Meetings im Geschäft sind Personen in Führungspositionen wie Projektmanagern oder leitenden Funktionen in einem Unternehmen vertraut. Diese Versammlungen sind unerlässlich, um die Kommunikation zu verbessern, die Zusammenarbeit zu fördern und den Erfolg innerhalb der Organisation voranzutreiben.
Allerdings sind sich möglicherweise nicht alle der Definitionen, Arten und Zwecke dieser Meetings bewusst. Dieser Artikel dient als umfassender Leitfaden und gibt Tipps für die Durchführung produktiver Besprechungen im Unternehmen.
Was ist ein Geschäftstreffen?
Ein Geschäftsmeeting ist ein Treffen von Einzelpersonen, die zusammenkommen, um bestimmte Themen im Zusammenhang mit dem Geschäft zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen. Der Zweck dieses Meetings kann darin bestehen, Teammitglieder über aktuelle Projekte zu informieren, zukünftige Bemühungen zu planen, Probleme zu lösen oder Entscheidungen zu treffen, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken.
Geschäftstreffen können persönlich durchgeführt werden, virtuelleoder eine Kombination aus beidem und kann formell oder informell sein.
Das Ziel eines Geschäftstreffens ist es, Informationen auszutauschen, Teammitglieder aufeinander abzustimmen und Entscheidungen zu treffen, die dem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen.
Arten von Geschäftstreffen
Es gibt verschiedene Arten von Besprechungen in Unternehmen, aber die 10 häufigsten Arten umfassen:
1/ Monatliche Teambesprechungen
Monatliche Teambesprechungen sind regelmäßige Treffen der Teammitglieder eines Unternehmens, um laufende Projekte zu besprechen, Aufgaben zuzuweisen und die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und aufeinander abzustimmen. Diese Treffen finden in der Regel monatlich am selben Tag statt und dauern zwischen 30 Minuten und mehreren Stunden (abhängig von der Größe der Gruppe und dem Umfang der behandelten Informationen).
Monatliche Teambesprechungen bieten den Teammitgliedern Gelegenheit und Anleitung, Informationen und Ideen auszutauschen, den Projektfortschritt zu besprechen und sicherzustellen, dass alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten.
Diese Meetings können auch genutzt werden, um Herausforderungen oder Probleme anzusprechen, mit denen das Team konfrontiert ist, Lösungen zu finden und Entscheidungen zu treffen, die sich auf die Richtung des Projekts oder die Arbeit des Teams auswirken.
An All-Hand-Meeting ist einfach ein Treffen aller Mitarbeiter eines Unternehmens, also ein monatliches Teammeeting. Es ist ein regelmäßiges Treffen – vielleicht einmal im Monat – und wird normalerweise von den Leitern des Unternehmens geleitet.
2/ Stehtreffen
Die Stand-up-Meeting, auch bekannt als tägliches Stand-up- oder tägliches Scrum-Meeting, ist eine Art kurzes Meeting, das normalerweise nicht länger als 15 Minuten dauert und täglich abgehalten wird, um das Team schnell über den Fortschritt des Projekts oder die abgeschlossene Arbeitsbelastung zu informieren arbeite heute weiter.
Gleichzeitig hilft es, die Hindernisse zu identifizieren und zu lösen, mit denen die Teammitglieder konfrontiert sind, und wie sie sich auf die gemeinsamen Ziele des Teams auswirken.
3/ Status-Update-Meetings
Status-Update-Meetings konzentrieren sich darauf, Teammitglieder über den Fortschritt ihrer Projekte und Aufgaben zu informieren. Sie können häufiger als monatliche Meetings stattfinden, z. B. wöchentlich.
Der Zweck von Status-Update-Meetings besteht natürlich darin, einen transparenten Überblick über den Fortschritt jedes Projekts zu geben und Herausforderungen zu identifizieren, die den Projekterfolg beeinträchtigen können. Diese Meetings werden nicht in Themen wie Diskussionen oder Problemlösungen verwickelt.
Für ein größeres Meeting kann das Statusaktualisierungs-Meeting auch als „Bürgerversammlung', Ein Town Hall Meeting ist einfach ein geplantes unternehmensweites Treffen, bei dem der Fokus auf der Beantwortung von Fragen der Mitarbeiter durch das Management liegt. Daher beinhaltete dieses Meeting eine Q&A-Sitzung, was es offener und weniger formelhaft machte als jede andere Art von Meeting!
4/ Meetings zur Problemlösung
Dies sind Meetings, bei denen es darum geht, die Herausforderungen, Krisen oder Probleme zu identifizieren und zu lösen, mit denen eine Organisation konfrontiert ist. Sie sind oft unerwartet und müssen Personen aus verschiedenen Abteilungen oder Teams zusammenbringen, um zusammenzuarbeiten und Lösungen für bestimmte Probleme zu finden.
Bei diesem Treffen werden diese Teilnehmer ihre Ansichten austauschen, gemeinsam die Ursachen von Problemen identifizieren und mögliche Lösungen anbieten. Damit dieses Treffen effektiv ist, sollten sie ermutigt werden, offen und ehrlich zu diskutieren, Schuldzuweisungen zu vermeiden und sich darauf zu konzentrieren, Antworten zu finden.
5/ Treffen zur Entscheidungsfindung
Diese Meetings haben das Ziel, wichtige Entscheidungen zu treffen, die die Richtung des Projekts, des Teams oder der gesamten Organisation betreffen. Teilnehmer sind in der Regel Personen mit der erforderlichen Entscheidungsbefugnis und Expertise.
Dieses Treffen muss im Voraus mit allen relevanten Informationen bereitgestellt werden, die die Interessengruppen benötigen. Um sicherzustellen, dass die während des Meetings getroffenen Entscheidungen ausgeführt werden, werden die Folgemaßnahmen mit einer Abschlusszeit festgelegt.
6/ Brainstorming-Meetings
Brainstorming-Meetings konzentrieren sich darauf, neue und innovative Ideen für Ihr Unternehmen zu generieren.
Das Beste an einer Brainstorming-Sitzung ist, wie sie Teamarbeit und Erfindungsgeist fördert und gleichzeitig auf die kollektive Intelligenz und Vorstellungskraft der Gruppe zurückgreift. Jeder darf seine Meinung äußern, auf die Ideen der anderen zurückgreifen und originelle und innovative Lösungen entwickeln.
7/ Strategische Management-Meetings
Strategische Management-Meetings sind Treffen auf hoher Ebene, die sich darauf konzentrieren, die langfristigen Ziele, die Ausrichtung und die Leistung einer Organisation zu überprüfen, zu analysieren und Entscheidungen zu treffen. Führungskräfte und das Führungsteam nehmen an diesen Sitzungen teil, die vierteljährlich oder jährlich stattfinden.
Während dieser Treffen wird die Organisation überprüft und bewertet, sowie die Wettbewerbsfähigkeit oder neue Möglichkeiten für Wachstum und Verbesserung identifiziert.
8/ Projekt-Kickoff-Meetings
A Projekt Kickoff-Meeting ist ein Treffen, das den offiziellen Beginn eines neuen Projekts markiert. Es bringt Schlüsselpersonen aus dem Projektteam zusammen, darunter Projektmanager, Teammitglieder und Interessengruppen aus anderen Abteilungen, um Ziele, Vorgaben, Zeitpläne und Budgets zu besprechen.
Es bietet dem Projektmanager auch die Möglichkeit, klare Kommunikationskanäle einzurichten, Erwartungen zu formulieren und sicherzustellen, dass die Teammitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen.
Dies sind einige der häufigsten Arten von Meetings in Unternehmen, und das Format und die Struktur können sich je nach Größe und Art der Organisation ändern.
9/ Einführungstreffen
An Einführungstreffen ist das erste offizielle Treffen zwischen Teammitgliedern und ihren Führungskräften, um festzustellen, ob die beteiligten Personen eine Arbeitsbeziehung aufbauen und sich in Zukunft für das Team engagieren möchten.
Ziel dieses Treffens ist es, den Teammitgliedern Zeit zu geben, zusammen zu bleiben, um den Hintergrund, die Interessen und Ziele der einzelnen Teilnehmer kennenzulernen. Abhängig von Ihren Vorlieben und den Vorlieben Ihres Teams können Sie je nach Kontext formelle oder informelle Einführungstreffen einrichten.
10/ Bürgerversammlungen
Dieses Konzept entstand bei lokalen Gemeindeversammlungen in New England, bei denen Politiker mit Wählern zusammentrafen, um Themen und Gesetze zu besprechen.
Heute, a Bürgerversammlung ist ein geplantes unternehmensweites Treffen, bei dem das Management Fragen direkt von Mitarbeitern beantwortet. Es ermöglicht eine offene Kommunikation und Transparenz zwischen Führung und Mitarbeitern. Mitarbeiter können Fragen stellen und erhalten sofort Feedback.
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Wie man Besprechungen im Geschäft durchführt
Um Haben Sie ein gutes Treffen, zuerst müssen Sie a senden Einladungs-E-Mail für Besprechungen.
Die Durchführung effektiver Meetings im Unternehmen erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, um sicherzustellen, dass das Meeting produktiv ist und seine beabsichtigten Ziele erreicht. Die folgenden Ratschläge können Ihnen dabei helfen, produktive Geschäftsmeetings durchzuführen:
1/ Definieren Sie den Zweck und die Ziele
Das Definieren des Zwecks und der Ziele eines Geschäftsmeetings ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Meeting produktiv ist und das beabsichtigte Ergebnis erzielt. Sie müssen Folgendes sicherstellen:
- Der Zweck. Stellen Sie sicher, dass das Meeting einen Zweck hat, bestimmte Themen zu diskutieren, Entscheidungen zu treffen oder Updates bereitzustellen. Sie müssen definieren, warum das Meeting notwendig ist und welches Ergebnis erwartet wird.
- Ziele. Die Ziele eines Geschäftsmeetings sind spezifische, messbare Ergebnisse, die Sie bis zum Ende des Meetings erreichen möchten. Sie sollten mit dem Gesamtzweck des Meetings mit Zeitleiste, KPI usw. übereinstimmen.
Beispielsweise sollte ein Meeting zur Besprechung einer neuen Produkteinführung Ziele haben, die mit dem Gesamtziel der Umsatzsteigerung oder der Verbesserung des Marktanteils übereinstimmen.
2/ Bereiten Sie eine Meeting-Agenda vor
A Tagesordnung dient als Fahrplan für das Meeting und hilft, die Diskussion konzentriert und auf Kurs zu halten.
Daher können Sie durch die Vorbereitung einer effektiven Tagesordnung sicherstellen, dass Geschäftstreffen produktiv und fokussiert sind und dass jeder weiß, was zu besprechen ist, was zu erwarten ist und was erreicht werden muss.
3/ Laden Sie die richtigen Teilnehmer ein
Überlegen Sie, wer an dem Meeting teilnehmen sollte, basierend auf seiner Rolle und den zu besprechenden Themen. Laden Sie nur diejenigen ein, die anwesend sein müssen, um sicherzustellen, dass das Meeting reibungslos abläuft. Einige Faktoren, die bei der Auswahl der richtigen Teilnehmer zu berücksichtigen sind, sind Eignung, Fachwissen und Autorität.
4/ Zeit effektiv einteilen
Stellen Sie sicher, dass Sie für jedes Thema in Ihrer Agenda genügend Zeit einplanen und dabei die Wichtigkeit und Komplexität jedes Themas berücksichtigen. Dadurch wird sichergestellt, dass allen Themen die volle Aufmerksamkeit geschenkt wird und das Meeting nicht in die Länge gezogen wird.
Außerdem sollten Sie sich so weit wie möglich an den Zeitplan halten, aber auch flexibel genug sein, um bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Sie können auch kurze Pausen einlegen, um den Teilnehmern zu helfen, sich zu erholen und neu zu fokussieren. Dies kann die Energie und das Interesse des Meetings aufrechterhalten.
5/ Machen Sie die Meetings interaktiver und ansprechender
Machen Sie Geschäftsmeetings interaktiver und ansprechender, indem Sie alle Teilnehmer ermutigen, sich zu äußern und ihre Gedanken und Ideen auszutauschen. Neben interaktiven Aktivitäten, wie z Live-Umfragen or Brainstorming-Sitzungen und die drehbaren Räder sorgen dafür, dass sich die Teilnehmer auf die Diskussion konzentrieren.
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6/ Sitzungsprotokoll
Einnahme Sitzungsprotokoll während eines Geschäftsmeetings ist eine wichtige Aufgabe, die hilft, die wichtigsten Diskussionen und Entscheidungen zu dokumentieren, die während des Meetings getroffen wurden. Es trägt auch zur Verbesserung der Transparenz bei und stellt sicher, dass alle auf derselben Seite sind, bevor sie zum nächsten Meeting gehen.
7/ Aktionspunkte nachverfolgen
Indem Sie Aktionspunkte nachverfolgen, können Sie sicherstellen, dass die während des Meetings getroffenen Entscheidungen in die Tat umgesetzt werden und dass sich alle über ihre Verantwortlichkeiten im Klaren sind.
Und holen Sie IMMER Feedback von den Teilnehmern ein, um bevorstehende Geschäftstreffen noch besser zu machen – Sie können das Feedback nach Abschluss per E-Mail oder Präsentationsfolien weitergeben. Dadurch werden Meetings nicht langweilig und jeder hat Spaß💪
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Key Take Away
Hoffentlich mit diesem Artikel von AhaSlides, können Sie die Arten von Besprechungen in Unternehmen und deren Zwecke unterscheiden. Wenn Sie diese Schritte und Best Practices befolgen, können Sie außerdem dazu beitragen, dass Ihre Geschäftstreffen effizient und fokussiert sind und die gewünschten Ergebnisse erzielen.
Die effektive Durchführung von Geschäftstreffen kann dazu beitragen, die Kommunikation, Zusammenarbeit und den Erfolg innerhalb einer Organisation zu verbessern, und ist eine Schlüsselkomponente für eine erfolgreiche Unternehmensführung.
Häufigste Fragen
Warum sind Meetings im Geschäftsleben wichtig?
Meetings ermöglichen eine effektive Kommunikation sowohl nach unten als auch nach oben innerhalb einer Organisation. Wichtige Updates, Ideen und Feedback können geteilt werden.
Welche Meetings sollte ein Unternehmen abhalten?
– All-Hands-/All-Mitarbeiter-Meetings: Unternehmensweite Meetings, um Aktualisierungen und Ankündigungen auszutauschen und die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu fördern.
– Vorstands-/Führungstreffen: Für die Geschäftsleitung, um übergeordnete Strategien und Pläne zu besprechen und wichtige Entscheidungen zu treffen.
– Abteilungs-/Teambesprechungen: Für einzelne Abteilungen/Teams zum Synchronisieren, Besprechen von Aufgaben und Lösen von Problemen innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs.
– Projektbesprechungen: Zum Planen, Verfolgen des Fortschritts und Lösen von Blockaden für einzelne Projekte.
– Einzelgespräche: Individuelle Gespräche zwischen Managern und direkt unterstellten Mitarbeitern, um Arbeit, Prioritäten und berufliche Entwicklung zu besprechen.
– Vertriebsbesprechungen: Für das Vertriebsteam, um die Leistung zu überprüfen, Chancen zu identifizieren und Vertriebsstrategien zu planen.
– Marketing-Meetings: Wird vom Marketing-Team zur Planung von Kampagnen, zum Inhaltskalender und zur Erfolgsmessung verwendet.
– Budget-/Finanzbesprechungen: Zur finanziellen Überprüfung von Ausgaben im Vergleich zum Budget, Prognosen und Investitionsbesprechungen.
– Einstellungsgespräche: Um Lebensläufe zu prüfen, Vorstellungsgespräche zu führen und Entscheidungen für neue Stellenangebote zu treffen.
– Schulungstreffen: Zur Planung und Durchführung von Onboarding- und Kompetenzentwicklungssitzungen für Mitarbeiter.
– Kundenbesprechungen: Zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, Feedback und Planung zukünftiger Arbeiten.
