Akční průmysl roste a firemní rozpočty se s ním vyrovnávají. Více společností pořádá více osobních setkání než před třemi lety a tento trend se spíše zrychluje, než aby se obrátil.
Díky tomuto růstu je solidní provedení důležitější, nikoli méně. Když konkurence pořádá více akcí, špatně organizovaná akce vyniká. Tato příručka pokrývá všechny fáze plánování firemních akcí, od stanovení cíle až po analýzu dat po akci, a to ve formátu, který můžete skutečně použít.
Krok 1: Definujte cíl před čímkoli jiným
Každé další rozhodnutí v této příručce vyplývá z jedné otázky: čeho musí tato událost dosáhnout?
Firemní akce se obvykle dělí do několika kategorií. Teambuildingové akce si kladou za cíl zlepšit důvěru a spolupráci. Školící akce přenášejí specifické dovednosti nebo znalosti. Klientské akce posilují vztahy nebo generují potenciál zákazníků. Konference a summity upevňují pozici společnosti, přitahují talenty nebo generují mediální kontakty. Hybridní neboli all-in-one schůzky sjednocují distribuované organizace kolem strategie.
Napište jednu větu, která popisuje výsledek úspěšné akce. „Účastníci odcházejí s pracovní znalostí našeho produktového plánu pro 3. čtvrtletí a třemi konkrétními následnými kroky“ je použitelný cíl. „Mějte skvělou firemní akci“ nikoli.
Tento cíl také určuje vaši metriku úspěchu. Pokud je akce zaměřena na školení, můžete měřit míru uchování znalostí pomocí kvízu po školení nebo 30denního behaviorálního průzkumu. Pokud se jedná o akci pro klienta, může být správným číslem generovaný kanál nebo míra rezervace schůzek. Vyberte si metriku před výběrem místa konání.
Krok 2: Stanovte rozpočet s rezervou na nepředvídané události
Rozpočet je omezením, které formuje každé další rozhodnutí. Stanovte si ho včas a ujistěte se, že máte souhlas osoby, která peníze spravuje, než se zavážete k jakémukoli dodavateli.
Typický rozpočet firemní akce se rozkládá zhruba takto:
Pronájem prostor obvykle tvoří 25–30 % celkových výdajů. Catering a nápoje tvoří 30–35 %. Audiovizuální služby a technologie tvoří 15–25 %. Řečníci, zábava a moderace dohromady obvykle tvoří 5–10 %. Marketing a tištěné materiály tvoří dalších 5 %. Zbývajících 10–15 % by mělo být považováno za nepředvídatelné a mělo by být považováno za neobchodovatelnou položku, nikoli za volitelný rezervní fond.
Tu poslední řádku většina nových plánovačů přeskakuje. Poškozuje se vybavení, cateringové společnosti ruší, účast překračuje plány, místo konání účtuje poplatky za parkování, o kterých jste nevěděli. Začleňte do rozpočtu rezervu od začátku, místo abyste se snažili získat schválení, když se něco pokazí.
Rozlišujte také fixní náklady (pronájem místa konání, poplatky za řečníky) od variabilních nákladů (catering na osobu, tištěné materiály na účastníka). Fixní náklady se projeví v závislosti na tom, zda máte 50 nebo 150 účastníků. Škála variabilních nákladů. Pokud je váš odhad účasti nejistý, modelujte oba scénáře, než se rozhodnete pro velikost místa konání.
Krok 3: Vytvořte časový harmonogram plánování
Pro velké konference, veletrhy nebo vícedenní firemní akce je realistická dodací lhůta 10–12 měsíců. Pro menší interní schůzky nebo workshopy je často funkčních 5–6 týdnů. Obecné pravidlo: čím více dodavatelů je zapojeno, tím delší dodací lhůta potřebujete.
Tři až šest měsíců předem si zajistěte datum a místo konání, potvrďte rozpočet a interní schválení a vyberte a najměte řečníky, facilitátory nebo animátory. Jakmile budou moderátoři potvrzeni, zahajte registraci nebo zašlete rezervaci termínů.
Šest až osm týdnů předem dokončete program a průběh akce, potvrďte počet hostů a dietní požadavky, informujte audiovizuální tým o technických požadavcích a zašlete kompletní pozvánky nebo připomínky registrace.
V posledních dvou týdnech ověřte všechny dodavatelské dokumenty a kontakty, dokončete seznam účastníků a logistické detaily a připravte veškeré materiály, diapozitivy nebo tištěné materiály. Pokud jste tak v poslední době neučinili, proveďte návštěvu místa.
Během posledních 48 hodin proveďte kompletní prohlídku s pracovníky na místě, otestujte veškeré AV a technologie před příchodem kohokoli a informujte všechny členy týmu o jejich rolích a postupech eskalace.
Krok 4: Vyberte a potvrďte místo konání
Výběr místa konání je otázkou, kde se střetává rozpočet a logistika. Před podpisem jakéhokoli dokumentu je třeba ověřit několik věcí:
Kapacita. Většina míst uvádí maximální kapacitu, která se vztahuje k požárním předpisům, nikoli k pohodlnému obsazení. U akcí s místy k sezení odečtěte od uvedeného maxima zhruba 20–25 %, abyste získali realistické pracovní číslo.
AV a technologická infrastruktura. Zjistěte si, co je zahrnuto v ceně pronájmu a co si budete muset přinést. Šířka pásma Wi-Fi je velmi důležitá, pokud účastníci budou používat zařízení nebo pokud provozujete interaktivní prvky.
Zásady stravování. Některé podniky vyžadují, abyste využili jejich vlastní catering. Jiné povolují externí dodavatele. Před sestavením rozpočtu na jídlo a pití si ujasněte, které z nich nabízí.
Přístupnost. Ověřte fyzickou přístupnost pro účastníky se zdravotním postižením a zkontrolujte, zda má místo konání bezbariérové toalety, parkoviště a vchody.
Podmínky zrušení a vyšší moci. Před podpisem si přečtěte strukturu zálohy a storno sankce. Zjistěte, co se stane, pokud bude nutné akci odložit.
Nechte si vše písemně potvrdit. Ústní dohoda o zahrnutých stolech nebo slíbeném technologickém balíčku nemá právní sílu.
Krok 5: Spravujte dodavatele jako projekt
Firemní akce obvykle zahrnují více dodavatelů: catering, audiovizuální techniku, dekorace, fotografování, dopravu, ostrahu a často i platformu pro správu akcí třetí strany. Každý z nich je závislý na sobě a má svůj vlastní časový harmonogram.
Fungující přístup: k řízení dodavatelů přistupujte stejně jako k řízení projektů. Každý dodavatel dostane jasné zadání, které zahrnuje výstupy, časový harmonogram, kontaktní informace a postupy eskalace. Plánujete schůzky úměrné riziku: pro místo konání a cateringovou společnost jednou týdně po dvou měsících, v posledních dvou týdnech častěji.
Vytvořte jednostránkový kontaktní list dodavatele se jménem, rolí, číslem mobilního telefonu a jednořádkovým shrnutím toho, za co je dodavatel zodpovědný. Tento dokument použije váš tým na místě, když se v den akce v 7 hodin ráno něco pokazí.
Zeptejte se každého dodavatele výslovně: co ode mě potřebuje a do kdy? Selhání dodavatelů je často způsobeno tím, že organizátor akce nedodrží termín (potvrzení počtu osob, schválení plánu prostor, výběr menu), nikoli dodavatelem.
Krok 6: Vytvořte logistický plán na místě
Logistika je mezerou mezi dobrým plánem a dobrou akcí. Prvky, které většina organizátorů podceňuje:
Registrace a odbavení. Akce pro 200 osob s jednou odbavovací stanicí vytvoří 20minutovou frontu. Buď zvolte více stanic, nebo použijte mobilní odbavovací aplikaci. Proces si předem otestujte.
Běh show. Podrobný dokument s časově omezeným časem, který zahrnuje všechny prvky akce od zahájení až po ukončení. Zahrnuje, kdo je zodpovědný za jednotlivé přechody, co se stane, když řečník vystoupí příliš dlouho, a kdy mají dodavatelé dorazit a odejít.
Protokoly pro případ nouze. Identifikujte tři nejpravděpodobnější body selhání (selhání audiovizuální techniky, neúčast řečníka, zpoždění cateringu) a pro každý z nich připravte písemný plán pro nepředvídané události. Před zahájením akce o nich informujte svůj tým.
Podrobnosti o zkušenostech účastníků. Třecí body, kterých si účastníci všímají: nejasné značení, dlouhé fronty na registraci, špatná Wi-Fi, žádná voda během přestávek, těžko dostupné toalety. To jsou detaily, které formují to, jak si lidé na akci vzpomenou.
Užitečný kontrolní seznam pro plánování dne:
Dostavte se alespoň 90 minut před otevřením dveří. Projděte si všechny prostory: registrační prostor, hlavní místnost, místnosti pro menší skupiny, cateringové služby a toalety. Ověřte, zda dodávka cateringu odpovídá objednávce. Otestujte audiovizuální systém se skutečnými soubory prezentace, nikoli s jejich zástupnými symboly. Informujte registrační tým o procesu registrace a všech VIP příjezdech. Ověřte, zda jsou všechny kontaktní osoby na dodavatele dosažitelné mobilním telefonem. Mějte po celou dobu akce po ruce tištěnou kopii programu.
Jedna věc, která stojí za to se v rozpočtu explicitně započítat, je tato: osoba, která v daný den řídí logistiku, by neměla být tatáž osoba, která prezentuje, facilituje nebo spravuje vztahy se zainteresovanými stranami. Souběžné zapojení těchto rolí spolehlivě vede k problémům s oběma.
Krok 7: Vyhodnocení po akci
Akce skončila. Většina organizátorů si s úlevou vydechne a jde dál. Ti, kteří pořádají konzistentně lepší akce, dělají ještě jednu věc: uzavírají cyklus.
Do 48 hodin odešlete účastníkům průzkum. Nechte ho být krátký: maximálně 5 otázek. Zahrňte celkovou spokojenost, nejcennější prvek, nejméně cenný prvek, jednu věc, kterou by změnili, a zda by se účastníky zúčastnili znovu. Míra odezvy po 48 hodinách prudce klesá, proto jej odešlete rychle.
Zhodnoťte svůj vlastní výkon oproti cíli, který jste si stanovili v kroku 1. Splnila akce to, co měla dosáhnout? Pokud cílem byl přenos dovedností, co ukazují skóre hodnocení? Pokud se jednalo o proces realizace, jaké schůzky byly naplánovány? Pokud se jednalo o týmovou soudržnost, co říká průzkum o propojení a důvěře?
Zdokumentujte, co fungovalo a co ne, dostatečně podrobně, aby je mohl použít někdo jiný. Dokument o průběhu, kontakty na dodavatele, skutečné hodnoty rozpočtu a zpětná vazba od účastníků by měly být archivovány společně.
Nakonec: do týdne, dokud je paměť čerstvá, sestavte zprávu s týmem, který akci vedl. Poznatky, které zabrání problémům v příštím roce, pocházejí od lidí, kteří byli na místě, nikoli z průzkumu po akci.
Pořádání interaktivních firemních akcí s AhaSlides
Většina firemních akcí ztrácí prostor po 45 minutách prezentace, během které se nikdo neptal. Tomu se zabrání, když se do programu od samého začátku zapojí interakce.
AhaSlides se integruje přímo do prezentací a běží na telefonech účastníků prostřednictvím odkazu pro připojení, není nutné stahovat aplikaci. Živé ankety poskytují prezentujícím v reálném čase přehled o tom, co si myslí ostatní, než přejdou k dalšímu tématu. Mraky slov odhalují, co se lidem honí hlavou, aniž by museli mluvit jako první. Anonymní otázky a odpovědi umožňují účastníkům klást otázky, které by v otevřené diskusi nekladli, což je důležité v relacích s širokým spektrem seniorů v místnosti.
Pro hodnocení po akci je spuštění závěrečného dotazníku na obrazovce jako poslední položky programu konzistentně efektivnější než následný e-mail. Lidé jsou stále v místnosti, stále věnují pozornost a míra odezvy to odráží.
Často kladené dotazy
Co je plánování firemních akcí? Plánování akce je proces organizace a koordinace všech prvků, které tvoří strukturované setkání: místo konání, logistika, dodavatelé, program a zážitek účastníků; vše, co zajišťuje hladký průběh a dosažení zamýšleného cíle.
Jakých je 5 C v oblasti event managementu? 5 C jsou koncept, koordinace, kontrola, vyvrcholení a závěr. Popisují celý průběh události od prvotního nápadu přes realizaci až po závěrečné shrnutí.
Kolik stojí firemní akce? Malá interní schůzka může stát několik tisíc dolarů. Středně velká konference s 200–500 lidmi obvykle stojí 50 000–500 000 dolarů v závislosti na městě, místě konání, kvalitě cateringu a programu. Velké akce se mohou vyšplhat až do milionů dolarů. Největší proměnnou je místo konání a stravování, které dohromady často tvoří 55–75 % celkových výdajů.
Jak dlouho dopředu byste měli plánovat firemní akci? Pro velké konference nebo vícedenní akce je realistická lhůta 10–12 měsíců. Pro menší workshopy nebo interní schůzky může stačit 5–6 týdnů. Klíčovou proměnnou je dostupnost dodavatelů: čím více dodavatelů je zapojeno, tím delší dodací lhůta potřebujete.
Jaké dovednosti potřebuje plánovač firemních akcí? Organizace je základ, ale dovednost, která odlišuje dobré plánovače od těch skvělých, je předvídání bodů selhání dříve, než k nim dojde, a mít připravený plán. U každé události se něco pokazí; otázkou je, zda jste o tom přemýšleli předem.
