Καλώς ήρθατε στον κόσμο των παραγωγικών συναντήσεων! Ως επαγγελματίες, όλοι γνωρίζουμε πόσο σημαντικές είναι οι συναντήσεις για την επίτευξη αποτελεσμάτων, τη λήψη αποφάσεων και την παραμονή σε καλό δρόμο. Ωστόσο, δεν είναι όλα καλής ποιότητας και προτιμώνται.
Συχνά, όταν ερωτώνται για συναντήσεις, πολλοί άνθρωποι αντιδρούν με αναστεναγμούς που κουνάει το κεφάλι ή θυμώνει λόγω της αναποτελεσματικότητάς τους. Βρίσκονται κολλημένοι σε μη παραγωγικές συνεδρίες που εξαντλούν την ενέργεια και τον χρόνο τους. Γι' αυτό, σήμερα, θα μάθουμε πώς να έχετε μια καλή συνάντηση!
Ας ξεκινήσουμε!
- Τι κάνει μια καλή συνάντηση;
- 8 Συμβουλές για να έχετε μια καλή συνάντηση
- 1/ Καθορίστε το σκοπό και το είδος της συνάντησης
- 2/ Έχετε ατζέντα
- 3/ Καθιερώστε τους βασικούς κανόνες
- 4/ Ξεκινήστε με ένα παιχνίδι ice-break
- 5/ Δημιουργήστε χώρο συνεργασίας
- 6/ Κρατήστε την ομάδα σας αφοσιωμένη
- 7/ Τέλος με σαφείς επακόλουθες ενέργειες και χρονοδιαγράμματα
- 8/ Να υπάρχουν πρακτικά συνεδρίασης
- Βασικές τακτικές
Ξεκινήστε τη Συνάντησή σας με το AhaSlides.
Λάβετε δωρεάν πρότυπα για τις συναντήσεις σας! Εγγραφείτε δωρεάν και πάρτε ό,τι θέλετε από τη βιβλιοθήκη προτύπων!
🚀 Δημιουργία δωρεάν λογαριασμού ☁️
Τι κάνει μια καλή συνάντηση;
Οι συναντήσεις αποτελούν αναμφισβήτητα ουσιαστικό μέρος οποιασδήποτε επιχείρησης ή οργανισμού. Αποτελούν μια πλατφόρμα για να συναντηθούν τα άτομα, να ανταλλάξουν ιδέες, να λάβουν αποφάσεις και να εργαστούν για έναν κοινό στόχο.
Μια καλή συνάντηση είναι αυτή που είναι καλά οργανωμένη, παραγωγική, επιτυγχάνει τα επιθυμητά αποτελέσματα και κάνει όλους τους συμμετέχοντες να αισθάνονται ότι ακούγονται και εκτιμώνται.
Ακολουθούν ορισμένοι παράγοντες που δημιουργούν μια καλή συνάντηση:
- Έχει ξεκάθαρο σκοπό. Μια καλή συνάντηση ξεκινά με μια σαφή ατζέντα που δηλώνει τον σκοπό της, μαζί με τους στόχους και τα αναμενόμενα αποτελέσματα της συνάντησης, κάτι που βοηθά στη διατήρηση της σύσκεψης σε καλό δρόμο και διασφαλίζει ότι όλοι οι συμμετέχοντες έχουν επίγνωση των καθηκόντων τους.
- Προωθεί την αποτελεσματική επικοινωνία. Μια καλή συνάντηση απαιτεί αποτελεσματική επικοινωνία. Όλοι οι συμμετέχοντες θα έχουν ευκαιρίες να εκφράσουν τις σκέψεις και τις ιδέες τους και η συζήτηση θα πρέπει να ενθαρρύνεται με ενεργό ακρόαση και διάλογο με σεβασμό.
- Έχει σαφή αποτελέσματα και ενέργειες παρακολούθησης. Χωρίς αυτά, η συνάντηση είναι μη παραγωγική και αναποτελεσματική καθώς οι συμμετέχοντες θα είναι αβέβαιοι για τα επόμενα βήματά τους. Από εκεί και πέρα, είναι δύσκολο να φέρει κανείς αποτελεσματικότητα σε οποιαδήποτε επόμενη συνάντηση.
Περισσότερες συμβουλές με το AhaSlides
- Συναντήσεις στο Business | 10 Κοινοί τύποι και βέλτιστες πρακτικές
- Ο καλύτερος τρόπος φιλοξενίας Εισαγωγικές Συναντήσεις
- 11 βήματα για να τρέξετε με επιτυχία Συνάντηση Στρατηγικής Διαχείρισης
8 Συμβουλές για να έχετε μια καλή συνάντηση
Φυσικά, για να έχετε μια καλή συνάντηση όπως η παραπάνω και να μην χάσετε τον χρόνο και την προσπάθεια των παρευρισκομένων, θα πρέπει να εξετάσετε την προετοιμασία και την παρακολούθηση πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη συνάντηση. Η λήψη υπόψη αυτών των βημάτων θα εγγυηθεί ένα ομαλό και επιτυχημένο αποτέλεσμα.
Πριν την συνάντηση - Καλή Συνάντηση
1/ Καθορίστε το σκοπό και το είδος της συνάντησης
Ο σκοπός, οι στόχοι και το είδος της συνάντησης θα πρέπει να ορίζονται και να διασφαλίζεται ότι είναι κατανοητά από όλους τους συμμετέχοντες. Κανείς δεν θέλει να έρθει σε μια συνάντηση για 10 λεπτά και ακόμα να μην έχει επίγνωση της ευθύνης του και ποιο είναι το νόημα της συζήτησης εδώ. Ορισμένοι τύποι συναντήσεων εξυπηρετούν μόνο συγκεκριμένους σκοπούς, όπως π.χ
- Συναντήσεις λήψης αποφάσεων. Διεξάγονται όταν χρειάζονται αποφάσεις και ενέργειες.
- Συναντήσεις επίλυσης προβλημάτων. Καλούνται να βρουν λύση σε ένα πρόβλημα/κρίση.
- Συναντήσεις καταιγισμού ιδεών. Είναι ένα μέρος για τη συλλογή πρωτοποριακών νέων ιδεών με συνεισφορές από τα μέλη.
2/ Έχετε ατζέντα
Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα ημερήσια διάταξη της συνάντησης και στείλτε το πριν από τη συνάντηση σε όλους τους συμμετέχοντες, κάτι που θα βοηθήσει τους συμμετέχοντες να κατανοήσουν τον σκοπό, τους στόχους και τα αναμενόμενα αποτελέσματα της συνάντησης. Χρησιμεύει επίσης ως οδηγός για να τους βοηθήσει να συγκεντρώσουν προληπτικά τις απαραίτητες πληροφορίες και έγγραφα, όπως εκθέσεις, δεδομένα, παρουσιάσεις ή άλλα σχετικά έγγραφα.
3/ Καθιερώστε τους βασικούς κανόνες
Οι βασικοί κανόνες είναι κατευθυντήριες γραμμές ή κανόνες που συμφωνούνται εκ των προτέρων από όλους τους συμμετέχοντες και βοηθούν στη δημιουργία ενός παραγωγικού και σεβασμού περιβάλλοντος για συζήτηση. Μπορεί να περιλαμβάνουν την ενθάρρυνση της ενεργητικής ακρόασης, τον σεβασμό της διαφορετικότητας, τον περιορισμένο χρόνο για συζήτηση κ.λπ.
Κατά τη διάρκεια της συνάντησης - Καλή Συνάντηση
4/ Ξεκινήστε με ένα παιχνίδι ice-break
Ξεκινώντας με α δημιουργικό παγοθραυστικό είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μειώσετε την ένταση και να έχετε όλους στη σωστή διάθεση για μια ομαδική συνάντηση. Το να σπάσετε τις αμήχανες στιγμές σιωπής στην αρχή μιας συνάντησης μπορεί να σας βοηθήσει να δώσετε τον τόνο για μια παραγωγική και ευχάριστη συνεδρία.
Αντί να βασίζεστε σε ξεπερασμένα, μπορείτε να συμμετάσχετε σε χαλαρές συζητήσεις, περιστασιακές συζητήσεις ή ένα ζωντανό κουίζ που μπορεί να είναι πολύ διασκεδαστικό, δημιουργικό, ανταγωνιστικό και να δημιουργηθεί εύκολα μέσα σε λίγα λεπτά. Λοιπόν, γιατί να μην δοκιμάσετε κάτι νέο;
5/ Δημιουργήστε χώρο συνεργασίας
Μια ομαδική συνάντηση είναι μια πολύτιμη ευκαιρία για συζήτηση και λήψη αποφάσεων ως ομάδα. Αντί να προσπαθούν να βρουν νέες ιδέες επί τόπου, τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να φέρουν στο τραπέζι τις προετοιμασμένες εκθέσεις, τις ιδέες και τις προοπτικές τους. Με αυτόν τον τρόπο, η ομάδα μπορεί να συνεργαστεί για να καταλήξει σε μια καλά μελετημένη και υγιή τελική απόφαση.
Στη συνέχεια, η ομάδα μπορεί να εξετάσει το ενδεχόμενο να πραγματοποιήσει μια ζωντανή έρευνα για τις ιδέες που συζητήθηκαν και να συγκεντρώσει σχόλια σε πραγματικό χρόνο ζωντανές δημοσκοπήσεις με ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής ή ανοιχτού τύπου από το AhaSlides.
Χρησιμοποιώντας έναν μοναδικό κωδικό QR ή σύνδεσμο, τα μέλη της ομάδας μπορούν να έχουν άμεση πρόσβαση και να παρέχουν τα στοιχεία τους και τα αποτελέσματα θα εμφανίζονται απευθείας στην οθόνη. Αυτό βοηθά στην αποφυγή σπατάλης χρόνου και διασφαλίζει ότι όλες οι ιδέες αποτυπώνονται δίκαια.
6/ Κρατήστε την ομάδα σας αφοσιωμένη
Μην δίνετε στους παρευρισκόμενους την ευκαιρία να αποσπούν την προσοχή κρατώντας τους αφοσιωμένους κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Μπορείτε να οργανώσετε μια «διαδικτυακή στρογγυλή τράπεζα» όπου όλοι μπορούν να συμμετέχουν και να συνεισφέρουν. Με ντροπαλούς; Μην ανησυχείς. Ανώνυμος Ερωτήσεις και απαντήσεις θα λύσει αυτό το πρόβλημα.
Επίσης, μην ξεχάσετε να αφήσετε λίγο χώρο για αυθορμητισμό. Γιατί μια υγιής και δραστήρια συνάντηση είναι ένα ιδανικό μέρος για την ανάδυση νέων λύσεων και καινοτομιών. Σπάστε την νωθρή και αγχωτική ατμόσφαιρα ενθαρρύνοντας τους συμμετέχοντες να σκεφτούν δημιουργικά λέξη σύννεφο θα είναι μια ενδιαφέρουσα και αποτελεσματική δραστηριότητα. Δοκιμάστε και δείτε.
Μετά τη συνάντηση - Καλή Συνάντηση
7/ Τέλος με σαφείς επακόλουθες ενέργειες και χρονοδιαγράμματα
Για να ολοκληρώσετε τη στρατηγική συνεδρία, βεβαιωθείτε ότι κάθε συμμετέχων έχει σαφήνεια για τα επόμενα βήματά του.
Ζητήστε από τα τμήματα να συζητήσουν:
- Ποιες μετρήσεις θα καταδείξουν την πρόοδό τους; Να είστε συγκεκριμένοι για να μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο.
- Ποιοι διαλειτουργικοί εταίροι χρειάζονται συντονισμό για να πετύχουν; Η ισχυρή συνεργασία είναι το κλειδί.
- Τι είδους ενημερώσεις θα απαιτούν οι επόμενες συναντήσεις; Αναφορές? Παρουσιάσεις; Εξετάστε τα αποτελέσματα εκ των προτέρων.
- Πότε μπορούμε να περιμένουμε προκαταρκτικά αποτελέσματα ή πληροφορίες; Θέστε φιλόδοξες αλλά εφικτές προθεσμίες για να διατηρήσετε το ρυθμό.
8/ Να υπάρχουν πρακτικά συνεδρίασης
Χρειάζεται πάντα λεπτομερής, εμπεριστατωμένη, σαφής και κατανοητή λεπτά συνάντησης να στείλει στους συμμετέχοντες, το διοικητικό συμβούλιο, τους ανώτερους ηγέτες και όσους δεν μπορούν να παρευρεθούν. Δεν αποτελούν μόνο έγγραφα, βάση περιεχομένου για τις επόμενες συναντήσεις αλλά και νομική βάση (σε περίπτωση ανάγκης).
Βασικές τακτικές
Ας ελπίσουμε ότι οι συμβουλές για μια καλή συνάντηση AhaSlides που κοινοποιήθηκαν παραπάνω δεν είναι πολύ περίπλοκα. Λάβετε υπόψη ότι οι παραγωγικές συναντήσεις είναι εκείνες στις οποίες όλοι νιώθουν ότι εκτιμώνται, ακούγονται και ενθαρρύνονται να μιλήσουν. Η συνάντηση πρέπει να παράγει ένα καθορισμένο αποτέλεσμα και να εξυπηρετεί τον επιδιωκόμενο σκοπό της. Μετά τη συνάντηση, όλοι αποδέχονται τους ρόλους τους και δεσμεύονται να ακολουθήσουν τα σχέδια που συζητήθηκαν.
