Primjeri procesa uključivanja: 4 koraka, najbolje prakse, kontrolne liste i alati u 2024.

Za odjel ljudskih resursa, dvomjesečni "proces ulaska" nakon zapošljavanja novog zaposlenika uvijek je izazovan. Oni uvijek moraju pronaći način da pomognu ovom osoblju "novajlija" da se brzo integrira u kompaniju. Istovremeno, izgradite jak odnos između njih dvoje kako biste duže zadržali službu zaposlenika. Dakle, koji su najbolji primjeri procesa onboardinga?

Da biste riješili ova dva problema, potrebno je imati 4 koraka u kombinaciji sa kontrolnim listama koje uspješno podržavaju proces uključivanja.

Sadržaj

• Šta je proces onboardinga? | Najbolji primjeri procesa onboardinga
• Prednosti procesa onboardinga
• Koliko dugo treba da traje proces onboardinga?
• 4 koraka procesa onboardinga
  • Korak 1: Pre-onboarding
  • Korak 2: Orijentacija – dobrodošlica novim zaposlenima
  • Korak 3: Obuka za specifične uloge
  • Korak 4: Stalno angažovanje zaposlenih i izgradnja tima 
• Kontrolna lista plana procesa uključivanja
• Više savjeta sa AhaSlides
• Key Takeaways

Više savjeta sa AhaSlides

• Šta je digitalni onboarding?
• Pitanja za prijem novih radnika

Šta je proces onboardinga? | Najbolji primjeri procesa onboardinga

Proces onboardinga odnosi se na korake koje kompanija preduzima kako bi prihvatila i integrisala novozaposlenog u svoju organizaciju. Ciljevi onboardinga su da se novi zaposlenici brzo postanu produktivni u svojim ulogama i povežu se s kulturom kompanije.

Prema mišljenju stručnjaka i HR profesionalaca, proces onboardinga mora se odvijati strateški – najmanje godinu dana. Ono što kompanija pokaže u prvim danima i mesecima zaposlenja - imaće značajan uticaj na iskustvo zaposlenih, određujući da li preduzeće može zadržati zaposlene. Učinkoviti procesi onboarding često uključuju:

• Digital Onboarding - Novi zaposlenici kompletiraju papirologiju, gledaju orijentacijske videozapise i postavljaju račune prije datuma njihovog početka s bilo koje lokacije.
• Postepeni datumi početka - Grupe od 5-10 novih radnika počinju svake sedmice na zajedničkim osnovnim sesijama kao što je obuka o kulturi.
• Planovi za 30-60-90 dana - Menadžeri postavljaju jasne ciljeve za razumijevanje odgovornosti, upoznavanje sa kolegama i podizanje brzine u prvih 30/60/90 dana.
• LMS Obuka - Novi zaposleni prolaze kroz obaveznu obuku o usklađenosti i proizvodima koristeći sistem za upravljanje učenjem na mreži.
• Praćenje/Mentorstvo – Prvih nekoliko sedmica, novozaposleni posmatraju uspješne članove tima ili su upareni s mentorom.
• Novi portal za zapošljavanje – Centralna intranet stranica pruža resurse na jednom mjestu za politike, informacije o pogodnostima i najčešća pitanja za laku referencu.
• Dobrodošlica prvog dana – Menadžeri odvoje vrijeme da predstave svoj tim, daju obilaske objekata, itd. kako bi se novopridošlice osjećale kao kod kuće.
• Društvena integracija – aktivnosti nakon posla, ručkovi i upoznavanje kolega pomažu novozaposlenim da se povežu izvan službenih radnih obaveza.
• Prijave napretka - Zakazivanje nedeljnih stand-up-ova ili dvonedeljnih 1:1s održava ukrcavanje na pravom putu tako što rano označava izazove.

Prednosti procesa onboardinga

Proces onboardinga nije rad na orijentaciji. Svrha orijentacije je obaviti papirologiju i rutinu. Onboarding je sveobuhvatan proces, duboko uključen u način na koji upravljate i odnosite se sa svojim saradnicima, i može trajati dugo (do 12 mjeseci).

Efikasan proces onboardinga će donijeti sljedeće prednosti:

• Poboljšajte iskustvo zaposlenih

Ako se zaposleni osjećaju neugodno, ne sviđaju im se iskustvo i korporativna kultura, pa lako mogu pronaći drugu pogodniju priliku.

Učinkovito onboarding znači postavljanje tona za cjelokupno iskustvo zaposlenika. Fokusiranje na korporativnu kulturu kako bi se osigurao razvoj zaposlenika je način da se osigura iskustvo zaposlenika i kupaca kada su u kontaktu s brendom.

• Smanjite stopu fluktuacije

Kako bi se smanjio zabrinjavajući broj fluktuacija, proces onboardinga će voditi i stvoriti najbolje uslove za zaposlene da rade i rastu, čime se gradi povjerenje i dublje ih angažuje u organizaciji.

 Ako je regrutacija uložila mnogo truda da se stvori najbolje iskustvo za kandidate kako bi se potencijalni kandidati pretvorili u zaposlenike na probnom radu za posao. Zatim je onboarding proces "završne prodaje" kako bi se zaposleni s punim radnim vremenom doveli kao službeno poželjni.

• Lako privucite talente

Proces integracije pruža privlačno iskustvo zaposlenika koje pomaže vlasnicima preduzeća da zadrže talente i privuku jake kandidate.

Također, obavezno uključite nove zaposlene u svoj program upućivanja zaposlenika, tako da oni lako mogu pokazati veliki talent unutar radne mreže. Poznato je da je metoda upućivanja zaposlenika brža i jeftinija od korištenja usluge, tako da je efikasan kanal za pronalaženje kvalitetnih kandidata.

Koliko dugo treba da traje proces onboardinga?

Kao što je spomenuto, ne postoje stroga pravila u vezi sa procesom onboardinga. Međutim, važno je biti temeljit tokom ovog procesa kako biste maksimalno povećali angažman zaposlenika i minimizirali fluktuaciju zaposlenih.

Mnoge kompanije imaju proces upućivanja koji traje samo mjesec ili nekoliko sedmica. To čini da se novi zaposlenici osjećaju preopterećeni novim odgovornostima i odvojeni od ostatka kompanije.

Kako bi osigurali da zaposleni imaju resurse koji su im potrebni da upoznaju kompaniju, interno se obuče i osjećaju se ugodno radeći svoj posao kako se očekuje. Mnogi HR profesionalci preporučuju da proces traje oko 30, 60 90 dana planiranja onboardinga, dok neki preporučuju da se produži na čak godinu dana. 

4 koraka procesa onboardinga

Korak 1: Pre-onboarding

Pre-onboarding je prva faza procesa integracije, koja počinje kada kandidat prihvati ponudu za posao i provede potrebne procedure za rad u kompaniji.

U fazi prije upućivanja pomozite zaposleniku da završi svu potrebnu papirologiju. Ovo se može nazvati najosetljivijim periodom za kandidata, sa toliko opcija ispred njega. Pobrinite se da kandidatu date dovoljno vremena jer možda napušta svoju prethodnu kompaniju.

Najbolji onboarding prakse

• Budite transparentni u vezi sa politikama kompanije koje duboko utiču na zaposlene, uključujući politike rasporeda, politike rada na daljinu i politike odsustva.
• Pregledajte svoje procese zapošljavanja, procedure i politike sa svojim internim timom za ljudske resurse ili pomoću eksternih alata kao što su istraživanja i ankete.
• Dajte potencijalnim zaposlenicima zadatak ili test kako biste mogli vidjeti kako rade i kako očekujete od njih.

Korak 2: Orijentacija – dobrodošlica novim zaposlenima

Druga faza procesa integracije za doček novih zaposlenika na njihov prvi radni dan, tako da će im treba omogućiti orijentaciju da se počnu prilagođavati.

Zapamtite da oni možda još ne poznaju nikoga u organizaciji ili ne znaju kako da rade svoj svakodnevni posao. Zato HR mora dati jasnu sliku organizacije prije nego što započne svoj posao.

Prvi dan na poslu najbolje je održati jednostavnim. Tokom orijentacije pomozite novim zaposlenicima da bolje razumiju organizacionu kulturu i pokažite im kako bi se njihov rad mogao uklopiti u tu kulturu.

Najbolje prakse ugradnje:

• Pošaljite epsku najavu novog zapošljavanja.
• Zakažite „sastanak i pozdrave“ sa saradnicima i timovima širom kompanije.
• Vodite obavještenja i rasprave o slobodnom vremenu, mjerenju vremena, pohađanju, zdravstvenom osiguranju i politikama plaćanja.
• Pokažite zaposlenima parking mjesta, blagovaonice i medicinske ustanove. Zatim se predstavite radnom timu i drugim relevantnim odjelima.
• Na kraju druge faze, HR može održati brzi sastanak sa novim zaposlenima kako bi se osiguralo da je novi zaposleni udoban i dobro prilagođen.

(Napomena: možete ih čak upoznati i sa tokom onboardinga i planom onboardinga, kako bi razumjeli gdje se nalaze u procesu.)

Korak 3: Obuka za specifične uloge

Faza obuke je u procesu integracije kako bi zaposleni shvatili kako treba raditi, a kompanija provjeriti kapacitet zaposlenih.

Još bolje, postavite pametne ciljeve kako biste pomogli zaposlenima da vizualiziraju šta treba učiniti, kako biti uspješni i kakav bi trebao biti kvalitet i produktivnost. Nakon mjesec ili tromjesečje, odjel za ljudske resurse može izvršiti pregled učinka kako bi potvrdio njihov trud i pomogao im da poboljšaju svoj učinak.

Najbolje prakse ugradnje:

• Implementirajte različite programe kao što su obuka na radnom mjestu i davanje testova, kvizova, brainstorminga i malih poslova kako bi se zaposlenici navikli na pritisak. 
• Uspostavite listu rutinskih zadataka, ciljeva za prvu godinu, proširenih ciljeva i ključnih indikatora učinka.

Bilo koji integrisani materijal za obuku trebalo bi da bude bezbedno pohranjen na mestu gde zaposleni mogu lako da pristupe i da im se obrate po potrebi.

Korak 4: Stalno angažovanje zaposlenih i izgradnja tima 

Pomozite novim zaposlenima da izgrade čvrste odnose s organizacijom i njihovim kolegama. Uvjerite se da su samopouzdani, udobni i dobro integrirani u posao i spremni da daju povratne informacije o procesu onboardinga.

Najbolje prakse ugradnje:

• organizovati team-building događaji i aktivnosti timskog povezivanja pomoći pridošlicama da se bolje integrišu.
• Dovršite 30 60 90-dnevnih prijava novih zaposlenika na plan uključivanja kako biste saznali kako se novozaposleni općenito osjećaju i da li im je potrebna posebna podrška, resursi i oprema.
• Nasumično uparite novog zaposlenog sa ljudima širom kompanije za igre virtualnih sastanaka. 
• Kreirajte i pošaljite anketu o iskustvu kandidata ili ankete kako biste znali kako je vaš proces.

Kontrolna lista plana procesa uključivanja

Koristite te strategije zajedno sa sljedećim predlošcima preporuke i kontrolnim listama kako biste izgradili vlastiti proces preporuke.

Kontrolne liste za prijem novih zaposlenika na daljinu

• Gitlab:  Vodič za daljinsko uključivanje za novozaposlene
• Čvorište: Kako uključiti udaljene zaposlenike 
• put svile: Kreiranje WoPlan daljinskog uključivanja rld-Class 

Kontrolne liste za prijem novih menadžera

• Izvodljivo: Kontrolna lista za prijem novih menadžera
• Workleap: Vaša kontrolna lista za prijem novih menadžera

Kontrolne liste za onboarding za prodaju

• Smartsheet: 90-dnevni predložak onboarding plana za prodaju
• Čvorište: Priručnik za obuku u prodaji i predložak za novozaposlene 

Osim toga, možete se obratiti i na Googleov proces onboardinga ili Amazonov proces onboardinga kako biste izgradili učinkovitu strategiju za vas.

Ključ za ponetis

Tretirajte svoj proces uključivanja kao 'poslovni' program koji treba pokrenuti, implementirajući nove ideje prikupljanjem povratnih informacija za poboljšanje kvaliteta. Vremenom ćete vidjeti više koristi i za odjele i za preduzeća pri implementaciji efikasnog programa obuke – integracije.

AhaSlide će vam pomoći da brže, bolje i jednostavnije planirate, angažujete druge i mjerite svoje iskustvo ulaska novih zaposlenika. Isprobajte besplatno danas i istražite biblioteka šablona spreman za prilagodbu i upotrebu.

Često Postavljena Pitanja