Beispiele für Onboarding-Prozesse: 4 Schritte, Best Practices, Checklisten und Tools im Jahr 2024

Für die Personalabteilung ist der zweimonatige „Onboarding-Prozess“ nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters immer eine Herausforderung. Sie müssen immer einen Weg finden, diesen „Neulingen“ dabei zu helfen, sich schnell in das Unternehmen zu integrieren. Gleichzeitig muss eine starke Beziehung zwischen den beiden aufgebaut werden, um die Mitarbeiter länger im Unternehmen zu halten. Was sind also die besten Beispiele für Onboarding-Prozesse?

Um diese beiden Probleme zu lösen, sind 4 Schritte in Kombination mit Checklisten erforderlich, die den Onboarding-Prozess erfolgreich unterstützen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist der Onboarding-Prozess? | Beste Beispiele für Onboarding-Prozesse
• Vorteile des Onboarding-Prozesses
• Wie lange sollte der Onboarding-Prozess dauern?
• 4 Schritte des Onboarding-Prozesses
  • Schritt 1: Vorab-Onboarding
  • Schritt 2: Orientierung – Begrüßung neuer Mitarbeiter
  • Schritt 3: Rollenspezifisches Training
  • Schritt 4: Laufendes Mitarbeiterengagement und Teambuilding 
• Checkliste für den Onboarding-Prozessplan
• Mehr Tipps mit AhaSlides
• Key Take Away

Mehr Tipps mit AhaSlides

• Was ist digitales Onboarding?
• Onboardingfragen für neue Mitarbeiter

Was ist der Onboarding-Prozess? | Beste Beispiele für Onboarding-Prozesse

Der Onboarding-Prozess bezieht sich auf die Schritte, die ein Unternehmen unternimmt, um einen neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen und in seine Organisation zu integrieren. Ziel des Onboardings ist es, neue Mitarbeiter schnell in ihren Rollen produktiv zu machen und sie mit der Unternehmenskultur zu verbinden.

Laut Experten und Personalfachleuten muss der Onboarding-Prozess strategisch erfolgen – und zwar mindestens ein Jahr lang. Was ein Unternehmen in den ersten Tagen und Monaten der Beschäftigung zeigt, hat einen erheblichen Einfluss auf die Mitarbeitererfahrung und bestimmt, ob ein Unternehmen Mitarbeiter halten kann. Effektive Onboarding-Prozesse umfassen oft:

• Digitales Onboarding – Neue Mitarbeiter können vor ihrem Starttermin von jedem beliebigen Ort aus den Papierkram erledigen, Orientierungsvideos ansehen und Konten einrichten.
• Gestaffelte Starttermine - Gruppen von 5–10 neuen Mitarbeitern beginnen jede Woche mit gemeinsamen grundlegenden Onboarding-Sitzungen, beispielsweise einem Kulturtraining.
• 30-60-90-Tage-Pläne – Manager setzen klare Ziele für das Verständnis der Verantwortlichkeiten, das Kennenlernen von Kollegen und die Einarbeitung in den ersten 30/60/90 Tagen.
• LMS-Schulung – Neue Mitarbeiter durchlaufen mithilfe eines Online-Lernmanagementsystems eine obligatorische Compliance- und Produktschulung.
• Shadowing/Mentoring – In den ersten Wochen beobachten neue Mitarbeiter erfolgreiche Teammitglieder oder werden einem Mentor zugeteilt.
• Portal für neue Mitarbeiter – Eine zentrale Intranetsite bietet eine zentrale Ressource für Richtlinien, Informationen zu Leistungen und häufig gestellte Fragen (FAQs) zur einfachen Bezugnahme.
• Begrüßung am ersten Tag – Manager nehmen sich Zeit, ihr Team vorzustellen, Betriebsführungen zu geben usw., damit sich Neuankömmlinge wie zu Hause fühlen.
• Soziale Integration – Aktivitäten nach der Arbeit, Mittagessen und die Vorstellung von Kollegen helfen neuen Mitarbeitern, Kontakte auch außerhalb der offiziellen Arbeitspflichten zu knüpfen.
• Fortschrittskontrollen – Durch die Planung wöchentlicher Stand-ups oder zweiwöchentlicher 1:1-Gespräche bleibt das Onboarding auf Kurs, da Herausforderungen frühzeitig gekennzeichnet werden.

Vorteile des Onboarding-Prozesses

Der Onboarding-Prozess ist keine Orientierungsarbeit. Der Zweck der Orientierung besteht darin, den Papierkram und die Routine zu erledigen. Das Onboarding ist ein umfassender Prozess, der stark davon abhängt, wie Sie Ihre Mitarbeiter verwalten und mit ihnen umgehen, und kann lange dauern (bis zu 12 Monate).

Ein effektiver Onboarding-Prozess bringt die folgenden Vorteile:

• Verbessern Sie die Mitarbeitererfahrung

Wenn Mitarbeiter sich unwohl fühlen, mögen sie die Erfahrung und die Unternehmenskultur nicht, sodass sie leicht eine andere, passendere Stelle finden können.

Bei einem effektiven Onboarding geht es darum, den Ton für die gesamte Mitarbeitererfahrung anzugeben. Die Konzentration auf die Unternehmenskultur zur Gewährleistung der Mitarbeiterentwicklung ist der Weg, um sowohl das Mitarbeiter- als auch das Kundenerlebnis im Kontakt mit der Marke sicherzustellen.

• Fluktuationsrate reduzieren

Um die besorgniserregende Anzahl von Fluktuationen zu minimieren, wird der Onboarding-Prozess die besten Bedingungen für die Arbeit und das Wachstum der Mitarbeiter leiten und schaffen, wodurch Vertrauen aufgebaut und sie stärker in das Unternehmen eingebunden werden.

 Wenn bei der Personalbeschaffung viel Aufwand betrieben wurde, um den Bewerbern die bestmögliche Erfahrung zu bieten und potenzielle Bewerber in Probemitarbeiter für das Unternehmen zu verwandeln, dann ist Onboarding der „Abschlussprozess“ um offiziell erwünschte Vollzeitmitarbeiter einzustellen.

• Gewinnen Sie Talente einfach

Der Integrationsprozess bietet eine ansprechende Mitarbeitererfahrung, die Geschäftsinhabern hilft, Talente zu halten und starke Kandidaten anzuziehen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie neue Mitarbeiter in Ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm aufnehmen, damit sie auf einfache Weise großartige Talente aus dem Arbeitsnetzwerk präsentieren können. Die Mitarbeiterempfehlungsmethode ist bekanntermaßen schneller und kostengünstiger als die Nutzung eines Dienstes, daher ist sie ein effektiver Kanal für die Suche nach hochwertigen Kandidaten.

Wie lange sollte der Onboarding-Prozess dauern?

Wie bereits erwähnt, gibt es keine strengen Regeln für den Onboarding-Prozess. Es ist jedoch wichtig, diesen Prozess sorgfältig durchzuführen, um das Engagement der Mitarbeiter zu maximieren und die Mitarbeiterfluktuation zu minimieren.

Viele Unternehmen haben einen Empfehlungsprozess, der nur einen Monat oder einige Wochen dauert. Dadurch fühlen sich neue Mitarbeiter mit neuen Verantwortlichkeiten überfordert und vom Rest des Unternehmens abgekoppelt.

Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die Ressourcen verfügen, die sie benötigen, um das Unternehmen kennenzulernen, sich intern weiterzubilden und sich bei der erwarteten Arbeit wohl zu fühlen. Viele HR-Experten empfehlen, dass der Prozess etwa 30, 60, 90 Onboarding-Plantage dauert, während einige empfehlen, ihn auf bis zu ein Jahr auszudehnen. 

4 Schritte des Onboarding-Prozesses

Schritt 1: Vorab-Onboarding

Das Pre-Onboarding ist die erste Phase des Integrationsprozesses. Sie beginnt damit, dass ein Kandidat das Stellenangebot annimmt und die für die Arbeit im Unternehmen erforderlichen Verfahren durchführt.

Helfen Sie dem Mitarbeiter in der Phase vor der Überweisung, alle erforderlichen Unterlagen auszufüllen. Dies kann als die sensibelste Zeit für den Kandidaten bezeichnet werden, da so viele Optionen vor ihm liegen. Stellen Sie sicher, dass Sie dem Kandidaten genügend Zeit geben, da er möglicherweise sein vorheriges Unternehmen verlässt.

Beste Onboarding-Praktiken

• Seien Sie transparent in Bezug auf Unternehmensrichtlinien, die Mitarbeiter tiefgreifend betreffen, einschließlich Planungsrichtlinien, Telearbeitsrichtlinien und Urlaubsrichtlinien.
• Überprüfen Sie Ihre Einstellungsprozesse, -verfahren und -richtlinien mit Ihrem internen HR-Team oder mit externen Tools wie z Umfragen und Umfragen.
• Geben Sie potenziellen Mitarbeitern eine Aufgabe oder einen Test, damit Sie ihre Leistung sehen und sie erkennen können, welche Leistung Sie von ihnen erwarten.

Schritt 2: Orientierung – Begrüßung neuer Mitarbeiter

Die zweite Phase des Integrationsprozesses, um neue Mitarbeiter an ihrem ersten Arbeitstag willkommen zu heißen, müssen ihnen also eine Orientierung gegeben werden, um mit der Anpassung zu beginnen.

Bedenken Sie, dass sie möglicherweise noch niemanden in der Organisation kennen oder nicht wissen, wie sie ihre tägliche Arbeit erledigen sollen. Deshalb muss die Personalabteilung ihnen ein klares Bild der Organisation vermitteln, bevor sie ihren Job antreten.

Der erste Arbeitstag ist am besten einfach gehalten. Helfen Sie während der Orientierung neuen Mitarbeitern, die Unternehmenskultur besser zu verstehen, und zeigen Sie ihnen, wie ihre Arbeit in diese Kultur passen könnte.

Beste Onboarding-Praktiken:

• Versenden Sie eine epische Neueinstellungsankündigung.
• Planen Sie „Meet and Greets“ mit Mitarbeitern und Teams im gesamten Unternehmen.
• Führen Sie Mitteilungen und Diskussionen über Freizeit, Zeitmessung, Anwesenheit, Krankenversicherung und Zahlungsrichtlinien durch.
• Zeigen Sie Mitarbeitern Parkplätze, Speisesäle und medizinische Einrichtungen. Dann stellen Sie sich dem Arbeitsteam und anderen relevanten Abteilungen vor.
• Am Ende der zweiten Phase kann die Personalabteilung ein kurzes Treffen mit den neuen Mitarbeitern abhalten, um sicherzustellen, dass sich der neue Mitarbeiter wohl und gut eingestellt fühlt.

(Hinweis: Sie können sie sogar sowohl in den Onboarding-Flow als auch in den Onboarding-Plan einführen, damit sie verstehen, wo sie sich im Prozess befinden.)

Schritt 3: Rollenspezifisches Training

Die Schulungsphase liegt im Integrationsprozess, damit die Mitarbeiter verstehen, wie man arbeitet, und das Unternehmen die Kapazität der Mitarbeiter überprüfen kann.

Besser noch, setzen Sie intelligente Ziele, um den Mitarbeitern zu helfen, zu visualisieren, was getan werden muss, wie sie erfolgreich sein können und wie Qualität und Produktivität sein sollten. Nach einem Monat oder einem Quartal kann die Personalabteilung eine Leistungsbeurteilung durchführen, um ihre Bemühungen anzuerkennen und ihnen zu helfen, ihre Leistung zu verbessern.

Beste Onboarding-Praktiken:

• Implementieren Sie verschiedene Programme wie Schulungen am Arbeitsplatz und das Ablegen von Tests, Quizfragen, Brainstorming und kleinen Aufgaben, damit sich die Mitarbeiter an den Druck gewöhnen können. 
• Erstellen Sie eine Liste mit Routineaufgaben, Zielen für das erste Jahr, erweiterten Zielen und Leistungskennzahlen.

Alle integrierten Schulungsmaterialien sollten sicher aufbewahrt werden, wo die Mitarbeiter leicht darauf zugreifen und bei Bedarf darauf zurückgreifen können.

Schritt 4: Laufendes Mitarbeiterengagement und Teambuilding 

Helfen Sie neuen Mitarbeitern, starke Beziehungen zur Organisation und ihren Kollegen aufzubauen. Stellen Sie sicher, dass sie sich sicher fühlen, sich wohl fühlen, gut in das Unternehmen integriert sind und bereit sind, Feedback zum Onboarding-Prozess zu geben.

Beste Onboarding-Praktiken:

• organisieren teambildende Veranstaltungen und teamfördernde Aktivitäten um Neuankömmlingen zu helfen, sich besser zu integrieren.
• Führen Sie 30 60 90-Tage-Onboarding-Plan-Check-ins für neue Mitarbeiter durch, um herauszufinden, wie sich neue Mitarbeiter insgesamt fühlen und ob sie spezielle Unterstützung, Ressourcen und Ausrüstung benötigen.
• Kombinieren Sie den neuen Mitarbeiter nach dem Zufallsprinzip mit Personen im gesamten Unternehmen virtuelle Teambesprechungsspiele. 
• Erstellen und senden Sie eine Umfrage oder Umfragen zur Kandidatenerfahrung, damit Sie wissen, wie Ihr Prozess ist.

Checkliste für den Onboarding-Prozessplan

Verwenden Sie diese Strategien zusammen mit den folgenden Empfehlungsvorlagen und Checklisten, um Ihren eigenen Empfehlungsprozess aufzubauen.

Onboarding-Checklisten für neue Remote-Mitarbeiter

• Gitlab:  Ein Leitfaden zum Remote-Onboarding neuer Mitarbeiter
• Hubspot: Onboarding von Remote-Mitarbeitern 
• Seidenstraße: Erstellen eines World-Class-Remote-Onboarding-Plan 

Onboarding-Checklisten für neue Manager

• Praktikabel: Checkliste für das Onboarding neuer Manager
• Arbeitssprung: Ihre Checkliste für das Onboarding neuer Manager

Onboarding-Checklisten für das Sales-Onboarding

• Smartsheet: Vorlage für einen 90-Tage-Onboarding-Plan für den Vertrieb
• Hubspot: Vertriebsschulungshandbuch & Vorlage für Neueinstellungen 

Darüber hinaus können Sie sich auch auf den Onboarding-Prozess von Google oder den Onboarding-Prozess von Amazon beziehen, um eine effektive Strategie für Sie zu entwickeln.

Schlüssel zum Mitnehmens

Betrachten Sie Ihren Onboarding-Prozess als ein „Geschäftsprogramm“, das ausgeführt werden muss. Implementieren Sie neue Ideen, indem Sie Feedback sammeln, um die Qualität zu verbessern. Mit der Zeit werden Sie bei der Implementierung eines effektiven Schulungsprogramms – der Integration – mehr Vorteile für Abteilungen und Unternehmen feststellen.

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Häufigste Fragen