8 tips til at gennemføre en gennemgang for medarbejdere effektivt i 2024

Medarbejderanmeldelser er et kritisk aspekt af enhver organisations menneskelige ressourcestyring. Disse anmeldelser giver organisationer mulighed for at vurdere deres medarbejderes præstationer, give feedback og sætte mål for forbedringer. 

Men at gennemføre en vellykket gennemgang for medarbejdere kan være en udfordrende opgave. Derfor i denne blog indlæg, vil vi udforske nogle nyttige tips og eksempler for at hjælpe dig med at få en nyttig anmeldelse til medarbejderne. 

Flere arbejdstips med AhaSlides

• Evaluering af medarbejdernes præstationer
• Arbejdsmål Eksempler til evaluering
• Eksempler på præstationsevaluering
• Eksempler på selvvurdering

Indholdsfortegnelse

• Hvad er en medarbejderanmeldelse?
• Tips til effektiv gennemførelse af en gennemgang for medarbejdere
• Nøgleforsøg 

Hvad er en anmeldelse for medarbejdere?

En medarbejdergennemgang er en proces, hvor en arbejdsgiver evaluerer en medarbejders præstation over en periode. Det er en mulighed for organisationer til at dele feedback om deres medarbejder, sætte mål og identificere medarbejdernes forbedringsområder.

Derudover er en medarbejdergennemgang afgørende for at hjælpe medarbejderne med at vokse og udvikle sig i deres roller, sammen med at give arbejdsgivere mulighed for at kontrollere, at deres team lever op til organisationens mål.

Gennemgangen kan også være med til at skabe et positivt og produktivt arbejdsmiljø ved at tilskynde til åben kommunikation og en kultur med løbende forbedringer.

Tips til effektiv gennemførelse af en gennemgang for medarbejdere

Her er nogle praktiske tips til at hjælpe dig med at udføre en effektiv gennemgang for medarbejderen:

1/ Definer klare mål og forventninger - Gennemgang for medarbejder

Ved at sætte klare mål og forventninger kan du og medarbejderen fokusere på, hvad gennemgangen sigter mod at opnå. Dette kan være med til at sikre, at anmeldelsen er til gavn for begge sider. 

Her er nogle trin til, hvordan du opstiller klare mål for anmeldelsen:

Definer formålet med anmeldelsen

Du skal starte med at besvare spørgsmålet "Hvad er formålet med denne anmeldelse?". Er det for at evaluere medarbejdernes præstationer over en bestemt periode (3 måneder, 6 måneder, årsafslutning), for at identificere områder for forbedring eller for at sætte mål for fremtiden? Eller alt det ovenstående? Kommuniker med medarbejderne, så de kan forstå, hvad anmeldelsen er til for.

Skitser specifikke mål

Når du har defineret formålet med anmeldelsen, skal du skitsere de specifikke mål, du ønsker at opnå. Disse mål bør være tilpasset organisationens og SMARTs mål (specifik, målbar, opnåelig, relevant og tidsbestemt).

For eksempel: en medarbejders præstationsgennemgang vil have formål og specifikke mål som: 

Formål: At evaluere medarbejderens præstation i løbet af de seneste seks måneder og identificere forbedringsområder.

Specifikke mål:

• Gennemgå medarbejderens præstationer de seneste seks måneder, herunder salgsmål, kundetilfredshedsvurderinger mv.
• Identificer områder, hvor medarbejderen har udmærket sig, og områder, hvor de kan have brug for yderligere støtte.
• Giv konstruktiv feedback på forbedringsområder og samarbejd med medarbejderen for at sætte handlingsrettede mål for de næste 6 måneder.

2/ Forbered på forhånd - Gennemgang for medarbejder

Når du har fastlagt formålet med medarbejdergennemgangen, skal du udarbejde information og data for at få et samlet billede af medarbejderens præstation.

• Gennemgå medarbejder jobbeskrivelser: Gennemgå medarbejderjobbeskrivelser for at sikre, at din evaluering stemmer overens med deres ansvar og mål.

• Dataindsamling: Indsaml alle relevante medarbejderdata, såsom produktivitetsmålinger, månedlige rapporter, tidsregistreringer og kundefeedback. Disse oplysninger vil hjælpe dig med at identificere medarbejdernes styrker og svagheder, der skal forbedres.

• Gennemgå tidligere anmeldelser: Se tidligere medarbejderanmeldelser for at afgøre, hvor de er blevet forbedret, og hvor problemer er tilbagevendende.

• Få feedback fra andre: Tal med dine medarbejderes kolleger, underordnede eller kunder for at få indsigt i deres præstationer.

• Sæt dagsorden: Opret en dagsorden for gennemgangen, skitser de nøgleområder, du vil diskutere, og send den til medarbejderen, så de kan forberede sig.

• Aftal tid og sted: Sørg for at planlægge nok tid til at dække alt, hvad der skal diskuteres. Og gennemgangen skal foregå på et behageligt og roligt sted, fri for forstyrrelser eller afbrydelser.

3/ Giv specifikke eksempler - Gennemgang for medarbejder

Ved at give specifikke eksempler og specifikke oplysninger under gennemgangen kan du hjælpe medarbejderne til at forstå præcis, hvad de gør godt, og hvad de skal forbedre. Du kan svare som følger:

Brug specifikke eksempler

I stedet for at generalisere kan du bruge specifikke eksempler til at illustrere medarbejdersucceser og forbedringsområder. 

• Hvis du for eksempel vil fremhæve en medarbejders fremragende kommunikationsevner, så giv konkrete eksempler på, hvordan de kommunikerede effektivt, mens de talte med kunder eller samarbejdede med kolleger i andre afdelinger. 

Brug specifikke data

Når det er muligt, skal du bruge data til at understøtte din feedback. 

• For eksempel, hvis du diskuterer med en medarbejder om hans salgsrekord, kan du angive specifikke tal til sammenligning. Såsom deres salgsrekord er højere end den foregående måned, eller antallet af nye kunder, de har fået, eller deres konverteringsrate.

Undgå tvetydigt sprog

Undgå at bruge tvetydigt sprog, når du giver feedback. 

• I stedet for at sige, "Du skal være mere produktiv," giv specifikke eksempler på, hvor medarbejdere kunne være mere produktive, og hvordan de kunne forbedre, såsom "Du bør bruge et tidsstyringsværktøj for at undgå at gå glip af deadlines"

4/ Giv konstruktiv feedback - Anmeldelse for medarbejder

Ved at give konstruktiv feedback kan du hjælpe medarbejderne til at vokse og udvikle sig i deres roller. Dette er en guide til at give konstruktiv feedback:

• Fokuser på adfærd, ikke personen: Husk, at fokus på dine medarbejderes adfærd og handlinger i stedet for deres personlighed eller personlighed hjælper med at holde din feedback konstruktiv og undgår konflikter, personlige angreb eller kritik.

• Brug en støttende og respektfuld tone: At føle sig støttet og respekteret vil hjælpe med at opretholde et positivt arbejdsforhold mellem dig og dine medarbejdere. Derudover sikrer det, at medarbejderne føler sig godt tilpas og motiverede til at forbedre sig.

• Giv specifik feedback: Som nævnt ovenfor, vær specifik, når du giver feedback, og giv eksempler for at illustrere din pointe.

• Angiv handlingsrettede trin: Angiv handlingsrettede trin til forbedring, så medarbejderne ved, hvilke specifikke trin de skal tage for at forbedre deres præstationer.

• Slut med en positiv tone: Afslut feedbacken med en positiv tone, og fremhæve medarbejderens styrker og potentiale for forbedring. Det hjælper medarbejderne med at bevare motivationen og en positiv holdning til forandring.

5/ Udarbejd en handlingsplan - Gennemgang for medarbejder

Efter at have identificeret områder for forbedring eller sat nye mål, skal du og medarbejderen blive enige om en handlingsplan for dem. En handlingsplan skal have følgende oplysninger:

• Identificer specifikke handlinger: Nedbryd målene i specifikke handlinger, som medarbejderen kan tage for at nå dem. Disse handlinger er med til at give klarhed og fokus, hvilket gør det lettere for medarbejderen at arbejde hen imod deres mål.

• Sæt tidslinjer: Bestem specifikke tidslinjer for hver handling, hvilket er med til at skabe hastende karakter og sikrer, at der gøres fremskridt mod målene.

• Identificer de nødvendige ressourcer: Bestem, hvilke ressourcer medarbejderen skal bruge for at nå deres mål. Dette kan omfatte træning, mentorskab eller yderligere støtte fra kolleger eller ledere.

• Overvåg fremskridt: Overvåg fremskridt regelmæssigt for at sikre, at handlingsplanen fungerer, og der kan foretages justeringer, hvis det er nødvendigt.

Denne plan kan integreres med deres personlig udviklingsplan i nogle faser med fokus på udvikling på arbejdspladsen.

6/ Anerkend præstationer - Gennemgang for medarbejder

Anerkendelse af medarbejdernes resultater er en væsentlig del af at gennemføre en effektiv gennemgangsproces. Dette kan opbygge moralen og motivere medarbejderne til at fortsætte med at præstere på et højt niveau. Nogle tips til at anerkende medarbejdernes præstationer er som følger:

• Vær specifik: Når du anerkender medarbejdernes resultater, skal du være specifik omkring, hvad de gjorde godt, og hvorfor det er vigtigt. Medarbejdere kan føle sig værdsat og værdsat for deres bidrag.
• Afstem resultater med mål: Når du anerkender præstationer, skal du afstemme dem med de mål, der er sat for medarbejderen. Dette hjælper medarbejderne til at se, at deres indsats gør en håndgribelig forskel for at opnå de ønskede resultater.
• Fejr succes: At fejre medarbejdersucceser under gennemgangsprocessen kan ske gennem mundtlig anerkendelse, skriftlige belønninger eller andre former for præmier og opmuntring.
• Vær oprigtig: Når du anerkender medarbejdernes resultater, skal du være oprigtig i din ros og påskønnelse. 

7/ Opmuntre til åben kommunikation - Anmeldelse for medarbejder

Det er vigtigt at tilskynde til åben kommunikation under gennemgangen for at sikre, at medarbejderne føler sig hørt og værdsat. Her er nogle trin til, hvordan man tilskynder til åben kommunikation:

• Skab et sikkert og behageligt rum: Skab et sikkert og behageligt miljø, hvor medarbejderen kan udtrykke deres feedback og stille spørgsmål. Dette er med til at opbygge tillid og tilskynder til åben kommunikation.

• Lyt aktivt: Lyt aktivt til, hvad medarbejderen siger, uden at afbryde eller dømme dem. De vil føle sig hørt og værdsat og opmuntret til at udtrykke deres tanker og følelser åbent.

• Stil åbne spørgsmål: Stil åbne spørgsmål kan hjælpe medarbejderen med at give mere detaljeret feedback. Det er en chance for at facilitere en mere meningsfuld samtale og opfordrer medarbejderen til at være mere ærlig i anmeldelsen.

8/ Opfølgning - Anmeldelse For Medarbejder

Ved at følge op løbende efter gennemgangen kan du sikre, at medarbejderen gør fremskridt mod deres mål, og at eventuelle problemer bliver løst til tiden. 

Desuden er løbende opfølgning efter gennemgangen med til at skabe en kultur for ansvarlighed og løbende forbedringer på arbejdspladsen.

Nøgleforsøg 

Gennemførelse af en gennemgang for medarbejderen er en væsentlig del af at opretholde og udvikle en sund og produktiv arbejdsstyrke. Ved at følge de tips, vi har diskuteret i denne artikel, kan du sikre, at din anmeldelsesproces er effektiv, retfærdig og gavnlig for både medarbejderen og organisationen.

Og glem ikke at inspirere og motivere dine medarbejdere hver dag med færdiglavede skabeloner fra AhaSlides. At designe træningsprogrammer, mødedagsordener, kick-off projektmøder, medarbejderundersøgelser og MERE har aldrig været så spændende. Værd at prøve!

*Ref: Josh Bersin