и краен срок за изпълнение] Следващи стъпки: Бордът ще има последваща среща в [Въведете дата]. Заключителни бележки: Заседанието беше прекратено в [Въведете час]. Подпис: [Поставете подпис на лицето, водещо протокола] |
Това е само основен шаблон за среща на борда и може да искате да добавите или премахнете елементи в зависимост от нуждите на вашата среща и организация.
3/ Пример за протокол от среща: Шаблон за управление на проект
Ето пример за протокол от среща за шаблон за управление на проект:
| Заглавие на срещата: Среща на екипа за управление на проекта Дата: [Въведете дата] Time: [Въведете час] местоположение: [Въведете местоположение] Присъстващи: [Въведете имена на присъстващите] Извинения за отсъствието: [Въведете имената на тези, които се извиниха за отсъствието] Дневен ред: 1. Преглед на състоянието на проекта 2. Обсъждане на рисковете по проекта 3. Преглед на напредъка на екипа 4. Разни въпроси Резюме на срещата: 1. Преглед на статуса на проекта: [Вмъкнете всякаква актуализация на напредъка и подчертайте всички проблеми, които трябва да бъдат решени] 2. Обсъждане на рисковете по проекта: [Въведете потенциални рискове за проекта и план за смекчаване на тези рискове] 3. Преглед на напредъка на екипа: [Вмъкнете прегледан напредък и обсъдени всички възникнали проблеми] 4 Други въпроси: [Вмъкнете други важни въпроси, които не са включени в дневния ред] Елементи за действие: [Вмъкнете списък с всички елементи за действие, които са били възложени по време на срещата, включително отговорната страна и краен срок за изпълнение] Следващи стъпки: Екипът ще има последваща среща в [Въведете дата]. Заключителни бележки: Заседанието беше прекратено в [Въведете час]. Подпис: [Поставете подпис на лицето, водещо протокола] |
Съвети за създаване на добри минути за срещи
Не се напрягайте да улавяте всяка дума, фокусирайте се върху записването на основните теми, резултати, решения и елементи за действие. Поставете дискусиите на платформа на живо, за да можете да уловите всички думи в една голяма мрежа🎣 - AhaSlides' Идеята е интуитивен и прост инструмент за да може всеки бързо да представи своите идеи. Ето как да го направите:
Създайте нова презентация с вашия AhaSlides сметка, след което добавете слайда Brainstorm в секцията „Анкета“.
Напишете своя тема на дискусията, след което натиснете „Представяне“, така че всеки в срещата да може да се присъедини и да изпрати своите идеи.
Звучи лесно-леко, нали? Опитайте тази функция сега, това е само една от полезните функции, които ще ви помогнат да улесните срещите си с оживени, стабилни дискусии.
Ключови храни за вкъщи
Целта на протокола от срещата е да предостави общ преглед на срещата на високо ниво за тези, които не са успели да присъстват, както и да поддържа запис на резултатите от срещата. Следователно протоколите трябва да бъдат организирани и лесни за разбиране, като подчертават ясно и кратко най-важната информация.
