Zvládnutí strategie interní komunikace | 9 osvědčených postupů v roce 2024

Velký interní komunikační strategie je mízou každé úspěšné organizace. V dnešním hybridním pracovním klimatu je zajištění transparentní a časté komunikace napříč distribuovanými týmy důležitější než kdy jindy. Přesto se mnoho společností stále potýká se správným zasíláním zpráv, když jsou zaměstnanci v kanceláři i mimo ni.

V tomto příspěvku prozkoumáme osvědčené postupy získané od interních profesionálů v oblasti komunikace ve společnostech excelujících v hybridní éře. Dostanete zasvěcené tipy pro vytváření relevantního obsahu, který přiměje zájem, a také pro měření toho, co skutečně rezonuje s vaším publikem.

Obsah

• Co je strategie interní komunikace?
• Proč je strategie interní komunikace důležitá?
• Kdo je zodpovědný za vypracování strategie interní komunikace?
• Kdy probíhá strategie interní komunikace?
• Jaké kanály bude strategie interní komunikace používat?
• Jak vytvořit strategii interní komunikace?
• Zefektivněte interní komunikaci pomocí AhaSlides 
• Key Takeaways 
• Často kladené otázky

Další tipy s AhaSlides

• Spokojenost na pracovišti
• Efektivní komunikace na pracovišti

Co je strategie interní komunikace?

Představte si, že ve firmě pracuje parta talentovaných lidí. Nyní, aby tento tým uspěl, musí dobře komunikovat, stejně jako přátelé mluví a sdílejí nápady. To je místo, kde přichází strategie interní komunikace!

Interní komunikační strategie je komplexní plán a rámec určený k usnadnění efektivní a efektivní komunikace v rámci organizace. 

Primárním cílem této strategie je vytvořit soudržnou, informovanou a angažovanou pracovní sílu, která v konečném důsledku přispívá k úspěchu organizace a dosažení jejích cílů.

Existují čtyři typy interní komunikace:

• Komunikace shora dolů (komunikace mezi vedením a zaměstnanci): To je, když informace proudí z vrcholu organizační hierarchie (jako jsou manažeři nebo vedoucí) na nižší úrovně (zaměstnanci). Je to jako když šéf dává týmu pokyny. Tento typ komunikace používáme ke sdílení důležitých oznámení, cílů společnosti nebo nových zásad.
• Komunikace zdola nahoru (komunikace mezi zaměstnanci): Je to opak komunikace shora dolů. Informace putují z nižších úrovní (zaměstnanci) na nejvyšší (manažeři nebo vedoucí). Je to jako kdyby zaměstnanci sdíleli své nápady, zpětnou vazbu nebo obavy se svými šéfy. 
• Horizontální/laterální komunikace (komunikace typu peer-to-peer:): Tento typ komunikace probíhá mezi lidmi na stejné úrovni v rámci organizace. Je to jako když spolupracovníci chatují, aby koordinovali úkoly nebo sdíleli aktualizace. 
• Diagonální komunikace: Představte si to jako kombinaci komunikace shora dolů a horizontální komunikace. Nastává, když lidé z různých oddělení nebo úrovní potřebují spolupracovat na projektu nebo si vyměňovat informace. 

Proč je strategie interní komunikace důležitá?

V každé společnosti udržuje strategie interní komunikace zaměstnance propojené a zapojené. Důležité zprávy, jako je uvedení nových produktů, změny firemních zásad nebo nadcházející události, jsou okamžitě sdíleny. Zaměstnanci mohou také poskytnout zpětnou vazbu a nápady vedení, díky čemuž se budou cítit ceněni a budou součástí širšího obrazu.

Díky pevné strategii se pracoviště stává šťastným a produktivním, kde jsou všichni na stejné vlně, týmová práce prosperuje a společnost vzkvétá!

Kdo je zodpovědný za vypracování strategie interní komunikace?

Odpovědnost za rozvoj strategie interní komunikace obvykle leží na bedrech vedoucího týmu organizace a oddělení komunikace nebo HR (Human Resources). Zahrnuje spolupráci mezi různými zúčastněnými stranami za účelem vytvoření ucelené a efektivní strategie, která je v souladu s cíli a hodnotami organizace.

Zde jsou klíčoví hráči zapojení do rozvoje strategie interní komunikace:

• Vedení týmu
• Komunikační nebo HR oddělení
• Komunikační konzultanti: V některých případech mohou organizace vyhledat externí komunikační konzultanty nebo specialisty, aby jim nabídli nové perspektivy a osvědčené postupy při vývoji efektivní strategie.

Kdy probíhá strategie interní komunikace?

Strategie interní komunikace je průběžná a probíhá v průběhu celého životního cyklu organizace. Nejde o jednorázovou záležitost, ale o kontinuální snahu zajistit efektivní komunikaci. Zde jsou některé klíčové případy, kdy k tomu dojde:

1. Organizační plánování: Strategie je budována během plánování tak, aby byla komunikace v souladu s cíli společnosti.
2. Pravidelné aktualizace: Je pravidelně revidován, aby se přizpůsobil změnám a vyvíjejícím se potřebám.
3. Hodnocení a hodnocení: Je to velmi důležité pro proces hodnocení včetně Hodnocení v polovině roku, závěr roku a hodnocení výkonu zaměstnance.
4. Během změn: Stává se životně důležitým během velkých změn, jako jsou fúze nebo přechody ve vedení.
5. Představujeme zásady: Zajišťuje, aby zaměstnanci věděli o nových zásadách nebo iniciativách.
6. Během krize: Hraje klíčovou roli při poskytování včasných a přesných informací v těžkých časech.
7. Nábor zaměstnanců: Pomáhá novým zaměstnancům cítit se vítáni a informováni o svých rolích.
8. Denní operace: Zajišťuje hladkou komunikaci mezi týmy a vedením.
9. Hledám zpětnou vazbu: Dojde k akci, když společnost požádá zaměstnance o zpětnou vazbu, zpětná vazba manažera a podporuje otevřenou komunikaci.

Jaké kanály bude strategie interní komunikace používat?

Kanály používané ve strategii interní komunikace se mohou lišit v závislosti na preferencích organizace, velikosti a povaze informací, které mají být sdělovány. Zde jsou některé běžné komunikační kanály, které může strategie interní komunikace využívat:

1. email
2. Intranet
3. Týmové schůzky (Pravidelné osobní nebo virtuální schůzky za účelem projednání pokroku, sdílení aktualizací a spolupráce na projektech.)
4. Nástroje pro digitální spolupráci (Platformy jako Microsoft Teams, Slack nebo jiné nástroje pro správu projektů.)
5. Zpravodaje
6. Jednání radnice
7. Nástěnky
8. Sociální média (Interní platformy)
9. Průzkumy zpětné vazby

Jak vytvořit strategii interní komunikace?

Vypracování efektivní strategie interní komunikace zahrnuje několik kroků, které zajistí, že bude v souladu s cíli organizace a naplní komunikační potřeby jejích zaměstnanců. Zde je podrobný průvodce, který vám pomůže vytvořit strategii interní komunikace:

1/ Definujte komunikační cíle a cíle: 

Určete cíle, kterých chcete strategií dosáhnout. Konkrétní cíle nasměrují vaše komunikační úsilí, ať už jde o podporu spolupráce, zvýšení angažovanosti zaměstnanců nebo uvedení zaměstnanců do souladu s vizí společnosti.

2/ Identifikujte cílové skupiny: 

Identifikujte různé segmenty zaměstnanců a jejich jedinečné komunikační potřeby. Přizpůsobte zprávy a kanály tak, aby vyhovovaly preferencím, rolím a požadavkům každé skupiny.

• Marketingový tým může například vyžadovat časté aktualizace nových kampaní, zatímco IT oddělení potřebuje informace o aktualizacích systému a technických problémech.

3/ Vyberte komunikační kanály: 

V závislosti na druhu informací, které mají být poskytnuty, a cílové skupině vyberte nejlepší komunikační metody. Přemýšlejte o využití různých kanálů, jako jsou chatovací platformy, e-mail, intranet, týmové schůzky a nástroje pro digitální spolupráci.

4/ Stanovte pravidla pro zprávy: 

Definujte tón, styl a jazyk komunikace. Zajistěte, aby sdělení byla jasná, stručná a v souladu s hodnotami a kulturou společnosti.

5/ Implementujte obousměrnou komunikaci: 

Podporujte otevřený dialog a zpětnou vazbu, abyste vytvořili kulturu zapojení. Poskytněte zaměstnancům cesty, jak vyjádřit své názory, návrhy a obavy.

6/ Vytvořte komunikační plán: 

Vytvořte si časovou osu pro pravidelnou komunikaci. Určete frekvenci aktualizací, schůzek a schůzek se zpětnou vazbou, aby byli zaměstnanci informováni a zapojeni.

7/ Připravte si plán krizové komunikace: 

Mějte připravený plán, jak efektivně komunikovat v době krize nebo náročných situací. Díky dobře propracovanému plánu krizové komunikace může společnost efektivně reagovat na výzvy, informovat zaměstnance a udržet si důvěru ve schopnost organizace zvládat krize.

8/ Trénujte a vzdělávejte se: 

Poskytněte zaměstnancům a manažerům školení o efektivních komunikačních postupech, zejména pokud jde o zavádění nových nástrojů nebo kanálů.

9/ Změřte a vyhodnoťte: 

Nastavte metriky pro hodnocení účinnosti strategie interní komunikace. Získejte zpětnou vazbu od zaměstnanců a sledujte klíčové ukazatele výkonu, abyste mohli dosáhnout zlepšení.

Kromě toho udržujte strategii flexibilní a upravujte ji podle potřeby na základě zpětné vazby, měnících se potřeb organizace a nově vznikajících komunikačních technologií.

Zefektivněte interní komunikaci pomocí AhaSlides 

AhaSlides může být mocným nástrojem pro zlepšení interní komunikace a její zefektivnění několika způsoby:

• Interaktivní setkání a radnice: Můžeš použít živé průzkumy veřejného mínění, kvízy, a Otázky a odpovědi zapojit účastníky, získat zpětnou vazbu v reálném čase a podpořit aktivní účast na virtuálních setkáních a na radnicích se zaměstnanci. 
• Zpětná vazba v reálném čase: S AhaSlides můžete rychle vytvářet a distribuovat ankety, slovo mrak zaměstnancům. To vám umožní získat cennou zpětnou vazbu na různá témata, jako jsou iniciativy společnosti, spokojenost zaměstnanců nebo školicí programy.
• Školení a učení: Můžete začlenit interaktivní kvízy a ankety předem připravené šablony otestovat porozumění zaměstnanců a posílit klíčové koncepty s cílem zlepšit školení a workshopy.
• Teambuildingové aktivity: AhaSlides nabízí teambuildingové aktivity, jako jsou kvízy o ledoborcích, hry s rotující kolo, generátor náhodných týmů. Tyto aktivity mohou podporovat kamarádství a spolupráci mezi zaměstnanci, a to i ve vzdálených nebo distribuovaných týmech.
• Uznání zaměstnance: AhaSlides lze využít k uznání a oslavě úspěchů, milníků a příspěvků zaměstnanců. To zvyšuje morálku a motivaci zaměstnanců.
• Anonymní zpětná vazba: Funkce anonymního dotazování na platformě umožňuje zaměstnancům poskytovat zpětnou vazbu bez obav z následků, čímž podporuje otevřenější a čestnější komunikační prostředí.
• Zapojení vzdálených zaměstnanců: Pro organizace se vzdálenými nebo distribuovanými týmy může být AhaSlides cenným nástrojem, který zajistí, že všichni zaměstnanci zůstanou ve spojení, zapojení a informovaní.

Key Takeaways 

Efektivní strategie interní komunikace je páteří dobře fungující a harmonické organizace. Posiluje kulturu organizace a v konečném důsledku vede ke zvýšení produktivity a úspěchu. 

Často kladené otázky

Ref: Forbes