Empresa de gestió d'esdeveniments | 10 consells per estalviar temps, diners i estrès

Planificar l'esdeveniment perfecte pot resultar aclaparador, i aquí és on empreses de gestió d'esdeveniments endavant.

Tant si esteu somiant amb el casament de tota la vida, fent una celebració d'aniversari o necessiteu organitzar una conferència corporativa, una empresa de gestió d'esdeveniments pot convertir la vostra visió en una experiència que la gent no oblidarà.

Segueix llegint l'article per saber què és exactament una empresa de gestió d'esdeveniments, la seva funció, a més de consells per triar la millor i quines són les banderes vermelles a evitar.

Taula de continguts

• Descripció
• Què és una empresa de gestió d'esdeveniments?
• Quina és la funció d'una empresa de gestió d'esdeveniments?
• Com triar la millor empresa de gestió d'esdeveniments?
• Què cal evitar en revisar les propostes de gestió d'esdeveniments?
• Quins són els exemples d'esdeveniments que una empresa de gestió d'esdeveniments pot planificar?
• Takeaways

Descripció

Què és una empresa de gestió d'esdeveniments?

Quan planifiqueu un esdeveniment de qualsevol escala, des d'un casament fins a una reunió corporativa, una empresa de gestió d'esdeveniments pot garantir que tot funcioni perfectament.

Els planificadors d'esdeveniments treballen estretament amb els clients per entendre les seves necessitats, objectius i pressupost. A continuació, elaboren un pla d'esdeveniments complet adaptat a la visió del client perquè els clients tinguin tranquil·litat que la seva visió d'esdeveniment es convertirà en una realitat memorable.

Quina és la funció d'una empresa de gestió d'esdeveniments?

Hi ha molts objectius de l'empresa de gestió d'esdeveniments, com ara organitzar un esdeveniment excel·lent que satisfà totes les demandes dels clients. La funció principal d'una empresa de gestió d'esdeveniments és planificar, coordinar i executar esdeveniments amb èxit en nom dels seus clients. S'encarreguen de tota la logística i els detalls perquè els clients es puguin centrar a gaudir del seu esdeveniment, en lloc de preocupar-se per l'organització.

Algunes de les funcions clau d'una empresa organitzadora d'esdeveniments inclouen👇

#1 - Conceptualitzar i planificar l'esdeveniment – Treballen amb els clients per entendre la visió, els objectius i el pressupost de l'esdeveniment, i després elaboren un pla integral per fer realitat aquesta visió.

#2 - Assegureu el lloc i negocieu els contractes – Exploren llocs potencials, comparen opcions en funció de la ubicació, l'espai, les instal·lacions, els preus i la disponibilitat, asseguren el millor i negocien contractes en nom del client.

#3 - Coordinar proveïdors i venedors – Identifiquen, seleccionen, reserven i gestionen tots els proveïdors necessaris com càterings, fotògrafs, decoradors, lloguers, etc. per garantir que tot funcioni sense problemes.

#4 - Gestioneu el pressupost de l'esdeveniment – Elaboren un pressupost, fan un seguiment de les despeses i busquen maneres d'estalviar costos tot assolint els objectius del client.

#5 - Creeu horaris i horaris – Desenvolupen horaris detallats i plans de contingència per assegurar-se que l'esdeveniment es desenvolupa segons el previst.

#6 - Planificació de l'entreteniment – Organitzen qualsevol actuació, conferenciant o activitat com a part del programa de l'esdeveniment.

#7 – Decoració i senyalització – Demanen les decoracions necessàries, llençols, flors, posada en escena i senyalització requerida.

#8 - Contracteu i gestioneu personal d'esdeveniments – Troben, reserven i gestionen tot el personal temporal necessari per ajudar a organitzar l'esdeveniment.

# 9 - Executeu el pla d'esdeveniments perfectament – El dia de l'esdeveniment, supervisen la configuració, gestionen tots els proveïdors, resolen problemes i s'asseguren que el programa segueixi tal com estava previst.

# 10 - Seguiment després de l'esdeveniment – S'ocupen de tasques com la devolució d'equips, el pagament de factures, l'enviament de notes d'agraïment, l'avaluació d'èxits i àrees de millora.

Consells per a millors esdeveniments

• Gestió d'Esdeveniments
• Museu interactiu
• Disseny d'esdeveniments

Com triar la millor empresa de gestió d'esdeveniments?

La millor empresa de gestió d'esdeveniments pot trigar temps a buscar-la, però amb aquests consells realistes, estarà a la porta principal🚪

#1 - Experiència – Penseu en empreses que han executat amb èxit molts esdeveniments similars en escala i abast als vostres. Tindran un procés avall i sabrà com gestionar els problemes comuns que sorgeixen.

#2 - Cartera – Revisar exemples d'esdeveniments passats que l'empresa ha planificat i gestionat. Busqueu qualitat, creativitat i atenció als detalls que coincideixin amb la vostra visió.

#3 - Referències – Demanar i comprovar referències de clients anteriors per confirmar que l'empresa compleix les seves promeses i gestiona els problemes amb professionalitat.

#4 - Especialització – Algunes empreses se centren en esdeveniments corporatius mentre que altres s'especialitzen en casaments. Busqueu-ne un que tingui experiència i recursos necessaris adaptats al vostre tipus d'esdeveniment específic.

#5 - Equip – Coneix membres clau de l'equip de gestió d'esdeveniments que planificaran i executaran el teu esdeveniment. Valoreu la seva professionalitat, capacitat de resposta i comprensió de les vostres necessitats i visió.

#6 - Contracte i preus – Compareu diverses propostes (almenys 3) per obtenir els millors termes i preus del contracte. Assegureu-vos que l'abast del treball és clar i enteneu totes les tarifes.

#7 - Reputació – Comproveu ressenyes, premis (si n'hi ha), el seu estand a les organitzacions del sector d'esdeveniments i quant de temps porta l'empresa en el negoci com a indicadors de legitimitat i qualitat.

#8 - Comunicació – L'empresa ha d'escoltar atentament les vostres necessitats, respondre totes les vostres preguntes i respondre ràpidament a les sol·licituds. Una bona comunicació és clau per a una relació laboral exitosa.

# 9 - Flexibilitat – Les millors empreses estan disposades a personalitzar els seus serveis en funció del vostre pressupost i preferències, en lloc d'adherir-se rígidament a una plantilla estàndard.

# 10 - Transparència – Insistir en la total transparència en pressupostos, contractes, terminis i plans. Eviteu les empreses que són secretes o es neguen a compartir detalls.

#11 – Gestió de crisi – Com gestionen els problemes inesperats que sorgeixen? Una empresa amb una gran experiència en gestió de crisi ajudarà a evitar desastres.

#12 – Innovació – Estan oberts a noves idees i solucions per assolir els vostres objectius de manera creativa? Les empreses progressistes afavoreixen nous resultats.

# 13 - Assegurança – Tenen l'assegurança necessària, inclosa la cobertura de responsabilitat civil per al vostre esdeveniment? Això us protegeix de riscos i reclamacions.

#14 - Valors – El seu enfocament empresarial i els valors de l'empresa s'alineen amb la cultura de la vostra organització? L'ajust cultural condueix a la comprensió mútua.

#15 - Tecnologia – Són coneixedors de tecnologia i segueixen sempre les millors pràctiques de les tendències del sector? Aprofiten tecnologia com el programari de gestió de projectes per mantenir els plans organitzats i en bon camí? La tecnologia millora l'eficiència.

Busqueu una empresa de gestió d'esdeveniments amb experiència rellevant i una trajectòria contrastada, una bona reputació i la flexibilitat, comunicació i transparència necessàries per executar la vostra visió única i superar les vostres expectatives per al vostre esdeveniment especial.

Què cal evitar en revisar les propostes de gestió d'esdeveniments?

Hi ha certes banderes vermelles que cal tenir en compte en algunes empreses de gestió d'esdeveniments. Evitar-lo esquivaria una bala en l'etapa d'execució més tard.

• Llenguatge vague o general – Les propostes que no aborden específicament els objectius de l'esdeveniment, els requisits pressupostaris o el calendari són una bandera vermella. Compte amb les empreses que utilitzen llenguatge genèric en lloc de personalitzar la seva proposta.

• Àmbit de treball poc clar o no definit – Eviteu les empreses que no especifiquen clarament quins serveis prestaran i quines tasques queden excloses de la seva proposta. L'abast ha de ser detallat i complet.

• Comissions addicionals excessives – Compte amb propostes amb tarifes addicionals que no s'indiquin explícitament, com ara recàrrecs de combustible, despeses administratives o despeses de processament de pagaments. Tot això ha de ser transparent i explicat clarament.

• Negativa a respondre preguntes – Si una empresa evita respondre les vostres preguntes sobre detalls de planificació, contractes o preus, és probable que això vol dir que està amagant alguna cosa. La transparència és important per generar confiança.

Quins són els exemples d'esdeveniments que una empresa de gestió d'esdeveniments pot planificar?

• Weddings – La planificació i l'execució de casaments és un servei bàsic per a moltes empreses de gestió d'esdeveniments. S'ocupen de tots els aspectes de la planificació, des de la selecció del lloc fins a les invitacions i la coordinació del dia.

• Conferències i fires comercials – Les empreses d'esdeveniments poden organitzar grans esdeveniments corporatius com conferències, seminaris, cimeres, llançaments de productes i fires comercials. Gestionen la inscripció, la coordinació de ponents, la logística del local, el càtering i la inscripció.

• Llançaments de productes – Els gestors d'esdeveniments poden crear esdeveniments immersius i interessants per donar a conèixer nous productes o serveis al públic. Planifiquen activitats, demostracions i elements promocionals com ara enquestes en viu i qüestionaris per generar il·lusió.

• Recaptacions de fons i esdeveniments benèfics – Els esdeveniments sense ànim de lucre com els balls benèfics, les carreres/passejades i les donacions són un altre tipus d'esdeveniment comú gestionat per empreses d'esdeveniments. Es centren a maximitzar l'assistència i els fons recaptats.

• Festes d'empresa – Les empreses d'esdeveniments ajuden a planificar i gestionar festes de vacances d'empresa, sortides d'estiu, celebracions de jubilació i altres tipus d'esdeveniments socials dels empleats. Organitzen activitats i càtering.

• Entrega de premis i gales – La planificació de premis, sopars de gala i esdeveniments de corbata negra és una altra especialitat per a algunes empreses de gestió d'esdeveniments de servei complet. S'encarreguen de la decoració, les taules de seients, les cistelles de regal i els discursos.

• Demostracions de productes – Per a les empreses que planifiquen mostrar una línia de productes, els planificadors d'esdeveniments poden dissenyar demostracions interactives, proves de conducció, proves de gust i altres maneres impactants de mostrar el producte als clients potencials.

Les empreses de gestió d'esdeveniments planifiquen esdeveniments de diferents mides i tipus, que van des de casaments íntims fins a grans conferències corporatives, recaptació de fons, festes, llançaments de productes i molt més, bàsicament qualsevol esdeveniment planificat on es necessiti una coordinació i logística professionals per assolir els objectius del client.

Takeaways

Contractar una empresa experta en gestió d'esdeveniments transforma una visió bàsica en una experiència de la qual la gent no deixarà de parlar durant anys.

La seva gestió us allibera dels maldecaps logístics perquè pugueu ocupar plenament el paper d'un amfitrió amable. Imagineu l'espai d'esdeveniments perfectament configurat, amb convidats emocionats gaudint d'un deliciós càtering i d'un entreteniment increïble, mentre passegeu per la sala, tenint temps per barrejar-vos amb tothom. Meravellós no?

Vols fer el teu esdeveniment més interactiu? Prova AhaSlides per accedir a una sèrie de trencaglaç, enquestes i qüestionaris que eleven la sessió a un altre nivell.