Ultimative Checkliste für das Event-Risikomanagement | 15 Must-Haves für den Erfolg einer Veranstaltung

Ihr Herz rast, während Sie sich die Worst-Case-Szenarien vorstellen:

❗️ Ein Redner erkrankt wenige Minuten bevor er die Bühne betritt.

❗️ Ihr Veranstaltungsort verliert am Veranstaltungstag plötzlich den Strom.

❗️Oder das Schlimmste: Jemand wird bei Ihrer Veranstaltung verletzt.

Die Gedanken, die einem den Magen umdrehen, halten dich nachts wach.

Doch auch die chaotischsten Ereignisse lassen sich bewältigen – wenn man im Vorfeld sorgfältig und systematisch plant.

Eine einfache Checkliste für das Event-Risikomanagementkann Ihnen dabei helfen, potenzielle Probleme zu erkennen, sich darauf vorzubereiten und sie zu mildern, bevor sie Ihre Veranstaltung gefährden. Sehen wir uns die 10 Must-haves in der Checkliste an, um Sorgen in einen gut durchdachten Aktionsplan zu verwandeln.

Inhaltsverzeichnis

• Übersicht
• Was ist das Risikomanagement einer Veranstaltung?
• Fünf Schritte zum Risikomanagement als Eventplaner
• Checkliste für das Event-Risikomanagement
• Fünf Elemente des Risikomanagements
• Checkliste im Eventmanagement
• Takeaways
• Häufigste Fragen

Übersicht

Was ist ein Ereignisrisiko?	Unerwartete und unvorhergesehene Probleme, die sich negativ auf die Veranstalter und das Markenimage des Unternehmens auswirken.
Beispiele für Ereignisrisiken?	Extreme Wetterbedingungen, Lebensmittelsicherheit, Feuer, Unruhen, Sicherheitsbedrohungen, finanzielle Risiken usw.

Was ist das Risikomanagement einer Veranstaltung?

Beim Event-Risikomanagement geht es darum, potenzielle Risiken oder Probleme zu identifizieren, die eine Veranstaltung gefährden könnten, und dann Prozesse und Vorsichtsmaßnahmen zu implementieren, um diese Risiken zu mindern. Dies hilft Veranstaltungsorganisatoren, Notfallpläne parat zu haben, um Störungen zu minimieren und sich schnell zu erholen, wenn Probleme auftreten. Darüber hinaus wird eine Checkliste für das Ereignisrisikomanagement verwendet, um sicherzustellen, dass jede potenzielle Bedrohung gemeistert wird.

Die fünf Schritte zum Risikomanagement als Eventplaner

Wir wissen, dass es als Eventplaner stressig ist, wenn man bedenkt, was alles passieren kann. Damit Sie sich nicht zu viele Gedanken machen müssen, folgen Sie unseren einfachen 5 Schritten, um einen perfekten Risikomanagementplan für Events zu erstellen:

• Risiken erkennen- Machen Sie ein Brainstorming zu allen möglichen Dingen, die bei Ihrer Veranstaltung schiefgehen könnten. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Probleme mit dem Veranstaltungsort, schlechtes Wetter, technische Ausfälle, Absagen von Rednern, Probleme mit dem Essen, Verletzungen, geringe Teilnehmerzahl usw. Denken Sie breit und bringen Sie es auf eine Brainstorming-Toolum die Ideen intakt zu halten.

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• Bewerten Sie Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen - Schätzen Sie für jedes identifizierte Ereignisrisiko, wie wahrscheinlich es ist, dass es eintritt und welche potenziellen Auswirkungen es auf Ihr Ereignis haben könnte. So können Sie bestimmen, für welche Risiken die gründlichsten Minderungspläne erforderlich sind.

•Entwickeln Sie Notfallpläne - Erstellen Sie für Risiken mit höherer Priorität spezielle Backup-Pläne, Lösungen und Notfallvorkehrungen, um Störungen zu minimieren, falls diese Risiken tatsächlich eintreten. Dies kann die Bestätigung alternativer Veranstaltungsorte, Lieferanten, Zeitpläne usw. beinhalten.

• Verantwortlichkeiten zuweisen- Beauftragen Sie eine Person mit der Durchführung jedes Notfallplans und kommunizieren Sie die Rollen klar mit Ihrem Team. So stellen Sie sicher, dass jemand Maßnahmen ergreift, wenn tatsächlich ein Risiko eintritt.

•Üben Sie Ihre Pläne - Gehen Sie mögliche Szenarien durch, um Lücken in Ihren Risikomanagementplänen für Veranstaltungen zu identifizieren. Wenn Sie Ihr Team darin schulen, wie es in verschiedenen Situationen reagieren soll, stärkt das Ihr Selbstvertrauen, sodass es auftretende Probleme am Veranstaltungstag erfolgreich bewältigen kann.

Tipps für besseres Engagement

• Veranstaltungsmanagement
• Eventgestaltung
• Geschäftsvernetzung

Checkliste für das Event-Risikomanagement

Welche allgemeinen Punkte muss eine Event-Risikomanagement-Checkliste abdecken? Lassen Sie sich von unseren Beispielen für die Checkliste für Veranstaltungsrisiken unten inspirieren.

#1 - Veranstaltungsort
☐ Vertrag unterzeichnet
☐ Genehmigungen und Lizenzen eingeholt
☐ Grundriss und Einrichtungsvereinbarungen bestätigt
☐ Catering und technische Anforderungen festgelegt
☐ Backup-Veranstaltungsort identifiziert und in Bereitschaft

#2 – Wetter
☐ Unwetterüberwachungs- und Benachrichtigungsplan
☐ Zelt oder alternativer Unterstand bei Bedarf verfügbar
☐ Es wurden Vorkehrungen getroffen, um die Veranstaltung bei Bedarf nach drinnen zu verlegen

#3 - Technologie
☐ A/V- und andere technische Geräte getestet
☐ Eingeholte Kontaktinformationen für den IT-Support
☐ Papierausdrucke der als Backup verfügbaren Materialien
☐ Notfallplan für Internet- oder Stromausfall

#4 – Medizin/Sicherheit
☐ Erste-Hilfe-Sets und AED verfügbar
☐ Notausgänge deutlich gekennzeichnet
☐ Personal, das in Notfallmaßnahmen geschult ist
☐ Sicherheits-/Polizei-Kontaktinformationen vorliegen

#5 – Lautsprecher
☐ Biografien und Fotos erhalten
☐ Alternative Lautsprecher als Backup ausgewählt
☐ Redner-Notfallplan kommuniziert

#6 – Anwesenheit
☐ Mindestanwesenheitsschwelle bestätigt
☐ Stornierungsbedingungen mitgeteilt
☐ Rückerstattungsplan vorhanden, falls die Veranstaltung abgesagt wird

#7 - Versicherung
☐ Es besteht eine allgemeine Haftpflichtversicherung
☐ Versicherungsbescheinigung erhalten

#8 – Dokumentation
☐ Kopien von Verträgen, Genehmigungen und Lizenzen
☐ Kontaktinformationen für alle Anbieter und Lieferanten
☐ Veranstaltungsprogramm, Tagesordnung und/oder Reiseroute

#9 - Personal/Freiwillige
☐ Den Mitarbeitern und Freiwilligen zugewiesene Rollen
☐ Es stehen Backups zur Verfügung, die bei Nichterscheinen ausgefüllt werden können
☐ Schulung zu Notfallverfahren und Notfallplänen abgeschlossen

#10 - Essen und Trinken
☐ Halten Sie Backups für alle verderblichen Vorräte bereit
☐ Alternative Speisenoptionen für den Fall einer verspäteten/falschen Bestellung/Gäste mit Allergien
☐ Zusätzliche Papierprodukte, Utensilien und Serviergeschirr sind verfügbar

#11 - Abfall und Recycling
☐ Mülltonnen und Recyclingbehälter verteilt
☐ Rollen zugewiesen, um während und nach der Veranstaltung Müll einzusammeln

#12 - Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden
☐ Mitarbeiter, der für die Bearbeitung von Teilnehmerbeschwerden zuständig ist
☐ Ein Protokoll zur Lösung von Problemen und zur Bereitstellung von Rückerstattungen/Entschädigungen bei Bedarf

#13 - Notfall-Evakuierungsplan
☐ Evakuierungswege und Treffpunkte vorbereitet
☐ Stellen Sie Mitarbeiter in der Nähe der Ausgänge auf

#14 – Protokoll für verlorene Personen
☐ Personal, das für verlorene Kinder/ältere Menschen/Behinderte zuständig ist
☐ Kontaktdaten der Eltern/Erziehungsberechtigten von Minderjährigen eingeholt

#15 - Vorfallberichterstattung
☐ Für das Personal wurde ein Vorfallmeldeformular erstellt, um etwaige Notfälle zu dokumentieren

Die fünf Elemente des Risikomanagements

Risiken sind nicht einfach Pech – sie sind Teil jedes Unterfangens. Aber mit dem richtigen Event-Risikomanagementplan können Sie das Chaos, das Risiken verursachen, bändigen und Bedrohungen in Chancen verwandeln. Die fünf Ansätze zum Risikomanagement umfassen:

• Risikoidentifikation- Denken Sie an Kleinigkeiten wie technische Pannen ... bis hin zur totalen Katastrophe. Wenn Sie Risiken auflisten, vergessen Sie sie und schreiben Sie sie auf, wo Sie sich ihnen stellen können.

• Risikoabschätzung- Bewerten Sie jedes Risiko, um herauszufinden, welches die größte Bedrohung darstellt. Überlegen Sie: Wie wahrscheinlich ist es, dass dies eintritt? Welcher Schaden könnte entstehen, wenn es eintritt? Durch die Priorisierung der Risiken konzentrieren Sie Ihre Bemühungen auf die wirklich wichtigen Probleme.

• Risikominderung- Planen Sie Gegenmaßnahmen! Überlegen Sie sich, wie Sie die Wahrscheinlichkeit des Auftretens eines Risikos verringern, die Auswirkungen im Falle eines Auftretens abmildern oder beides. Je mehr Sie Risiken im Vorfeld abschwächen können, desto weniger werden sie Sie stören.

• Risikoüberwachung- Sobald Ihre ersten Pläne stehen, bleiben Sie wachsam. Achten Sie auf Anzeichen dafür, dass neue Risiken entstehen oder sich alte Risiken ändern. Passen Sie Ihre Strategien nach Bedarf an, um mit der sich entwickelnden Bedrohungslandschaft Schritt zu halten.

• Risikoberichterstattung- Teilen Sie Risiken und Pläne mit Ihrem Team. Indem Sie andere auf den Laufenden halten, gewinnen Sie Zustimmung, decken Schwachstellen auf, die Sie möglicherweise übersehen haben, und verteilen die Verantwortung für das Risikomanagement.

Was ist eine Checkliste im Eventmanagement?

Eine Checkliste im Eventmanagement bezieht sich auf eine Liste von Elementen oder Aufgaben, von denen Veranstalter überprüfen, dass sie im Vorfeld einer Veranstaltung vorbereitet, arrangiert oder geplant wurden.

Eine umfassende Checkliste für das Risikomanagement trägt dazu bei, dass nichts Wichtiges übersehen wird, während Sie alle Details festlegen, die für die erfolgreiche Durchführung einer Veranstaltung erforderlich sind.

Checklisten sind für das Eventmanagement nützlich, weil sie:

• Sorgen Sie für Klarheit und Struktur- Sie legen in einer Reihenfolge alle Details fest, die erledigt werden müssen, damit nichts vergessen wird.

• Fördern Sie eine gründliche Vorbereitung– Das Abhaken von Punkten motiviert den Veranstalter, vor Veranstaltungsbeginn dafür zu sorgen, dass alle Vorkehrungen und Vorbereitungen auch wirklich getroffen sind.

• Kommunikation verbessern- Teams können Checklistenelemente aufteilen und zuweisen, um sicherzustellen, dass jeder seine Rollen und Verantwortlichkeiten versteht.

• Unterstützen Sie die Konsistenz- Die Verwendung derselben Checkliste für wiederkehrende Ereignisse hilft dabei, Standards einzuhalten und jedes Mal Bereiche zu erkennen, die verbessert werden können.

• Decken Sie Lücken oder Schwächen auf- Nicht abgehakte Elemente weisen auf vergessene Dinge hin oder erfordern mehr Planung, sodass Sie sich darum kümmern können, bevor Probleme auftreten.

• Erleichtern Sie Übergaben- Wenn Sie neuen Organisatoren die Checkliste aushändigen, können sie besser nachvollziehen, was bei der Planung früherer erfolgreicher Veranstaltungen alles getan wurde.

Takeaways

Mit diesen Extras in Ihrer Event-Risikomanagement-Checkliste sind Sie gut auf das Schlachtfeld vorbereitet! Vorbereitung verwandelt potenzielles Chaos in ruhiges Selbstvertrauen. Fügen Sie also jedes Element Ihrer Liste hinzu. Kreuzen Sie sie einzeln an. Beobachten Sie, wie diese Checkliste Ihre Sorgen in Macht verwandelt. Denn je mehr Sie voraussehen, desto bessere Risiken ergeben sich aus Ihrer sorgfältigen Planung und Vorbereitung.

Häufigste Fragen