Čak i najdiscipliniranije kompanije ponekad mogu osjetiti da njihovi projekti zalutaju. Češće je ne jedan od problema priprema. Rjesenje? Dobro strukturiran i potpuno interaktivan sastanak o početnom projektu!
Više od puke pompe i ceremonije, dobro izveden početni sastanak zaista može postići nešto lijepo na desnoj nozi. Evo 8 koraka za održavanje sastanka o početnom projektu koji stvara uzbuđenje i dobiva svako na istoj stranici.
Vrijeme početka!
Savjeti za sastanke koje treba zapamtiti
Morate unaprijed imati dnevni red početnog sastanka. Slanje e-pošte ranog početka projekta je veoma važno! Dakle, hajde da pogledamo nekoliko uzoraka dnevnog reda početnog sastanka!
Početna sesija treba da bude kratka i koncizna, sa puno igara i aktivnosti, jer je tada AhaSlides vrlo zgodan! Pogledajte još savjeta s nama kao u nastavku:
Započnite razgovor.
Dobijte vrijedan doprinos od svog tima i klijenata tokom sastanka za početak projekta. Koristite ankete uživo, pitanja i odgovore i alate za razmjenu ideja s ovim besplatnim predloškom!
🚀 Pogledajte šablon
Šta je sastanak o početnom projektu?
Kao što piše na limu, sastanak o početnom projektu je sastanak na kojem započinjete svoj projekat.
Obično je početni sastanak projekta prvi sastanak između klijenta koji je naručio projekat i kompanije koja će ga realizovati. Obje strane će zajedno sjesti i razgovarati o osnovama projekta, njegovoj svrsi, ciljevima i načinu na koji će doći od ideje do realizacije.
Uopšteno govoreći, postoje 2 tipovi početnih sastanaka kojih treba znati:
- Spoljni projektni početak - Razvojni tim sjeda s nekim iz van kompanija, poput klijenta ili dionika, i raspravlja o planu zajedničkog projekta.
- Interni PKM - Tim iz u kompanija sjedne zajedno i raspravlja o planu novog internog projekta.
Iako obje ove vrste mogu imati različite ishode, postupak je približno isto. U suštini postoji nema dijela vanjskog početnog projekta koji nije dio internog početnog projekta - jedina razlika će biti za koga ga držite.
Više angažmana na vašim okupljanjima
Zašto su sastanci o početnom projektu toliko važni?
Svrha početnih sastanaka treba da bude glasna i jasna! Možda se čini dovoljno jednostavnim započeti projekat samo dodjeljivanjem gomile zadataka pravim ljudima, posebno na današnjem radnom mjestu opsjednutom Kanbanom pločama. Međutim, to može dovesti do toga da timovi neprestano gube svoj put.
Zapamtite, samo zato što ste na ista ploča ne znači da ste na ista stranica.
U srcu svega, sastanak projekta je iskren i otvoren dijalog između klijenta i tima. To je ne niz najava o tome kako će projekat funkcionisati, ali a razgovor o planovima, očekivanjima i ciljevima do kojih je došla neobuzdana rasprava.
Evo nekoliko blagodati održavanja sastanka o početnom projektu:
- Dobija sve pripremljen - „Dajte mi šest sati da oborim drvo, a prva četiri ću provesti oštreći sekiru“. Da je Abraham Lincoln danas živ, možete biti sigurni da bi prvih 4 od 6 projektnih sati proveo na sastanku o početnom projektu. To je zato što ovi sastanci sadrže sve potrebne korake da biste bilo koji projekat pokrenuli desnom nogom.
- To uključuje svi ključni igrači - Početni sastanci ne mogu započeti ako nisu svi tamo: menadžeri, vođe timova, klijenti i svi drugi koji imaju udio u projektu. Tako je lako izgubiti pojam ko je za šta zadužen bez jasnoće početnog sastanka da bi se sve to shvatilo.
- to je otvoren i zajednički – Kao što smo rekli, početni sastanci projekta su debate. Oni najbolji se angažuju sve polaznicima i donesite najbolje ideje od svih.
Više angažmana na vašim okupljanjima
8 koraka do početnog sastanka projekta Kickass
Dakle, šta je tačno uključeno u dnevni red sastanka o početnom projektu? Suzili smo ga na 8 koraka u nastavku, ali uvijek biste trebali imati na umu da ih ima nema postavljenog menija za ovu vrstu sastanka.
Koristite ovih 8 koraka kao vodič, ali nikada ne zaboravite da leži konačni dnevni red vi!
Korak # 1 - Upoznavanje i razbijanje leda
Naravno, jedini način da se započne bilo koji početni sastanak je upoznavanje učesnika jedni s drugima. Bez obzira na dužinu ili veličinu vašeg projekta, klijenti i članovi tima moraju biti u međusobnom kontaktu prije nego što mogu efikasno raditi zajedno.
Dok je jednostavan uvod tipa 'okreni sto' dovoljan da upozna ljude s imenima, ledolomac može dodati još jedan sloj ličnost i olakšajte raspoloženje uoči početka projekta.
Probaj ovo: Zavrtite točak 🎡
Izložite nekoliko jednostavnih uvodnih tema na temu a kotačić, zatim natjerajte svakog člana tima da ga zavrti i odgovori na bilo koju temu na koju se kotač spusti. Smiješna pitanja se ohrabruju, ali budite sigurni da su više-manje profesionalna!
Želite li još ovakvog? 💡 Imamo 10 ledolomaca za svaki sastanak upravo ovdje.
Korak # 2 - Pozadina projekta
Pošto su formalnosti i svečanosti maknute s puta, vrijeme je da započnete hladan posao. Da biste uspješno pokrenuli sastanak, trebate imati jasan dnevni red za početni sastanak!
Kao i sve sjajne priče, najbolje je započeti s početka. Zacrtajte svu korespondenciju između vas i vaših klijenata kako bi svi koji su uključeni u projekt bili u potpunosti u stanju da izgrebe ono što se do sada dogodilo.
To mogu biti snimke e-pošte, tekstovi, zapisnici s prethodnih sastanaka ili bilo koji resursi koji dodaju bilo kakav kontekst vašoj kompaniji i vašem klijentu. Olakšajte svima vizualizaciju tako što ćete napraviti vremensku liniju.
Korak # 3 - Projektna potražnja
Pored pozadine dopisivanja, morat ćete duboko zaroniti u detalje zašto ovaj projekat se prvo započinje.
Ovo je presudan korak jer pruža jasan pregled bolnih tačaka koje projekt želi riješiti, a to je nešto što i timovi i klijenti moraju imati u prvom planu.
Protip 👊
Ovakve faze zrele su za raspravu. Pitajte svoje klijente i vaš tim da iznese svoje ideje zašto misle da je ovaj projekat izmišljen.
Ako je primjenjivo, uvijek biste trebali pokušati kanalizirati kanal glas kupca u ovom odeljku. Sarađujte s klijentom kako biste dobili primjere iz stvarnog svijeta u kojima potrošači spominju bolne točke koje vaš projekt pokušava popraviti. Njihova mišljenja bi trebala oblikovati način na koji vaš tim pristupa projektu.
Korak # 4 - Ciljevi projekta
Dakle, pogledali ste prošlost projekta, sada je vrijeme da pogledamo budućnost.
Imati izravne ciljeve i jasnu definiciju uspjeha za vaš projekt zaista će pomoći vašem timu da radi na tome. I ne samo to, pokazat će vašem klijentu da ozbiljno razmišljate o poslu i da imate slično visoke uloge u njegovom odvijanju.
Pitajte svoje prisutne na početnom sastanku 'kako će izgledati uspjeh?' Da li je više kupaca? Još recenzija? Bolja stopa zadovoljstva kupaca?
Bez obzira na cilj, to bi uvijek trebao biti ...
- Dostupno - Ne pretjerujte. Znajte svoje granice i postavite sebi cilj zapravo imaju šanse za postizanje.
- Measurable - Poduprite svoj cilj podacima. Ciljajte na određeni broj i pratite svoj napredak prema njemu.
- Vremena - Dajte sebi krajnji datum. Učinite sve da postignete svoje ciljeve prije tog roka.
Korak # 5 - Izjava o radu
Stavljajući 'meso' na "početni sastanak", Izjava o radu (SoW) pozamašno je zarobila u specifičnosti projekta i kako će se on provesti. To je glavni obračun na dnevnom redu sastanka o početnom sastanku i trebao bi vam privući većinu vaše pažnje.
Pogledajte ovu infografiku o tome šta uključiti u vašu izjavu o radu:
Imajte na umu da se radna izjava ne odnosi toliko na raspravu koliko na ostatak dnevnog reda sastanka o početnom projektu. Ovo je stvarno vrijeme za projekt koji vodi jednostavno izložiti plan akcije za predstojeći projekat, a zatim sačuvajte diskusiju za sljedeća tačka sastanka.
Baš kao i ostatak vašeg početnog sastanka, vaša izjava o radu je super varijabla. Specifičnosti vašeg izvještaja o radu uvijek će ovisiti o složenosti projekta, veličini tima, uključenim dijelovima itd.
Želite li saznati više? 💡 Pogledajte ovo sveobuhvatan članak o izradi izjave o radu.
Korak # 6 - Odjeljak za pitanja i odgovore
Iako se možda osjećate primoranima da napustite odjeljak Pitanja do kraja, zapravo bismo preporučili da ga zadržite neposredno nakon vaše izjave o radu.
Takav moćan segment sigurno će stvoriti pitanja kako od vašeg klijenta, tako i od vašeg tima. Budući da je masovni dio sastanka tako svjež u mislima svih, najbolje je udarati dok je pegla vruća.
Korištenje softvera za interaktivnu prezentaciju za hostiranje vaših pitanja i odgovora može vam pomoći da sve protekne bez poteškoća, posebno ako vaš početni sastanak na projektu ima veliki broj posjetilaca ...
- to je organizovan - Pitanja su raspoređena prema popularnosti (putem glasova za) ili prema vremenu i mogu se označiti kao „odgovoreno“ ili zakačiti na vrh.
- to je moderirano - Pitanja se mogu odobriti i odbaciti prije nego što se prikažu na ekranu.
- to je anoniman - Pitanja se mogu slati anonimno, što znači da svi imaju svoj glas.
Korak # 7 - Potencijalni problemi
Kao što smo već rekli, sastanak o početnom projektu želi biti što otvoreniji i iskreniji. To je kako gradite a osjećaj povjerenja sa svojim klijentom od samog početka.
U tu svrhu najbolje je razgovarati o potencijalnim problemima s kojima bi se projekt mogao suočiti na putu. Niko od vas ne traži da ovdje predvidite budućnost, samo da biste sastavili okvirnu listu prepreka na koje možete naići.
Kako ćete vi, vaš tim i vaš klijent pristupiti ovom projektu s različitim ulogama, idealno je za postići svako uključeni u raspravu o potencijalnom problemu.
Korak # 8 - Prijava
Redovno provjeravanje klijenta još je jedan način za učvršćivanje povjerenja između obje strane. Na sastanku o početnom projektu, imate nekoliko pitanja o kojima trebate odgovoriti šta, kada, ko i kako ove prijave će se dogoditi.
Prijavljivanje je prilično fino uravnoteženje Transparentnost i napor. Iako je lijepo biti što otvoreniji i transparentniji, ovo morate upravljati u okviru dostupnosti be otvoren i transparentan.
Obavezno odgovorite na ova pitanja prije kraja sastanka:
- Šta? - Tačno s kojim detaljima klijentu treba ažuriranje? Moraju li znati o svim sitnim detaljima napretka ili su samo važni veliki znakovi?
- Kada? - Koliko često bi vaš tim trebao ažurirati vašeg klijenta? Da li bi trebali prenositi ono što su radili svakog dana ili samo sumirati ono što su uspjeli na kraju sedmice?
- Ko? - Koji će član tima biti taj koji se povezuje sa klijentom? Da li će u cijelom projektu biti član svakog tima, u svakoj fazi ili samo jedan pojedinačni dopisnik?
- Kako? - Kojom metodom će klijent i dopisnik ostati u kontaktu? Redovni video poziv, e-pošta ili kontinuirano ažurirani dokument uživo?
Kao što je slučaj sa većinom tačaka dnevnog reda sastanka o početnom projektu, najbolje je razgovarati na otvorenom. Za veliki tim i veliku grupu klijenata možda će vam biti lakše to učiniti anketa uživo kako bi se umanjile mogućnosti uspostavljanja najbolje moguće formule za prijavu.
Želite li saznati više? Pogledajte neke najbolje prakse za prijavu sa svojim klijentima.
Efektivno anketirajte uz AhaSlides
Predložak dnevnog reda sastanka za početak projekta
Budući da vaš stručno planirani početni sastanak koji samo čeka da vas razveseli u vijećnici, posljednji dodir može biti malo interakcije da sve to spoji.
Jeste li znali samo to? 29% preduzeća osjećaju povezanost sa svojim klijentima (Gallup)? Odustajanje je epidemija na B2B nivou i može ostaviti početne sastanke da se osjećaju kao ravan, neinspirativni proces kroz formalnosti.
Angažiranje vaših klijenata i timova putem interaktivnih slajdova može zaista pojačajte učešće i povećati raspon pažnje.
AhaSlides ima arsenal alata uključujući ankete uživo, pitanja i odgovore i slajdove za razmišljanje, pa čak kvizovi uživo i igre za pokretanje vašeg projekta na pravi način.
Kliknite dolje da biste preuzeli besplatni predložak za preuzimanje bez preuzimanja za vaš početni sastanak. Promijenite sve što želite i predstavite to bez ikakvih troškova!
Kliknite ispod da biste kreirali besplatni AhaSlides račun i započeli stvaranje vlastitih zanimljivih sastanaka kroz interaktivnost!
