Oddělení se brání změně elektronické zdravotní dokumentace (EHR). Nikdo ji neodmítá používat. Problém je v tom, že rutinní práce se zpomalila. Úkol, který na staré obrazovce trval minutu, nyní vyžaduje čtyři kliknutí a vyhledávání a oddělení už tak má málo času. Zaměstnanci absolvovali školení a pamatují si, že jim byly ukázány nové obrazovky. Nebyli požádáni, aby v novém systému plnili úkoly své vlastní směny a říkali, co jim stojí v cestě.
Toto je ilustrativní situace, nikoli zdokumentovaný případ zákazníka. Popisuje mezeru, kterou má školení v oblasti řízení změn v elektronických zdravotních záznamech (EHR) překlenout: vzdálenost mezi seznámením se s novým pracovním postupem a schopností si ho s využitím zpětné vazby procvičit způsobem, který zároveň odhaluje překážky, které lidem brání v jeho přijetí.
Tato příručka je určena pro ředitele oddělení vzdělávání a rozvoje v nemocnicích a vedoucí pracovníky informatiky nebo compliance, kteří s nimi spolupracují. Zahrnuje popis problému s výkonem, diagnostiku nedostatků v učení a kontextu, přípravu a praxi návrhu, práci s případem a posouzení transferu. Zabývá se návrhem školení. Nenahrazuje testování použitelnosti, redesign pracovních postupů ani vlastní program změn vaší organizace a neposkytuje žádné záruky ohledně výsledků.
Co je školení v oblasti řízení změn v elektronických zdravotních záznamech (EHR)?
Školení v oblasti řízení změn v elektronických zdravotních záznamech (EHR) připravuje lidi, kteří používají záznamy, na práci ve změněném systému nebo pracovním postupu. Jeho úkolem je procvičit si nové pracovní postupy a odhalit překážky jejich přijetí. Student provede realistický úkol pro svou roli, obdrží zpětnou vazbu a oznámí, kde pracovní postup, nástroje nebo zásady úkol ztížily. Druhá polovina je stejně důležitá jako první. Cvičení, které pouze ověřuje, zda lidé dokáží kroky dodržovat, mine překážky, které rozhodují o tom, zda je dodrží.
Rychlá fakta
| Otázka | Stručná odpověď |
|---|---|
| Jaký je úkol? | Procvičte si nové pracovní postupy a překonejte bariéry povrchového osvojení. |
| Jaké skóre dosáhnete? | Zvládnutí úkolů a záznam nevyřešených překážek v pracovním postupu. |
| Stačí ukázka a kvíz? | Může ukazovat předpoklady. Neukazuje, že někdo dokáže rychle plnit úkoly ve své roli. |
| Kdo ověřuje obsah? | Vedoucí pracovník v oblasti informatiky nebo dodržování předpisů s využitím vymyšlených nebo anonymizovaných případů. |
| Co trénink nemůže vyřešit? | Pomalá obrazovka, chybějící sada objednávek, nejasné zásady nebo příliš málo času personálu. |
| Jak víš, že to fungovalo? | Nový, dosud neznámý případ splňoval dohodnutá kritéria a navíc překážky, které i po procvičování zůstaly otevřené. |
1. Popište problém s výkonem
Začněte s úkolem: procvičte si nové pracovní postupy a odhalte překážky bránící v jejich přijetí. Dvě části nesou tíhu. Procvičování znamená vykonávat práci dané role, ne ji sledovat. Odhalování překážek znamená, že školení poskytuje informace o tom, co lidi brzdí, aby s tím mohl jednat někdo s pravomocí.
Napište to jako jednu větu pro každou roli a nechte si to zkontrolovat vedoucím informatiky: „Pokud dostane student typický úkol pro tuto roli, jako je příjem pacienta, zdokumentování předání nebo zadání standardní objednávky, dokončí ho v novém pracovním postupu, zaznamená body tření a řekne, jaká podpora by mu pomohla.“
Role se liší. Zdravotní sestra, úředník na oddělení a lékař používají různé části záznamu, takže jedno generické sezení neprocvičuje žádný z jejich skutečných úkolů. Přehledová studie školicích programů EHR pro lůžkové sestry (30 studií) uvádí „nerozdělování školení podle typu role“ (Nguyen a kolegové, JAMIA, 2024). Přehled se zabývá zdravotními sestrami v lůžkovém prostředí, proto jej berte jako vodítko pro návrh a porovnejte jej s vaší vlastní populací.
2. Diagnostikovat mezery ve vzdělávání a kontextu
Než cokoli vytvoříte, porovnejte daný úkol s tím, co váš současný program procvičuje a hodnotí. Tréninkovou mezeru od něčeho jiného obvykle odlišují tři otázky:
- Využívá současná praxe skutečný úkol? Pokud program demonstruje obrazovky a končí testem, studenti si procvičují rozpoznávání rozhraní, nikoliv dokončení práce za svou směnu.
- Jaká je kognitivní poptávka? V Bloomově revidované taxonomii se provedení postupu v nové situaci a analýza důvodů, proč se postup pokazil, nachází nad úrovní odvolání. Přiřazení aktivit k těmto úrovním je popsáno v našem průvodci přiřazování vzdělávacích aktivit k Bloomově taxonomii.
- Stojí v cestě něco jiného než dovednost? Před nařízením školení zkontrolujte personální obsazení, nástroje a postupy. Pokud je obrazovka pomalá, chybí potřebná sada příkazů nebo pravidla vyžadují duplicitní záznam, lepší sezení nezmění to, co se děje na oddělení. Nahlaste tyto příčiny lidem, kteří je mohou napravit.
Stejná analýza rozsahu uvádí mezi identifikovanými faktory i přístup k praxi: „nemožnost praxe v pískovci“ se jeví jako překážka a „umožnění sestrám praktikovat v elektronických zdravotních záznamech po zaškolení“ jako facilitátor. Pokud vaši studenti nemají bezpečné prostředí pro praxi, jedná se o kontextovou mezeru, nikoli o problém s motivací.
3. Příprava a praxe návrhu
Jakmile zjistíte, které mezery může trénink zacelit, dejte každé fázi specifický úkol. Náš průvodce budování onboardingu EHR, který snižuje zátěž s dokumentací Zahrnuje návrh v prvních týdnech. Tato část se věnuje samotné změně.
Příprava. Zkontrolujte předpoklady pomocí krátké diagnostiky: rozdíly mezi starými a novými rolemi, které ovlivňují jednotlivé role, termíny používané vaší organizací a kde v daný den získat pomoc. Pro tuto fázi je vhodné cílené studium vlastním tempem. Kontrola odvolání pouze potvrzuje předpoklady.
Praxe. Využívejte interdisciplinární závěrečné kroky ke zlepšování kvality a praxi založenou na rolích. Studenti z různých rolí pracují společně na jedné cestě pacienta, například na přijetí, předání léků, předání a propuštění, přičemž každý plní svou vlastní část v prostředí praxe. Sledování, kde se předávání mezi rolemi zastavuje, často odhalí problém v pracovním postupu, který by žádná jednotlivá role sama o sobě nehlásila. Pozorujte reprezentativní úkoly a zaznamenávejte chyby a třenice v průběhu práce.
Zpětná vazba. Spojte to s rozhodnutími, nikoli s celkovým skóre. „Našli jste správné pořadí, ale zvolili jste delší cestu a rozhodli jste se upozornění obejít, místo abyste se zeptali“ učí více než „3 z 5“. Uveďte věrohodné špatné cesty, které vysvětlují, proč lidi lákají. Náš průvodce navrhování interaktivních postupů s užitečnou zpětnou vazbou ukazuje, jak psát zpětnou vazbu, která odkazuje na rozhodnutí.
Živý vstup nebo asynchronní recenze? Živé koučování přidává největší hodnotu tam, kde je úkol nejednoznačný, kde se role musí koordinovat a kde lidé potřebují říct, co nefunguje. Asynchronní kontrola je dostatečná pro porovnání zaznamenaných kroků studenta s anotovanou modelovou cestou. Mnoho týmů používá obojí: nejprve přípravu vlastním tempem a poté facilitované lekce zaměřené na nejnáročnější pracovní postupy.
Načasování. V analýze rozsahu se uvádějí překážky, jako je příliš mnoho obsahu v krátkém období a dlouhá prodleva mezi školením a spuštěním. Naplánujte si cvičení blízko doby, kdy budou lidé pracovní postup používat, a rozdělte ho na dostatečně krátké lekce, aby si je lidé mohli užít.
4. Vypracujte realistický příklad
Ilustrativní příklad. Vedoucí informatiky nebo oddělení dodržování předpisů by měl před použitím ověřit případ a kritéria odpovědi.
Pouzdro. Chirurgické oddělení přešlo na nový pracovní postup dokumentace pro předávání směny. Zaměstnanci tvrdí, že to trvá déle než dříve. Předpisy vyžadují, aby byl před odchodem odcházející sestry vyplněn předávací protokol.
Úkol. Student v novém pracovním postupu vyplní předávku pro pacienta v praxi, zaznamená každý bod tření, řekne, co by s ním udělal, a jaké další informace nebo podporu potřebuje.
První pokus. Student vyplní poznámku, ale přeskočí dvě pole, která „nikdo nečte“, a nezaznamená žádné tření. Říká, že nový způsob je „jen pomalejší“. Poznámka je neúplná, což je v rozporu s pravidly, a překážka je popsána jako názor bez podrobností.
Zpětná vazba a opakování. Kouč upozorní, že tato dvě pole jsou součástí pravidel, a požádá studenta, aby zjistil, kde na obrazovce se každé z nich nachází a jak dlouho daný krok trvá. Opakovaný pokus požaduje, aby student znovu vyplnil poznámku a pro každý bod tření zaznamenal, co udělal, jak dlouho to trvalo a co by to urychlilo.
Silnější pokus. „Vyplnil(a) jsem všechna pole. Souhrn léků vyžaduje pokaždé samostatné vyhledávání, což prodloužilo dobu asi o dvě minuty. Nevynechal(a) jsem to, protože to vyžadují zásady. Mohl by být souhrn předvyplněn, nebo existuje schválená zkratka? Nevím, jestli to již bylo nahlášeno, proto bych to probral(a) s superuživatelem jednotky a s týmem informatiky.“ Tato odpověď splňuje zásady, zaznamenává konkrétní důkazy a používá schválenou trasu.
Proč je každá odpověď obhajitelná nebo neúplná. Každý pokus posuzujte podle schválených kritérií, nikoli podle preferencí kouče. První pokus je běžnou reakcí na pomalejší úkol, ale snižuje počet políček s pravidly a projektu nedává co opravovat. Silnější pokus se drží pravidel, zůstává v roli studenta a stížnost proměňuje v důkaz. Dvě minuty v příkladu jsou vymyšlený údaj, který ukazuje typ detailu, který je třeba zaznamenat, nikoli srovnávací metrika.
5. Posouzení kapacit a plánování přenosu
Důkazem schopností je výkon na případu, který student neviděl. Ohodnoťte znalosti úkolu a veďte samostatný záznam o nevyřešených překážkách v pracovním postupu. Jednoduchá rubrika používá stupnici od 0 do 2 pro každé kritérium:
| Kritérium | Pozorovatelné důkazy |
|---|---|
| Provádění úkolů | Dokončí nový pracovní postup a zaznamená akci a důkazy, které ji podporují. |
| Uvažování | Vysvětluje relevantní omezení, alternativy a to, co zůstává nejisté. |
| Hranice | Používá schválené postupy a vyhledá pomoc, pokud informace nebo autorita nejsou dostatečné. |
Kotvy: 0 chybí nebo není podloženo, 1 je částečné s relevantními opomenutími a 2 je úplné a odůvodněné podle dohodnutých kritérií. Kritické chyby definujte samostatně, například vynechání pole povinného pro danou politiku, aby celkové skóre nemohlo žádnou skrýt. Tato rubrika je návrh, nikoli ověřený standard připravenosti. Upravte ji s vedoucím informatiky nebo compliance a otestujte ji.
Plánujte přesun záměrně. Poté, co se studenti nějakou dobu vrátí do práce, přidejte krátkou následnou akci, například skupinovou schůzku, kde si studenti přinesou jeden skutečný úkol, bez detailů, a projdou si, jak ho nyní dělají. Pokud to pravidla vaší organizace dovolují, pozorujte ukázku skutečné práce.
Kde pomáhá interaktivní výuka
Interaktivní formáty pomáhají tam, kde by se každý měl zavázat, než uslyší odpověď. V živém setkání může facilitátor ukázat krátký případ, požádat každou osobu, aby si vybrala další krok a zadala očekávané tření, a poté ukázat rozpětí před diskusí. Anonymní odpovědi mohou usnadnit přiznání, že pracovní postup nefunguje. Stejný případ může probíhat vlastním tempem pro přípravu. AhaSlides podporuje interaktivní učení a přepínání mezi živým a vlastním tempem. Vyhněte se skutečným incidentům a informacím o pacientech, zkontrolujte jakoukoli konkrétní funkci tvorby, zpětné vazby nebo reportingu, na kterou se chcete spolehnout, oproti svému vlastnímu pracovnímu postupu a zacházejte s umělou inteligencí, simulátory a integracemi EHR jako s externími nebo nepotvrzenými, dokud je neuvidíte fungovat. Pokyny k výběru formátů naleznete v našem článku o Kdy použít adaptivní, interaktivní a živé učení.
Změřte, co se změnilo
Předem se rozhodněte, co by mělo prokázat, že studenti zvládnou daný úkol. Porovnejte úroveň zvládnutí úkolu a protokol bariér na neviditelném případě s výchozím stavem a ponechte protokol bariér otevřený jako samostatné měřítko i po školení. Definujte, kdo je zahrnut, jmenovatele a načasování. Pokud se výsledky zlepší, zkontrolujte, co se dalšího ve stejném období změnilo, například aktualizace softwaru, změna personálního obsazení nebo přepracování pracovního postupu, než školení uznáte za úspěšné.
Omezení, která mohou přetrvávat
- Použitelnost. Pokud obrazovka vyžaduje příliš mnoho kroků, školení může naučit zkratku, ale nemůže kroky odstranit.
- Personální obsazení a čas. Cvičení nepomůže, pokud na něj není chráněný čas.
- Jasnost politiky. Případ nemůže vyřešit zásadu, která duplicitně obsahuje položky nebo je nejednoznačná. Opravte zásadu.
- Krytí případu. Jeden případ ukazuje jeden pracovní postup. Skóre obecně nepopisuje výkon osoby.
- Převod. Výkon na cvičném případu není stejný jako výkon s plným oddělením a zvonícím telefonem.
Včas je sdělte sponzorům a naplánujte samostatná řešení. Školení zlepšuje to, co studenti dokážou. Nemění podmínky kolem úkolu.
Často kladené otázky
Co je školení v oblasti řízení změn v elektronických zdravotních záznamech (EHR)?
Připravuje zaměstnance na práci v změněném elektronickém zdravotním záznamu nebo pracovním postupu prostřednictvím praxe a zpětné vazby založené na rolích a shromažďuje překážky, které praxe odhaluje, aby na ně někdo mohl reagovat.
Znamená absolvování školení, že zaměstnanci změnu přijali?
Ne. Skóre ukazuje, jak si daná osoba poradila s jedním školicím případem. Osvojení se projevuje v reálné práci a závisí na použitelnosti, personálním obsazení a zásadách, stejně jako na dovednostech.
Jak hodnotíte připravenost na nový pracovní postup?
Uveďte případ, který student neviděl, a ohodnoťte úroveň zvládnutí úkolu podle dohodnutých kritérií. Poté zaznamenejte zbývající překážky. Test pro zjištění opakování pouze potvrzuje splnění předpokladů.
Můžete k procvičování použít případy skutečných pacientů?
Pouze s odstraněnými podrobnostmi a schválením vašeho vedoucího oddělení dodržování předpisů. Vymyšlené případy založené na běžných pracovních postupech jsou bezpečnější a informace o pacientech by neměly být součástí školicích nástrojů.
Kde začít
Vyberte si jeden pracovní postup, o kterém lidé tvrdí, že se zpomalil. Napište prohlášení o výkonnosti pro každou roli, nechte vedoucího informatiky nebo oddělení dodržování předpisů ověřit vymyšlený případ a kritéria odpovědí a vypracujte rubriku se třemi kritérii se stupnicí od 0 do 2, seznam kritických chyb a protokol překážek. Před spuštěním jej otestujte v malé skupině.
Chcete-li vidět, jak by případ mohl běžet živě s vaším vlastním týmem a být následně znovu použit vlastním tempem, prozkoumejte AhaSlides.
