E-mail s pozvánkou na schůzku | Nejlepší tipy, příklady a šablony (100 % zdarma)

Co je dobré e-mail s pozvánkou na schůzku příklad?

Porady mohou být základním prvkem týmové efektivity, koordinace a jednoty. Mnoho společností pořádá schůzku alespoň jednou týdně, může to být neformální schůzka, na které si jednoduše pohovoříte se svými zaměstnanci, nebo formálnější schůzka představenstva, na které se prodiskutuje budoucí plán společnosti a výroční zpráva na konci roku. Pro administrátory nebo vedoucí je povinné zasílat účastníkům nebo hostům pozvánky na schůzku.

Pozvánka na schůzku je důležitá pro efektivní a hladký průběh oficiálních schůzek. Existuje mnoho způsobů, jak poslat pozvánky na schůzku. V tomto článku se zaměříme na řešení e-maily s pozvánkou na schůzku, nejpohodlnější a nejoblíbenější způsob, jak pozvat lidi k účasti na vašich schůzkách.

Obsah

• Co je e-mail s pozvánkou na schůzku?
• Proč je e-mail s pozvánkou na schůzku důležitý?
• Napište e-mail s pozvánkou na schůzku krok za krokem
• Typy e-mailu s pozvánkou na schůzku a příklady
• Bottom Line

Šablony pro rychlé schůzky s AhaSlides

• Schůzky v podnikání
• Zápis z porady
• Stand Up Setkání

Co je e-mail s pozvánkou na schůzku?

Klíčovou součástí obchodních aktivit je e-mail s pozvánkou na schůzku písemná zpráva s demonstrací účelu schůzky a žádostí, aby se lidé ke schůzce připojili po konkrétním datu a místě, případně s podrobnějšími přílohami. Může být napsán formálním nebo neformálním stylem v závislosti na charakteristikách setkání. Měly by být napsány vhodným tónem a stylem, aby vyhovovaly obchodní e-mailové etiketě.

Nezaměňujte však e-mail s pozvánkou na schůzku s e-mailem s žádostí o schůzku. Klíčový rozdíl mezi těmito e-maily je v tom, že e-mail s žádostí o schůzku je zaměřen na domluvení schůzky s někým, zatímco e-mail s pozvánkou na schůzku má za cíl pozvat vás na schůzku v oznámených datech a místě.

Proč je e-mail s pozvánkou na schůzku důležitý?

Používání e-mailových pozvánek přináší spoustu výhod. Výhody e-mailových pozvánek jsou uvedeny níže:

• Připojuje se přímo ke kalendářům. Když příjemci přijmou pozvánku, přidá se zpět do jejich obchodního kalendáře a vy dostanete připomenutí stejné jako u jiných událostí zaznamenaných v kalendáři.
• Je to pohodlné a rychlé. Vaši příjemci mohou obdržet e-mail ihned po kliknutí na tlačítko Odeslat. Jak to jde přímo k příjemci, pokud je e-mailová adresa nesprávná, můžete okamžitě dostat oznámení a rychle přejít na další řešení.
• Je to časově nenáročné. Můžete posílat skupinové e-maily s tisíci e-mailových adres současně.
• Je to úspora nákladů. Nemusíte utrácet rozpočet za poštu.
• Může být generován přímo z vaší preferované platformy webináře. Pokud nevedete osobní schůzku, vaše první volba bude pravděpodobně Zoom, Microsoft Teams nebo něco podobného. Po potvrzení RSVP se všechny odkazy a časové rámce synchronizují prostřednictvím e-mailu, takže se účastník může vyhnout záměně s jinými událostmi.

Faktem je, že každý den jsou odeslány miliardy e-mailů a mnoho z nich je spam. Protože každý používá alespoň jeden e-mail k výměně důležitých zpráv pro práci, nákupy, schůzky a další. Protože však musíte denně přečíst tuny e-mailů, není divu, že se někdy setkáte s fenoménem „únavy e-mailů“. Doručením dobrého zvacího e-mailu se tak můžete vyhnout zbytečným nedorozuměním nebo neznalosti ze strany příjemců.

Napište e-mail s pozvánkou na schůzku krok za krokem

Důležitý je dobrý e-mail s pozvánkou na schůzku a zpravidla to ovlivňuje an doručování e-mailem hodnotit.

Existují etikety a zásady, které musí každý dodržovat, aby mohl vyplnit e-mail s pozvánkou na obchodní schůzku, pokud jde o příjemce. Můžete se naučit, jak napsat standardní e-mail s pozvánkou na schůzku, podle těchto kroků:

Krok 1: Napište silný předmět

Faktem je, že 47 % příjemců e-mailů čte e-maily, které mají jasný a stručný předmět. První dojem je důležitý. To může zajistit, aby příjemci cítili pocit naléhavosti nebo důležitosti, což vede k vyšší míře otevření.

• Krátké, cílené. Buďte věcní, ne záhadní.
• Z důvodu naléhavosti můžete v předmětu požádat o potvrzení účasti.
• Nebo přidejte sentimentální tón jako nezapomeňte na důležitost, naléhavost,…
• Přidejte čas, pokud chcete zdůraznit problém citlivý na čas 

Například: „Schůzka 4/12: Projekt brainstorming“ nebo „Důležité. Odpovězte prosím: Setkání nové produktové strategie 10/6”

Krok 2: Začněte rychlým úvodem

Hned v prvním řádku je dobré stručně uvést, kdo jste, jaké je vaše postavení v organizaci a proč je oslovujete. Poté můžete přímo ukázat účel schůzky. Mnoho lidí dělá tu chybu, že sdělují vágní účel schůzky, protože předpokládají, že o tom musí účastníci vědět.

• Udělejte svůj úvod příjemným nebo souvisejícím s prací
• Připomeňte účastníkům, že potřebují dokončit nějaké úkoly nebo si s sebou něco přinést na schůzku.

Například Ahoj člene týmu, těším se na vás příští pondělí na představení nového produktu.

Krok 3: Sdílejte čas a místo

Měli byste uvést přesný čas schůzky. Měli byste jim také říci, jak a kde se schůzka koná, ať už osobně nebo online, a nabídnout pokyny nebo odkazy na platformu v případě, že je budou potřebovat.

• Přidejte časové pásmo, pokud nějací zaměstnanci pracují v různých oblastech světa
• Uveďte předpokládanou dobu trvání schůzky
• Při zadávání pokynů buďte co nejpodrobnější nebo připojte vodítko pro mapování

Například: Připojte se k nám v pátek 6. října ve 1:00 v zasedací místnosti 2 ve druhém patře administrativní budovy.

Krok 4: Navrhněte program schůzky

Pokryjte klíčové cíle nebo navrhovaný program jednání. Neříkej podrobnosti. Můžete jednoduše uvést téma a časovou osu. Pro formální schůzky můžete připojit podrobný dokument. To je užitečné zejména pro pomoc účastníkům s přípravou předem.

Například, můžete začít s: Máme v plánu diskutovat…./ Chceme vyřešit některé z problémů Nebo jako následující časový plán:

• 8:00-9:30: Úvod do projektu
• 9:30-11:30: Prezentace Howarda (IT), Nour (marketing) a Charlotte (prodej)

Krok 5: Požádejte o RSVP

Vyžadování RSVP může pomoci potvrdit odpověď od vašich příjemců. Aby se předešlo ambivalenci, měla by být ve vašem e-mailu uvedena preferovaná odpověď a časový limit pro účastníky, aby vás informovali o své účasti nebo nepřítomnosti. Tím, že pokud jste neobdrželi jejich RSVP v době, kterou regulujete, můžete provést rychlé následné akce.

Například: Odpovězte prosím do [datum] na [e-mailovou adresu nebo telefonní číslo]

Krok 6: Přidejte profesionální e-mailový podpis a branding

Obchodní e-mailový podpis by měl obsahovat celé jméno, název pozice, název společnosti, kontaktní údaje, osobní webové stránky a další hypertextové adresy.

Svůj podpis můžete snadno přizpůsobit pomocí Gmail.

Například:

Jessica Madisonová

Regionální ředitel marketingu, Inco industry

555-9577-990

Existuje spousta bezplatných tvůrců e-mailových podpisů, které vám ušetří čas a námahu, jako např Můj podpis.

Typy e-mailu s pozvánkou na schůzku a příklady

Mějte na paměti, že různé typy schůzek budou mít různé standardy a styly psaní. Obvykle oddělujeme e-maily s pozvánkami na schůzky na základě jejich úrovně formální nebo neformální, včetně nebo vyloučení virtuálních schůzek nebo čistě online schůzek. V této části shromažďujeme a představujeme vám některé typické typy pozvánek na schůzky a šablony každého typu, které se s oblibou používají v e-mailech s pozvánkami na obchodní schůzky.

#1. E-mail s žádostí o formální schůzku

Formální e-mail s žádostí o schůzku se používá pro velké schůzky, které se obvykle konají jednou až třikrát ročně. Je to velká formální schůzka, takže váš e-mail by měl být napsán formálním stylem psaní. Přiložené přílohy jsou potřebné k tomu, aby bylo účastníkovi jasnější, jak se schůzky zúčastnit, jak najít místo a podrobně popsat agendu.

Formální setkání zahrnují:

• Porada vedení
• schůze výboru
• zasedání představenstva 
• Schůze akcionářů 
• Strategická porada 

Příklad 1: Akcionáři šablona e-mailu s pozvánkou

Předmět: Důležité. Jste zváni na výroční valnou hromadu. [Čas]

[Jméno příjemce]

[Jméno společnosti]

[Pracovní pozice]

[Adresa společnosti]

[Datum]

Vážení akcionáři,

Dovolujeme si Vás pozvat na výroční valnou hromadu, která se bude konat dne [Čas], [Adresa]

Výroční valná hromada je výjimečnou příležitostí pro informace, výměnu a diskusi mezi nimi [Jméno společnosti] a všichni naši akcionáři.

Je to také příležitost vyjádřit se a hlasovat, abyste sehráli aktivní roli při přijímání zásadních rozhodnutí [Jméno společnosti], bez ohledu na počet akcií, které vlastníte. Setkání se bude týkat následujících klíčových programů:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Pokyny k účasti na této schůzi, program a znění usnesení, která mají být předložena ke schválení, naleznete v přiloženém dokumentu níže

Rád bych vám jménem představenstva poděkoval za váš příspěvek a vaši věrnost [Jméno společnosti] a těším se, že vás přivítám na Setkání dne [Datum]

S pozdravem,

[Název]

[Název pozice]

[Jméno společnosti]

[Adresa a webové stránky společnosti]

Příklad 2: Strategická porada šablona e-mailu s pozvánkou

[Jméno příjemce]

[Jméno společnosti]

[Pracovní pozice]

[Adresa společnosti]

[Datum]

Předmět: Spuštění projektu Zasedání marketingové kampaně: 2

Jménem [Jméno společnosti], dovoluji si Vás pozvat na obchodní schůzku, která se koná v hod [Název konferenčního sálu, název budovy] [Datum a čas]. Setkání bude trvat [Doba trvání].

Je mi potěšením přivítat vás v první fázi našeho projektu, kde můžete prodiskutovat náš nadcházející návrh [Podrobnosti], a oceňujeme vaše cenné postřehy o něm. Zde je stručné shrnutí našeho programu na tento den:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Tento návrh považuje celý náš tým za jeden z nejdůležitějších. Pro vaši další informaci jsme k tomuto dopisu připojili dokument s podrobnějšími informacemi, abyste se mohli na schůzku předem připravit.

Všichni se těšíme na rozhovor s vámi, abychom probrali, co ještě můžeme udělat, aby tento návrh úspěšně fungoval. Před schůzkou prosím podejte jakékoli dotazy nebo doporučení [Uzávěrka] přímo mně odpovědí na tento e-mail.

Přeji vám krásný den.

Poděkoval vám,

Warm jde,

[Název]

[Název pozice]

[Jméno společnosti]

[Adresa a webové stránky společnosti]

#2. E-mail s pozvánkou na neformální schůzku

S formálním e-mailem s pozvánkou na schůzku, pokud jde pouze o schůzku s podřízenými úrovněmi nebo členy týmu. Je pro vás mnohem jednodušší vymyslet, jak správně psát. Můžete psát neformálním stylem s přátelským a radostným tónem.

Neformální setkání zahrnují:

• Brainstormingové setkání
• Porada k řešení problémů
• Trénink
• Odbavovací schůzka
• Teambuildingové setkání
• Kávové chaty 

Příklad 3: Šablona e-mailu s pozvánkou na schůzku pro přihlášení

Předmět: Naléhavé. [Název projektu] aktualizace. [Datum]

Vážení týmy,

Posílám pozdrav!

Bylo příjemné a zábavné mít čas na spolupráci s vámi [Název projektu]. Abychom však mohli efektivně pokračovat v našich plánech, věřím, že nastal správný čas, abychom podali zprávu o dosaženém pokroku, a ocenil bych příležitost setkat se s vámi na adrese [umístění] k projednání věci dále na [Datum a čas].

Připojil jsem také seznam všech agend, které musíme projednat. Nezapomeňte si připravit zprávu o dokončení úkolu. Použijte prosím toto [Link] abys mi dal vědět, jestli to zvládneš.

Potvrzení mi prosím zašlete co nejdříve e-mailem.

Warm jde,

[Název]

[Pracovní pozice]

[Jméno společnosti]

Příklad 4: Tým building šablona e-mailu pozvánky

Vážení členové týmu,

Tímto vás informujeme, že [Název oddělení] pořádá a Teambuildingové setkání pro všechny naše zaměstnance členové na [Datum a čas]

Pro další profesní rozvoj je nesmírně důležité, že rosteme společně, a to se může stát pouze tehdy, když budeme pracovat jako tým, abychom mohli využít naše dovednosti a talenty k lepšímu výkonu. To je důvod, proč naše oddělení každý měsíc propaguje různé teambuildingové aktivity.

Přijďte a připojte se k události, abychom mohli naslouchat vašemu hlasu o tom, jak se můžeme zlepšit, abychom vám poskytli lepší podporu. Pár jich také bude týmové hry spolu s nápoji a lehkým občerstvením zajistí společnost.

Těšíme se na zábavné chvíle na této teambuildingové akci, která je uspořádána tak, aby pomohla každému z nás růst. V případě, že si myslíte, že se této schůzky nemůžete zúčastnit, informujte prosím [Jméno koordinátora] at [Telefonní číslo]

S pozdravem,

[Název]

[Pracovní pozice]

[Jméno společnosti]

#3. E-mail s pozvánkou hostujícího řečníka

E-mail s pozvánkou hostujícího řečníka by měl obsahovat informace relevantní pro řečníka, pokud jde o schůzku a příležitost k vystoupení. Je životně důležité, aby řečník věděl, jak může přispět k vaší akci a jaké výhody může získat, když se stane součástí vaší akce.

Příklad 5: Šablona e-mailu s pozvánkou hostujícího řečníka

Drahý [Mluvčí],

Doufáme, že vás tato zpráva najde dobře! Dnes vás oslovujeme s fantastickou příležitostí pro vaši kontemplaci. Rádi bychom vás požádali, abyste se laskavě stali naším čestným řečníkem [Název schůzky], akce zaměřená na [Popis účelu a publika vaší akce]. Celá [Název schůzky] tým je inspirován vašimi úspěchy a má pocit, že byste byli dokonalým odborníkem, který osloví naše publikum stejně smýšlejících profesionálů.

[Název schůzky] se bude konat v [Místo, včetně města a státu] on [Termíny]. Očekává se, že naše akce bude hostit až cca [Odhadovaný počet účastníků#]. Naším cílem je [Cíle schůzky].

Věříme, že jste skvělý řečník a váš hlas by byl důležitým doplňkem této konverzace vzhledem k vaší rozsáhlé práci [Oblast odbornosti]. Můžete zvážit prezentaci svých nápadů až [Duration] minut, které souvisejí s oblastí [Téma schůzky]. Svůj návrh můžete odeslat před [deadline], následujte [odkaz], aby si náš tým mohl vyslechnout vaše nápady a předem určit podrobnosti vašeho projevu.

V každém případě, pokud se nemůžete zúčastnit, pokorně vás žádáme, abyste nás kontaktovali prostřednictvím [odkaz]. Děkujeme za váš čas a pozornost, těšíme se na vaši kladnou odpověď.

Nejlepší,
[Název]
[Pracovní pozice]
[Kontaktní informace]
[Adresa webových stránek společnosti]

#4. E-mail s pozvánkou na webinář

V dnešních trendech stále více lidí pořádá online setkání, protože to šetří čas a náklady, zejména pro týmy pracující na dálku. Pokud používáte konferenční platformy, existují dobře přizpůsobené pozvánky, které jsou přímo odeslány vašemu účastníkovi před zahájením schůzky, jako je šablona e-mailu s pozvánkou Lupa. Pro virtuální webinář se můžete podívat na následující ukázku.

Rady: Používejte klíčová slova jako „Blahopřejeme“, „Brzy“, „Perfektní“, „Aktualizovat“, , „K dispozici“, „Nakonec“, „Top“, „Speciální“, „Připojte se k nám“, „Zdarma“, “ atd.

Příklad 6: Šablona e-mailu s pozvánkou na webinář

Předmět: Gratulujeme! Jsi pozván na [Název webináře]

Drahý [Candidate_Name],

[Jméno společnosti] s velkou radostí pořádá webinář pro [Téma webináře] dne [Datum] na [Čas] s cílem [[Účely webináře]

Bude to pro vás dobrá příležitost získat obrovské výhody od vašich pozvaných odborníků v oblasti [témat webinářů] a získat dárky zdarma. Náš tým je z vaší přítomnosti tak nadšený.

Poznámka: Tento webinář je omezen na [Počet lidí]. Chcete-li uložit své místo, zaregistrujte se [Odkaz] a neváhejte jej sdílet se svými přáteli. 

Doufám, že tě tam uvidím!

Měj krásný zbytek dne,

[Tvé jméno]

[Podpis]

Bottom Line

Naštěstí na internetu existuje mnoho dostupných šablon pozvánek na obchodní schůzky, které si můžete upravit a odeslat svým účastníkům během několika sekund. Nezapomeňte si některé uložit do svého cloudu, abyste si mohli připravit svůj e-mail s perfektním psaním, zejména v případě naléhavosti.

Pokud hledáte i jiná řešení pro vaše podnikání, můžete najít AhaSlides je dobrý prezentační nástroj s mnoha úžasnými funkcemi pro podporu vašich webinářů, teambuildingových aktivit, konferencí a dalších.

Často kladené otázky

Ref: Vskutku | Sherpany