Představte si to: strávili jste hodiny tvorbou své prezentace. Slidy vypadají skvěle. Obsah je solidní. Ale v okamžiku, kdy vstoupíte do místnosti, vaše mysl se vyprázdní. Na třetím snímku přeskočíte jeden bod. Na sedmém snímku ztratíte myšlenkový pochod. Dokončíte a okamžitě si vzpomenete na tři věci, které jste zapomněli říct.
Poznámky přednášejícího to řeší. Ne tím, že by z vás udělali někoho, kdo čte ze scénáře, ale tím, že vám poskytnou tichou záchrannou síť, která vás udrží v obraze, aniž by si o ní vaše publikum kdy všimlo.
Většina prezentujících je buď vůbec nepoužívá, nebo je používá špatně. Tato příručka se zabývá jak rychle přidávat poznámky v PowerPointu, tak i tím, jak je používat způsobem, který skutečně vylepší váš projev.
Proč se poznámky přednášejícího vyplatí
Zřejmou výhodou je sebevědomí. Když máte své myšlenky, přechody a klíčové statistiky přímo pod slajdem, strávíte méně mentální energie snahou zapamatovat si, co bude následovat, a více se budete věnovat skutečnému navázání kontaktu s publikem.
Poznámky ale dělají víc než jen uklidnění nervů. Udržují vaše slajdy čisté. Všechno, co by jinak skončilo jako třetí odrážka nebo zeď textu na obrazovce, může být místo toho umístěno ve vašich poznámkách, kde to vidíte jen vy. Vaše publikum dostane vizuální prvky. Vy se dozvíte detaily.
Také díky nim je vaše prezentace opakovatelná. Pokud stejnou prezentaci přednášíte více skupinám, podrobné poznámky znamenají, že pokaždé proberete stejnou oblast, aniž byste museli před každou prezentací znovu přemýšlet.
A jakmile je vaše prezentace hotová, vaše poznámky se stanou hotovým referenčním dokumentem. Vytiskněte si je, sdílejte je nebo je použijte jako základ pro následný e-mail. Příprava, kterou jste věnovali, nemusí zmizet v okamžiku, kdy zavřete notebook.
Jak přidat poznámky v PowerPointu: krok za krokem
Existují tři způsoby, jak v PowerPointu přidat poznámky řečníka. Všechny fungují. Rozdíl je v tom, kdy a proč byste po každém z nich měli sahat.
Metoda 1: Použití podokna Poznámky v normálním zobrazení
Nejlepší pro rychlé úpravy a každodenní použití.
Toto je nejrychlejší způsob a ten, který většina lidí používá denně. Pokud je vaše prezentace již otevřená, zbývá vám asi 10 sekund od přidání první poznámky.
Otevřete prezentaci a ujistěte se, že máte nastavené normální zobrazení. Toto zobrazení najdete na kartě Zobrazení v horní části obrazovky. Normální zobrazení je obvykle výchozí, takže je velká šance, že už tam máte nastavené.
Podívejte se na spodní část obrazovky, hned pod snímek. Uvidíte sekci s nápisem „Kliknutím přidáte poznámky“. To je vaše podokno poznámek. Klikněte na něj a začněte psát.
Poznámky můžete formátovat stejně jako jakýkoli jiný text: tučně, kurzívou, odrážkami. Snažte se to ale zjednodušit. Poznámky jsou určeny pouze pro vás a čím jsou přehlednější, tím rychleji si je můžete prohlédnout během prezentace.
Jeden praktický tip: panel poznámek se standardně zobrazuje jako poměrně malý proužek ve spodní části obrazovky. Pokud přidáváte více než jeden nebo dva řádky, přetáhněte oddělovač nahoru, abyste získali více místa. Celý proces se tak usnadní.
Až budete hotovi s jedním snímkem, klikněte na další miniaturu v levém panelu a opakujte. To je vše.
Metoda 2: Použití zobrazení stránky Poznámky
Nejlepší pro podrobné, delší poznámky nebo pro přípravu prezentace někoho jiného.
Pokud se vám metoda 1 zdá stísněná, je to alternativa. Zobrazení stránky s poznámkami vám pro každý snímek poskytne celou stránku: samotný snímek nahoře a pod ním velký otevřený prostor pro vaše poznámky.
Přejděte na kartu Zobrazení a vyberte „Stránka s poznámkami“. Uvidíte přesně, co se vytiskne, pokud budete někdy potřebovat své poznámky po skončení distribuovat. Klikněte do oblasti poznámek a napište tolik, kolik potřebujete.
Toto zobrazení funguje dobře, když píšete podrobné scénáře, přidáváte dlouhý kontext nebo připravujete poznámky pro prezentaci někoho jiného. Navigace mezi snímky je pomalejší, takže je vhodnější pro psaní poznámek vyhrazené pro práci s textem než pro rychlé úpravy za pochodu.
Metoda 3: Použití zobrazení Osnova pro hromadné poznámky
Nejlepší pro plánování v rané fázi, kdy ještě nejsou vaše slajdy hotové.
V tomto případě se méně jedná o přidávání poznámek a spíše o tvorbu prezentace a poznámek zároveň. Pokud jste stále ve fázi plánování, stojí za to o tom vědět.
Přejděte na kartu Zobrazení a vyberte možnost „Zobrazení osnovy“. Obsah snímků bude uspořádaný jako souvislý textový dokument. To je užitečné pro správné uspořádání předtím, než se zaměříte na jednotlivé snímky. Můžete si zde vytvořit koncepty svých úvodních bodů vedle obsahu snímku a později se rozhodnout, co se stane samotným snímkem a co zůstane v poznámkách.
Není to nejběžnější přístup, ale pro lidi, kteří lépe přemýšlejí v textu než ve slidech, může celý proces tvorby působit přirozeněji.
Použití zobrazení prezentujícího k zobrazení poznámek během prezentace
Přidávání poznámek je jen polovina. Druhá polovina spočívá v tom, že je můžete vidět během prezentace, aniž by je vidělo i publikum. To je to, co dělá zobrazení pro prezentujícího.
Pokud jste připojeni k druhému plátnu nebo projektoru, spusťte prezentaci na kartě Prezentace. Jakmile se spustí, vyhledejte v ovládacích prvcích v dolní části obrazovky možnost Zobrazení pro prezentujícího. Klikněte na ni.
Na monitoru se nyní zobrazí čtyři věci: aktuální snímek, poznámky řečníka, náhled dalšího snímku a časovač. Publikum uvidí pouze snímky na hlavní obrazovce.
Díky tomuto nastavení jsou poznámky řečníka skutečně účinné. Můžete se na ně podívat, co bude následovat, a sledovat si načasování, to vše bez přerušení plynulosti vystoupení nebo bez nutnosti ukazovat všem v místnosti svou přípravu.
Jedna věc, kterou je třeba předem zkontrolovat: Zobrazení pro prezentujícího vyžaduje, aby PowerPoint rozpoznal dva samostatné displeje. Pokud se neaktivuje, ujistěte se, že je vaše druhá obrazovka nebo projektor správně připojen a rozpoznán v nastavení displeje. Na Macu k němu máte přístup prostřednictvím nabídky Prezentace, nikoli na kartě.
Tisk poznámek z PowerPointu
Pokud chcete po skončení distribuovat své poznámky nebo mít jen fyzickou kopii pro referenci, tisk je jednoduchý.
Přejděte do nabídky Soubor a poté na Tisk. V možnostech rozvržení tisku vyhledejte možnost „Stránky s poznámkami“. Tím se vytiskne každý snímek s odpovídajícími poznámkami pod ním, jeden snímek na stránku. Můžete vytisknout všechny snímky nebo vybrat konkrétní snímky podle toho, co potřebujete.
Je to jednoduchá věc, ale vytištěné poznámky jsou překvapivě dobrým doplňkem po školeních nebo workshopech. Většina lidí na to nepomyslí. Ti, kteří ano, jsou mnohem častěji žádáni o své slajdy.
Jak psát poznámky k řečníkovi, které vám skutečně pomohou
Přidávání poznámek je ta snadná část. Psaní poznámek, které skutečně vylepší váš projev, vyžaduje trochu více přemýšlení. Zde je to, co odlišuje užitečné poznámky od těch, které budete ignorovat v okamžiku, kdy se ocitnete před místností.
Pište tak, jak mluvíte, ne tak, jak píšete
Poznámky nejsou scénář. Jsou to výzvy. Pokud píšete formální, celé věty, buď si je přečtete slovo od slova a budete znít jako robot, nebo zjistíte, že jsou příliš pomalé na to, abyste je slyšeli, a úplně je přestanete používat.
Pište tak, jak byste něco vysvětlili kolegovi. Zkrácené texty, fragmenty, neformální fráze. „Tři důvody, proč je to důležité“ je užitečnější uprostřed prezentace než „Existují tři hlavní důvody, proč je to významné“. Cílem je rychlý pohled, nikoli pečlivé čtení.
Nechte je dostatečně krátké, aby je bylo možné snadno skenovat.
Pokud vaše poznámky zabírají maximálně tři odstavce na snímek, už to nejsou poznámky. Je to scénář, který jste si nepřiznali, že jste napsali.
Obvykle stačí jedna nebo dvě krátké odrážky na snímek. Pokud zjistíte, že píšete více, zeptejte se, zda si tyto dodatečné detaily zaslouží místo v poznámkách, nebo zda signalizují, že se snímek snaží udělat příliš mnoho.
Přidejte si přechody
Na tohle většina lidí zapomíná. Nestačí vědět, co na každém slajdu říkáte. Musíte vědět, jak se z jednoho slajdu na druhý dostáváte.
Jednoduchý řádek ve spodní části poznámek ke každému snímku postačí: „Přechod k datovému snímku“ nebo „Než budete pokračovat, zeptejte se účastníků na jejich zkušenosti.“ Přechody jsou místy, kde prezentující ztrácejí nit, a k udržení kontaktu stačí jednořádková připomínka.
Všimněte si načasování
Přidejte k snímkům přibližné časové pokyny, kde je důležité tempo: „Dvě minuty tady“ nebo „Na konci nechte pět minut na otázky.“ Nemusíte měřit čas u každého snímku, ale vědět, kde byste měli být v polovině, zabráníte mírné panice z uvědomění si, že vám dochází čas a zbývá vám ještě deset snímků.
Označte svá čísla
Pokud citujete statistiku, procento nebo konkrétní číslo, poznamenejte si ho. Ne proto, že byste si ho nepamatovali, ale proto, že chybné citování čísla před publikem je něco, co tiše podkopává vaši důvěryhodnost. Rychlý pohled k ověření se vždycky vyplatí.
Řekněte si, kam se máte dívat
U snímků se složitými vizuály, grafy nebo více datovými body je užitečné krátké pokyny: „Začněte levým sloupcem“ nebo „Klíčovým bodem je nárůst ve 3. čtvrtletí“. Zabrání vám to vizuálně se ztratit na vlastním snímku, zatímco se na něj dívá publikum.
Posuňte to dál s interaktivními prezentacemi
Poznámky k řečníkovi z vás udělají sebevědomějšího a organizovanějšího prezentujícího. Příprava vás ale dovede jen k určitému bodu. Druhou polovinou skvělé prezentace je to, co se děje mezi vámi a vaším publikem, když jste skutečně v místnosti.
A právě zde přicházejí na řadu nástroje jako AhaSlidesZatímco vás vaše poznámky udržují v obraze v zákulisí, AhaSlides přidává živé ankety, kvízy, slovní mraky a otázky a odpovědi přímo do vaší prezentace. Vaše publikum se zapojuje v reálném čase ze svých telefonů, výsledky se okamžitě zobrazují na obrazovce a energie v místnosti se mění z pasivní na aktivní.
Tyto dvě věci fungují dobře dohromady. Vaše poznámky se postarají o váš projev. AhaSlides se postará o vaše publikum. Ani jedna nenahrazuje druhou a správné provedení obou je to, co odlišuje prezentaci, kterou si lidé poslechnou, od té, kterou si skutečně zapamatují.
Závěr: zvládněte svůj projev pomocí poznámek k řečníkovi
Skvělé prezentace nevznikají náhodou. Vznikají proto, že si někdo pečlivě promyslel, co chce říct, jak to chce říct a co z toho jeho publikum potřebuje získat.
Poznámky k řečníkovi jsou místem, kde toto myšlení sídlí. Začněte je správně používat a rozdíl si všimnete téměř okamžitě: plynulejší projev, méně momentů ztráty soustředění, větší sebevědomí v místnosti.
Vyberte si jednu techniku ze sekce osvědčených postupů a aplikujte ji na svou další prezentaci. Sledujte, co se změní. Pak na tom budujte.
