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So veranstalten Sie reibungslose Einführungsmeetings | Die besten Tipps im Jahr 2024 freigeschaltet!

So veranstalten Sie reibungslose Einführungsmeetings | Die besten Tipps im Jahr 2024 freigeschaltet!

Arbeiten

Astrid Tran 04 Dec 2023 7 min lesen

Warst du schon mal bei gelungene Kennenlerngespräche?

Wenn Sie an einem neuen funktionsübergreifenden Team bei der Arbeit oder einem neuen Projektteam teilnehmen, kann es sich dabei um jemanden aus anderen Abteilungen oder von anderen Unternehmen handeln, den Sie vielleicht noch nicht kennen oder mit dem Sie noch nicht zusammengearbeitet haben, und Sie möchten sicherstellen, dass dies der Fall ist Bereitschaft, Ihre Fähigkeiten und Ideen in das Team einzubringen und zu investieren – insbesondere, wenn dieses Team leistungsstark ist. Daher ist es wichtig, ein Meeting auszurichten, um neue Teamkollegen zusammenzubringen.

Es ist jedoch nicht verwunderlich, wenn Sie sich ein wenig unbehaglich und nervös fühlen, da selbst die erfahrensten Profis beim ersten Treffen mit einem neuen Team nervös sind. Wenn Sie eine Führungskraft sind und sich Sorgen machen, dass Sie es versäumen, Einführungstreffen zur Produktivität zu veranstalten.

In diesem Artikel erhalten Sie eine vollständige Anleitung, Beispiele und Tipps, was Einführungstreffen erfolgreich macht.

In diesem Artikel erfahren Sie es

Einführungstreffen
Die Bedeutung von Einführungsgesprächen – Quelle: freepik

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Was ist ein Einführungstreffen?

Ein Einführungs- oder Vorstellungsgespräch hat die gleiche Bedeutung, wenn es um die Einführung in das Team geht, wenn sich Teammitglieder und ihre Führungskräfte zum ersten Mal offiziell treffen, um festzustellen, ob die beteiligten Personen eine Arbeitsbeziehung aufbauen und sich für das Team engagieren möchten Zukunft.

Ziel ist es, den Teammitgliedern Zeit zu geben, zusammen zu bleiben und den Hintergrund, die Interessen und Ziele jedes Teilnehmers kennenzulernen. Abhängig von Ihren Vorlieben und den Vorlieben Ihres Teams können Sie Einführungsgespräche formell oder informell vereinbaren.

Eine Standard-Tagesordnung für ein Einführungstreffen beinhaltet:

  • Stellen Sie das Ziel des Meetings vor
  • Stellen Sie die Leiter und jedes Mitglied vor
  • Besprechen Sie die Teamregeln, Arbeit, Leistungen und Behandlungen …
  • Zeit, ein paar Spiele zu spielen
  • Beenden Sie die Besprechungen und ergreifen Sie Folgemaßnahmen

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Was ist das Ziel der Einführungstreffen?

Betrachten Sie Einführungen nicht nur als ein Kästchen zum Ankreuzen. Nutzen Sie diese Zeit, um echte Kontakte zu knüpfen, einzigartige Erkenntnisse zu gewinnen und einen Rahmen für reibungslose Teamarbeit zu schaffen. Einführungstreffen sind großartig, um:

  • Steigern Sie die Teamarbeit und den Teamzusammenhalt

Das allererste Ziel von Einführungstreffen ist es, Fremde zu engen Teamkollegen zu bringen. Wenn Sie sich noch nie gesehen haben und wenig über sie wissen, fehlt es an Zusammenhalt und Verbindung, was den Teamgeist und die Produktivität beeinträchtigen kann. Wenn Menschen Teamregeln, angemessene Belohnungen und Bestrafungen diskutieren und vereinheitlichen können oder wissen, dass ihre Führungskräfte faire und treue Menschen sind, ihre Teamkollegen bescheiden, zuverlässig, empathisch und mehr sind, wird Vertrauen aufgebaut und ein positives Arbeitsumfeld wird unter ihnen aufgebaut Team.

  • Bauen Sie Anspannung und Ungeschicklichkeit ab

Die Produktivität wird wahrscheinlich sinken, wenn Mitarbeiter in einem stressigen Arbeitsumfeld arbeiten. Es ist auch nicht gut, wenn Mitarbeiter ihrem Vorgesetzten Angst machen, statt sich von ihm inspirieren zu lassen. Einführungstreffen können den neuen Teams dabei helfen, sich sicherer zu fühlen und ihre Ideen und Meinungen auszutauschen. Sie beginnen auch leicht, Freundschaften zu schließen, zu kommunizieren und verringern die Unbeholfenheit für eine weitere Zusammenarbeit. Ein Teammitglied zögert beispielsweise nicht, sich zu äußern und um Hilfe zu bitten, wenn es Fristen nicht einhalten kann.

  • Helfen Sie bei der Strukturierung und Angleichung von Standards und Praktiken

Die Betonung der Regeln und Vorschriften ist ein wichtiger Bestandteil der allerersten Einführungsgespräche. Wenn es zu Beginn der Teamarbeit nicht klar, fair und unkompliziert ist, kann dies zu Teamkonflikten und Missverständnissen führen. Im Gegenteil, wenn Sie das Team dazu bringen können, dem zu folgen Normen und Praktiken, es wird Ressourceneffizienz aufgrund der Effektivität und Effizienz eines Teams geben, während gleichzeitig die Arbeitszufriedenheit unter Teammitgliedern, die Teil eines zusammenhängenden Teams sind, erhöht wird.

So richten Sie ein effektives Einführungstreffen ein

Einführungsbesprechungen können dem standardmäßigen Besprechungsplanungsprozess folgen 5 Ps: Zweck, Planung, Vorbereitung, Beteiligung und Fortschritt. Abhängig von Ihrer zeitlichen Begrenzung, der Anzahl der Teilnehmer, Ihrem Teamhintergrund und Ihren Ressourcen können Sie formelle oder zwanglose Einführungstreffen vereinbaren. Der erste Eindruck ist wichtig. Umso mehr Respekt und Vertrauen werden Ihre Teammitglieder zu schätzen wissen, wenn Sie organisierte und rücksichtsvolle Besprechungen führen.

  • Zweck

Es geht darum, Ziele für die Treffen festzulegen. Seien Sie klar und prägnant, wenn Sie die Ziele der Besprechungen auflisten, damit Sie alle Beteiligten leicht wieder in den Mittelpunkt rücken können, wenn ein Teilnehmer durch nicht zusammenhängende Aktivitäten abgelenkt wird. Sie können die Strukturierung von Zielen in Betracht ziehen, indem Sie eine Zielpyramide aufstellen, die jeden Satz von Zielen auf verschiedenen Ebenen umreißt.

  • Planung

Das erste, was neue Teamleiter tun sollten, ist, Details zu planen oder eine Agenda zu entwickeln. Wenn Sie etwas haben, auf das Sie sich beziehen können, hilft der Versuch, sich alles selbst zu merken, Stress. Sie können eine Vorlage mithilfe einer Diashow über PowerPoint erstellen oder handgeschriebene Cue Cards.

  • Vorbereitung

Dieser Teil umfasst einige Aktivitäten wie das Vorbereiten des Einführungsskripts für das Meeting und das Überprüfen der Tagesordnung vor Beginn eines offiziellen Meetings. Es wird Ihnen leichter fallen, alle wichtigen Informationen zu sprechen und sich mit der Unterstützung von Sprechernotizen oder Skripten auf die Agenda zu konzentrieren, wenn Sie plötzlich den Verstand verlieren.

  • Beteiligung

Vergessen Sie nicht, neue Mitglieder zu ermutigen, während der Treffen Fragen zu stellen und sich an interaktiven Aktivitäten zu beteiligen. Wenn andere so zögerlich wirken, fragen Sie sie nach ihrer Meinung. Stellen Sie sicher, dass jeder im Team die Möglichkeit hat, sich zu äußern, und konzentrieren Sie sich nicht nur auf die extrovertierten Mitglieder. Sie können eine Live-Umfrage veranstalten, damit einige Introvertierte ihre Meinung direkt teilen können.

  • Fortschritt

Sie sollten Ihr Meeting mit einer Zusammenfassung abschließen und Maßnahmen für die nächsten Schritte festlegen. Und da die Nachbereitung nach einem Meeting ein entscheidender Teil ist, können Sie erwägen, eine endgültige Entscheidung zu treffen und diese zu dokumentieren.

Tipps für den erfolgreichen Aufbau eines Einführungstreffens

Erfolgreiche Kennenlerngespräche – Quelle: freepik
  • Verwenden Sie ein interaktives Präsentationstool

Fühlen Sie sich am ersten Tag schüchtern oder unbehaglich? Mit einem interaktiven Präsentationstool wie AhaSlides können Sie Ihre Einführungsgespräche 100-mal unterhaltsamer gestalten!

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Es gibt ein Dutzend Möglichkeiten, dies zu tun, aber wir empfehlen diesen Überblick, um das Eis schnell zu brechen:

  • Beginnen Sie mit einer Einführungsfolie.
  • Peppen Sie die Sache mit Quizfragen zu Ihrer Person mit Punkten und einer Bestenliste auf.
  • Schließen Sie am Ende mit einer Frage-und-Antwort-Folie ab, auf der jeder Fragen stellen kann, die er sich über Sie schon immer gefragt hat.

Mit der interaktiven Präsentationsplattform von AhaSlides können Sie eine überzeugende Einführung erstellen, die Menschen zum Mond fliegt 🚀 Probieren Sie diese Vorlage hier aus:

  • Beginnen Sie eine Einleitung mit „wir"

Das Team arbeitet an der Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, um gemeinsame Ziele zu erreichen und nicht daran, persönliche Talente zu zeigen. Daher ist es wichtig, den Sinn der „Wir“-Kultur hervorzuheben. Versuchen Sie, in Ihren Einführungsfolien und den gesamten Besprechungen, mit Ausnahme der persönlichen Vorstellung, so oft wie möglich „wir“ anstelle von „ich“ zu verwenden. Dies ermutigt das Team letztendlich zu einer effizienteren Zusammenarbeit, da es versteht, dass es eine kohärente Vision teilt und sich mehr der Arbeit für das Team als für sich selbst widmet.

  • Unterhalten Sie Ihre Teamkollegen

Wie beginne ich die Einführungstreffen am spannendsten? Da alle Mitglieder neu füreinander sind, können Sie als Gastgeber in Betracht ziehen, mit einigen schnellen Eisbrechern zu beginnen. Sie können auch 2 bis 3 Spiele und Quiz sowie Brainstorming-Sitzungen einrichten, damit andere Zeit haben, ihre Persönlichkeit, ihre Talente und ihr Denken zu teilen; mit anderen zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, um den Zusammenhalt im Team sowie die Kultur und Verbindung am Arbeitsplatz zu verbessern. Zum Beispiel können Sie einige Spiele wie ausprobieren Kreis der Wertschätzung, Schnitzeljagd, Würden Sie eher…

  • Zeitmanagement

Normalerweise können hochproduktive Meetings zwischen 15 und 45 Minuten dauern, insbesondere Einführungsmeetings, die in 30 Minuten kontrolliert werden sollten. Es ist genug Zeit für neue Teamkollegen, sich kennenzulernen, sich kurz vorzustellen und bei ein paar einfachen und unterhaltsamen Teambuilding-Aktivitäten zusammenzuarbeiten. Sie haben auch Zeitlimits für verschiedene Abschnitte festgelegt, um sicherzustellen, dass Ihre Zeit nicht abläuft, während Sie noch viel zu vertuschen haben.

Key Take Away

Es ist vorteilhaft für Ihr Team, die Teamarbeit mit einem neuen Team zu beginnen, indem Sie die Vorteile von Einführungstreffen nutzen. Die Organisation eines allerersten Treffens kann herausfordernd und nachahmend sein. Wenn Sie sich im Vorbereitungsprozess befinden, zögern Sie nicht, Unterstützung zu suchen, auch wenn Sie ein PowerPoint-Meister sind. Sie können Ihre Arbeit definitiv erleichtern und Ihren Tag retten AhaSlides.

Häufigste Fragen

Worüber sprechen Sie in einem Einführungsgespräch?

1. Eisbrecher – Beginnen Sie mit einer lustigen Frage oder Aktivität zum Eisbrecher, um den Leuten zu helfen, sich zu entspannen. Halten Sie es leicht!
2. Beruflicher Hintergrund – Lassen Sie jede Person über ihren bisherigen beruflichen Werdegang berichten, einschließlich früherer Rollen und Erfahrungen.
3. Fähigkeiten und Interessen – Finden Sie über die beruflichen Fähigkeiten hinaus die Hobbys, Leidenschaften oder Fachgebiete der Teammitglieder außerhalb von 9-5 Uhr heraus.
4. Teamstruktur – Beschreiben Sie die Rollen und wer auf hoher Ebene für was verantwortlich ist. Klären Sie, wie das Team zusammenarbeitet.
5. Ziele und Prioritäten – Was sind die Team- und Organisationsziele für die nächsten 6–12 Monate? Welchen Beitrag leisten einzelne Rollen?

Wie gestaltet man ein Einführungsgespräch?

So können Sie Ihr Einführungsgespräch strukturieren:
1. Begrüßung und Eisbrecher (5-10 Minuten)
2. Einführungen (10-15 Min.)
3. Teamhintergrund (5-10 Min.)
4. Erwartungen des Teams (5–10 Minuten)
5. Fragen und Antworten (5 Minuten)

Was sagen Sie, wenn Sie ein Meeting eröffnen?

Hier sind einige Vorschläge, was Sie bei der Eröffnung eines Einführungstreffens sagen sollten:
.1. Begrüßung und Einführung:
„Willkommen alle und vielen Dank, dass Sie heute bei uns sind. Wir freuen uns darauf, loszulegen.“
2. Icebreaker-Auftakt:
„Okay, lasst uns mit einer kurzen Eisbrecherfrage lockerer werden …“
3. Vorschau der nächsten Schritte:
„Nach dem heutigen Tag werden wir die Aktionspunkte weiterverfolgen und mit der Planung unserer Arbeit beginnen.“