Většina procesů zaškolování v práci s elektronickými zdravotními záznamy (EHR) je postavena na tomto systému: zde je přihlašovací obrazovka, zde je menu, zde je šablona pro každý typ záznamu. Nový zaměstnanec odchází s certifikátem. Problémy s dokumentací začínají na oddělení následující týden.
Tato příručka je určena pro ředitele oddělení vzdělávání a rozvoje (L&D) v nemocnicích a vedoucí pracovníky informatiky nebo compliance, kteří chtějí jiný výchozí bod: pracovní postup, který musí daná osoba splnit, a překážky, se kterými se při jeho plnění setká. Ukazuje, jak diagnostikovat, zda je problém způsoben mezerou ve školení nebo systémovou vadou, jak navrhnout přípravu a nácvik s ohledem na reálný úkol a jak posoudit, zda jej nováček dokáže splnit, a to s kompletní a splňující požadavky dokumentace.
Situace, pro kterou stojí za to navrhnout
Níže uvedený scénář je ilustrativní, nikoli zdokumentovaný případ.
V pondělí nastupuje nový referent na oddělení. Do čtvrtka je požádán o provedení běžné aktualizace záznamů o pacientovi po jeho přijetí. Úkol je na papíře jednoduchý: potvrdit demografické údaje, zaznamenat zdroj doporučení, přiložit formulář souhlasu a dokončit záznam. V praxi se setkává se čtyřmi překážkami. Formulář souhlasu je připojen na jiné obrazovce, než jaká byla zobrazena na hodině. Dvě pole vypadají identicky, ale zobrazují různé zprávy. Povinné pole odmítne platný záznam s neužitečnou zprávou. A místní postup pro chybějící zdroj doporučení je popsán v dokumentu, o kterém se nikdo nezmínil.
Úředník vyplní záznam, ale jedno pole nechá prázdné a pro jiné použije alternativní volný text. Záznam je neúplný a mezeru zdědí další osoba, která se na něj bude spoléhat.
Je to problém s trénováním? Částečně. Pouze problém s trénováním? Téměř jistě ne. Toto rozlišení je jádrem designové práce.
Začněte s úkolem, ne se systémem
Před otevřením jakéhokoli školicího obsahu si v jedné větě napište, co musí daná role umět. Například: dokončit pracovní postup pro správu pacientových záznamů od začátku do konce a identifikovat oblasti, kde proces dokumentace vytváří třenice. Důležitá jsou zde dvě slovesa a ta se liší.
Dokončení pracovního postupu je aplikovat úkol. Žák použije známý postup v situaci, kterou si slovo od slova nenacvičoval. Identifikace tření je analyzovat or posoudit úkol: student si musí všimnout, že je něco špatně, posoudit, zda je to jeho chyba nebo chyba systému, a rozhodnout se, co s tím dělat. Tyto kognitivní požadavky vycházejí z Bloomovy revidované taxonomie a popisují, co úkol od dané osoby vyžaduje, nikoli jak jej musíte splnit.
To je důležité kvůli sladění. Eberlyho centrum Carnegie Mellona to jasně uvádí: pokud je cílem aplikovat dovednosti, ale hodnocení měří pouze zapamatování si, studenti procvičují jednu věc a jsou hodnoceni podle jiné, což podkopává jak motivaci, tak učení (Eberly Center, sladění cílů, hodnocení a výukových strategií). Test s výběrem odpovědí na názvy menu vám jen málo řekne o tom, zda někdo dokáže dokončit výše uvedenou aktualizaci přijímacího řízení.
Diagnózujte před předepsáním
Než cokoli vytvoříte, porovnejte úkol tak, jak je skutečně prováděn, s tím, co učí a testuje současný onboarding. Čtyři kontrolní mechanismy obvykle oddělují mezery ve školení od jiných příčin:
- Pozorujte úkol. Sledujte několik začátečníků nebo zkušených zaměstnanců, jak dokončují pracovní postup, a zaznamenávejte chyby, alternativní řešení a váhání.
- Porovnejte s tréninkem. Procvičuje současný program přesně tuto sekvenci, nebo systém obecně? Vyžaduje nějaké hodnocení, aby student tuto sekvenci absolvoval?
- Zkontrolujte prostředí. Jsou nástroje, přístupová oprávnění, počet zaměstnanců a místní postupy takové, jaké školení předpokládalo? Nováček bez správné úrovně přístupu nemůže úkol procvičit, ať už se učebna probírala jakoukoli.
- Hledejte systémové závady. Pokud mají potíže i zkušení zaměstnanci nebo používají stejné řešení, příčinou je pravděpodobně design obrazovky, pole nebo pravidlo. Další školení to nevyřeší. Zveřejňujte to s informatikou jako požadavek na změnu.
Toto je úskalí, které je třeba otevřeně zmínit se svými zainteresovanými stranami: vady použitelnosti mohou vyžadovat změny systému, nikoli další školení. Pokud se školení používá k zakrytí vady, náklady se vrátí v každé kohortě. Berte svou současnou metodu a strop vašeho aktuálního hodnocení jako hypotézy k testování, nikoli jako fakta.
Příprava návrhu a procvičování pracovního postupu
Jakmile zjistíte, které mezery může školení zacelit, přiřaďte každou fázi programu k danému úkolu.
Příprava. Před nástupem do praxe si ověřte předpoklady pomocí krátké diagnostické analýzy. Ujistěte se, že daná osoba zná potřebné termíny, jako je rozdíl mezi registračním oborem a klinickým oborem, a regulační pravidla, která daný úkol omezují, například co musí být zaznamenáno a kdo to může zaznamenávat. Do této fáze je vhodné studium vlastním tempem. Kontrola opakování zde pouze potvrzuje předpoklady. Není to důkaz, že daná osoba může danou práci vykonat.
Mapování pracovních postupů. Zmapujte skutečný pracovní postup obrazovku po obrazovce, včetně kroků, které lidé přeskakují, a bodů, kde se systém a lokální postup liší. Použijte mapu k vytvoření praktického případu a klíče s odpověďmi a předejte jej svému vedoucímu informatiky nebo oddělení dodržování předpisů k ověření. Stejná mapa se stává auditem tření: každý bod, kde pozorovatelé viděli chyby nebo alternativní řešení, je kandidátem na opravu systému, přehlednější pracovní pomůcku nebo praktický případ.
Praxe. Zadejte studentům celý úkol s realistickým příkladem a požádejte je, aby vysvětlili svá rozhodnutí a také je provedli. Zpětná vazba by měla odkazovat na rozhodnutí, například: „Připojili jste formulář souhlasu k nesprávnému typu záznamu. Zde jsou důkazy, které jste si mohli ověřit, a zde je návod, co dělat, když je typ formuláře nejasný.“ Zpětná vazba ohledně rychlosti a úplnosti funguje nejlépe, když je specifická pro daný krok.
Živý nebo asynchronní? Živý vstup instruktora přidává největší hodnotu, když je volba nejednoznačná: když existují dva obhajitelné postupy nebo když se postup a systém neshodnou. Diskuse vedená někým, kdo zná místní praxi, vyřeší to, co písemný klíč s odpověďmi vyřešit nemůže. Asynchronní kontrola je dostatečná pro potvrzení pravidel, kontrolu zapamatovatelnosti a poskytnutí zpětné vazby k jasnému případu.
Praktický příklad: aktualizace přijímacího řízení
Ilustrativní příklad. Před použitím by měl odborník ověřit případ a kritéria odpovědi.
Pouzdro. Student obdrží simulovaný záznam pro fiktivního pacienta. Je požádán o vyplnění aktualizace přijetí. Případ obsahuje naskenovaný formulář souhlasu, doporučující dopis s chybějícím referenčním číslem a pole, které odmítá formát zadání uvedený ve školicí příručce.
Volby studenta. V případě chybějícího referenčního čísla může student (a) nechat pole prázdné a dokončit, (b) zadat zástupný symbol nebo (c) zaznamenat mezeru schváleným postupem a vyžádat si chybějící informace. V odmítnutém poli může (a) zkusit to znovu s jiným formátem, dokud pole nebude akceptováno, (b) zadat hodnotu do poznámky s volným textem nebo (c) zaznamenat problém jako podezření na systémovou chybu a pokračovat schváleným mezikrokem.
Zpětná vazba. U každé volby zpětná vazba vysvětluje, proč je obhajitelná nebo neúplná podle dohodnutých kritérií. Prázdné pole je neúplné, protože následní uživatelé nemohou zjistit, zda data chybí nebo zda nikdy nebyla potřeba. Zástupný symbol není obhajitelný, protože zaznamenává informace, které nejsou pravdivé. Zaznamenání mezery podle schváleného postupu je kompletní. Při druhém rozhodnutí může zkoušení formátů, dokud není jeden přijat, vést k platnému záznamu, ale skrývá vadu, kterou musí informatický tým vidět. Zaznamenání chyby je reakcí, která chrání jak záznam, tak další kohortu.
Opakovaný pokus. Student se pokusí o druhý případ s jinou mezerou, například s formulářem souhlasu, který je připojen, ale není podepsaný, a aplikuje na něj stejnou argumentaci.
V rámci kohorty se zprávy o tření studentů stávají pro informatický tým také strukturovaným seznamem podezřelých vad.
Posouzení schopností a plánování transferu
Vyberte si opatření, která odrážejí daný úkol. Dvě praktická opatření jsou čas úkolu a úplnost dokumentaceNež začnete, definujte obojí: co se považuje za kompletní, kdo to posuzuje, které záznamy jsou ve jmenovateli a kdy měříte.
Jednoduchá rubrika zajistí konzistenci úsudku. Níže uvedená je návrh na úpravu ve spolupráci s vaším klinickým specialistou nebo specialistou na dodržování předpisů. Nejedná se o validovaný standard připravenosti.
| Kritérium | Co pozorovatel hledá | Skóre |
|---|---|---|
| Provádění úkolů | Dokončuje pracovní postup a identifikuje nedostatky v dokumentaci, zaznamenává proběhlé akce a důkazy, které za nimi stojí. | 0 2 na |
| Uvažování | Vysvětluje příslušná omezení, alternativy a nejistoty; kontroluje čas úkolu a úplnost dokumentace | 0 2 na |
| Hranice | Používá schválené postupy a žádá o pomoc, pokud chybí informace nebo oprávnění. | 0 2 na |
Kotvy: 0 znamená chybějící nebo nepodložené; 1 znamená částečné s relevantními opomenutími; 2 znamená úplné a odůvodněné podle dohodnutých kritérií. Kritické chyby definujte samostatně, například zaznamenání nepravdivých informací nebo obcházení požadované kontroly souhlasu. Celkové skóre nesmí nikdy zakrývat kritické selhání.
Pro přenos z praxe posuďte nový, neznámý případ, nikoli ten, který se používá v praxi, a poté, co se učící se dostatečně setká se skutečnou prací, pokračujte na pracovišti. Centra pro kontrolu a prevenci nemocí (CDC) doporučují, pokud je to možné, vyhodnocovat jak učení, tak i přenos znalostí, protože osoba, která školením projde, může mít stále potíže s jejich aplikací v práci (CDC, Hodnocení školení: měření efektivity). Jako následná kontrola může sloužit kontrolovaný pracovní úkol nebo kontrola vzorku skutečných záznamů studenta mentorem.
Pokud váš nástupní proces zahrnuje mezioborové předávání, například když registrační tým předá záznamy klinickému personálu, Agentura pro výzkum a kvalitu zdravotní péče… Program TeamSTEPPS je výchozím bodem pro týmovou práci ve zdravotnictví a komunikační zdroje. Nechte klinického pedagoga vybrat a upravit příslušné nástroje.
Co důkazy mohou a nemohou ukázat
Mějte jasno v tom, co si můžete nárokovat. Toto jsou otázky, na které by měl váš audit odpovědět.
Co by ukázalo, že studenti dokáží dokončit pracovní postup a identifikovat překážky? Skóre rubrik na základě neviditelného případu, času úkolu a úplnosti dokumentace v porovnání s výchozím stavem a kvality zpráv o tření, které předkládají. Porovnejte podobné s podobnými: stejná populace, stejný jmenovatel a stejné načasování.
Která omezení by mohla přetrvávat i po zlepšení výkonu? Několik. Vadné obrazovky a pravidla přetrvávají, dokud někdo nezmění systém. Personální obsazení, pracovní zátěž a přístupová oprávnění ovlivňují, kolik času má člověk na řádnou dokumentaci. Lokální postupy, které jsou v konfliktu se systémem, zůstávají v konfliktu. A souběžné provozní změny, jako je nová šablona nebo aktualizace softwaru, mohou ovlivnit vaše opatření nezávisle na školení. Prozkoumejte je, než jakoukoli změnu připíšete programu.
Výše uvedené zdroje podporují principy návrhu založené na sladění cílů, praxe a hodnocení a na měření učení a přenosu. Nejsou důkazem o tom, že by jakýkoli konkrétní program nebo platforma snižovala zátěž spojenou s dokumentací. Tento článek neposkytuje žádné sliby ohledně výsledků a vaše vlastní hodnocení by také nemělo.
Kam se AhaSlides vejde
AhaSlides podporuje adaptivní a interaktivní učení a umožňuje vám přecházet mezi živou a vlastním tempem výuky. V úvodním programu, jako je ten výše uvedený, by to mohlo znamenat kontrolu předpokladů vlastním tempem před praxí, interaktivní facilitovanou relaci pro nejednoznačné rozhodnutí a následnou kontrolu nového případu vlastním tempem. Konkrétní funkce pro tvorbu, zpětnou vazbu a reporting by měly být před plánováním porovnány s vaším vlastním pracovním postupem v demonstraci. Jakákoli integrace umělé inteligence, simulace nebo elektronického zdravotního záznamu by měla být považována za externí nebo nepotvrzenou, dokud nebude předvedena.
Váš další krok
Začněte s rubrikou úkolů: vezměte si jeden velkoobjemový pracovní postup ve vaší nemocnici, sestavte si výše uvedená tři kritéria s vaším vedoucím informatiky nebo compliance a pozorujte dva nebo tři reálné pokusy. Tření, které zaznamenáte, je váš seznam mezer ve školení a systémových vad, v tomto pořadí.
Až bude váš návrh hotový, můžeme vám ukázat, jak by fungovala živá a vlastní verze fází procvičování a kontroly. Vyžádejte si demoverzi AhaSlides a přineste si svůj pracovní postup.
