Ein Geschäftstreffen ist nur dann effektiv, wenn sein Format zum Ziel passt. Ein Brainstorming, das wie ein Statusbericht abläuft, erstickt Ideen im Keim, und ein Entscheidungstreffen, das wie ein Brainstorming geführt wird, führt nie zu einer Entscheidung. Dieser Leitfaden beschreibt die zehn gängigsten Meetingarten in Unternehmen, ihren jeweiligen Zweck, ihre optimale Dauer und wie man sie zielführend gestaltet.
Für die Skala, (Harvard Business Review) Berichten zufolge verbringen Führungskräfte fast 23 Stunden pro Woche in Besprechungen, im Vergleich zu weniger als 10 Stunden in den 1960er Jahren. Die Wahl der richtigen Besprechungsart und deren effektive Durchführung geben viel Zeit zurück.
Was ist ein Geschäftstreffen?
Ein Geschäftstreffen ist ein Zusammentreffen von Menschen, die Informationen austauschen, Probleme lösen oder Entscheidungen über die Arbeit treffen. Es kann persönlich, virtuell oder hybrid stattfinden und formell oder informell sein – von einem kurzen, zehnminütigen Stand-up-Meeting bis hin zu einer ganztägigen Planungssitzung. Jedes gute Treffen hat eines gemeinsam: Es verfolgt ein Ziel. Am Ende soll etwas erreicht sein.
Kurzanleitung: Welchen Meeting-Typ benötigen Sie?
| Falls Sie... | Führe einen... | Typische Länge |
|---|---|---|
| Sorgen Sie dafür, dass das Team hinsichtlich der Prioritäten auf dem gleichen Stand ist. | Monatliches Teammeeting | 30 bis 60 Minuten |
| Oberflächenblocker schnell | Stand- | Bis zu 15 Minuten |
| Fortschritte im Hinblick auf die Ziele verfolgen | Status-Update-Meeting | 30 Мinuten |
| Etwas reparieren, das schiefgelaufen ist | Besprechung zur Problemlösung | 45 bis 60 Minuten |
| Eine klare Entscheidung treffen | Entscheidungssitzung | 30 bis 60 Minuten |
| Optionen generieren | Brainstorming-Meeting | 45 bis 60 Minuten |
| Langfristige Richtung festlegen | Strategisches Managementmeeting | einen halben Tag oder mehr |
| Ein Projekt gut beginnen | Projekt-Kickoff-Meeting | 60 bis 90 Minuten |
| Helfen Sie den Menschen, sich kennenzulernen | Einführungstreffen | 30 Мinuten |
| Führungskräfte sollen die Fragen der Mitarbeiter beantworten. | Bürgerversammlung | 45 bis 60 Minuten |
Die angegebenen Längen sind eher gängige Ausgangspunkte als feste Regeln. Verkürzen Sie jedes Meeting, das vorzeitig beendet ist.
Die 10 Arten von Meetings im Geschäftsleben
1. Monatliche Teambesprechungen
Ein monatliches Teammeeting ist ein regelmäßiges Treffen, bei dem das Team den Fortschritt überprüft, anstehende Aufgaben verteilt und Prioritäten festlegt. Es ist sinnvoll, wenn mehr besprochen werden muss, als in einem kurzen Stand-up-Meeting möglich ist. Ein häufiger Fehler ist, dass es zu einer reinen Informationsflut verkommt: Wenn alle Informationen auch per E-Mail hätten ausgetauscht werden können, sollte man die E-Mail versenden und das Meeting für Blockaden, Entscheidungen mit mehreren Beteiligten und Kursänderungen nutzen.
Verwechseln Sie es nicht mit einem All-Hand-Meeting, was das gesamte Unternehmen zusammenbringt, in der Regel unter der Leitung der obersten Führungsebene, und nicht nur ein einzelnes Team.
2. Stehtreffen
Ein Stand-up-Meeting, auch Daily Scrum genannt, ist ein kurzes, tägliches Check-in-Meeting, das in weniger als 15 Minuten stattfindet. Atlassian Es wird als kurzes Rundgespräch beschrieben, in dem jede Person drei Fragen beantwortet: Was habe ich gestern geschafft? Was werde ich heute tun? Und was hindert mich daran? Durch das Zeitlimit dient es eher der Koordination als einem Statusbericht. Stand-up-Meetings eignen sich für Teams, die täglich an einem gemeinsamen Projekt arbeiten. Für verteilte Teams kann ein schriftliches Stand-up-Meeting in einem gemeinsamen Kanal denselben Zweck erfüllen, ohne dass ein fester Termin vereinbart werden muss.
3. Statusbesprechungen
Statusberichte finden üblicherweise wöchentlich statt und dokumentieren den Fortschritt im Hinblick auf die festgelegten Ziele. Anders als bei einem Stand-up-Meeting geht es hier darum, ob das Projekt im Zeitplan liegt, wo es voraus oder hinterher ist und was das für den nächsten Meilenstein bedeutet. Wichtig ist eine strukturierte Vorgehensweise: Alle berichten im gleichen Format, und alles, was einer ausführlichen Diskussion bedarf, wird in einem separaten Meeting besprochen, damit aus einem 30-minütigen Bericht nicht ungeplant eine Stunde wird.
4. Problemlösungsbesprechungen
Diese Meetings werden einberufen, wenn etwas schiefgelaufen ist oder kurz davor steht, schiefzugehen, und eine Gruppe die Ursache analysieren und eine Lösung vereinbaren muss. Sie sind oft ungeplant und können Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen zusammenbringen. Im Mittelpunkt steht die Problemlösung, nicht die Schuldzuweisung. Am Ende sollte eine gemeinsame Lösung, ein Verantwortlicher und eine Frist festgelegt werden. Die relevanten Daten sollten im Vorfeld übermittelt werden, damit alle Beteiligten das gleiche Verständnis des Problems haben.
5. Entscheidungssitzungen
Ein Entscheidungstreffen dient dazu, eine Entscheidung zu treffen, die die Mitwirkung oder Genehmigung mehrerer Personen erfordert. Laden Sie alle ein, deren Zustimmung notwendig ist, und sonst niemanden. Formulieren Sie die Entscheidung vor der Terminierung als eine einzige Frage: „Sollen wir den Launch vom dritten ins vierte Quartal verschieben?“ ist ein Beispiel für ein Entscheidungstreffen, während „Was halten wir vom Launch-Zeitplan?“ kein solches ist. Dokumentieren Sie anschließend die Entscheidung und ihre Begründung, damit sie nicht Monate später erneut aufgeworfen werden muss.
6. Brainstorming-Meetings
Brainstorming-Sitzungen generieren Ideen; deren Bewertung erfolgt später. Geschieht beides gleichzeitig, unterdrückt der Bewertungsinstinkt die Ideen, und am Ende bleibt nur eine kurze Liste unproblematischer Vorschläge übrig. Verbringen Sie den ersten Teil damit, Ideen ohne Kommentar zu sammeln, und den zweiten Teil damit, diese zu gruppieren und zu priorisieren. Word Cloud Oder die offene Folienform ermöglicht es ruhigeren Personen, sich gleichzeitig mit allen anderen einzubringen, anstatt auf eine Gesprächspause zu warten.
7. Strategische Managementbesprechungen
Strategische Meetings dienen der Überprüfung der langfristigen Ausrichtung, der Bewertung der Zielerreichung und der Festlegung von Prioritäten für das kommende Quartal oder Jahr. Sie finden in der Regel vierteljährlich oder jährlich statt und erfordern eine sorgfältige Vorbereitung: Teilen Sie die vorbereitenden Unterlagen mindestens 48 Stunden im Voraus, damit die Diskussion nicht oberflächlich verläuft. Das Ergebnis sollte eine klare Liste von Prioritäten und Entscheidungen sein, keine Liste von Punkten, die „weiter untersucht werden“ sollen. Weitere Details finden Sie in unserem Leitfaden. Strategisches Management-Meeting.
8. Projektstartbesprechungen
A Projekt Kickoff-Meeting Der Projektstart markiert den offiziellen Beginn eines Projekts. Er bringt Projektmanager, Team und Stakeholder zusammen, um die Projektziele, Verantwortlichkeiten, die Kommunikation im Team und die Erfolgskriterien festzulegen. Zudem ist dies der kostengünstigste Zeitpunkt, um Annahmen und Risiken zu identifizieren, bevor die Arbeit in eine bestimmte Richtung gelenkt wird.
9. Einführungsgespräche
An Einführungstreffen Das passiert, wenn jemand einem Team beitritt, zwei Gruppen zusammenarbeiten oder jemand eine neue Rolle übernimmt. Ziel ist es, eine Beziehung aufzubauen: Hintergrund, Arbeitsweise und Erwartungen zu besprechen. Offene Gespräche verlaufen oft im Sande, daher sollte man den Teilnehmenden konkrete Gesprächsthemen geben, wie eine kurze Frage oder eine kleine gemeinsame Aufgabe.
10. Bürgerversammlungen
A Bürgerversammlung ist eine geplante unternehmensweite oder abteilungsweite Sitzung, in der Führungskräfte über aktuelle Entwicklungen informieren und Fragen der Mitarbeiter beantworten. Wikipedia Es wird darauf hingewiesen, dass das Format an die Bürgerversammlungen Neuenglands aus dem 17. Jahrhundert angelehnt ist, die Teilnehmer solcher Versammlungen jedoch keine verbindlichen Beschlüsse fassen. Der Wert liegt in Transparenz und Dialog, und dies setzt eine authentische Fragerunde voraus. Vorab ausgewählte, harmlose Fragen sind kontraproduktiv. Daher sollten Mitarbeitende die Möglichkeit erhalten, ihre Fragen vor und während der Veranstaltung anonym einzureichen.
Wie man jede Art von Meeting gut leitet
Das Format variiert je nach Art des Meetings, aber die Gewohnheiten, die ein Meeting lohnenswert machen, bleiben gleich.
- Definiere den Zweck, bevor du einen Termin festlegst. Können Sie sagen, welche Entscheidung getroffen, welche Informationen ausgetauscht oder welches Problem gelöst werden soll? Falls nicht, ist das Treffen wahrscheinlich noch nicht nötig.
- Eine gemeinsame Agenda teilen. A Tagesordnung So bleibt die Diskussion im Rahmen und die Teilnehmer können sich vorbereiten. Eine Liste der Themen mit jeweils einer Zeitangabe genügt.
- Lade die richtigen Leute ein. Beziehen Sie diejenigen mit ein, deren Meinung oder Befugnis erforderlich ist, und senden Sie allen anderen die Notizen.
- Jedem Thema sollte genügend Zeit gewidmet werden. Für komplexere Aufgaben sollten Sie mehr Zeit einplanen, sich an den Zeitplan halten und bei Aufgaben, die länger als eine Stunde dauern, eine kurze Pause einlegen.
- Machen Sie es interaktiv. Eine Besprechung, in der eine Person spricht und alle anderen zuhören, verliert schnell an Aufmerksamkeit. Live UmfragenSchnelle Fragerunden und offene Fragen sorgen dafür, dass die Leute mitmachen. AhaSlides Der Plan unterstützt bis zu 50 Teilnehmer, was die meisten Teambesprechungen abdeckt.
- Entscheidungen dokumentieren und nachverfolgen. Das Protokoll sollte lediglich die getroffenen Entscheidungen, die zugewiesenen Aufgaben, die jeweiligen Verantwortlichen und die Fristen festhalten. Versenden Sie es innerhalb von 24 Stunden und bitten Sie anschließend um Feedback, damit das nächste Meeting verbessert wird.
Häufige Fehler zu vermeiden
- Den falschen Typ für das Ziel verwenden. Entscheiden Sie, welches Ergebnis Sie benötigen, und wählen Sie dann das Format, das dieses Ergebnis liefert.
- Zu viele Leute eingeladen. Große Räume verlangsamen Entscheidungen und verringern die Beteiligung jedes Einzelnen.
- Die Nachfrage wird übersprungen. Eine nicht schriftlich festgehaltene Entscheidung hat die gleiche Wirkung wie keine Entscheidung.
- Wiederkehrende Meetings im Autopilotmodus ablaufen lassen. Prüfen Sie alle paar Monate, ob das Treffen noch seinem ursprünglichen Zweck dient. Falls nicht, sagen Sie es ab oder ändern Sie das Format.
Häufig gestellte Fragen
Warum sind Meetings im Geschäftsleben wichtig?
Besprechungen ermöglichen es, Informationen, Ideen und Feedback innerhalb einer Organisation nach oben und unten zu verbreiten, und sie sind der schnellste Ort, um die Beteiligten auf eine Entscheidung einzustimmen.
Welche Meetings sollte ein Unternehmen abhalten?
Die meisten Unternehmen führen eine Mischung aus Mitarbeiterversammlungen, Führungskräftesitzungen, Teambesprechungen, Projektbesprechungen und Einzelgesprächen durch, ergänzt durch funktionsspezifische Sitzungen wie Vertriebs-, Marketing-, Finanz- und Einstellungsgespräche, Schulungen und Kundengespräche. Beginnen Sie mit den zehn oben genannten Arten und ergänzen Sie diese nur dann um weitere, wenn ein klarer Zweck dies erfordert.
Wie lange sollte ein Geschäftstreffen dauern?
So kurz wie es der Zweck zulässt. Stand-up-Meetings sollten unter 15 Minuten dauern, Statusberichte und Entscheidungen etwa 30 Minuten, und nur Strategie- oder Planungssitzungen sollten einen halben Tag oder länger dauern.
Worin besteht der Unterschied zwischen einem Stand-up-Meeting und einem Status-Update-Meeting?
Ein Stand-up-Meeting ist ein tägliches, sehr kurzes Check-in zu einzelnen Aufgaben und Hindernissen. Ein Status-Update findet üblicherweise wöchentlich statt und prüft, ob ein Gesamtprojekt im Hinblick auf seine Ziele planmäßig verläuft.
