Έτοιμη προς χρήση διατύπωση για να ενημερώσετε τον διευθυντή σας τι λειτουργεί και τι όχι, καθώς και πώς να το κάνετε χωρίς να βλάψετε τη σχέση.
Η ανατροφοδότηση λειτουργεί μόνο όταν ρέει αμφίδρομα. Ωστόσο, οι διευθυντές συνήθως βρίσκουν πιο εύκολο να δίνουν ανατροφοδότηση παρά να τη λαμβάνουν, και οι εργαζόμενοι ανησυχούν ότι τα ειλικρινή σχόλια θα εισακουστούν ως κριτική. Αν αυτό σας φαίνεται οικείο, αυτός ο οδηγός σας δίνει τις αρχές, τη διατύπωση και έναν τρόπο να το κάνετε ασφαλέστερο για όλους.
Γιατί είναι σημαντική η ανατροφοδότηση προς τους διευθυντές;
Η ανάλυση των δεδομένων εμπλοκής της Gallup διαπίστωσε ότι Οι διευθυντές ευθύνονται για τουλάχιστον το 70% της απόκλισης στις βαθμολογίες εμπλοκής των εργαζομένωνΌ,τι και να κάνει ο διευθυντής σας, η ομάδα σας το νιώθει. Η ανοδική ανατροφοδότηση είναι ένας από τους λίγους τρόπους για να το επηρεάσετε αυτό.
Όταν γίνει σωστά, αυτό:
- Δείχνει στους διευθυντές τα τυφλά τους σημεία. Συχνά δεν μπορούν να δουν πώς οι αποφάσεις τους έχουν αντίκτυπο στην ομάδα.
- Χτίζει εμπιστοσύνη. Όταν οι άνθρωποι μπορούν να λένε αυτό που σκέφτονται με ασφάλεια, οι αποφάσεις, η επίλυση προβλημάτων και οι ιδέες βελτιώνονται.
- Αυξάνει την αλληλεπίδραση. Οι διευθυντές που λαμβάνουν υπόψη τα σχόλια δείχνουν ότι ενδιαφέρονται για την ανάπτυξη της ομάδας τους.
- Υποστηρίζει τη συνεχή βελτίωση. Μια ομάδα που μιλάει ανοιχτά για το πώς λειτουργεί μπορεί να διορθώσει προβλήματα νωρίς.
Πώς να δώσετε ανατροφοδότηση στον προϊστάμενό σας
Το να δίνεις σχόλια από ψηλά είναι αμήχανο, αλλά μερικές συνήθειες το κάνουν πολύ πιο εύκολο να το ακούσεις.
- Επιλέξτε τον κατάλληλο χρόνο και τόπο. Διάλεξε μια στιγμή που κανένας από τους δύο δεν βιάζεται ή δεν είναι αγχωμένος, και κάπου σε ιδιωτικό χώρο.
- Να είστε σαφείς και συγκεκριμένοι. Περιγράψτε τι συνέβη, πότε και πώς επηρέασε εσάς ή την ομάδα. Μείνετε πιστοί σε αυτά που παρατηρήσατε και αποφύγετε τις υποθέσεις.
- Εστιάστε στη συμπεριφορά, όχι στον χαρακτήρα. Η φράση «Η προθεσμία μετατέθηκε δύο φορές την περασμένη εβδομάδα» αφορά μια ενέργεια. Η φράση «Είστε ανοργάνωτος» αφορά το άτομο.
- Χρησιμοποιήστε δηλώσεις "εγώ". Η φράση «Ένιωσα αβέβαιος/η για τις προτεραιότητες όταν άλλαξε η εντολή» έχει καλύτερη απόδοση από τη φράση «Ποτέ δεν δίνεις σαφείς οδηγίες».
- Ακούστε την πλευρά τους. Αφήστε χώρο για μια απάντηση. Μπορεί να υπάρχει κάποιο πλαίσιο που δεν έχετε δει.
- Προτείνετε έναν τρόπο να προχωρήσετε. Ένα πρόβλημα με μια προτεινόμενη λύση είναι πολύ πιο εύκολο να αντιμετωπιστεί από ένα παράπονο.
- Τέλος με θετική νότα. Ονομάστε κάτι που πηγαίνει καλά, ώστε η συζήτηση να κλείσει εποικοδομητικά.
Παραδείγματα σχολίων διευθυντών για συνήθεις καταστάσεις
Προσαρμόστε τη διατύπωση στην περίπτωσή σας. Κάθε πρόταση είναι γραμμένη για να ονομάσει το πρόβλημα και να ζητήσει μια συζήτηση, όχι να απαιτήσει μια αλλαγή.
Ασαφείς οδηγίες
«Όταν λαμβάνω εργασίες από εσάς, συχνά δεν είμαι σίγουρος/η για το τι περιμένετε από εμένα. Θα μπορούσαμε να αφιερώσουμε λίγα λεπτά για να συμφωνήσουμε στους στόχους και πώς θα μοιάζει ένα καλό αποτέλεσμα;»
Αναγνώριση
«Η ομάδα μας εργάστηκε σκληρά στο τελευταίο έργο και θα εκτιμούσαμε κάποια αναγνώριση. Θα μπορούσαμε να συζητήσουμε πώς να το γιορτάσουμε ή πώς οι συνεισφορές αναγνωρίζονται πιο συχνά;»
Επικοινωνία
«Πιστεύω ότι η επικοινωνία μας θα μπορούσε να είναι πιο αποτελεσματική. Θα εκτιμούσα πιο έγκαιρη και άμεση ανατροφοδότηση σχετικά με την εργασία μου και ίσως τακτικές επισκέψεις για την αξιολόγηση της προόδου και των εμποδίων.»
Φόρτος εργασίας και όρια
«Θα ήθελα να μιλήσω για τον τρέχοντα φόρτο εργασίας μου. Δυσκολεύομαι να εξισορροπήσω την επαγγελματική και την προσωπική μου ζωή. Θα μπορούσαμε να ιεραρχήσουμε τις εργασίες μου και να θέσουμε ρεαλιστικές προθεσμίες;»
Ψυχική υγεία
«Αντιμετωπίζω κάποια προβλήματα υγείας που έχουν επηρεάσει την εστίασή μου. Λαμβάνω υποστήριξη, αλλά ήθελα να το γνωρίζετε σε περίπτωση που παρατηρήσετε κάποια μείωση στην απόδοσή μου.»
Μικροδιαχείριση
«Θα ήθελα περισσότερη ανάληψη ευθύνης για τα έργα μου. Θα μπορούσαμε να συζητήσουμε πώς μπορώ να χτίσω την εμπιστοσύνη σας στη δουλειά μου, ώστε να μπορώ να εργάζομαι πιο ανεξάρτητα;»
Ομαδική σύγκρουση
«Έχω παρατηρήσει κάποια ανεπίλυτη ένταση στην ομάδα. Νομίζω ότι η έγκαιρη αντιμετώπισή της θα προστάτευε το ηθικό. Θα μπορούσαμε να συζητήσουμε πώς;»
Υποστηρικτικό υλικό
«Η έλλειψη [συγκεκριμένου πόρου ή εργαλείου] δυσχεραίνει την αποτελεσματική ολοκλήρωση εργασιών. Θα μπορούσαμε να συζητήσουμε πώς μπορώ να βρω αυτό που χρειάζομαι;»
Εποικοδομητική κριτική
«Θα εκτιμούσα περισσότερη εποικοδομητική κριτική για την εργασία μου. Το να γνωρίζω ακριβώς πού μπορώ να βελτιωθώ θα με βοηθούσε να προχωρήσω στον ρόλο μου.»
Αντιπροσωπεία
«Η εργασία δεν φαίνεται να μοιράζεται ισότιμα αυτή τη στιγμή. Κάποιοι από εμάς είμαστε υπερφορτωμένοι και άλλοι έχουν μεγαλύτερη χωρητικότητα. Θα μπορούσαμε να συζητήσουμε πώς να αναθέτουμε αρμοδιότητες πιο δίκαια;»
Θετική ανατροφοδότηση προς τον διευθυντή σας
Η ανοδική ανατροφοδότηση δεν αφορά μόνο τα προβλήματα. Ο συγκεκριμένος έπαινος υποδεικνύει σε έναν διευθυντή ποιες συμπεριφορές πρέπει να συνεχίσει να εφαρμόζει.
- «Εκτιμώ πραγματικά το πώς ακούς τις σκέψεις και τις ανησυχίες μου. Με βοηθάει να νιώθω ότι με εκτιμάς.»
- «Από τότε που εντάχθηκα στην ομάδα, έμαθα πολλά από εσάς. Η εμπειρία σας ήταν ανεκτίμητη για την ανάπτυξή μου.»
- «Σας ευχαριστώ που ενθαρρύνετε μια υγιή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Το να έχω χρόνο μακριά από την εργασία μου έχει κάνει καλό στην ευεξία μου.»
- «Η ήρεμη ηγεσία σας κατά τη διάρκεια της πρόσφατης κρίσης διατήρησε την ομάδα συγκεντρωμένη και σε καλό δρόμο.»
- «Σας ευχαριστώ για την υποστήριξή σας στο τελευταίο έργο. Η καθοδήγησή σας με βοήθησε να κάνω την καλύτερη δυνατή δουλειά.»
- «Σας ευχαριστώ που με επισκεφτήκατε την περασμένη εβδομάδα, όταν φαινόμουν συγκλονισμένος. Ένιωσα ότι με είδαν και με άκουσαν.»
- «Σας ευχαριστούμε που αναγνωρίζετε τη σκληρή δουλειά μας. Δείχνει ότι η προσπάθειά μας εκτιμάται.»
- «Εκτιμώ την εμπιστοσύνη σας σε μένα με τις νέες προκλήσεις. Μου έχει χτίσει την αυτοπεποίθηση.»
- «Η σαφής και συνοπτική επικοινωνία σας καθιστά εύκολους στην κατανόηση τους στόχους και τις προσδοκίες μας.»
- «Έχετε δημιουργήσει ένα περιβάλλον χωρίς αποκλεισμούς όπου η ομαδική εργασία και ο σεβασμός είναι ο κανόνας και αυτό φαίνεται στον τρόπο που εργαζόμαστε.»
Παραδείγματα εποικοδομητικής ανατροφοδότησης, ανά κατηγορία
Αναφέροντας προβλήματα με την ηγεσία
Ο στόχος είναι να ξεκινήσει μια συζήτηση, όχι να δείχνουμε με το δάχτυλο.
- Αντίσταση σε νέες ιδέες: «Έχω παρατηρήσει ότι οι προτάσεις της ομάδας δεν εξετάζονται συχνά. Μια πιο ανοιχτή προσέγγιση σε νέες ιδέες θα μπορούσε να φέρει νέες προοπτικές στα έργα μας.»
- Έλλειψη αναγνώρισης: «Η ομάδα εκτιμά την ενθάρρυνση. Η συχνότερη ανατροφοδότηση για την εργασία μας, θετική και εποικοδομητική, θα ενίσχυε το ηθικό και το κίνητρο.»
- Κακή επίλυση συγκρούσεων: «Πιστεύω ότι η επίλυση συγκρούσεων εντός της ομάδας θα μπορούσε να βελτιωθεί. Ίσως η εκπαίδευση ή τα πιο σαφή πρωτόκολλα για την αντιμετώπιση των διαφορών θα βοηθούσαν.»
- Έλλειψη κατεύθυνσης: «Μια πιο σαφής εικόνα των μακροπρόθεσμων στόχων της εταιρείας και του τρόπου με τον οποίο η εργασία μας συμβάλλει σε αυτούς, θα μας βοηθούσε να επικεντρωθούμε.»
- Στενή εποπτεία: «Πολλές από τις εργασίες μας έχουν στενή εποπτεία, η οποία μπορεί να μοιάζει με μικροδιαχείριση. Με λίγη περισσότερη αυτονομία και την καθοδήγησή σας όταν τη χρειαζόμαστε, νομίζω ότι η ομάδα θα ένιωθε πιο ενδυναμωμένη.»
Ζητήματα που σχετίζονται με την εργασία
Να είστε συγκεκριμένοι και να παρουσιάζετε μια πιθανή λύση.
- Υπερφόρτωση εργασίας: «Ο φόρτος εργασίας μου έχει αυξηθεί σημαντικά και ανησυχώ για την ποιότητα της εργασίας μου. Θα μπορούσαμε να συζητήσουμε την ανάθεση αρμοδιοτήτων ή την προσαρμογή των προθεσμιών;»
- Ελλείψεις πόρων: «Συχνά μας λείπουν [συγκεκριμένοι πόροι], κάτι που επιβραδύνει την ομάδα. Θα μπορούσαμε να εξετάσουμε το ενδεχόμενο καλύτερης διαχείρισης των πόρων;»
- Δυναμική ομάδας: «Έχω παρατηρήσει κάποιες προκλήσεις σε [συγκεκριμένο τομέα]. Η αντιμετώπισή τους θα μπορούσε να βελτιώσει τη συνεργασία. Μήπως η ανάπτυξη ομάδων ή η υποστήριξη επίλυσης συγκρούσεων θα μπορούσε να βοηθήσει;»
- Αναποτελεσματικές διαδικασίες: «Η τρέχουσα [διαδικασία ή σύστημα] φαίνεται να προκαλεί καθυστερήσεις και επιπλέον εργασία. Θα μπορούσαμε να την αναθεωρήσουμε και να την βελτιστοποιήσουμε;»
- Έλλειψη εκπαίδευσης: «Χρειάζομαι περισσότερη εκπαίδευση σε [συγκεκριμένη δεξιότητα] για να κάνω καλά τη δουλειά μου. Υπάρχουν ευκαιρίες ανάπτυξης ή καθοδήγησης που θα μπορούσα να αξιοποιήσω;»
Κακή επικοινωνία
Διατηρήστε τον τόνο της συνεργασίας και επιδιώξτε την κοινή σαφήνεια.
- Προσδοκίες από το έργο: «Υπήρχε κάποια σύγχυση σχετικά με τις προσδοκίες για [το έργο]. Μια σύντομη γραπτή περίληψη με τις απαιτήσεις και τις προθεσμίες θα μας βοηθούσε να παραμείνουμε ευθυγραμμισμένοι.»
- Ασαφείς οδηγίες: «Ορισμένες από τις οδηγίες στην τελευταία μας συνάντηση ήταν ασαφείς, ιδιαίτερα σχετικά με [την εργασία]. Θα μπορούσαμε να τις επανεξετάσουμε;»
- Κενά επικοινωνίας: «Τα κενά στην επικοινωνία προκαλούν μερικές φορές παρεξηγήσεις, ειδικά μέσω email. Θα μπορούσαμε να συμφωνήσουμε σε μια πιο σαφή μορφή ή να πραγματοποιήσουμε σύντομες συναντήσεις παρακολούθησης;»
- Ασυνεπείς πληροφορίες: «Έχω παρατηρήσει ασυνέπειες σε πρόσφατες ενημερώσεις σχετικά με [το θέμα]. Θα μπορούσαμε να επιβεβαιώσουμε τις σωστές, ενημερωμένες πληροφορίες;»
- Παρακολούθηση της συνάντησης: «Μετά την τελευταία συνάντηση της ομάδας μας, νομίζω ότι μπορεί να υπήρξε κάποια παρεξήγηση σχετικά με το [σημείο]. Θα μπορούσαμε να το επανεξετάσουμε και να επιβεβαιώσουμε τα επόμενα βήματα;»
Ζητώντας καθοδήγηση
Δείχνοντας ότι θέλετε να μάθετε, είναι εύκολο να πείτε ναι στο αίτημα.
- Εξέλιξη καριέρας: «Είμαι πρόθυμος να προχωρήσω. Θα μπορούσαμε να προγραμματίσουμε χρόνο για να συζητήσουμε την επαγγελματική μου πορεία και ποιες δεξιότητες να αναπτύξω;»
- Ένα δύσκολο έργο: «Βρίσκω [συγκεκριμένο μέρος] του [έργου] δύσκολο. Θα εκτιμούσα τις συμβουλές σας για το πώς να το προσεγγίσω.»
- Απόδοση: «Θέλω να βελτιωθώ στον ρόλο μου. Πού πιστεύετε ότι θα μπορούσα να τα πάω καλύτερα και σε ποιες δεξιότητες πρέπει να επικεντρωθώ;»
- Δυναμική ομάδας: «Προσπαθώ να βελτιώσω τον τρόπο που συνεργάζεται η ομάδα. Από την εμπειρία σας, τι θα προτείνατε;»
- Διαχείριση φόρτου εργασίας: «Δυσκολεύομαι να διαχειριστώ τον φόρτο εργασίας μου. Θα μπορούσατε να μοιραστείτε τεχνικές για την ιεράρχηση προτεραιοτήτων ή τη διαχείριση του χρόνου μου;»
Κάντε την ανοδική ανατροφοδότηση ασφαλέστερη με ανώνυμη συλλογή σχολίων με ανώνυμη συλλογή.
Το μεγαλύτερο μέρος του φόβου γύρω από την ανατροφοδότηση προέρχεται από την απόδοση ευθύνης. Εάν ένα σχόλιο μπορεί να αποδοθεί σε εσάς, τότε ενέχει κάποιο κίνδυνο. Εάν εμφανίζεται ως μέρος ενός μοτίβου σε μια ομάδα, είναι πολύ πιο εύκολο για έναν διευθυντή να το πάρει στα σοβαρά.
Μπορείτε να το εκτελέσετε σε μια ομαδική σύσκεψη με AhaSlides. Ένα κλίμακα διαβάθμισης Η διαφάνεια επιτρέπει σε όλους να βαθμολογούν δηλώσεις όπως «Λαμβάνω σαφείς οδηγίες» ή «Λαμβάνω χρήσιμα σχόλια» από το τηλέφωνό τους και η διασπορά των απαντήσεων εμφανίζεται στην οθόνη. Επειδή η ομάδα βλέπει τα αποτελέσματα ως μοτίβο, μια χαμηλότερη βαθμολογία εκλαμβάνεται ως σήμα της ομάδας και όχι ως παράπονο από ένα μόνο άτομο.
An Άνοιγμα τελείωσε Στη συνέχεια, η διαφάνεια συλλέγει προτάσεις με τα ίδια τα λόγια των ατόμων, όπως "Τι θα μπορούσα να κάνω για να σας υποστηρίξω καλύτερα;". Τα σχόλια εμφανίζονται μαζί στην οθόνη, επομένως ο διαχειριστής διαβάζει τα θέματα και όχι μεμονωμένα μηνύματα. Ελέγξτε τις ρυθμίσεις συμμετοχής σας πριν από την συνεδρία, ώστε να μην ζητηθούν τα ονόματά τους από τους συμμετέχοντες.
Αν προτιμάτε να συγκεντρώσετε απαντήσεις σε λίγες μέρες, το δωρεάν δημιουργός ερευνών λειτουργεί ως έρευνα με αυτορυθμιζόμενο ρυθμό. Το δωρεάν πρόγραμμα υποστηρίζει έως και 50 συμμετέχοντες, επομένως ταιριάζει σε μια τυπική ομάδα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την κλίμακα αξιολόγησης, ανατρέξτε στην ενότητα Παραδείγματα κλίμακας Likert.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να δώσω σχόλια στον προϊστάμενό μου; Επιλέξτε μια ιδιωτική στιγμή, περιγράψτε μια συγκεκριμένη κατάσταση και τον αντίκτυπό της, χρησιμοποιήστε δηλώσεις «εγώ», ακούστε την άποψή τους και προτείνετε έναν τρόπο να προχωρήσετε.
Τι είναι η ανοδική ανατροφοδότηση; Ανατροφοδότηση που ρέει από τους υπαλλήλους προς τον διευθυντή τους, σε αντίθεση με τη συνήθη κατεύθυνση από διευθυντή σε υπάλληλο.
Ποια είναι παραδείγματα θετικής ανατροφοδότησης για έναν διευθυντή; «Σας ευχαριστώ που επικοινωνήσατε μαζί μου όταν φάνηκα συγκλονισμένος» ή «Η ήρεμη ηγεσία σας κατά τη διάρκεια της πρόσφατης κρίσης κράτησε την ομάδα σε καλό δρόμο». Ο συγκεκριμένος έπαινος λειτουργεί καλύτερα από τις γενικές ευχαριστίες.
Πώς μπορούν οι εργαζόμενοι να παρέχουν σχόλια ανώνυμα; Χρησιμοποιήστε μια ανώνυμη έρευνα ή μια ζωντανή κλίμακα αξιολόγησης και μια διαφάνεια ανοιχτού τύπου σε μια ομαδική συνάντηση, έτσι ώστε ο διευθυντής να βλέπει μοτίβα και όχι ονόματα.
Πόσο συχνά θα πρέπει οι ομάδες να δίνουν ανατροφοδότηση στους διευθυντές; Τακτικά, όχι μόνο στις ετήσιες αξιολογήσεις. Ένας σύντομος έλεγχος παλμών κάθε τρίμηνο, καθώς και οι άτυπες αξιολογήσεις, διατηρούν τα ζητήματα μικρά.
