Ultimate Event Risk Management Checklist | 15 nezbytností pro zajištění úspěchu akce

Srdce vám buší, když si představujete nejhorší možné scénáře:

❗️ Mluvčí onemocní pár minut před nástupem na pódium.

❗️V den konání akce vaše místo náhle ztrácí proud.

❗️ Nebo co je nejhorší – na vaší akci se někdo zraní.

Myšlenky, ze kterých se zvedá žaludek, vás udrží v noci vzhůru.

Ale i ty nejchaotičtější akce se dají zvládnout – pokud si je dopředu pečlivě a systematicky naplánujete.

Jednoduchý kontrolní seznam řízení rizik událostí vám může pomoci identifikovat, připravit se a zmírnit potenciální problémy dříve, než vykolejí vaši akci. Pojďme zjistit 10 nezbytných věcí v kontrolním seznamu, jak přeměnit obavy v dobře sestavený akční plán.

Obsah

• O programu
• Co je řízení rizik události?
• Jakých je 5 kroků k řízení rizik jako plánovač událostí?
• Kontrolní seznam řízení rizik událostí
• 5 prvků řízení rizik?
• Kontrolní seznam ve správě událostí
• Takeaways
• Často kladené otázky

O programu

Co je řízení rizik události?

Řízení rizik událostí zahrnuje identifikaci potenciálních rizik nebo problémů, které by mohly událost ohrozit, a následné zavedení procesů a opatření ke zmírnění těchto rizik. To pomáhá organizátorům akcí mít připravené pohotovostní plány, které minimalizují narušení a rychle se zotaví, pokud se vyskytnou problémy. Kontrolní seznam řízení rizik událostí se také používá k zajištění toho, aby byla překonána každá potenciální hrozba.

Jakých je 5 kroků k řízení rizik jako plánovač událostí?

Víme, že jako plánovač událostí je to stresující se všemi možnostmi, které mohou nastat. Abyste se uchránili před přemýšlením, postupujte podle našich jednoduchých 5 kroků a vytvořte si dokonalý plán řízení rizik pro události:

• Identifikujte rizika – Brainstormujte všechny možné věci, které by se na vaší akci mohly pokazit. Zvažte faktory, jako jsou problémy s místem konání, špatné počasí, selhání technologie, zrušení řečníků, problémy s jídlem, zranění, nízká návštěvnost atd. Přemýšlejte zeširoka a dejte na to nástroj pro brainstorming aby myšlenky zůstaly neporušené.

• Vyhodnoťte pravděpodobnost a dopad – U každého identifikovaného rizika události odhadněte, s jakou pravděpodobností k němu dojde a jaký potenciální dopad by mohlo mít na vaši událost. To pomáhá určit, která rizika vyžadují nejdůkladnější plány zmírnění.

• Vypracujte krizové plány – Pro rizika s vyšší prioritou vytvořte specifické plány zálohování, řešení a nepředvídané události, abyste minimalizovali narušení, pokud se tato rizika naplní. To může zahrnovat potvrzení alternativních míst, dodavatelů, rozvrhů atd.

• Přidělte zodpovědnosti – Nechte jednu osobu odpovědnou za provádění každého krizového plánu a jasně sdělte role svému týmu. To zajišťuje, že někdo podnikne kroky, pokud riziko skutečně nastane.

• Procvičte si své plány – Projděte si potenciální scénáře, abyste identifikovali mezery ve svých plánech řízení rizik událostí. Školení vašeho týmu, jak reagovat v různých situacích, vybuduje sebevědomí, aby mohl úspěšně zvládat problémy, které se vyskytnou v den události.

Tipy pro lepší zapojení

• Event management
• Projektování událostí
• Obchodní sítě

Kontrolní seznam řízení rizik událostí

Jaké obecné body musí pokrýt kontrolní seznam řízení rizik událostí? Hledejte inspiraci v níže uvedených příkladech kontrolního seznamu rizik událostí.

#1 – Místo konání
☐ Smlouva podepsána
☐ Získaná povolení a licence
☐ Půdorys a uspořádání instalace potvrzeno
☐ Specifikace cateringových a technických požadavků
☐ Určeno záložní místo a je v pohotovostním režimu

#2 – Počasí
☐ Plán monitorování a upozornění na nepříznivé počasí
☐ V případě potřeby je k dispozici stan nebo alternativní přístřešek
☐ V případě potřeby byla provedena opatření k přesunutí akce dovnitř

#3 – Technologie
☐ Testováno A/V a další technické vybavení
☐ Získané kontaktní údaje podpory IT
☐ Papírové výtisky materiálů dostupné jako záloha
☐ Pohotovostní plán pro výpadek internetu nebo elektřiny

#4 – Zdravotní/bezpečnostní
☐ K dispozici jsou lékárničky a AED
☐ Nouzové východy jsou jasně označeny
☐ Personál vyškolený v nouzových postupech
☐ Kontaktní informace na bezpečnost/policii jsou k dispozici

#5 – Reproduktory
☐ Přijaté životopisy a fotografie
☐ Alternativní reproduktory vybrané jako záložní
☐ Přednášející byl sdělen pohotovostní plán

#6 – Účast
☐ Minimální hranice účasti potvrzena
☐ Byla sdělena politika zrušení
☐ Plán vrácení peněz v případě zrušení akce

#7 - Pojištění
☐ Platné pojištění obecné odpovědnosti
☐ Získané potvrzení o pojištění

#8 – Dokumentace
☐ Kopie smluv, povolení a licencí
☐ Kontaktní informace na všechny prodejce a dodavatele
☐ Program akce, program a/nebo itinerář

#9 – Personální obsazení/Dobrovolníci
☐ Role přidělené zaměstnancům a dobrovolníkům
☐ K dispozici zálohy k vyplnění pro případ, že se nikdo neobjeví
☐ Dokončení školení o nouzových postupech a plánech pro nepředvídané události

#10 – Jídlo a nápoje
☐ Mějte k dispozici zálohy veškerého spotřebního materiálu podléhajícího zkáze
☐ Alternativní možnosti jídla připravené v případě zpožděné/nesprávné objednávky/hostů s alergií
☐ K dispozici jsou další papírové výrobky, náčiní a servírovací nádobí

#11 – Odpad a recyklace
☐ Rozmístěny odpadkové koše a nádoby na recyklaci
☐ Role přiřazené ke sběru odpadků během akce a po ní

#12 – Postupy pro vyřizování stížností
☐ Zaměstnanec určený k vyřizování stížností účastníků
☐ Protokol pro řešení problémů a nabízení refundací/kompenzací v případě potřeby

#13 – Plán nouzové evakuace
☐ Připraveny evakuační trasy a místa setkání
☐ Zaměstnanci musí být umístěni poblíž východů

#14 – Protokol ztracené osoby
☐ Určení zaměstnanci odpovědní za ztracené děti/starší osoby/zdravotně postižené
☐ Získané kontaktní údaje pro rodiče/opatrovníky nezletilých

#15 – Hlášení incidentů
☐ Formulář pro hlášení incidentů vytvořený pro zaměstnance k dokumentaci jakýchkoli mimořádných událostí

Co je pět prvků řízení rizik?

Riziko není jen smůla – je součástí každého podniku. Ale se správným plánem řízení rizik událostí můžete zkrotit chaos, který riziko vytváří, a proměnit hrozby v příležitosti. Mezi pět přístupů k řízení rizik patří:

• Identifikace rizik – Myslete na malé věci, jako jsou technické závady… až po totální katastrofu. Výpis rizik je dostane z vaší hlavy na papír, kde je můžete konfrontovat.

• Odhad rizika– Ohodnoťte každé riziko, abyste pochopili, které představuje největší hrozbu. Zvažte: Jak pravděpodobné je, že se to stane? Jaké škody by mohly vzniknout, kdyby k tomu došlo? Stanovení priorit rizik zaměří vaše úsilí na problémy, které jsou skutečně důležité.

• Snižování rizik – Mějte plány, jak se bránit! Zvažte způsoby, jak snížit pravděpodobnost výskytu rizika, snížit jakýkoli dopad, pokud k němu dojde, nebo obojí. Čím více můžete předem oslabit rizika, tím méně vás budou rušit.

• Monitorování rizik – Jakmile jsou vaše počáteční plány na místě, buďte ostražití. Sledujte známky toho, že se objevují nová rizika nebo se mění stará rizika. Upravte své strategie podle potřeby, abyste udrželi krok s vyvíjejícím se prostředím hrozeb.

• Hlášení rizik – Sdílejte rizika a plány se svým týmem. Když přivedete ostatní do smyčky, získáte vstup, odhalíte slabiny, které jste možná přehlédli, a rozdělí odpovědnost za řízení rizik.

Co je kontrolní seznam v Event Managementu?

Kontrolní seznam ve správě událostí se týká seznamu položek nebo úkolů, u kterých pořadatelé ověřují, že byly připraveny, uspořádány nebo naplánovány před akcí.

Komplexní kontrolní seznam řízení rizik pomáhá zajistit, aby nebylo nic důležitého přehlédnuto, protože zařizujete všechny podrobnosti potřebné k úspěšnému provedení události.

Kontrolní seznamy jsou užitečné pro správu událostí, protože:

• Poskytněte přehlednost a strukturu – Uspořádají v objednávce podrobně vše, co je třeba udělat, takže nic nepropadne.

• Podporujte důkladnou přípravu – Zaškrtnutí položek motivuje organizátory, aby zajistili, že všechna opatření a opatření jsou skutečně na místě před zahájením akce.

• Zlepšit komunikaci – Týmy mohou rozdělit a přiřadit položky kontrolního seznamu, aby bylo zajištěno, že každý rozumí svým rolím a povinnostem.

• Podporujte konzistenci – Použití stejného kontrolního seznamu pro opakující se události pomáhá udržovat standardy a pokaždé zachytit oblasti pro zlepšení.

• Odhalte mezery nebo slabiny – Nezaškrtnuté položky zvýrazňují zapomenuté věci nebo vyžadují více plánování, což vám umožňuje řešit je dříve, než nastanou problémy.

• Usnadnit předání – Předání kontrolního seznamu novým organizátorům jim pomůže porozumět všemu, co bylo uděláno pro plánování předchozích úspěšných akcí.

Takeaways

S těmito doplňky ve vašem kontrolním seznamu řízení rizik událostí jste dobře připraveni na bojiště! Příprava promění potenciální chaos v klidnou důvěru. Přidejte tedy každou položku do svého seznamu. Odškrtávejte je jeden po druhém. Sledujte, jak tento kontrolní seznam přetváří obavy v moc. Protože čím více budete předvídat, tím lépe budou rizika podřízena vašemu pečlivému plánování a přípravě.