Weithiau gall hyd yn oed y cwmnïau mwyaf disgybledig allan yna deimlo bod eu prosiectau'n mynd ar gyfeiliorn. Yn amlach na pheidio, mae'r broblem yn un o paratoi. Yr ateb? Strwythur da a rhyngweithiol llawn cyfarfod kickoff y prosiect!
Yn fwy na rhwysg a seremoni yn unig, gall cyfarfod kickoff wedi'i weithredu'n dda gael rhywbeth hardd i ffwrdd ar y droed dde. Dyma 8 cam i gynnal cyfarfod kickoff prosiect sy'n adeiladu cyffro ac yn cael pawb ar yr un dudalen.
Amser Kickoff!
Cynghorion Cyfarfod i'w Cofio
Mae'n rhaid i chi gael agenda cyfarfod kickoff ymlaen llaw. Mae anfon e-bost cychwyn prosiect cynnar yn bwysig iawn! Felly, gadewch i ni edrych ar yr ychydig samplau agenda cyfarfodydd kickoff!
Dylai'r sesiwn gic gyntaf fod yn fyr ac yn gryno, gyda llawer o gemau a gweithgareddau, gan mai dyma pryd y daw AhaSlides i mewn yn ddefnyddiol iawn! Edrychwch ar ragor o awgrymiadau gyda ni fel isod:
Cicio-Dechreuwch y Sgwrs.
Sicrhewch fewnbwn gwerthfawr gan eich tîm a chleientiaid yn ystod cyfarfod cychwyn y prosiect. Defnyddiwch offer pleidleisio byw, Holi ac Ateb ac offer cyfnewid syniadau gyda'r templed rhad ac am ddim hwn!
🚀 Gweler y templed
Beth yw Cyfarfod Kickoff Prosiect?
Fel y dywed ar y tun, cyfarfod cychwyn prosiect yw a cyfarfod lle rydych chi'n cychwyn eich prosiect.
Fel arfer, cyfarfod cychwyn prosiect yw'r cyfarfod cyntaf rhwng y cleient a orchmynnodd brosiect a'r cwmni a fydd yn dod ag ef yn fyw. Bydd y ddwy ochr yn eistedd i lawr gyda'i gilydd ac yn trafod sylfeini'r prosiect, ei ddiben, ei nodau a sut y bydd yn dod o syniad yr holl ffordd i ddwyn ffrwyth.
A siarad yn gyffredinol, mae yna math 2 o gyfarfodydd cic gyntaf i fod yn ymwybodol o:
- Prosiect Allanol Kickoff - Mae tîm datblygu yn eistedd i lawr gyda rhywun o y tu allan i y cwmni, fel cleient neu randdeiliad, ac yn trafod y cynllun ar gyfer prosiect cydweithredol.
- PKM Mewnol - Tîm o mewn mae'r cwmni'n eistedd i lawr gyda'i gilydd ac yn trafod y cynllun ar gyfer prosiect mewnol newydd.
Er y gall y ddau fath hyn arwain at ganlyniadau gwahanol, y weithdrefn yn debyg iawn yr un peth. Mae yna yn y bôn dim rhan o gic gyntaf prosiect allanol nad yw'n rhan o gic gyntaf prosiect mewnol - yr unig wahaniaeth fydd i bwy rydych chi'n ei ddal.
Mwy o ymgysylltu â'ch cynulliadau
Pam mae Cyfarfodydd Project Kickoff mor Bwysig?
Dylai pwrpas Cyfarfodydd Kickoff fod yn uchel ac yn glir! Gall ymddangos yn ddigon syml i gychwyn prosiect dim ond trwy neilltuo criw o dasgau i'r bobl iawn, yn enwedig yn y gweithle heddiw sydd ag obsesiwn â bwrdd Kanban. Fodd bynnag, gall hyn arwain at dimau yn colli eu ffordd yn barhaus.
Cofiwch, dim ond oherwydd eich bod chi ar y yr un bwrdd nid yw'n golygu eich bod ar y yr un dudalen.
Wrth wraidd hyn, mae cyfarfod kickoff prosiect yn onest ac yn agored Deialog rhwng cleient a thîm. Mae'n nid cyfres o gyhoeddiadau ynghylch sut y bydd y prosiect yn gweithio, ond a sgwrs am gynlluniau, disgwyliadau a nodau y daethpwyd iddynt trwy ddadl ddi-rwystr.
Dyma rai o fanteision cynnal cyfarfod cychwyn prosiect:
- Mae'n cael pawb paratowyd - “Rhowch chwe awr i mi dorri coeden i lawr a byddaf yn treulio’r pedair cyntaf yn hogi’r fwyell”. Pe bai Abraham Lincoln yn fyw heddiw, gallwch fod yn sicr y byddai'n treulio'r 4 allan o 6 awr prosiect cyntaf mewn cyfarfod cychwyn prosiect. Mae hynny oherwydd bod y cyfarfodydd hyn yn cynnwys bob y camau angenrheidiol i gael unrhyw brosiect i ffwrdd ar y droed dde.
- Mae'n cynnwys pob chwaraewr allweddol - Ni all cyfarfodydd Kickoff ddechrau oni bai bod pawb yno: rheolwyr, arweinwyr tîm, cleientiaid ac unrhyw un arall sydd â rhan yn y prosiect. Mae mor hawdd colli trywydd pwy sydd â gofal am yr hyn heb eglurder cyfarfod kickoff i gael y cyfan allan.
- Mae'n agored a chydweithredol – Fel y dywedasom, mae cyfarfodydd cychwyn prosiect yn ddadleuon. Mae'r rhai gorau yn ymgysylltu bob mynychwyr a dod â'r syniadau gorau allan o bawb.
Mwy o ymgysylltu â'ch cynulliadau
8 Cam i Gyfarfod Kickoff Prosiect Kickass
Felly, beth yn union sydd wedi'i gynnwys yn agenda cyfarfod cychwyn prosiect? Rydyn ni wedi ei gyfyngu i'r 8 cam isod, ond dylech chi gofio bod yna bob amser dim dewislen benodol ar gyfer y math hwn o gyfarfod.
Defnyddiwch yr 8 cam hyn fel canllaw, ond peidiwch byth ag anghofio bod yr agenda derfynol yn gorwedd chi!
Cam # 1 - Cyflwyniadau a Torwyr Iâ
Yn naturiol, yr unig ffordd i gychwyn unrhyw gyfarfod cic gyntaf yw trwy gael y cyfranogwyr yn gyfarwydd â'i gilydd. Waeth beth yw hyd neu faint eich prosiect, mae angen i gleientiaid ac aelodau tîm fod ar delerau enw cyntaf â'i gilydd cyn y gallant weithio'n effeithlon gyda'i gilydd.
Er bod cyflwyniad syml o'r math 'mynd o amgylch y bwrdd' yn ddigon i wneud pobl yn gyfarwydd ag enwau, gall torrwr iâ ychwanegu haen arall o personoliaeth ac ysgafnhau'r hwyliau cyn cychwyn y prosiect.
Rhowch gynnig ar yr un hon: Troelli'r Olwyn 🎡
Nodwch rai pynciau cyflwyno syml ar a olwyn troellwr, yna gofynnwch i bob aelod o'r tîm ei droelli ac ateb pa bwnc bynnag y mae'r olwyn yn glanio arno. Anogir cwestiynau doniol, ond gwnewch yn siŵr ei gadw fwy neu lai yn broffesiynol!
Am gael mwy fel hyn? 💡 Mae gennym ni 10 torrwr iâ ar gyfer unrhyw gyfarfod iawn yma.
Cam # 2 - Cefndir y Prosiect
Gyda'r ffurfioldebau a'r dathliadau allan o'r ffordd, mae'n amser dechrau trwy roi cychwyn ar y busnes oerfel carreg. Er mwyn lansio'r cyfarfod yn llwyddiannus, dylai fod gennych agenda glir ar gyfer y cyfarfod cic gyntaf!
Fel y mae pob stori wych yn ei wneud, mae'n well dechrau ar y dechrau. Amlinellwch yr holl ohebiaeth rhyngoch chi a'ch cleientiaid i gael pawb i gymryd rhan yn y prosiect i gael yr hyn sydd wedi digwydd hyd yn hyn.
Gallai hyn fod yn sgrinluniau o negeseuon e-bost, testunau, cofnodion o gyfarfodydd blaenorol neu unrhyw adnoddau sy'n ychwanegu unrhyw fath o gyd-destun i'ch cwmni a'ch cleient. Ei gwneud hi'n hawdd i bawb ddelweddu trwy wneud llinell amser.
Cam # 3 - Galw'r Prosiect
Yn ogystal â'r cefndir gohebiaeth, byddwch chi eisiau plymio'n ddwfn i mewn i fanylion pam mae'r prosiect hwn yn cael ei gychwyn yn y lle cyntaf.
Mae hwn yn gam hanfodol gan ei fod yn darparu trosolwg clir o'r pwyntiau poen y mae'r prosiect yn edrych i'w datrys, sy'n rhywbeth y mae'n rhaid i dimau a chleientiaid ei gadw ar flaen eu meddyliau bob amser.
Protip 👊
Mae camau fel hyn yn aeddfed i'w trafod. Gofynnwch i'ch cleientiaid ac eich tîm i gyflwyno eu syniadau ynghylch pam y credant y breuddwydiwyd am y prosiect hwn.
Os yw'n berthnasol, dylech geisio sianelu'r llais y cwsmer yn yr adran hon. Cydweithiwch â'r cleient i ddod o hyd i enghreifftiau byd go iawn o ddefnyddwyr yn crybwyll pwyntiau poen y mae eich prosiect yn ceisio eu trwsio. Dylai eu barn lywio sut mae eich tîm yn ymdrin â'r prosiect.
Cam # 4 - Nodau'r Prosiect
Felly rydych chi wedi edrych i mewn i'r yn y gorffennol o'r prosiect, nawr mae'n bryd edrych ar y dyfodol.
Bydd cael nodau uniongyrchol a diffiniad clir o lwyddiant ar gyfer eich prosiect yn helpu'ch tîm i weithio tuag ato. Nid yn unig hynny, bydd yn dangos i'ch cleient eich bod o ddifrif am y gwaith a bod gennych addewidion uchel yn yr un modd.
Gofynnwch i'ch mynychwyr cyfarfod kickoff 'sut olwg fydd ar lwyddiant?' A yw'n fwy o gwsmeriaid? Mwy o adolygiadau? Cyfradd boddhad cwsmeriaid gwell?
Waeth beth yw'r nod, dylai fod bob amser ...
- Yn gyraeddadwy - Peidiwch â gor-ymestyn eich hunain. Gwybod eich terfynau a llunio nod chi mewn gwirionedd cael cyfle i gyflawni.
- Mesuradwy - Ychwanegwch eich nod gyda data. Anelwch at rif penodol ac olrhain eich cynnydd tuag ato.
- Wedi'i amseru - Rhowch ddyddiad gorffen i chi'ch hun. Gwnewch bopeth o fewn eich gallu i gyrraedd eich nodau cyn y dyddiad cau hwnnw.
Cam # 5 - Y Datganiad o Waith
Gan roi'r 'cig' mewn 'cyfarfod kickoff', mae Datganiad o Waith (SoW) yn blymio'n drwm i fanylion y prosiect a sut y bydd yn cael ei gynnal. Mae'n y prif filio ar agenda'r cyfarfod kickoff a dylai fod yn derbyn y rhan fwyaf o'ch sylw.
Edrychwch ar yr ffeithlun hwn am yr hyn i'w gynnwys yn eich datganiad gwaith:
Cofiwch nad yw'r datganiad gwaith yn ymwneud cymaint â thrafodaeth â gweddill agenda cyfarfod kickoff y prosiect. Dyma'r amser mewn gwirionedd i brosiect arwain yn syml gosod y cynllun gweithredu ar gyfer y prosiect sydd i ddod, yna arbedwch y drafodaeth ar gyfer y eitem nesaf y cyfarfod.
Yn union fel gweddill eich cyfarfod kickoff, mae eich datganiad gwaith newidyn super. Bydd manylion eich datganiad gwaith bob amser yn dibynnu ar gymhlethdod y prosiect, maint y tîm, y rhannau dan sylw, ac ati.
Eisiau gwybod mwy? 💡 Edrychwch ar hyn erthygl gynhwysfawr ar lunio datganiad gwaith.
Cam # 6 - Adran Holi ac Ateb
Er y gallech deimlo gorfodaeth i adael eich adran Holi ac Ateb tan y diwedd, byddem mewn gwirionedd yn argymell ei dal yn uniongyrchol ar ôl eich datganiad gwaith.
Bydd segment cig eidion o'r fath yn sicr o arwain at gwestiynau gan eich cleient a'ch tîm. Gyda rhan fwyaf y cyfarfod mor ffres ym meddyliau pawb, mae'n well streicio tra bod yr haearn yn boeth.
Gall defnyddio meddalwedd cyflwyno rhyngweithiol i gynnal eich Holi ac Ateb helpu i gadw popeth yn tician yn llyfn, yn enwedig os oes gan eich cyfarfod cychwyn prosiect nifer uchel o bresenoldeb….
- Mae'n trefnus - Trefnir cwestiynau yn ôl poblogrwydd (trwy upvotes) neu yn ôl amser a gellir eu marcio fel 'ateb' neu eu pinio i'r brig.
- Mae'n wedi'i gymedroli - Gellir cymeradwyo a diswyddo cwestiynau cyn eu dangos ar y sgrin.
- Mae'n dienw - Gellir cyflwyno cwestiynau'n ddienw, sy'n golygu bod gan bawb lais.
Cam # 7 - Problemau Posibl
Fel y dywedasom o'r blaen, mae cyfarfod cychwyn prosiect yn ymwneud â bod mor agored a gonest â phosibl. Dyna sut rydych chi'n adeiladu a ymdeimlad o ymddiriedaeth gyda'ch cleient o'r cychwyn.
I'r perwyl hwnnw, mae'n well trafod y problemau posibl y gallai'r prosiect eu hwynebu ar hyd y ffordd. Nid oes unrhyw un yn gofyn ichi ragweld y dyfodol yma, dim ond i lunio rhestr betrus o rwystrau y gallech redeg iddynt.
Gan y byddwch chi, eich tîm a'ch cleient yn agosáu at y prosiect hwn gyda gwahanol betiau, mae'n ddelfrydol ei gael pawb cymryd rhan yn y drafodaeth broblem bosibl.
Cam # 8 - Gwirio Mewn
Mae gwirio i mewn gyda'ch cleient yn rheolaidd yn ffordd arall o gadarnhau ymddiriedaeth rhwng y ddau barti. Yn eich cyfarfod kickoff prosiect, mae gennych ychydig o gwestiynau i fynd i'r afael â nhw beth, pryd, pwy ac sut bydd y sesiynau gwirio hyn yn digwydd.
Mae gwirio i mewn yn weithred gydbwyso eithaf cain rhwng tryloywder ac ymdrech. Er ei bod hi'n braf bod mor agored a thryloyw â phosib, mae'n rhaid i chi reoli hyn o fewn cwmpas pa mor sydd ar gael y byddwch chi mewn gwirionedd be agored a thryloyw.
Sicrhewch fod y cwestiynau hyn yn cael eu hateb cyn diwedd y cyfarfod:
- Beth? - Yn union ym mha fanylion y mae angen diweddaru'r cleient? A oes angen iddynt wybod am bob manylyn bach o gynnydd, neu ai dim ond y cymeradwyaethau mawr sy'n bwysig?
- Pryd? - Pa mor aml ddylai eich tîm ddiweddaru'ch cleient? A ddylen nhw drosglwyddo'r hyn maen nhw wedi'i wneud bob dydd, neu grynhoi'r hyn maen nhw wedi'i reoli ar ddiwedd yr wythnos?
- Pwy? - Pa aelod o'r tîm fydd yr un sy'n cysylltu â'r cleient? A fydd aelod o bob tîm, ar bob cam, neu ddim ond un gohebydd unigol trwy gydol y prosiect cyfan?
- Sut? - Ym mha ddull mae'r cleient a'r gohebydd yn mynd i gadw mewn cysylltiad? Galwad fideo rheolaidd, e-bost neu ddogfen fyw wedi'i diweddaru'n barhaus?
Fel sy'n wir gyda'r mwyafrif o eitemau ar agenda cyfarfod cychwyn prosiect, mae'n well trafod yn yr awyr agored. Ar gyfer tîm mawr a grŵp mawr o gleientiaid, efallai y bydd hi'n haws i chi wneud a arolwg byw er mwyn gwyngalchu'r opsiynau i sefydlu'r fformiwla gofrestru orau bosibl.
Eisiau gwybod mwy? 💡 Edrychwch ar rai arferion gorau ar gyfer gwirio i mewn gyda'ch cleientiaid.
Arolygu'n Effeithiol gydag AhaSlides
Templed Agenda Cyfarfod Kickoff y Prosiect
Gyda'ch cyfarfod kickoff wedi'i gynllunio'n arbenigol yn aros i chwythu rhai meddyliau yn yr ystafell fwrdd, efallai y bydd y cyffyrddiad olaf yn dipyn o rhyngweithio i ddod â'r cyfan at ei gilydd.
Oeddech chi'n gwybod hynny yn unig 29% o fusnesau teimlo eu bod yn gysylltiedig â'u cleientiaid (Gallup)? Mae ymddieithrio yn epidemig ar lefel B2B, a gall adael cyfarfodydd cic gyntaf yn teimlo fel proses fflat, anysbrydol trwy'r ffurfioldebau.
Gall ymgysylltu â'ch cleientiaid a'ch timau trwy sleidiau rhyngweithiol mewn gwirionedd hybu cyfranogiad ac dwysáu rhychwantau sylw.
Mae gan AhaSlides arsenal o offer gan gynnwys arolygon byw, Holi ac Ateb a sleidiau taflu syniadau, a hyd yn oed cwisiau byw a gemau i danio'ch prosiect yn y ffordd iawn.
Cliciwch isod i fachu templed dim dadlwytho am ddim ar gyfer eich cyfarfod kickoff. Newidiwch unrhyw beth rydych chi ei eisiau a'i gyflwyno heb unrhyw gost!
Cliciwch isod i greu cyfrif AhaSlides am ddim a dechrau creu eich cyfarfodydd deniadol eich hun trwy ryngweithio!
