Srdce vám buší, když si představujete nejhorší možné scénáře:
❗️ Mluvčí onemocní pár minut před nástupem na pódium.
❗️V den konání akce vaše místo náhle ztrácí proud.❗️ Nebo co je nejhorší – na vaší akci se někdo zraní.Myšlenky, ze kterých se zvedá žaludek, vás udrží v noci vzhůru.
Ale i ty nejchaotičtější akce se dají zvládnout – pokud si je dopředu pečlivě a systematicky naplánujete.
Jednoduchý kontrolní seznam řízení rizik událostívám může pomoci identifikovat, připravit se a zmírnit potenciální problémy dříve, než vykolejí vaši akci. Pojďme zjistit 10 nezbytných věcí v kontrolním seznamu, jak přeměnit obavy v dobře sestavený akční plán.
Obsah
- O programu
- Co je řízení rizik události?
- Jakých je 5 kroků k řízení rizik jako plánovač událostí?
- Kontrolní seznam řízení rizik událostí
- 5 prvků řízení rizik?
- Kontrolní seznam ve správě událostí
- Takeaways
- Často kladené otázky
O programu
Co je to riziko události? | Nečekané a nepředvídané problémy, které mohou negativně ovlivnit organizátory a firemní značku. |
Příklady rizika události? | Extrémní počasí, bezpečnost potravin, požár, nepokoje, bezpečnostní hrozby, finanční riziko,… |
Co je řízení rizik události?
Řízení rizik událostí zahrnuje identifikaci potenciálních rizik nebo problémů, které by mohly událost ohrozit, a následné zavedení procesů a opatření ke zmírnění těchto rizik. To pomáhá organizátorům akcí mít připravené pohotovostní plány, které minimalizují narušení a rychle se zotaví, pokud se vyskytnou problémy. Kontrolní seznam řízení rizik událostí se také používá k zajištění toho, aby byla překonána každá potenciální hrozba.
Jakých je 5 kroků k řízení rizik jako plánovač událostí?
Víme, že jako plánovač událostí je to stresující se všemi možnostmi, které mohou nastat. Abyste se uchránili před přemýšlením, postupujte podle našich jednoduchých 5 kroků a vytvořte si dokonalý plán řízení rizik pro události:
• Identifikujte rizika– Brainstormujte všechny možné věci, které by se na vaší akci mohly pokazit. Zvažte faktory, jako jsou problémy s místem konání, špatné počasí, selhání technologie, zrušení řečníků, problémy s jídlem, zranění, nízká návštěvnost atd. Přemýšlejte zeširoka a dejte na to nástroj pro brainstormingaby myšlenky zůstaly neporušené.Potřebujete nové způsoby brainstormingu?
Použijte nástroj pro brainstorming na AhaSlides ke generování více nápadů v práci a při organizaci akce!
🚀 Zaregistrujte se zdarma☁️
Tipy pro lepší zapojení
Kontrolní seznam řízení rizik událostí
Jaké obecné body musí pokrýt kontrolní seznam řízení rizik událostí? Hledejte inspiraci v níže uvedených příkladech kontrolního seznamu rizik událostí.
#1 – Místo konání
☐ Smlouva podepsána
☐ Získaná povolení a licence
☐ Půdorys a uspořádání instalace potvrzeno
☐ Specifikace cateringových a technických požadavků
☐ Určeno záložní místo a je v pohotovostním režimu
#2 – Počasí
☐ Plán monitorování a upozornění na nepříznivé počasí
☐ V případě potřeby je k dispozici stan nebo alternativní přístřešek
☐ V případě potřeby byla provedena opatření k přesunutí akce dovnitř
#3 – Technologie
☐ Testováno A/V a další technické vybavení
☐ Získané kontaktní údaje podpory IT
☐ Papírové výtisky materiálů dostupné jako záloha
☐ Pohotovostní plán pro výpadek internetu nebo elektřiny
#4 – Zdravotní/bezpečnostní
☐ K dispozici jsou lékárničky a AED
☐ Nouzové východy jsou jasně označeny
☐ Personál vyškolený v nouzových postupech
☐ Kontaktní informace na bezpečnost/policii jsou k dispozici
#5 – Reproduktory
☐ Přijaté životopisy a fotografie
☐ Alternativní reproduktory vybrané jako záložní
☐ Přednášející byl sdělen pohotovostní plán
#6 – Účast
☐ Minimální hranice účasti potvrzena
☐ Byla sdělena politika zrušení
☐ Plán vrácení peněz v případě zrušení akce
#7 - Pojištění
☐ Platné pojištění obecné odpovědnosti
☐ Získané potvrzení o pojištění
#8 – Dokumentace
☐ Kopie smluv, povolení a licencí
☐ Kontaktní informace na všechny prodejce a dodavatele
☐ Program akce, program a/nebo itinerář
#9 – Personální obsazení/Dobrovolníci
☐ Role přidělené zaměstnancům a dobrovolníkům
☐ K dispozici zálohy k vyplnění pro případ, že se nikdo neobjeví
☐ Dokončení školení o nouzových postupech a plánech pro nepředvídané události
#10 – Jídlo a nápoje
☐ Mějte k dispozici zálohy veškerého spotřebního materiálu podléhajícího zkáze
☐ Alternativní možnosti jídla připravené v případě zpožděné/nesprávné objednávky/hostů s alergií
☐ K dispozici jsou další papírové výrobky, náčiní a servírovací nádobí
#11 – Odpad a recyklace
☐ Rozmístěny odpadkové koše a nádoby na recyklaci
☐ Role přiřazené ke sběru odpadků během akce a po ní
#12 – Postupy pro vyřizování stížností
☐ Zaměstnanec určený k vyřizování stížností účastníků
☐ Protokol pro řešení problémů a nabízení refundací/kompenzací v případě potřeby
#13 – Plán nouzové evakuace
☐ Připraveny evakuační trasy a místa setkání
☐ Zaměstnanci musí být umístěni poblíž východů
#14 – Protokol ztracené osoby
☐ Určení zaměstnanci odpovědní za ztracené děti/starší osoby/zdravotně postižené
☐ Získané kontaktní údaje pro rodiče/opatrovníky nezletilých
#15 – Hlášení incidentů
☐ Formulář pro hlášení incidentů vytvořený pro zaměstnance k dokumentaci jakýchkoli mimořádných událostí
Co je pět prvků řízení rizik?
Riziko není jen smůla – je součástí každého podniku. Ale se správným plánem řízení rizik událostí můžete zkrotit chaos, který riziko vytváří, a proměnit hrozby v příležitosti. Mezi pět přístupů k řízení rizik patří:
• Identifikace rizik– Myslete na malé věci, jako jsou technické závady… až po totální katastrofu. Výpis rizik je dostane z vaší hlavy na papír, kde je můžete konfrontovat. • Odhad rizika– Ohodnoťte každé riziko, abyste pochopili, které představuje největší hrozbu. Zvažte: Jak pravděpodobné je, že se to stane? Jaké škody by mohly vzniknout, kdyby k tomu došlo? Stanovení priorit rizik zaměří vaše úsilí na problémy, které jsou skutečně důležité.• Snižování rizik– Mějte plány, jak se bránit! Zvažte způsoby, jak snížit pravděpodobnost výskytu rizika, snížit jakýkoli dopad, pokud k němu dojde, nebo obojí. Čím více můžete předem oslabit rizika, tím méně vás budou rušit. • Monitorování rizik– Jakmile jsou vaše počáteční plány na místě, buďte ostražití. Sledujte známky toho, že se objevují nová rizika nebo se mění stará rizika. Upravte své strategie podle potřeby, abyste udrželi krok s vyvíjejícím se prostředím hrozeb. • Hlášení rizik– Sdílejte rizika a plány se svým týmem. Když přivedete ostatní do smyčky, získáte vstup, odhalíte slabiny, které jste možná přehlédli, a rozdělí odpovědnost za řízení rizik.Co je kontrolní seznam v Event Managementu?
Kontrolní seznam ve správě událostí se týká seznamu položek nebo úkolů, u kterých pořadatelé ověřují, že byly připraveny, uspořádány nebo naplánovány před akcí.
Komplexní kontrolní seznam řízení rizik pomáhá zajistit, aby nebylo nic důležitého přehlédnuto, protože zařizujete všechny podrobnosti potřebné k úspěšnému provedení události.
Kontrolní seznamy jsou užitečné pro správu událostí, protože:
• Poskytněte přehlednost a strukturu– Uspořádají v objednávce podrobně vše, co je třeba udělat, takže nic nepropadne.
• Podporujte důkladnou přípravu– Zaškrtnutí položek motivuje organizátory, aby zajistili, že všechna opatření a opatření jsou skutečně na místě před zahájením akce.
• Zlepšit komunikaci– Týmy mohou rozdělit a přiřadit položky kontrolního seznamu, aby bylo zajištěno, že každý rozumí svým rolím a povinnostem.
• Podporujte konzistenci– Použití stejného kontrolního seznamu pro opakující se události pomáhá udržovat standardy a pokaždé zachytit oblasti pro zlepšení.
• Odhalte mezery nebo slabiny– Nezaškrtnuté položky zvýrazňují zapomenuté věci nebo vyžadují více plánování, což vám umožňuje řešit je dříve, než nastanou problémy.
• Usnadnit předání– Předání kontrolního seznamu novým organizátorům jim pomůže porozumět všemu, co bylo uděláno pro plánování předchozích úspěšných akcí.
Takeaways
S těmito doplňky ve vašem kontrolním seznamu řízení rizik událostí jste dobře připraveni na bojiště! Příprava promění potenciální chaos v klidnou důvěru. Přidejte tedy každou položku do svého seznamu. Odškrtávejte je jeden po druhém. Sledujte, jak tento kontrolní seznam přetváří obavy v moc. Protože čím více budete předvídat, tím lépe budou rizika podřízena vašemu pečlivému plánování a přípravě.
Často kladené otázky
Máte otázku? Máme odpovědi.