Jak se představit novému týmu

Studie společnosti BambooHR z roku 2023, která se zaměřila na více než 1 500 zaměstnanců na plný úvazek v USA, zjistila, že 70 % nově přijatých se rozhodne, zda je pro ně daná práce vhodná, během prvního měsíce a 29 % se tak rozhodne během prvního týdne [1]. Vaše představení není jen formalita. Určuje tón pro každý následující pracovní vztah.

Tato příručka se zabývá tím, co říkat, čemu se vyhnout a jak přizpůsobit svůj přístup, ať už jste individuální přispěvatel, nový manažer nebo se připojujete k vzdálenému týmu.

Proč je první seznámení důležitější, než si lidé myslí

Většina nových zaměstnanců podceňuje, do jaké míry jejich první interakce formují dlouhodobé vnímání. Stejný výzkum společnosti BambooHR zjistil, že 70 % personalistů souhlasí s tím, že první dojem je těžké změnit, jakmile se jednou utvoří [1]. To neznamená, že neúspěšný první den je trvalou škodou, ale znamená to, že má skutečnou hodnotu v tom, abyste byli vědomi toho, jak se prezentujete.

Většina lidí od nového kolegy neočekává vybroušenou prodejní prezentaci. Data z BambooHR ukázala, že 87 % nových zaměstnanců doufá, že si v práci najde alespoň jednoho přítele, a 93 % chce mít možnost kolegu sledovat [1]. V prvních dnech jsou kontakty důležitější než reference.

Co zahrnout do úvodu

Dobré sebepředstavení zahrnuje tři věci a žádná z nich nezahrnuje opakování vašeho profilu na LinkedInu: kdo jste, co tam děláte a jeden detail, díky kterému si vás snáze zapamatujete a budete k vám lépe přistupovat.

Vaše jméno a role. Jasně to uveďte, i když to lidé už znají z pozvánky v kalendáři nebo e-mailu. Slyšet někoho sebevědomě vyslovovat své jméno je něco jiného než si ho přečíst na obrazovce.

Vaše minulost, stručně. Jedna nebo dvě věty o tom, odkud jste přišli a na čem jste pracovali. Cílem není vyjmenovat reference, ale dát lidem podnět k pochopení vašeho pohledu na věc.

Něco, co vybízí k rozhovoru. Zvědavost ohledně práce týmu, projekt, o který máte skutečný zájem, nebo osobní detail, který kolegům poskytne příležitost. „Také se snažím najít nejlepší kávu poblíž kanceláře“ funguje lépe než nacvičená stručná prezentace.

Osobně to nedělejte déle než dvě minuty, písemně ne více než pět vět.

Jak se představit v různých situacích

Jako nový zaměstnanec ve vašem bezprostředním týmu

Nejběžnější scénář. Pravděpodobně dostanete pár minut na týmové schůzce nebo na rychlé představení první den.

Zachovejte to vřelé, konkrétní a lidské:

Když se Priya připojila k produktovému týmu v SaaS společnosti, představila se v pondělním stand-upu tím, že poslední čtyři roky strávila v e-commerce, že tam pracuje v růstovém týmu a že jejím prvním cílem je pochopit, jak tým funguje, než cokoli navrhne. Tato poslední část, která signalizovala, že tam není od toho, aby se do toho pustila, okamžitě zmírnila defenzivu a otevřela kolegům dveře, aby se s ní podělili o kontext.

- Uveďte jednu konkrétní věc, která vás zajímá nebo se chcete dozvědět

- Vyhněte se vyjmenovávání úspěchů způsobem, který by zněl soutěživě

- Na konci položte upřímnou otázku, abyste přešli z monologu do konverzace

Jedna věc, kterou stojí za zmínku: načasování vašeho úvodu také záleží. Pokud vás někdo zařadí do stand-upu, který se už zpozdil, omezte se na tři věty a nabídněte, že se o více podělíte v samostatném chatu. Čtení místnosti a respektování stávajícího rytmu týmu signalizuje situační povědomí, což samo o sobě udělá silný první dojem.

Jako nový manažer se poprvé setkáváte se svým týmem

Tohle je opravdu důležité. Lidé, kterým se představujete, se snaží zjistit, zda se jejich pracovní život stane těžším, nebo snazším.

Jeden přístup, který důsledně funguje: začněte tím, co se máte naučit, a teprve poté prohlaste, co plánujete dělat. Michael Watkins, autor knihy Prvních 90 dní, doporučuje, aby noví manažeři strávili první týdny kladením otázek, spíše než oznamováním odpovědí. Konkrétně: Co funguje dobře? Co byste změnili, kdybyste mohli? Co bych měl vědět, co se pravděpodobně nedozvím oficiálními kanály? [2]

Přímý příklad: „Jsem tu, abych se seznámil s tím, na čem tým pracuje a co vám stojí v cestě. Nebudu předstírat, že o tomto týmu vím po třech dnech víc než vy. Mým cílem pro první měsíc je naslouchat.“ Taková upřímnost obvykle dobře dopadne.

Pár věcí, které se neustále vymstí:

• Oznamování změn dříve, než pochopíte, co se děje
• Uveďte, co jste dělali ve své poslední firmě, jako srovnávací příklad.
• Vynechání individuálních setkání ve prospěch pouhých skupinových seznámení
  

V písemném úvodním e-mailu

Když se připojujete k distribuovanému týmu nebo velké organizaci, písemné představení často osloví více lidí než jakákoli osobní schůzka.

Struktura je přímočará. Začněte svým jménem a rolí. Řekněte jednu nebo dvě věty o tom, co jste dělali dříve. Uveďte jednu věc, na kterou se těšíte. Zakončete pozvánkou k navázání kontaktu.

Příklad:

Ahoj všichni, jmenuji se Jordan a připojuji se k týmu pro zákaznickou podporu s praxí v oblasti podpory a provozu B2B. Bydlím v Austinu a budu pracovat napříč účty v regionu EMEA. Těším se, až se seznámím s aktuálním procesem adaptace, a rád bych si v prvních několika týdnech virtuálně dal kávu s každým, kdo by o to měl zájem. Můj kalendář je otevřený. Neváhejte si rezervovat čas.

Krátké, konkrétní a praktické. Říká lidem dostatek informací k zahájení konverzace, aniž by to četlo jako shrnutí na LinkedInu.

V týmu na dálku nebo v hybridním týmu

Seznamování na dálku vyžaduje více záměrného úsilí, protože k neformálnímu setkání na chodbě nedochází. Musíte si vytvořit momenty, které by jinak nastaly náhodou.

Zveřejněte písemný úvod v hlavním chatovacím kanálu vašeho týmu během prvního dne. Pokud se koná videohovor, zapněte kameru. Zeptejte se svého manažera, s kým se máte setkat v prvních dvou týdnech, a tyto schůzky si naplánujte, místo abyste čekali, až proběhnou přirozeně.

Jedna užitečná taktika: přidejte si do profilu na Slacku nebo Teamsu krátkou poznámku „pracuji se mnou“. Uveďte své časové pásmo, preferovaný styl komunikace a jeden fakt, který se netýká práce. Zabere to deset minut a ušetří vám to hodiny nejasností.

Také se v prvních několika týdnech nespoléhejte pouze na textovou komunikaci. Pokud vaše organizace pravidelně používá videohovory, proaktivně navrhněte krátký videohovor spíše než delší komunikaci v chatu. I patnáctiminutový pohled na něčí tvář buduje větší vztah než tucet zpráv a usnadňuje následnou písemnou komunikaci, protože máte skutečnou představu o tom, s kým mluvíte.

Věci, které neustále zhoršují úvodní informace

Příliš mnoho mluvení. Dvouminutový úvod, který se promění v patnáctiminutovou profesní biografii, rychle ztratí lidi. Přejděte k věci a pak vytvořte prostor pro ostatní.

Pomlouvání předchozího zaměstnavatele. Signalizuje to špatný úsudek a kolegové se okamžitě zamýšlejí, co o nich řeknete později.

Přílišné zlehčování sebe sama. Je rozdíl mezi pokorou a tím, když lidem ztěžujete pochopení toho, co přinášíte. Jasně hovořte o svých zkušenostech.

Ignorování podpůrného personálu a kolegů na nižších pozicích. Noví zaměstnanci se často zaměřují na to, aby zapůsobili na nadřízené, a nedostatečně investují do vztahů s kolegy a podpůrných rolí. Tyto vztahy často určují, jak hladce proběhnou první měsíce.

Považujte představení za jednorázovou událost. Úvod prvního dne je výchozím bodem. Následná práce, zapamatování si detailů z prvních rozhovorů a projevování konzistentního zájmu po dobu několika týdnů jsou důležitější než dokonalé zvládnutí úvodní věty.

Praktický kontrolní seznam pro váš první týden

Tyto kroky navazují na úvodní úvod a pomáhají mu ulpět:

• Pošlete písemné úvodní sdělení všem kanálům nebo skupinám, ve kterých jste nebyli formálně představeni.
• Naplánujte si individuální schůzky s lidmi, které váš manažer označil jako klíčové kontakty.
• Zkuste se zaměřit alespoň na jeden detail z úvodní konverzace („zmínil jste se, že pracujete na X, jak to šlo?“).
• Přidejte si do profilu na Slacku nebo Teamsu poznámku „spolupracuji se mnou“.
• Zúčastněte se alespoň jedné neformální týmové akce, rozhovoru u kávy, oběda, čehokoli mimo formální schůzky.

Jak může AhaSlides pomoci týmům s nástupem nových členů

Největším důvodem, proč se úvodní setkání neuchytí, je to, že jsou jednosměrná. Nová osoba mluví; všichni ostatní poslouchají jen napůl a vracejí se ke svým notebookům. Krátká interaktivní aktivita v rámci stejné schůzky to zcela změní.

AhaSlides umožňuje týmům spouštět živé ankety, cloudy slov a kola otázek a odpovědí přímo na schůzce. Jednoduchý slajd „dvě pravdy a jedna lež“, anketa, která tým žádá o sdílení svého aktuálního projektu jedním slovem, nebo otevřená otázka a odpověď pro nového zaměstnance, aby se týmu zeptal na otázky, to vše dělá z úvodu oboustranný zážitek spíše než prezentaci. Když lidé reagují v reálném čase, je pravděpodobnější, že si zapamatují daný okamžik a osobu, která je jeho středem.

Pro manažery, kteří zaškolují více nových zaměstnanců, je tento druh strukturované interakce škálovatelný. Stejný formát „ledbreak breakera“ můžete spustit napříč týmy, aniž by se pokaždé zdál stejný, protože reakce jsou vždy jiné.

Často kladené otázky

Jak dlouho by mělo být sebeprezentace v práci?

Osobně se snažte vyjádřit 60 až 90 sekund, což je zhruba doba, kterou potřebujete k vyjádření svého jména, role, jedné věty relevantních informací o pozadí a jedné otázky pro skupinu. Písemné úvody mohou být o něco delší, ale obvykle stačí čtyři až šest vět. Lidé se budou ptát na doplňující otázky, pokud chtějí více. Cílem úvodu je zahájit konverzaci, ne ji ukončit. Pokud zjistíte, že trvá více než dvě minuty, je to signál k přerušení hovoru a vyzvání ostatních k odpovědi, spíše než k pokračování.

Co když se během úvodu zarazím nebo zakopnu?

Stává se to téměř každému, zvláště když se v místnosti rozplyne ticho a všechny oči se upřejí na vás. Nejúčinnějším způsobem zotavení je prostě si to krátce přiznat a jít dál: „Promiňte, dovolte mi začít znovu“ nebo „Vždycky mi první den představování přijde trochu nervy drásající“ působí spíše upřímně než trapně. Lidé si pamatují, zda jste byli vřelí a zda jste o ně měli skutečný zájem, ne to, zda byly vaše věty dokonale postavené. Výzkum utváření dojmu opakovaně ukazuje, že vřelost a pozornost mají větší váhu než verbální plynulost. Malé zaskočení následované upřímnou otázkou na práci vašich spoluhráčů bude do týdne zapomenuto.

Mám si úvod připravit předem?

Ano, ale lehce. Napište si dvě nebo tři věty, které chcete zahrnout, a jednou nebo dvakrát si je před prvním dnem nahlas procvičte. Pokud jdete do akce zcela nepřipraveni, znamená to, že improvizujete pod mírným společenským tlakem, což je situace, kdy lidé mají tendenci se rozepisovat nebo se podceňovat. Pokud jdete do akce s plně napsaným projevem, zní to nudně a nacvičeně a může to způsobit, že budete méně vnímaví k aktuální konverzaci kolem vás. Několik připravených frází vám poskytne oporu a zároveň vám ponechá prostor pro přizpůsobení se tomu, kdo je v místnosti. Věnujte pozornost tónu stávající konverzace v týmu a přizpůsobte se mu. Energický, neformální tým bude reagovat jinak než tišší a zdrženlivější skupina.

Zdroje

[1] BambooHR. (2023). První dojem je klíčový: 44 dní na úspěch nebo neúspěch nového zaměstnance. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics

[2] Watkins, M. (2003). Prvních 90 dní: Osvědčené strategie pro rychlejší a chytřejší zaškoleníHarvard Business Review Press.