Selv de mest disciplinerede virksomheder derude kan nogle gange føle deres projekter komme på afveje. Oftere end ikke er problemet et af forberedelse. Løsningen? En velstruktureret og fuldt interaktiv projekt kickoff-møde!
Mere end blot pomp og ceremoni kan et veludført kickoff-møde virkelig få noget smukt ud på højre fod. Her er 8 trin til at afholde et projekt kickoff-møde, der skaber spænding og får alle på samme side.
Opstartstid!
Mødetips at huske
Du skal have en kickoff møde dagsorden på forhånd. Det er meget vigtigt at sende en tidlig projektkickoff-e-mail! Så lad os se de få eksempler på dagsorden for kickoff-mødet!
Kickoff-sessionen skal være kort og kortfattet med masser af spil og aktiviteter, da det er her, AhaSlides er meget praktisk! Se flere tips med os som nedenfor:
Kick-start samtalen.
Få værdifulde input fra dit team og dine kunder under projektets kickoff-møde. Brug live afstemning, spørgsmål og svar og værktøjer til udveksling af idéer med denne gratis skabelon!
🚀 Se skabelonen
Hvad er et projektstartmøde?
Som det står på dåsen, er et projekt kickoff-møde et møde, hvor du starter dit projekt.
Normalt er et projekt kickoff møde det første møde mellem den klient, der har bestilt et projekt, og den virksomhed, der vil bringe det ud i livet. Begge sider vil sætte sig ned sammen og diskutere grundlaget for projektet, dets formål, dets mål og hvordan det vil komme fra idé og helt frem til virkeliggørelse.
Generelt er der 2 former af kickoff-møder at være opmærksom på:
- Eksternt projekt Kickoff - Et udviklingsteam sidder sammen med nogen fra uden for virksomheden, ligesom en klient eller interessent, og diskuterer planen for et samarbejdsprojekt.
- Intern PKM - Et hold fra inden for virksomheden sætter sig sammen og diskuterer planen for et nyt internt projekt.
Mens begge disse typer kan have forskellige resultater, proceduren er stort set det samme. Der er i det væsentlige ingen del af et eksternt projekt kickoff, der ikke er en del af et internt projekt kickoff - den eneste forskel er, hvem du holder det til.
Mere engagement i dine forsamlinger
Hvorfor er Project Kickoff-møder så vigtige?
Formålet med Kickoff Meetings skal være højt og tydeligt! Det kan virke simpelt nok at sætte gang i et projekt bare ved at tildele en masse opgaver til de rigtige mennesker, især på nutidens Kanban-bestyrelsesbesatte arbejdsplads. Dette kan dog føre til, at hold hele tiden taber sig.
Husk, bare fordi du er på samme bord betyder ikke, at du er på samme side.
Kernen i det er et projekt kickoff-møde et ærligt og åbent Dialog mellem en klient og et team. Det er det ikke en række meddelelser om, hvordan projektet fungerer, men a samtale om planer, forventninger og mål nået med uhæmmet debat.
Her er nogle af fordelene ved at afholde et projekt kickoff-møde:
- Det får alle forberedt - ”Giv mig seks timer til at hugge ned et træ, så bruger jeg de første fire på at slibe øksen”. Hvis Abraham Lincoln levede i dag, kan du være forvisset om, at han ville bruge de første 4 ud af 6 projekttimer i et projekt kickoff-møde. Det er fordi disse møder indeholder alle de nødvendige skridt til at få ethvert projekt ud på højre fod.
- Det involverer alle nøgleaktører - Kickoff-møder kan ikke komme i gang, medmindre alle er der: ledere, teamledere, klienter og alle andre med en andel i projektet. Det er så let at miste styr på, hvem der har ansvaret for hvad uden klarheden i et kickoff-møde for at finde ud af det hele.
- Det er åben og samarbejdsvillig – Som vi sagde, er projektkickoff-møder debatter. De bedste engagerer sig alle deltagere og bringe de bedste ideer ud af alle.
Mere engagement i dine forsamlinger
8 trin til et Kickass-projekt Kickoff-møde
Så hvad er der præcist inkluderet på dagsordenen for et projekt kickoff-møde? Vi har indsnævret det til de 8 trin nedenfor, men du skal altid huske, at der er ingen fast menu til denne type møde.
Brug disse 8 trin som en guide, men glem aldrig, at den endelige dagsorden ligger hos dig!
Trin # 1 - Introduktioner og isbrydere
Naturligvis er den eneste måde at starte et kickoff-møde på ved at gøre deltagerne fortrolige med hinanden. Uanset længden eller omfanget af dit projekt, skal kunder og teammedlemmer være på fornavn med hinanden, før de kan arbejde effektivt sammen.
Mens en simpel introduktion af typen 'gå rundt om bordet' er nok til at gøre folk fortrolige med navne, kan en isbryder tilføje endnu et lag af personlighed , lette stemningen forud for projektets kickoff.
Prøv denne: Dreje hjulet 🎡
Lav nogle enkle introduktionsemner på en spinnerhjul, og få derefter hvert teammedlem til at dreje det og svare på det emne, hjulet lander på. Sjove spørgsmål opfordres til, men sørg for at holde det mere eller mindre professionelt!
Vil du have mere som dette? Vi har det 10 isbrydere til ethvert møde lige her.
Trin # 2 - Projektbaggrund
Med formaliteterne og festlighederne af vejen, er det tid til at sparke i gang med at sætte gang i den stenkolde forretning. For at lancere mødet med succes, bør du have en klar dagsorden for kick-off mødet!
Som alle gode historier gør, er det bedst at begynde i starten. Skitsere al korrespondance mellem dig og dine kunder for at få alle involveret i projektet fuldt ud til at ridse, hvad der er sket hidtil.
Dette kan være skærmbilleder af e-mails, tekster, referater fra tidligere møder eller andre ressourcer, der tilføjer enhver form for kontekst for din virksomhed og din klient. Gør det nemt for alle at visualisere ved at lave en tidslinje.
Trin # 3 - Projektefterspørgsel
Ud over korrespondancebaggrunden vil du gerne dykke dybt i detaljerne i hvorfor dette projekt bliver startet i første omgang.
Dette er et afgørende skridt, da det giver et klart overblik over de smertepunkter, som projektet søger at løse, hvilket er noget, som både hold og klienter altid skal være i spidsen for deres sind.
protip 👊
Stadier som dette er modne til diskussion. Spørg dine kunder , dit team til at fremsætte deres ideer til, hvorfor de mener, at dette projekt blev drømt om.
Hvis det er relevant, skal du altid prøve at kanalisere kundens stemme i dette afsnit. Samarbejd med kunden for at finde eksempler fra den virkelige verden på forbrugere, der nævner smertepunkter, som dit projekt forsøger at løse. Deres meninger bør forme, hvordan dit team griber projektet an.
Trin # 4 - Projektmål
Så du har set på forbi af projektet, nu er det tid til at se på fremtiden.
At have direkte mål og en klar definition af succes for dit projekt hjælper virkelig dit team med at arbejde hen imod det. Ikke kun det, det vil vise din klient, at du er seriøs omkring arbejdet og har lignende høje indsatser i, hvordan det går.
Spørg dine kickoff-mødedeltagere 'hvordan vil succes se ud?' Er det flere kunder? Flere anmeldelser? En bedre kundetilfredshed?
Uanset mål, skal det altid være ...
- opnåelige - Overstræk ikke jer selv. Kend dine grænser og kom med et mål dig faktisk har en chance for at opnå.
- Målbar - Styrk dit mål med data. Mål for et bestemt nummer, og følg dine fremskridt hen imod det.
- Tidsindstillet - Giv dig selv en slutdato. Gør alt, hvad du kan, for at nå dine mål inden fristen.
Trin # 5 - Arbejdserklæringen
At sætte 'kødet' i et 'kickoff-møde', en erklæring om arbejde (SoW) er et stort dyk i projektets detaljer, og hvordan det skal gennemføres. Det er hovedfakturering på kickoff-mødedagsordenen og skulle have mest opmærksomhed.
Tjek denne infografik om, hvad du skal medtage i din arbejdserklæring:
Husk, at erklæringen om arbejde ikke handler så meget om diskussion som resten af projektets kickoff-møde-dagsorden. Dette er virkelig tiden til, at et projekt blot fører til læg handlingsplanen til det kommende projekt, gem derefter diskussionen til næste punkt på mødet.
Ligesom resten af dit kickoff-møde er din erklæring om arbejde super variabel. Det specifikke ved din erklæring om arbejde vil altid afhænge af projektets kompleksitet, teamets størrelse, de involverede dele osv.
Vil du vide mere? 💡 Tjek dette omfattende artikel om udarbejdelse af en erklæring om arbejde.
Trin # 6 - Q&A sektion
Selvom du måske føler dig tvunget til at forlade din Q&A sektion indtil slutningen, vil vi faktisk anbefale at holde den direkte efter din arbejdserklæring.
Et sådant kødfuldt segment vil helt sikkert give anledning til spørgsmål fra både din klient og dit team. Da hovedparten af mødet er så frisk i alles sind, er det bedst at slå, mens strygejernet er varmt.
Brug af interaktiv præsentationssoftware til at være vært for dine spørgsmål og svar kan hjælpe med at holde alt tikkende glat, især hvis dit projekts kickoff-møde har et højt fremmødningsnummer….
- Det er organiseret - Spørgsmål er arrangeret efter popularitet (gennem opstemninger) eller efter tid og kan markeres som 'besvaret' eller fastgjort til toppen.
- Det er modereret - Spørgsmål kan godkendes og afvises, før de vises på skærmen.
- Det er anonym - Spørgsmål kan sendes anonymt, hvilket betyder at alle har en stemme.
Trin # 7 - Potentielle problemer
Som vi sagde før handler et projekt kickoff-møde om at være så åben og ærlig som muligt. Det er hvordan du bygger en følelse af tillid med din klient fra start.
Til det formål er det bedst at diskutere de potentielle problemer, som projektet kan blive udsat for undervejs. Ingen beder dig om at forudsige fremtiden her, bare for at komme med en foreløbig liste over barrierer, du kan løbe ind i.
Da du, dit team og din klient vil nærme sig dette projekt med forskellige indsatser, er det ideelt at få alle involveret i den potentielle problemdiskussion.
Trin # 8 - Tjek ind
At tjekke ind med din klient regelmæssigt er en anden måde at styrke tilliden mellem begge parter. På dit projekts kickoff-møde har du et par spørgsmål til at behandle hvad, hvornår, hvem , hvordan disse indtjekninger vil ske.
Check-in er en ret fin balance mellem gennemsigtighed , indsats. Selvom det er rart at være så åben og gennemsigtig som muligt, skal du administrere dette inden for rammerne af, hvor tilgængelig du faktisk vil være for be åben og gennemsigtig.
Sørg for at få disse spørgsmål besvaret inden mødets afslutning:
- Hvad? - Præcis i hvilke detaljer har klienten brug for opdatering? Har de brug for at vide om hver eneste lille detalje i fremskridt, eller er det bare de store tegn, der betyder noget?
- Hvornår? - Hvor ofte skal dit team opdatere din klient? Skal de videreformidle det, de har gjort hver dag, eller bare opsummere, hvad de har formået i slutningen af ugen?
- Hvem? - Hvilket teammedlem er det, der kontakter klienten? Vil der være et medlem af hvert hold, på hvert trin, eller kun en enkelt korrespondent gennem hele projektet?
- Hvordan? - Efter hvilken metode vil klienten og korrespondenten holde kontakten? Regelmæssigt videoopkald, e-mail eller løbende opdateret live-dokument?
Som det er tilfældet med de fleste punkter på dagsordenen for et projekt kickoff-møde, er det bedst at diskutere i det fri. For et stort team og en stor gruppe kunder kan det være lettere for dig at lave en levende afstemning for at nedbringe mulighederne for at etablere den bedst mulige indtjekningsformel.
Vil du vide mere? 💡 Tjek nogle bedste praksis for at tjekke ind hos dine kunder.
Undersøg effektivt med AhaSlides
Projekt Kickoff møde dagsorden skabelon
Med dit ekspertplanlagte kickoff-møde, der bare venter på at sprænge nogle sind i bestyrelseslokalet, kan det sidste touch være lidt af interaktion at bringe det hele sammen.
Vidste du det kun 29% af virksomhederne føler sig forbundet med deres kunder (Gallup)? Disengagement er en epidemi på B2B-niveau, og det kan få kickoff-møder til at føles som en flad, uinspirerende proces gennem formaliteterne.
Det kan virkelig være at engagere dine kunder og teams gennem interaktive slides øge deltagelsen , øg opmærksomhedsspændene.
AhaSlides har en arsenal af værktøjer herunder live afstemninger, Q&A og brainstorming dias, og endda live quizzer og spil til at tænde dit projekt på den rigtige måde.
Klik nedenfor for at få fat i en gratis skabelon uden download til dit kickoff-møde. Skift alt, hvad du vil, og præsenter det uden omkostninger!
Klik nedenfor for at oprette en gratis AhaSlides-konto og begynde at oprette dine egne engagerende møder gennem interaktivitet!
