Dobrodošli u svijet produktivnih sastanaka! Kao profesionalci, svi znamo koliko su sastanci važni za postizanje rezultata, donošenje odluka i ostanak na pravom putu. Međutim, nisu svi kvalitetni i poželjni su.
Često, kada su upitani o sastancima, mnogi ljudi reaguju tresući glavom ili ogorčeni uzdasi zbog svoje neefikasnosti. Oni se nalaze zaglavljeni u neproduktivnim seansama koje crpe njihovu energiju i vrijeme. Zato ćemo danas učiti kako imati dobar sastanak!
Hajde da počnemo!
Započnite sastanak sa AhaSlides.
Nabavite besplatne šablone za svoje sastanke! Prijavite se besplatno i uzmite ono što želite iz biblioteke šablona!
🚀 Kreirajte besplatan nalog ☁️Šta čini dobar sastanak?
Sastanci su nesumnjivo bitan dio svakog poslovanja ili organizacije. Oni su platforma za okupljanje pojedinaca, razmjenu ideja, donošenje odluka i rad prema zajedničkom cilju.
Dobar sastanak je onaj koji je dobro organiziran, produktivan, koji postiže željene rezultate i čini da se svi učesnici osjećaju da se čuju i cijene.
Kako imati dobar sastanak | slika:Freepik Evo nekoliko faktora koji stvaraju dobar sastanak:
- Ima jasnu svrhu. Dobar sastanak počinje jasnim dnevnim redom koji navodi njegovu svrhu, zajedno sa ciljevima sastanka i očekivanim ishodima, što pomaže održavanju sastanka na pravom putu i osigurava da su svi učesnici svjesni svojih zadataka.
- Promoviše efikasnu komunikaciju. Za dobar sastanak potrebna je efikasna komunikacija. Svi učesnici će imati priliku da izraze svoje misli i ideje, a diskusiju treba poticati aktivnim slušanjem i dijalogom uvažavajućim.
- Ima jasne rezultate i prateće akcije.Bez njih, sastanak je neproduktivan i neefikasan jer će učesnici biti nesigurni u svoje sljedeće korake. Odatle je teško donijeti efikasnost na bilo koji naknadni sastanak.
Više savjeta sa AhaSlides
- Poslovni sastanci | 10 uobičajenih tipova i najboljih praksi
- Najbolji način za domaćina Uvodni sastanci
- 11 koraka za uspješno pokretanje Sastanak strateškog menadžmenta
8 savjeta za dobar sastanak
Naravno, da biste imali dobar sastanak kao što je gore navedeno, a ne gubili vrijeme i trud prisutnih, potrebno je razmotriti pripremu i praćenje prije, tokom i nakon sastanka. Uzimanje u obzir ovih koraka garantovaće nesmetan i uspešan ishod.
Prije sastanka - Dobar sastanak
1/ Definišite svrhu i vrstu sastanka
Svrhu, ciljeve i vrstu sastanka treba definisati i osigurati da svi učesnici razumiju. Niko ne želi da dođe na sastanak na 10 minuta, a da još nije svjestan svoje odgovornosti i o čemu je ovdje poenta diskusije. Neke vrste sastanaka služe samo u određene svrhe kao što su
- Sastanci za donošenje odluka. Sprovode se kada su potrebne odluke i akcije.
- Sastanci za rješavanje problema.Pozvani su da pronađu rješenje za problem/krizu.
- Brainstorming sastanci. Oni su mjesto za prikupljanje revolucionarnih novih ideja uz doprinose članova.
2/ Imati dnevni red
Proverite da li imate dnevni red sastankai pošaljite ga prije sastanka svim učesnicima, što će pomoći prisutnima da shvate svrhu, ciljeve i očekivane ishode sastanka. Takođe služi kao vodič koji im pomaže da proaktivno prikupe potrebne informacije i dokumente kao što su izvještaji, podaci, prezentacije ili drugi relevantni dokumenti.
3/ Uspostaviti osnovna pravila
Osnovna pravila su smjernice ili norme koje su unaprijed dogovorene od strane svih učesnika i pomažu u stvaranju produktivnog okruženja s poštovanjem za diskusiju. Oni mogu uključivati ohrabrivanje aktivnog slušanja, poštivanje različitosti, ograničeno vrijeme za diskusiju, itd.
Slika: freepikTokom sastanka - Dobar sastanak
4/ Počnite sa igrom razbijanja leda
Počevši od a kreativni ledolomacje odličan način da se smanji napetost i da se svi dobro raspoloženi za timski sastanak. Prekidanje neugodnih trenutaka tišine na početku sastanka može pomoći u postavljanju tona za produktivnu i ugodnu sesiju.
Umjesto da se oslanjate na zastarjelo, možete se uključiti u bezbrižne debate, neobavezne razgovore ili kviz uživo koji može biti vrlo zabavan, kreativan, konkurentan i lako kreiran za samo nekoliko minuta. Pa, zašto ne probati nešto novo?
5/ Stvorite prostor za saradnju
Timski sastanak je vrijedna prilika za diskusiju i donošenje odluka kao grupa. Umjesto da pokušavaju da dođu do novih ideja na licu mjesta, članovi tima bi trebali iznijeti svoje pripremljene izvještaje, ideje i perspektive za sto. Na ovaj način tim može raditi zajedno kako bi došao do dobro osmišljene i razumne konačne odluke.
Tim bi tada mogao razmisliti o sprovođenju ankete uživo o idejama o kojima se raspravljalo i prikupljanju povratnih informacija u stvarnom vremenu ankete uživosa pitanjima višestrukog izbora ili otvorenim pitanjima od AhaSlides.
Korištenjem jedinstvenog QR koda ili veze, članovi tima mogu odmah pristupiti i dati svoj doprinos, a rezultati će biti prikazani direktno na ekranu. Ovo pomaže da se izbjegne gubljenje vremena i osigurava da su sve ideje zarobljene pošteno.
Siguran prostor za kreativnost AhaSlides6/ Neka vaš tim bude angažovan
Ne dajte svojim učesnicima priliku da ometaju tako što ćete ih držati angažovanim tokom sastanka. Možete organizovati "online okrugli sto" na kojem svi mogu učestvovati i dati svoj doprinos. Sa stidljivim ljudima? Ne brini. Anonymous Pitanja i odgovoriće riješiti ovaj problem.
Takođe, ne zaboravite ostaviti malo prostora za spontanost. Jer zdrav i aktivan sastanak je idealno mjesto za nastanak novih rješenja i inovacija. Razbijanje trome i stresne atmosfere ohrabrujući učesnike na kreativno razmišljanje riječ oblakbiće zanimljiva i efikasna aktivnost. Probajte i vidite.
Nakon sastanka - Dobar sastanak
7/ Završite jasnim naknadnim radnjama i vremenskim rokovima
Da biste zaključili stratešku sesiju, budite sigurni da svaki učesnik ima jasnoću o svojim sljedećim koracima.
Neka odjeli razgovaraju o:
- Koji će pokazatelji pokazati njihov napredak? Budite konkretni kako bi se mogao pratiti napredak.
- Koji međufunkcionalni partneri trebaju koordinaciju da bi uspjeli? Snažna saradnja je ključna.
- Kakva će ažuriranja zahtijevati naknadni sastanci? Izvještaji? Prezentacije? Razmislite o ishodima unaprijed.
- Kada možemo očekivati preliminarne rezultate ili informacije? Postavite ambiciozne, ali ostvarive rokove za održavanje tempa.
8/ Imati zapisnik sa sastanka
Uvijek su vam potrebni detaljni, temeljiti, jasni i lako razumljivi minute za upoznavanjeposlati učesnicima, upravnom odboru, višim rukovodiocima i onima koji ne mogu prisustvovati. Oni nisu samo dokumenti, sadržajna osnova za naredne sastanke već i pravni osnov (u slučaju potrebe).
Slika: freepikKey Takeaways
Nadamo se, savjeti za dobar sastanak AhaSlidesgore podijeljeni nisu previše komplikovani. Imajte na umu da su produktivni sastanci oni na kojima se svi osjećaju cijenjeni, saslušani i ohrabreni da govore. Sastanak mora proizvesti definisan rezultat i služiti svojoj svrsi. Nakon sastanka, svi prihvataju svoje uloge i obavezuju se da će slijediti planove o kojima se razgovaralo.
Tagovi: Poslovni sastanak
