Ultimative Checkliste für das Event-Risikomanagement | 15 Must-Haves für den Erfolg einer Veranstaltung

Ihr Herz rast, während Sie sich die Worst-Case-Szenarien vorstellen:

❗️ Ein Redner erkrankt wenige Minuten bevor er die Bühne betritt.

❗️ Ihr Veranstaltungsort verliert am Veranstaltungstag plötzlich den Strom.

❗️ Oder das Schlimmste: Bei Ihrer Veranstaltung wird jemand verletzt.

Die Gedanken, die einem den Magen umdrehen, halten dich nachts wach.

Aber auch die chaotischsten Ereignisse lassen sich bewältigen – wenn man im Vorfeld sorgfältig und systematisch plant.

Eine einfache Checkliste für das Event-Risikomanagementkann Ihnen dabei helfen, potenzielle Probleme zu erkennen, sich darauf vorzubereiten und sie zu entschärfen, bevor sie Ihre Veranstaltung zum Scheitern bringen. Lassen Sie uns die 10 Must-Haves der Checkliste herausfinden, um Sorgen in einen gut durchdachten Aktionsplan umzuwandeln.

Inhaltsverzeichnis

• Überblick
• Was ist das Risikomanagement einer Veranstaltung?
• Was sind die 5 Schritte zum Risikomanagement als Veranstaltungsplaner?
• Checkliste für das Event-Risikomanagement
• 5 Elemente des Risikomanagements?
• Checkliste im Eventmanagement
• Takeaways
• Häufigste Fragen

Überblick

Was ist das Risikomanagement einer Veranstaltung?

Beim Event-Risikomanagement geht es darum, potenzielle Risiken oder Probleme zu identifizieren, die eine Veranstaltung gefährden könnten, und dann Prozesse und Vorsichtsmaßnahmen zu implementieren, um diese Risiken zu mindern. Dies hilft Veranstaltungsorganisatoren, Notfallpläne parat zu haben, um Störungen zu minimieren und sich schnell zu erholen, wenn Probleme auftreten. Darüber hinaus wird eine Checkliste für das Ereignisrisikomanagement verwendet, um sicherzustellen, dass jede potenzielle Bedrohung gemeistert wird.

Was sind die 5 Schritte zum Risikomanagement als Veranstaltungsplaner?

Wir wissen, dass es als Veranstaltungsplaner bei all den Möglichkeiten, die auftreten können, stressig ist. Um Ihnen unnötiges Nachdenken zu ersparen, befolgen Sie unsere einfachen 5 Schritte, um einen perfekten Risikomanagementplan für Veranstaltungen zu erstellen:

• Risiken erkennen– Machen Sie ein Brainstorming über alle möglichen Dinge, die bei Ihrer Veranstaltung schiefgehen könnten. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Probleme mit dem Veranstaltungsort, schlechtes Wetter, technische Ausfälle, Absage von Rednern, Probleme mit der Verpflegung, Verletzungen, geringe Teilnehmerzahl usw. Denken Sie umfassend und stellen Sie es auf einen Punkt Brainstorming-Toolum die Ideen intakt zu halten.

• Bewerten Sie Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen – Schätzen Sie für jedes identifizierte Ereignisrisiko ab, wie wahrscheinlich es ist, dass es eintritt, und welche potenziellen Auswirkungen es auf Ihr Ereignis haben könnte. Dadurch lässt sich ermitteln, welche Risiken die gründlichsten Risikominderungspläne erfordern.

•Entwickeln Sie Notfallpläne – Erstellen Sie für Risiken mit höherer Priorität spezifische Backup-Pläne, -Lösungen und -Notfälle, um Störungen zu minimieren, wenn diese Risiken tatsächlich eintreten. Dies kann die Bestätigung alternativer Veranstaltungsorte, Lieferanten, Zeitpläne usw. umfassen.

• Verantwortlichkeiten zuweisen– Machen Sie eine Person für die Ausführung jedes Notfallplans verantwortlich und teilen Sie Ihrem Team die Rollen klar mit. Dies stellt sicher, dass jemand eingreift, wenn tatsächlich ein Risiko eintritt.

•Üben Sie Ihre Pläne – Gehen Sie potenzielle Szenarien durch, um Lücken in Ihren Risikomanagementplänen für Ereignisse zu identifizieren. Wenn Sie Ihr Team darin schulen, wie es in unterschiedlichen Situationen reagieren soll, wird das Selbstvertrauen gestärkt, damit es Probleme, die am Tag der Veranstaltung auftreten, erfolgreich bewältigen kann.

Tipps für besseres Engagement

• Event-Management
• Eventgestaltung
• Geschäftsvernetzung

Checkliste für das Event-Risikomanagement

Welche allgemeinen Punkte muss eine Event-Risikomanagement-Checkliste abdecken? Lassen Sie sich von unseren Beispielen für die Checkliste für Veranstaltungsrisiken unten inspirieren.

#1 – Veranstaltungsort
☐ Vertrag unterzeichnet
☐ Genehmigungen und Lizenzen eingeholt
☐ Grundriss und Einrichtungsvereinbarungen bestätigt
☐ Catering und technische Anforderungen festgelegt
☐ Backup-Veranstaltungsort identifiziert und in Bereitschaft

#2 – Wetter
☐ Unwetterüberwachungs- und Benachrichtigungsplan
☐ Zelt oder alternativer Unterstand bei Bedarf verfügbar
☐ Es wurden Vorkehrungen getroffen, um die Veranstaltung bei Bedarf nach drinnen zu verlegen

#3 – Technologie
☐ A/V- und andere technische Geräte getestet
☐ Eingeholte Kontaktinformationen für den IT-Support
☐ Papierausdrucke der als Backup verfügbaren Materialien
☐ Notfallplan für Internet- oder Stromausfall

#4 – Medizin/Sicherheit
☐ Erste-Hilfe-Sets und AED verfügbar
☐ Notausgänge deutlich gekennzeichnet
☐ Personal, das in Notfallmaßnahmen geschult ist
☐ Sicherheits-/Polizei-Kontaktinformationen vorliegen

#5 – Lautsprecher
☐ Biografien und Fotos erhalten
☐ Alternative Lautsprecher als Backup ausgewählt
☐ Redner-Notfallplan kommuniziert

#6 – Anwesenheit
☐ Mindestanwesenheitsschwelle bestätigt
☐ Stornierungsbedingungen mitgeteilt
☐ Rückerstattungsplan vorhanden, falls die Veranstaltung abgesagt wird

#7 – Versicherung
☐ Es besteht eine allgemeine Haftpflichtversicherung
☐ Versicherungsbescheinigung erhalten

#8 – Dokumentation
☐ Kopien von Verträgen, Genehmigungen und Lizenzen
☐ Kontaktinformationen für alle Anbieter und Lieferanten
☐ Veranstaltungsprogramm, Tagesordnung und/oder Reiseroute

#9 – Personal/Freiwillige
☐ Den Mitarbeitern und Freiwilligen zugewiesene Rollen
☐ Es stehen Backups zur Verfügung, die bei Nichterscheinen ausgefüllt werden können
☐ Schulung zu Notfallverfahren und Notfallplänen abgeschlossen

#10 – Essen und Trinken
☐ Halten Sie Backups für alle verderblichen Vorräte bereit
☐ Alternative Speisenoptionen für den Fall einer verspäteten/falschen Bestellung/Gäste mit Allergien
☐ Zusätzliche Papierprodukte, Utensilien und Serviergeschirr sind verfügbar

#11 – Abfall und Recycling
☐ Mülltonnen und Recyclingbehälter verteilt
☐ Rollen zugewiesen, um während und nach der Veranstaltung Müll einzusammeln

#12 – Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden
☐ Mitarbeiter, der für die Bearbeitung von Teilnehmerbeschwerden zuständig ist
☐ Ein Protokoll zur Lösung von Problemen und zur Bereitstellung von Rückerstattungen/Entschädigungen bei Bedarf

#13 – Notfall-Evakuierungsplan
☐ Evakuierungswege und Treffpunkte vorbereitet
☐ Stellen Sie Mitarbeiter in der Nähe der Ausgänge auf

#14 – Protokoll über verlorene Personen
☐ Personal, das für verlorene Kinder/ältere Menschen/Behinderte zuständig ist
☐ Kontaktdaten der Eltern/Erziehungsberechtigten von Minderjährigen eingeholt

#15 – Vorfallmeldung
☐ Für das Personal wurde ein Vorfallmeldeformular erstellt, um etwaige Notfälle zu dokumentieren

Was sind die fünf Elemente des Risikomanagements?

Risiko ist nicht nur Pech – es ist Teil jedes Unterfangens. Aber mit dem richtigen Event-Risikomanagementplan können Sie das Chaos, das Risiken verursachen, bändigen und Bedrohungen in Chancen verwandeln. Zu den fünf Ansätzen des Risikomanagements gehören:

• Risikoidentifikation– Denken Sie an Kleinigkeiten wie technische Pannen … bis hin zur totalen Katastrophe. Durch das Auflisten von Risiken werden sie aus Ihrem Kopf auf Papier gebracht, wo Sie sie konfrontieren können.

• Risikoabschätzung– Bewerten Sie jedes Risiko, um zu verstehen, welches die größte Bedrohung darstellt. Bedenken Sie: Wie wahrscheinlich ist es, dass dies geschieht? Welcher Schaden könnte dadurch entstehen? Durch die Priorisierung von Risiken konzentrieren Sie Ihre Bemühungen auf die wirklich wichtigen Themen.

• Risikominderung– Haben Sie Pläne, sich zu wehren! Überlegen Sie, wie Sie die Wahrscheinlichkeit, dass ein Risiko eintritt, verringern, die Auswirkungen verringern, falls es doch eintritt, oder beides. Je mehr Sie Risiken im Vorfeld abschwächen können, desto weniger stören sie Sie.

• Risikoüberwachung– Bleiben Sie wachsam, sobald Ihre ersten Pläne vorliegen. Achten Sie auf Anzeichen dafür, dass neue Risiken entstehen oder sich alte Risiken ändern. Passen Sie Ihre Strategien nach Bedarf an, um mit der sich entwickelnden Bedrohungslandschaft Schritt zu halten.

• Risikoberichterstattung– Teilen Sie Risiken und Pläne mit Ihrem Team. Wenn Sie andere in den Kreislauf einbeziehen, gewinnen Sie Zustimmung, decken Schwachstellen auf, die Sie möglicherweise übersehen haben, und verteilen die Verantwortung für das Risikomanagement.

Was ist eine Checkliste im Eventmanagement?

Eine Checkliste im Eventmanagement bezieht sich auf eine Liste von Elementen oder Aufgaben, von denen Veranstalter überprüfen, dass sie im Vorfeld einer Veranstaltung vorbereitet, arrangiert oder geplant wurden.

Eine umfassende Checkliste für das Risikomanagement trägt dazu bei, dass nichts Wichtiges übersehen wird, während Sie alle Details festlegen, die für die erfolgreiche Durchführung einer Veranstaltung erforderlich sind.

Checklisten sind für das Eventmanagement nützlich, weil sie:

• Sorgen Sie für Klarheit und Struktur– Sie legen in einer Reihenfolge fest, was alles getan werden muss, damit nichts durchs Raster fällt.

• Fördern Sie eine gründliche Vorbereitung– Das Abhaken von Gegenständen motiviert die Organisatoren, sicherzustellen, dass alle Vorkehrungen und Vorsichtsmaßnahmen tatsächlich getroffen werden, bevor die Veranstaltung beginnt.

• Kommunikation verbessern– Teams können Checklistenelemente aufteilen und zuweisen, um sicherzustellen, dass jeder seine Rollen und Verantwortlichkeiten versteht.

• Unterstützen Sie die Konsistenz– Die Verwendung derselben Checkliste für wiederkehrende Ereignisse hilft dabei, Standards einzuhalten und jedes Mal Verbesserungspotenziale zu erkennen.

• Decken Sie Lücken oder Schwächen auf– Nicht markierte Elemente heben vergessene Dinge hervor oder erfordern mehr Planung, sodass Sie sie beheben können, bevor Probleme auftreten.

• Erleichtern Sie Übergaben– Die Übergabe der Checkliste an neue Organisatoren hilft ihnen zu verstehen, was alles getan wurde, um frühere erfolgreiche Veranstaltungen zu planen.

Takeaways

Mit diesen Extras in Ihrer Event-Risikomanagement-Checkliste sind Sie gut auf das Schlachtfeld vorbereitet! Vorbereitung verwandelt potenzielles Chaos in ruhiges Selbstvertrauen. Fügen Sie also jedes Element Ihrer Liste hinzu. Kreuzen Sie sie einzeln an. Beobachten Sie, wie diese Checkliste Ihre Sorgen in Macht verwandelt. Denn je mehr Sie voraussehen, desto bessere Risiken ergeben sich aus Ihrer sorgfältigen Planung und Vorbereitung.