11 kroků k úspěšné schůzce strategického managementu

A setkání strategického managementu je jednou z nejlepších metod, které pomáhají vysoce výkonným týmům kontrolovat a zlepšovat kvalitu práce i produktivitu, aby dosáhly nejlepších výsledků pro podnikání. Tento článek vám poskytne vše, co potřebujete vědět o schůzce strategického managementu a jak schůzku efektivně otevřít. 

Obsah

• #1 – Co je schůzka strategického managementu?
• #2 - Výhody setkání strategického managementu
• #3 – Kdo by se měl zúčastnit schůzky strategického managementu? 
• #4 – Jak uspořádat schůzku efektivního strategického managementu (plán SMM)

Co je setkání strategického managementu?

Řízení strategických schůzek (SMM) Je model řízení, který se zaměřuje na celkovou strategii společnosti, která zahrnuje řízení procesů, rozpočet, kvalitu, standardy a dodavatele pro hodnocení efektivity práce a výkonnosti podniku.

Tato schůzka se může konat každé čtvrtletí a může vyžadovat data shromážděná ze schůzky o marketingové strategii, schůzky o obchodní strategii nebo schůzky o prodejní strategii.

Ve zkratce, účelem strategických schůzek je zjistit, jak co nejefektivněji využít zdroje společnosti ke splnění konkrétních cílů a záměrů.

Další pracovní tipy s AhaSlides

• Setkání v podnikání | 10 typů a osvědčených postupů
• 8 nejlepších tipů Přejeme dobrou schůzku
• Setkání strategického managementu

Výhody setkání strategického managementu

Setkání strategického managementu nejen pomáhá účastníkům být proaktivnější ve své práci od toho, aby dorazili včas a připravovali dokumenty a otázky, na které se během strategického plánování můžete zeptat, ale také přináší 5 následujících výhod:

Snížení nákladů

Mnoho organizací přešlo na rámec setkání strategického managementu. Plán SMM pomáhá společnostem nyní používat levné (dokonce i bezplatné) nástroje a služby ke křížové analýze dat mezi schůzkami, aby zjistily, co funguje, co ne a co může dělat dobře. 

To pomáhá utrácet, rozdělovat a investovat zdroje co nejmoudřeji a nejefektivněji.

Ušetřete čas a energii

Plánování efektivních schůzek umožňuje oddělením nebo účastníkům porozumět účelu strategické diskuse a tomu, co potřebují připravit a přispět.

Například jaké dokumenty přinesou, jaké údaje mají prezentovat a jaké úkoly či řešení se mají po schůzce vypracovat.

Rozdělení úkolů pro přípravu na schůzku ušetří spoustu času a námahy tím, že nebudete blábolit a nebudete kritizovat čí vinu, ale zapomenete na účel schůzky.

Zvyšte vyjednávací sílu

Během jednání se nevyhne hádkám či neshodám. To však zvyšuje vyjednávací sílu členů týmu tím, že musí diskutovat a vymýšlet nejlepší řešení pro řešení problémů pro zákazníky a podniky. Možná vás překvapí, že ve svém týmu najdete skvělého vyjednavače!

Správa rizik 

Nikdo se nechce zúčastnit schůzky, která bude uprostřed zrušena, protože neexistují žádná data nebo řešení problémů.

Následná schůzka proto znamená, že každý musí naplánovat, shromáždit a dodat data z minulých schůzek, analyzovat tato data a pomoci převést tuto analýzu do proveditelných dalších kroků. Tyto činnosti zajišťují lepší řízení rizik. Nebo dokonce učinit schůzku produktivnější nebo více zaměřenou na cíl než ta předchozí. 

Pečlivě sledujte rozpočty a zdroje

Vedení efektivních týmových setkání bude moci monitorovat a upravovat zdroje a přijímat informovaná rozhodnutí o rozpočtu. Schůzky k přezkoumání strategie pomohou upozornit na oddělení nebo programy, které mohou potřebovat další finanční prostředky, aby byly úspěšné. Jsou také dobrým místem, kde můžete zjistit, zda potřebujete zvýšit/snížit rozpočet nebo počet zaměstnanců.

Kdo by se měl zúčastnit schůzky strategického managementu? 

Osoby, které se musí na schůzi dostavit, budou vyšší osoby, jako např generální ředitel (výkonný ředitel, výkonný ředitel, městský manažer atd.) a přímý manažer projektu.

Klíčoví hráči musí mít slovo při plánování, ale ne všichni jsou doslova u stolu.

Příliš mnoho lidí v místnosti může vést ke stresu, chaosu a zmatku. Pokud máte více lidí, kteří se chtějí do tohoto procesu zapojit, zahrňte je způsobem, jako je shromažďování názorů zaměstnanců prostřednictvím průzkumů a zpoplatnění někoho na schůzce, abyste zajistili, že se tato data dostanou na stůl a budou považována za součást procesu.

Jak uspořádat schůzku efektivního strategického managementu (plán SMM) 

Zajištění, aby vaše schůzky strategického managementu byly poutavé a produktivní, začíná správným plánováním. S těmito kroky

Příprava na schůzku

Nezapomeňte se řídit těmito pokyny pro plánování schůzky se 4 kroky:

• Naplánujte si čas a shromážděte potřebná data/zprávu

Naplánujte si a nezapomeňte pozvat všechny vedoucí a klíčové zaměstnance, kteří jsou povinni se této schůzky zúčastnit. Ujistěte se, že lidé v místnosti jsou lidé, kteří se mohou aktivně účastnit schůzky.

Zároveň shromažďujte potřebná data a zprávy, aktualizujte stavové indikátory a dokonce i otázky, na které se má na schůzce odpovědět. Ujistěte se, že příspěvky nejsou příliš blízko k datu schůzky, aby si každý mohl projít nejnovější data a napsat analýzu nových trendů nebo problémů.

• Šablona agendy plánu

Program pomáhá vám i účastníkům zůstat na správné cestě. Nápady na program jednání zajistí odpovědi na otázky:

• Proč máme toto setkání?
• Co musíme udělat, když schůzka skončí?
• Jaké jsou další kroky, které bychom měli podniknout?

Pamatujte, že a Program schůzek strategického managementu může být jako revize cílů, opatření a iniciativ, potvrzení strategie a pokračování současného strategického směřování a projektů.

Zde je ukázka agendy:

1. 9.00 - 9.30: Přehled účelu schůzky
2. 9.30:11.00 - XNUMX:XNUMX: Přehodnoťte celý proces
3. 1.00:3.00 - XNUMX:XNUMX: Aktualizace oddělení a vedoucích
4. 3.00:4.00–XNUMX:XNUMX: Nevyřízené problémy
5. 4.00:5.00 - XNUMX:XNUMX: Řešení dána
6. 5.00:6.00 - XNUMX:XNUMX: Plán akcí
7. 6.00:6.30 – XNUMX:XNUMX: QnA Session
8. 6.30:7.00 - XNUMX:XNUMX: Závěr

• Stanovte základní pravidla

Můžete všem nastavit pravidla, na která se před schůzkou připraví.

Pokud se například nemohou zúčastnit, musí místo toho poslat asistenta. 

Nebo musí účastníci udržovat pořádek, respektovat řečníka, nepřerušovat (atd.)

• Měsíčně Všestranné schůzky

Jak již bylo zmíněno výše, konference strategického managementu je velká událost, obvykle se koná každé čtvrtletí. Pokud tedy chcete, aby se vaši zaměstnanci s touto praxí seznámili a byli co nejlépe připraveni. Musíte zkontrolovat schůzku a organizovat měsíční schůzky pro všechny, abyste informovali zaměstnance o všech nových oznámeních, která nejsou vhodná pro e-mail, a abyste si stanovili cíle společnosti a sledovali pokrok směrem k těm stávajícím.

• Uspořádejte úvodní schůzku projektu

Pokud schůzka všech rukou pomůže zaměstnancům seznámit se a připravit data pro strategické řízení pak zahajovací schůzka projektu je první schůzkou mezi klientem, který si projekt objednal, a firmou, která jej uvede do života. Toto setkání bude potřebovat pouze klíčové hráče k projednání základů projektu, jeho účelu a cílů.

Setkání

• Definujte účel setkání a požadované výsledky

Strategická plánovací schůzka se může úplně pokazit, pokud se koná, aniž by všem byly dány definované cíle a náročné výstupy. Proto je prvním krokem definovat si jasný, hmatatelný cíl schůzky.

Několik příkladů jasných cílů:

• Strategie na sociálních sítích pro oslovení mladšího publika. 
• Plán na vývoj nového produktu, nové funkce.

V rámci svých cílů si také můžete nastavit konkrétní témata schůzek strategického managementu, jako je například obchodní růst v druhé polovině roku.

Buďte ohledně svého cíle co nejkonkrétnější. Tímto způsobem je pro všechny snazší pokračovat v práci a činit správná rozhodnutí.

• Prolomit ledy 

Se změnou ve způsobu práce po dvou letech pandemie musí být společnosti vždy připraveny na virtuální setkání a tradiční setkání. Lidé komunikující prostřednictvím počítačových obrazovek, zatímco ostatní sedí v kanceláři, někdy způsobí, že se vaši spolupracovníci budou cítit méně vzrušení a odpojení.

Proto potřebujete a týmové setkání s ledoborci a stmelovací aktivity na začátku setkání pro prohřátí atmosféry.

• Udělejte ze setkání interaktivní

Aby váš tým plně investoval do strategického setkání, vyžaduje podporu skutečné interaktivity. Spíše než samostatné prezentace se pokuste rozdělit do dílčích částí, kde mohou různá oddělení hledat řešení nedávných překážek.

Přidělte každé skupině výzvu, které vaše společnost čelí. Pak nechte jejich kreativitu běžet – ať už skrz týmové hry, rychlé ankety nebo promyšlené diskusní otázky. Toto sdílení perspektiv v méně náročném formátu může podnítit neočekávané poznatky.

Při opětovném svolání si vyžádejte strukturovanou, ale otevřenou zpětnou vazbu od každého úniku. Připomeňte všem, že v této fázi neexistují žádné „špatné“ nápady. Vaším cílem je porozumět všem perspektivám, abyste nakonec společně překonali překážky.

• Identifikujte potenciální výzvy

Co se stane, když schůzka překročí stanovený čas? Co když musí být vedoucí tým nepřítomen, aby se vypořádal s jinými neočekávanými problémy? Pokud jsou všichni zaneprázdněni obviňováním druhých a nedosahují požadovaných výstupů?

Uveďte prosím všechna možná rizika s řešeními, abyste se dobře připravili!

Zvažte například použití odpočítávacího časovače pro konkrétní položky programu nebo prezentace. 

• Použijte online nástroje 

Používání obrázků a nástrojů je dnes na schůzce nutností, chcete-li snadno a rychle sdělit své nápady. Reporty a statistiky budou prezentovány také vizuálně a díky těmto nástrojům jsou snadno srozumitelné. Vyzývá také lidi, aby poskytli informace, a pomáhá vám činit rychlá rozhodnutí tím, že získáte zpětnou vazbu v reálném čase. Můžete najít bezplatné nástroje a poskytovatele šablon, jako jsou AhaSlide, Miro a Google Slide.

Například Use Interaktivní prezentace a nástroje, jako jsou ankety a průzkumy, které generují kreativní nápady a zobrazují je v reálném čase.

• Závěr s formátem zasedání radnice 

Zakončeme schůzku relací otázek a odpovědí Tvlastní formát sálového setkání.

Účastníci mohou klást otázky, které chtějí, a získat okamžité odpovědi od vedoucích. Dokazuje to, že lídři nejsou jen beztvářní rozhodovatelé, ale jsou to přemýšliví myslitelé, kteří staví na první místo nejen zájmy společnosti, ale myslí i na zájmy svých zaměstnanců.

• Tipy pro usnadnění setkání strategického managementu

Kromě výše uvedených kroků je zde několik malých poznámek, které vám pomohou lépe zorganizovat sezení strategického plánování:

• Ujistěte se, že se všichni účastní diskuse.
• Ujistěte se, že všichni aktivně naslouchají.
• Ujistěte se, že každý uplatňuje své dovednosti týmové práce.
• Snažte se zúžit možnosti co nejméně.
• Nebojte se zavolat k hlasování, abyste viděli úroveň názoru a konsensu.
• Být kreativní! Strategické plánování je čas prozkoumat kreativitu a vidět reakce a řešení situací celého týmu.

Celkem

Uspořádat úspěšnou poradu strategického managementu. Musíte se dobře připravit na každý krok od lidí, dokumentů, dat a nástrojů. Poskytněte agendu a držte se jí, aby účastníci věděli, co budou dělat a jaké úkoly dostanou. 

AhaSlide doufá, že poskytne všechny odpovědi na vaše otázky o tom, jak vést relaci strategického plánování. Doufám, že se vám budou líbit tipy a asistenční techniky uvedené v tomto článku, jak udržet schůzky strategického managementu a skupinové aktivity aktivní a produktivní, ať už offline nebo online.

Nejčastější dotazy