Mastering στρατηγικής εσωτερικής επικοινωνίας | 9 Βέλτιστες Πρακτικές το 2024

Μεγάλος εσωτερική στρατηγική επικοινωνίας είναι η ψυχή κάθε επιτυχημένου οργανισμού. Στο σημερινό υβριδικό κλίμα εργασίας, η διασφάλιση της διαφανούς, συχνής επικοινωνίας μεταξύ των κατανεμημένων ομάδων είναι πιο σημαντική από ποτέ. Ωστόσο, πολλές εταιρείες εξακολουθούν να αγωνίζονται να λάβουν σωστά τα μηνύματα όταν οι εργαζόμενοι είναι τόσο μέσα όσο και έξω από το γραφείο.

Σε αυτήν την ανάρτηση, θα εξερευνήσουμε τις βέλτιστες πρακτικές που συγκεντρώθηκαν από τους επαγγελματίες εσωτερικών επικοινωνιών σε εταιρείες που διαπρέπουν στην υβριδική εποχή. Θα λάβετε εμπιστευτικές συμβουλές για τη δημιουργία συναφούς περιεχομένου που να οδηγεί στην αφοσίωση, καθώς και για τη μέτρηση του τι πραγματικά αντηχεί στο κοινό σας.

Πίνακας περιεχομένων

• Τι είναι η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;
• Γιατί έχει σημασία η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;
• Ποιος είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη της στρατηγικής εσωτερικής επικοινωνίας;
• Πότε λαμβάνει χώρα η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;
• Ποια κανάλια θα χρησιμοποιήσει η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;
• Πώς να αναπτύξετε μια στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;
• Κάντε την εσωτερική επικοινωνία αποτελεσματική με το AhaSlides 
• Βασικές τακτικές 
• Συχνές Ερωτήσεις

Περισσότερες συμβουλές με το AhaSlides

• Εφησυχασμός στο χώρο εργασίας
• Αποτελεσματική Επικοινωνία στο Χώρο Εργασίας

Τι είναι η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;

Φανταστείτε ότι έχετε ένα σωρό ταλαντούχους ανθρώπους που συνεργάζονται σε μια εταιρεία. Τώρα, για να πετύχει αυτή η ομάδα, πρέπει να επικοινωνούν καλά, όπως οι φίλοι που μιλούν και μοιράζονται ιδέες. Εκεί μπαίνει η Στρατηγική Εσωτερικής Επικοινωνίας!

Στρατηγική Εσωτερικής Επικοινωνίας είναι ένα ολοκληρωμένο σχέδιο και πλαίσιο σχεδιασμένο για να διευκολύνει την αποτελεσματική και αποδοτική επικοινωνία μέσα σε έναν οργανισμό. 

Ο πρωταρχικός στόχος αυτής της στρατηγικής είναι να δημιουργήσει ένα συνεκτικό, ενημερωμένο και αφοσιωμένο εργατικό δυναμικό, συμβάλλοντας τελικά στην επιτυχία του οργανισμού και στην επίτευξη των στόχων του.

Υπάρχουν τέσσερις τύποι εσωτερικής επικοινωνίας:

• Επικοινωνία από πάνω προς τα κάτω (Διαχείριση επικοινωνίας με εργαζόμενους): Αυτό συμβαίνει όταν οι πληροφορίες ρέουν από την κορυφή της οργανωτικής ιεραρχίας (όπως διευθυντές ή ηγέτες) προς τα κατώτερα επίπεδα (εργαζόμενοι). Είναι σαν ένα αφεντικό να δίνει οδηγίες στην ομάδα. Χρησιμοποιούμε αυτόν τον τύπο επικοινωνίας για να κοινοποιούμε σημαντικές ανακοινώσεις, εταιρικούς στόχους ή νέες πολιτικές.
• Επικοινωνία από κάτω προς τα πάνω (Επικοινωνία εργαζομένων προς τα πάνω): Είναι το αντίθετο της επικοινωνίας από πάνω προς τα κάτω. Οι πληροφορίες ταξιδεύουν από τα κατώτερα επίπεδα (εργαζόμενοι) στην κορυφή (διευθυντές ή ηγέτες). Είναι σαν οι εργαζόμενοι να μοιράζονται τις ιδέες, τα σχόλια ή τις ανησυχίες τους με τα αφεντικά τους. 
• Οριζόντια/Πλάγια Επικοινωνία (Peer-to-peer επικοινωνία:): Αυτός ο τύπος επικοινωνίας συμβαίνει μεταξύ ανθρώπων στο ίδιο επίπεδο εντός του οργανισμού. Είναι σαν συνάδελφοι να συνομιλούν μεταξύ τους για να συντονίσουν εργασίες ή να μοιραστούν ενημερώσεις. 
• Διαγώνια Επικοινωνία: Φανταστείτε αυτό ως ένα μείγμα επικοινωνίας από πάνω προς τα κάτω και οριζόντια. Εμφανίζεται όταν άτομα από διαφορετικά τμήματα ή επίπεδα πρέπει να συνεργαστούν σε ένα έργο ή να ανταλλάξουν πληροφορίες. 

Γιατί έχει σημασία η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;

Σε κάθε εταιρεία, μια στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας κρατά τους υπαλλήλους συνδεδεμένους και αφοσιωμένους. Σημαντικά μηνύματα όπως κυκλοφορίες νέων προϊόντων, αλλαγές στις πολιτικές της εταιρείας ή επερχόμενες εκδηλώσεις κοινοποιούνται αμέσως. Οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να παρέχουν ανατροφοδότηση και ιδέες στη διοίκηση, κάνοντάς τους να αισθάνονται ότι εκτιμούν και αποτελούν μέρος της ευρύτερης εικόνας.

Με μια σταθερή στρατηγική, ο εργασιακός χώρος γίνεται χαρούμενος και παραγωγικός, όπου όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα, η ομαδική εργασία ευδοκιμεί και η εταιρεία ανθίζει!

Ποιος είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη της στρατηγικής εσωτερικής επικοινωνίας;

Η ευθύνη για την ανάπτυξη της Στρατηγικής Εσωτερικής Επικοινωνίας συνήθως πέφτει στους ώμους της ηγετικής ομάδας του οργανισμού και του τμήματος επικοινωνίας ή Ανθρώπινου Δυναμικού (Human Resources). Περιλαμβάνει τη συνεργασία μεταξύ διαφόρων ενδιαφερομένων για τη δημιουργία μιας ολοκληρωμένης και αποτελεσματικής στρατηγικής που ευθυγραμμίζεται με τους στόχους και τις αξίες του οργανισμού.

Ακολουθούν οι βασικοί παράγοντες που εμπλέκονται στην ανάπτυξη της στρατηγικής εσωτερικής επικοινωνίας:

• Ηγεσία Team
• Τμήμα Επικοινωνίας ή Ανθρώπινου Δυναμικού
• Σύμβουλοι Επικοινωνίας: Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι οργανισμοί μπορεί να αναζητήσουν εξωτερικούς συμβούλους επικοινωνίας ή ειδικούς για να προσφέρουν νέες προοπτικές και βέλτιστες πρακτικές για την ανάπτυξη μιας αποτελεσματικής στρατηγικής.

Πότε λαμβάνει χώρα η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;

Η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας είναι συνεχής και συμβαίνει σε όλο τον κύκλο ζωής του οργανισμού. Δεν είναι κάτι που γίνεται εφάπαξ, αλλά μια συνεχής προσπάθεια για την εξασφάλιση αποτελεσματικής επικοινωνίας. Ακολουθούν ορισμένες βασικές περιπτώσεις όταν λαμβάνει χώρα:

1. Οργανωτικός Σχεδιασμός: Η στρατηγική χτίζεται κατά τον σχεδιασμό για να ευθυγραμμιστεί η επικοινωνία με τους στόχους της εταιρείας.
2. Τακτικές ενημερώσεις: Επανεξετάζεται τακτικά για να προσαρμοστεί στις αλλαγές και τις εξελισσόμενες ανάγκες.
3. Αξιολογήσεις και αξιολογήσεις: Είναι πολύ σημαντικό για τη διαδικασία αξιολόγησης συμπεριλαμβανομένων ενδιάμεση επανεξέταση, επισκόπηση τέλους έτους και αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων.
4. Κατά τις Αλλαγές: Γίνεται ζωτικής σημασίας κατά τη διάρκεια μεγάλων αλλαγών όπως συγχωνεύσεις ή μεταβάσεις ηγεσίας.
5. Εισαγωγή Πολιτικών: Διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν για νέες πολιτικές ή πρωτοβουλίες.
6. Κατά τη διάρκεια της κρίσης: Διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στην παροχή έγκαιρων και ακριβών πληροφοριών σε δύσκολες στιγμές.
7. Επιβίβαση υπαλλήλων: Βοηθά τους νέους εργαζόμενους να αισθάνονται ευπρόσδεκτοι και ενημερωμένοι για τους ρόλους τους.
8. Καθημερινές Λειτουργίες: Εξασφαλίζει ομαλή επικοινωνία μεταξύ ομάδων και ηγεσίας.
9. Αναζήτηση ανατροφοδότησης: Εφαρμόζεται όταν η εταιρεία ζητά σχόλια από τους υπαλλήλους, σχόλια διαχειριστή και ενθαρρύνει την ανοιχτή επικοινωνία.

Ποια κανάλια θα χρησιμοποιήσει η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;

Τα κανάλια που χρησιμοποιούνται σε μια Στρατηγική Εσωτερικής Επικοινωνίας μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τις προτιμήσεις, το μέγεθος και τη φύση της πληροφορίας που θα μεταφερθεί. Ακολουθούν ορισμένα κοινά κανάλια επικοινωνίας που μπορεί να χρησιμοποιήσει μια στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας:

1. Ηλεκτρονική Διεύθυνση (Email)
2. Intranet
3. Ομαδικές συναντήσεις (Τακτικές συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο ή εικονικές συναντήσεις για συζήτηση της προόδου, κοινή χρήση ενημερώσεων και συνεργασία σε έργα.)
4. Ψηφιακά Εργαλεία Συνεργασίας (Πλατφόρμες όπως το Microsoft Teams, το Slack ή άλλα εργαλεία διαχείρισης έργου.)
5. Ενημερωτικά Δελτία
6. Συνεδριάσεις του Δημαρχείου
7. Πίνακες ανακοινώσεων
8. Social Media (Εσωτερικές πλατφόρμες)
9. Έρευνες ανατροφοδότησης

Πώς να αναπτύξετε μια στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;

Η ανάπτυξη μιας αποτελεσματικής στρατηγικής εσωτερικής επικοινωνίας περιλαμβάνει πολλά βήματα για να διασφαλιστεί ότι ευθυγραμμίζεται με τους στόχους του οργανισμού και καλύπτει τις επικοινωνιακές ανάγκες των εργαζομένων του. Ακολουθεί ένας οδηγός βήμα προς βήμα που θα σας βοηθήσει να αναπτύξετε μια στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας:

1/ Καθορίστε Στόχους και Στόχους Επικοινωνίας: 

Προσδιορίστε τους στόχους που θέλετε να επιτύχετε με τη στρατηγική. Το να έχετε συγκεκριμένους στόχους θα κατευθύνει τις επικοινωνιακές σας προσπάθειες, είτε ενισχύουν τη συνεργασία, αυξάνουν τη δέσμευση των εργαζομένων είτε ευθυγραμμίζουν τους υπαλλήλους με το όραμα της εταιρείας.

2/ Προσδιορίστε το κοινό-στόχο: 

Προσδιορίστε τα διαφορετικά τμήματα των εργαζομένων και τις μοναδικές ανάγκες επικοινωνίας τους. Προσαρμόστε τα μηνύματα και τα κανάλια ώστε να ταιριάζουν στις προτιμήσεις, τους ρόλους και τις απαιτήσεις κάθε ομάδας.

• Για παράδειγμα, η ομάδα μάρκετινγκ μπορεί να απαιτεί συχνές ενημερώσεις για νέες καμπάνιες, ενώ το τμήμα IT χρειάζεται πληροφορίες σχετικά με ενημερώσεις συστήματος και τεχνικά ζητήματα.

3/ Επιλέξτε Κανάλια επικοινωνίας: 

Ανάλογα με το είδος των πληροφοριών που θα παρέχετε και το κοινό-στόχο, επιλέξτε τις καλύτερες μεθόδους επικοινωνίας. Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε μια ποικιλία καναλιών, όπως πλατφόρμες συνομιλίας, email, το intranet, συναντήσεις ομάδας και εργαλεία ψηφιακής συνεργασίας.

4/ Καθορίστε κατευθυντήριες γραμμές μηνυμάτων: 

Προσδιορίστε τον τόνο, το στυλ και τη γλώσσα επικοινωνίας. Βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματα είναι σαφή, συνοπτικά και ευθυγραμμισμένα με τις αξίες και την κουλτούρα της εταιρείας.

5/ Εφαρμογή αμφίδρομης επικοινωνίας: 

Ενθαρρύνετε τον ανοιχτό διάλογο και τους βρόχους ανατροφοδότησης για να δημιουργήσετε μια κουλτούρα δέσμευσης. Παρέχετε δυνατότητες στους εργαζόμενους να εκφράσουν τις απόψεις, τις προτάσεις και τις ανησυχίες τους.

6/ Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα επικοινωνίας: 

Αναπτύξτε ένα χρονοδιάγραμμα για τακτική επικοινωνία. Καθορίστε τη συχνότητα των ενημερώσεων, των συναντήσεων και των συνεδριών σχολίων για να κρατάτε τους εργαζόμενους ενήμερους και αφοσιωμένους.

7/ Προετοιμάστε Σχέδιο Επικοινωνίας για την Κρίση: 

Έχετε ένα σχέδιο για να επικοινωνείτε αποτελεσματικά σε περιόδους κρίσης ή δύσκολων καταστάσεων. Έχοντας ένα καλά ανεπτυγμένο σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων, η εταιρεία μπορεί να ανταποκριθεί αποτελεσματικά στις προκλήσεις, να κρατά ενήμερους τους υπαλλήλους και να διατηρήσει την εμπιστοσύνη στην ικανότητα του οργανισμού να αντιμετωπίζει τις κρίσεις.

8/ Εκπαιδεύστε και εκπαιδεύστε: 

Παροχή εκπαίδευσης σε υπαλλήλους και διευθυντές σχετικά με αποτελεσματικές πρακτικές επικοινωνίας, ειδικά για νέα εργαλεία ή κανάλια που εισάγονται.

9/ Μετρήστε και αξιολογήστε: 

Ορίστε μετρήσεις για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας της στρατηγικής εσωτερικής επικοινωνίας. Συγκεντρώστε σχόλια από τους υπαλλήλους και παρακολουθήστε βασικούς δείκτες απόδοσης για να κάνετε βελτιώσεις.

Επιπλέον, διατηρήστε τη στρατηγική ευέλικτη και προσαρμόστε την ανάλογα με τις ανάγκες με βάση την ανατροφοδότηση, τις μεταβαλλόμενες οργανωτικές ανάγκες και τις αναδυόμενες τεχνολογίες επικοινωνίας.

Κάντε την εσωτερική επικοινωνία αποτελεσματική με το AhaSlides 

AhaSlides μπορεί να αποτελέσει ένα ισχυρό εργαλείο για να ενισχύσει την εσωτερική επικοινωνία και να την καταστήσει πιο αποτελεσματική με πολλούς τρόπους:

• Διαδραστικές Συναντήσεις και Δημαρχεία: Μπορείς να χρησιμοποιήσεις ζωντανές δημοσκοπήσεις, αινίγματα, να Συνεδρίες ερωτήσεων και απαντήσεων να προσελκύσουν συμμετέχοντες, να συλλέξουν σχόλια σε πραγματικό χρόνο και να ενθαρρύνουν την ενεργό συμμετοχή σε εικονικές συναντήσεις και δημαρχεία με υπαλλήλους. 
• Ανατροφοδότηση σε πραγματικό χρόνο: Με το AhaSlides, μπορείτε να δημιουργήσετε και να διανείμετε γρήγορα δημοσκοπήσεις, σύννεφο λέξης στους εργαζόμενους. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να συγκεντρώσετε πολύτιμα σχόλια για διάφορα θέματα, όπως εταιρικές πρωτοβουλίες, ικανοποίηση εργαζομένων ή προγράμματα κατάρτισης.
• Εκπαίδευση και Μάθηση: Μπορείτε να ενσωματώσετε διαδραστικά κουίζ και δημοσκοπήσεις με προκατασκευασμένα πρότυπα να ελέγξει την κατανόηση των εργαζομένων και να ενισχύσει βασικές έννοιες για να βελτιώσει τις εκπαιδευτικές συνεδρίες και τα εργαστήρια.
• Δραστηριότητες δημιουργίας ομάδας: Το AhaSlides προσφέρει δραστηριότητες δημιουργίας ομάδας όπως κουίζ παγοθραυστικών, παιχνίδια με έναν περιστρεφόμενο τροχό, γεννήτρια τυχαίας ομάδας. Αυτές οι δραστηριότητες μπορούν να ενθαρρύνουν τη συναδελφικότητα και τη συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων, ακόμη και σε απομακρυσμένες ή κατανεμημένες ομάδες.
• Αναγνώριση εργαζομένων: Το AhaSlides μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αναγνώριση και τον εορτασμό των επιτευγμάτων, των ορόσημων και των συνεισφορών των εργαζομένων. Αυτό τονώνει το ηθικό και τα κίνητρα των εργαζομένων.
• Ανώνυμα σχόλια: Η δυνατότητα ανώνυμης δημοσκόπησης της πλατφόρμας μπορεί να επιτρέψει στους υπαλλήλους να παρέχουν σχόλια χωρίς φόβο για επιπτώσεις, ενισχύοντας ένα πιο ανοιχτό και ειλικρινές περιβάλλον επικοινωνίας.
• Προσέλκυση απομακρυσμένων υπαλλήλων: Για οργανισμούς με απομακρυσμένες ή κατανεμημένες ομάδες, το AhaSlides μπορεί να είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για να διασφαλιστεί ότι όλοι οι εργαζόμενοι παραμένουν συνδεδεμένοι, αφοσιωμένοι και ενημερωμένοι.

Βασικές τακτικές 

Μια αποτελεσματική στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας είναι η ραχοκοκαλιά μιας εύρυθμης και αρμονικής οργάνωσης. Ενισχύει την κουλτούρα του οργανισμού και τελικά οδηγεί σε βελτιωμένη παραγωγικότητα και επιτυχία. 

Συχνές Ερωτήσεις

Αναφορά: Forbes