Παραδείγματα διαδικασίας ενσωμάτωσης: 4 βήματα, βέλτιστες πρακτικές, λίστες ελέγχου και εργαλεία το 2024

Για το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, η δίμηνη «διαδικασία ενσωμάτωσης» μετά την πρόσληψη νέου υπαλλήλου είναι πάντα προκλητική. Πρέπει πάντα να βρίσκουν έναν τρόπο να βοηθήσουν αυτό το «νέο» προσωπικό να ενσωματωθεί γρήγορα στην εταιρεία. Ταυτόχρονα, οικοδομήστε μια ισχυρή σχέση μεταξύ των δύο για να διατηρήσετε την υπηρεσία των εργαζομένων περισσότερο. Λοιπόν, ποια είναι τα καλύτερα Παραδείγματα διαδικασίας ενσωμάτωσης?

Για την επίλυση αυτών των δύο προβλημάτων, είναι απαραίτητο να έχετε 4 βήματα σε συνδυασμό με λίστες ελέγχου που υποστηρίζουν με επιτυχία τη Διαδικασία Ενσωμάτωσης.

Πίνακας περιεχομένων

• Τι είναι η Διαδικασία Ενσωμάτωσης; | Παραδείγματα βέλτιστης διαδικασίας ενσωμάτωσης
• Οφέλη από τη διαδικασία ενσωμάτωσης
• Πόσος χρόνος πρέπει να διαρκέσει η διαδικασία ενσωμάτωσης;
• 4 Βήματα της Διαδικασίας Ενσωμάτωσης
  • Βήμα 1: Προεγκατάσταση
  • Βήμα 2: Προσανατολισμός – Υποδοχή νέων εργαζομένων
  • Βήμα 3: Εκπαίδευση για συγκεκριμένους ρόλους
  • Βήμα 4: Συνεχής δέσμευση εργαζομένων & οικοδόμηση ομάδας 
• Λίστα ελέγχου σχεδίου διαδικασίας ενσωμάτωσης
• Περισσότερες συμβουλές με AhaSlides
• Βασικές τακτικές

Περισσότερες συμβουλές με AhaSlides

• Τι είναι η ψηφιακή ενσωμάτωση;
• Ερωτήσεις ενσωμάτωσης για νέες προσλήψεις

Τι είναι η Διαδικασία Ενσωμάτωσης; | Παραδείγματα βέλτιστης διαδικασίας ενσωμάτωσης

Η διαδικασία ενσωμάτωσης αναφέρεται στα βήματα που κάνει μια εταιρεία για να καλωσορίσει και να ενσωματώσει μια νέα πρόσληψη στον οργανισμό της. Οι στόχοι της ενσωμάτωσης είναι να γίνουν γρήγορα οι νέοι υπάλληλοι παραγωγικοί στους ρόλους τους και να συνδεθούν με την εταιρική κουλτούρα.

Σύμφωνα με ειδικούς και επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού, η διαδικασία ενσωμάτωσης πρέπει να γίνεται στρατηγικά – για τουλάχιστον ένα χρόνο. Αυτό που δείχνει μια εταιρεία τις πρώτες ημέρες και μήνες απασχόλησης - θα έχει σημαντικό αντίκτυπο στην εμπειρία των εργαζομένων, καθορίζοντας εάν μια επιχείρηση μπορεί να διατηρήσει εργαζομένους. Οι αποτελεσματικές διαδικασίες ενσωμάτωσης συχνά περιλαμβάνουν:

• Digital Onboarding - Οι νέοι προσλαμβάνουν ολοκληρωμένα έγγραφα, παρακολουθούν βίντεο προσανατολισμού και δημιουργούν λογαριασμούς πριν από την ημερομηνία έναρξης τους από οποιαδήποτε τοποθεσία.
• Σταδιακές Ημερομηνίες Έναρξης - Ομάδες 5-10 νέων προσλήψεων ξεκινούν κάθε εβδομάδα για βασικές συνεδρίες ενσωμάτωσης μαζί, όπως εκπαίδευση πολιτισμού.
• Σχέδια Ημερών 30-60-90 - Οι διευθυντές θέτουν σαφείς στόχους για την κατανόηση των ευθυνών, τη συνάντηση με τους συναδέλφους και την επιτάχυνση τις πρώτες 30/60/90 ημέρες.
• Εκπαίδευση LMS - Οι νέοι υπάλληλοι περνούν από υποχρεωτική εκπαίδευση συμμόρφωσης και προϊόντων χρησιμοποιώντας ένα διαδικτυακό σύστημα διαχείρισης εκμάθησης.
• Shadowing/Mentoring - Τις πρώτες εβδομάδες, οι νέες προσλήψεις παρατηρούν επιτυχημένα μέλη της ομάδας ή συνδυάζονται με έναν μέντορα.
• New Hire Portal - Ένας κεντρικός ιστότοπος ενδοδικτύου παρέχει έναν ενιαίο πόρο για πολιτικές, πληροφορίες για τα οφέλη και συχνές ερωτήσεις για εύκολη αναφορά.
• Καλωσόρισμα Πρώτης Ημέρας - Οι διευθυντές αφιερώνουν χρόνο για να παρουσιάσουν την ομάδα τους, να κάνουν ξεναγήσεις στις εγκαταστάσεις κ.λπ. για να κάνουν τους νεοφερμένους να νιώσουν σαν στο σπίτι τους.
• Κοινωνική ένταξη - Οι δραστηριότητες μετά την εργασία, τα γεύματα και οι συστάσεις με συναδέλφους βοηθούν τους νέους να συνεργαστούν εκτός των επίσημων εργασιακών καθηκόντων.
• Έλεγχοι προόδου - Ο προγραμματισμός εβδομαδιαίων stand-up ή δύο εβδομαδιαίων 1:1 s συνεχίζει να εντάσσεται σε καλό δρόμο επισημαίνοντας νωρίς τις προκλήσεις.

Οφέλη από τη διαδικασία ενσωμάτωσης

Η διαδικασία ενσωμάτωσης δεν είναι εργασία προσανατολισμού. Ο σκοπός του προσανατολισμού είναι να τελειώσει η γραφειοκρατία και η ρουτίνα. Η ενσωμάτωση είναι μια ολοκληρωμένη διαδικασία, που εμπλέκεται βαθιά στον τρόπο διαχείρισης και σχέσης με τους συναδέλφους σας και μπορεί να διαρκέσει πολύ (έως και 12 μήνες).

Μια αποτελεσματική διαδικασία ενσωμάτωσης θα αποφέρει τα ακόλουθα οφέλη:

• Βελτιώστε την εμπειρία των εργαζομένων

Εάν οι εργαζόμενοι αισθάνονται άβολα, δεν τους αρέσει η εμπειρία και η εταιρική κουλτούρα, έτσι μπορούν εύκολα να βρουν μια άλλη πιο κατάλληλη ευκαιρία.

Η αποτελεσματική ενσωμάτωση έχει να κάνει με τον καθορισμό του τόνου για ολόκληρη την εμπειρία των εργαζομένων. Η εστίαση στην εταιρική κουλτούρα για τη διασφάλιση της ανάπτυξης των εργαζομένων είναι ο τρόπος για να διασφαλιστεί η εμπειρία τόσο των εργαζομένων όσο και των πελατών όταν έρχονται σε επαφή με το εμπορικό σήμα.

• Μειώστε το ποσοστό τζίρου

Για να ελαχιστοποιηθεί ο ανησυχητικός αριθμός τζίρων, η διαδικασία ενσωμάτωσης θα καθοδηγήσει και θα δημιουργήσει τις καλύτερες συνθήκες για τους υπαλλήλους να εργαστούν και να αναπτυχθούν, χτίζοντας έτσι εμπιστοσύνη και δεσμεύοντάς τους πιο βαθιά με τον οργανισμό.

 Εάν η πρόσληψη χρειάστηκε πολλή προσπάθεια για να δημιουργηθεί η καλύτερη εμπειρία για τους υποψηφίους για να μετατρέψουν τους πιθανούς υποψήφιους σε δόκιμους υπαλλήλους για την επιχείρηση. Στη συνέχεια, η ενσωμάτωση είναι η διαδικασία "κλεισίματος των πωλήσεων" για να φέρει τους εργαζόμενους πλήρους απασχόλησης επίσημα επιθυμητούς.

• Προσελκύστε ταλέντα εύκολα

Η διαδικασία ένταξης παρέχει μια ελκυστική εμπειρία εργαζομένων που βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να διατηρήσουν τα ταλέντα και να προσελκύσουν ισχυρούς υποψηφίους.

Επίσης, φροντίστε να συμπεριλάβετε νέες προσλήψεις στο πρόγραμμα παραπομπής εργαζομένων σας, ώστε να μπορούν να επιδείξουν εύκολα μεγάλα ταλέντα μέσα από το εργασιακό δίκτυο. Η μέθοδος παραπομπής εργαζομένων είναι γνωστό ότι είναι ταχύτερη και λιγότερο δαπανηρή από τη χρήση μιας υπηρεσίας, επομένως είναι ένα αποτελεσματικό κανάλι για την εύρεση ποιοτικών υποψηφίων.

Πόσος χρόνος πρέπει να διαρκέσει η διαδικασία ενσωμάτωσης;

Όπως αναφέρθηκε, δεν υπάρχουν αυστηροί κανόνες σχετικά με τη διαδικασία επιβίβασης. Ωστόσο, είναι σημαντικό να είστε προσεκτικοί κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας για να μεγιστοποιήσετε τη δέσμευση των εργαζομένων και να ελαχιστοποιήσετε την εναλλαγή των εργαζομένων.

Πολλές εταιρείες έχουν μια διαδικασία παραπομπής που διαρκεί μόνο ένα μήνα ή μερικές εβδομάδες. Αυτό κάνει τους νέους υπαλλήλους να αισθάνονται καταβεβλημένοι με νέες ευθύνες και αποκομμένοι από την υπόλοιπη εταιρεία.

Για να διασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι έχουν τους πόρους που χρειάζονται για να γνωρίσουν την εταιρεία, να εκπαιδεύονται εσωτερικά και να αισθάνονται άνετα να κάνουν τη δουλειά τους όπως αναμένεται. Πολλοί επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού συνιστούν η διαδικασία να διαρκέσει περίπου 30, 60 90 ημέρες στο πρόγραμμα ενσωμάτωσης, ενώ ορισμένοι συνιστούν την παράτασή του έως και ένα χρόνο. 

4 Βήματα της Διαδικασίας Ενσωμάτωσης

Βήμα 1: Προεγκατάσταση

Η προεγκατάσταση είναι το πρώτο στάδιο της διαδικασίας ένταξης, που ξεκινά όταν ένας υποψήφιος αποδεχτεί την προσφορά εργασίας και πραγματοποιήσει τις απαραίτητες διαδικασίες για να εργαστεί στην εταιρεία.

Στη φάση της προπαραπομπής, βοηθήστε τον υπάλληλο να ολοκληρώσει όλα τα απαραίτητα έγγραφα. Αυτή μπορεί να ονομαστεί η πιο ευαίσθητη στιγμή για τον υποψήφιο, με τόσες πολλές επιλογές μπροστά. Φροντίστε να δώσετε στον υποψήφιο άφθονο χρόνο καθώς μπορεί να εγκαταλείψει την προηγούμενη εταιρεία του.

Βέλτιστες πρακτικές ενσωμάτωσης

• Να είστε διαφανείς σχετικά με τις εταιρικές πολιτικές που επηρεάζουν βαθιά τους εργαζόμενους, συμπεριλαμβανομένων των πολιτικών προγραμματισμού, των πολιτικών τηλεργασίας και των πολιτικών άδειας.
• Ελέγξτε τις διαδικασίες πρόσληψης, τις διαδικασίες και τις πολιτικές σας με την εσωτερική σας ομάδα ανθρώπινου δυναμικού ή με εξωτερικά εργαλεία όπως π.χ έρευνες και δημοσκοπήσεις.
• Δώστε στους πιθανούς υπαλλήλους μια εργασία ή μια δοκιμή, ώστε να μπορείτε να δείτε πώς τα πάνε και να δουν πώς περιμένετε να αποδώσουν.

Βήμα 2: Προσανατολισμός – Υποδοχή νέων εργαζομένων

Η δεύτερη φάση της διαδικασίας ένταξης για το καλωσόρισμα των νέων εργαζομένων στην πρώτη τους μέρα στη δουλειά, επομένως θα πρέπει να τους παρέχεται ένας προσανατολισμός για να αρχίσουν να προσαρμόζονται.

Να θυμάστε ότι μπορεί να μην γνωρίζουν ακόμη κανέναν στον οργανισμό ή να ξέρουν πώς να κάνουν την καθημερινή τους εργασία. Γι' αυτό το HR πρέπει να δώσει μια σαφή εικόνα του οργανισμού πριν ξεκινήσουν τη δουλειά τους.

Η πρώτη μέρα στη δουλειά είναι καλύτερα να είναι απλή. Κατά τη διάρκεια του προσανατολισμού, βοηθήστε τους νέους υπαλλήλους να κατανοήσουν καλύτερα την οργανωσιακή κουλτούρα και δείξτε τους πώς η εργασία τους μπορεί να ταιριάζει σε αυτήν την κουλτούρα.

Βέλτιστες πρακτικές ενσωμάτωσης:

• Στείλτε μια επική ανακοίνωση για νέα πρόσληψη.
• Προγραμματίστε «γνωριμίες και χαιρετισμούς» με συνεργάτες και ομάδες σε όλη την εταιρεία.
• Διεξάγετε ειδοποιήσεις και συζητήσεις σχετικά με το ρεπό, τη χρονομέτρηση, την παρουσία, την ασφάλιση υγείας και τις πολιτικές πληρωμής.
• Δείξτε στους υπαλλήλους θέσεις στάθμευσης, τραπεζαρίες και ιατρικές εγκαταστάσεις. Στη συνέχεια, παρουσιάστε τον εαυτό σας στην ομάδα εργασίας και σε άλλα σχετικά τμήματα.
• Κατά το τέλος της δεύτερης φάσης, το HR μπορεί να πραγματοποιήσει μια γρήγορη συνάντηση με τους νέους προσλήψεις για να διασφαλίσει ότι ο νέος υπάλληλος είναι άνετος και καλά προσαρμοσμένος.

(Σημείωση: Μπορείτε ακόμη να τους εισαγάγετε τόσο τη ροή ενσωμάτωσης όσο και το σχέδιο ενσωμάτωσης, ώστε να καταλάβουν πού βρίσκονται στη διαδικασία.)

Βήμα 3: Εκπαίδευση για συγκεκριμένους ρόλους

Η φάση της εκπαίδευσης βρίσκεται στη διαδικασία ένταξης, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να κατανοήσουν πώς να εργάζονται και η εταιρεία να μπορεί να ελέγξει την ικανότητα των εργαζομένων.

Ακόμα καλύτερα, θέστε έξυπνους στόχους για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να οπτικοποιήσουν τι πρέπει να γίνει, πώς να είναι επιτυχής και ποια πρέπει να είναι η ποιότητα και η παραγωγικότητα. Μετά από ένα μήνα ή ένα τρίμηνο, το τμήμα HR μπορεί να πραγματοποιήσει μια ανασκόπηση της απόδοσης για να αναγνωρίσει τις προσπάθειές τους και να τους βοηθήσει να βελτιώσουν την απόδοσή τους.

Βέλτιστες πρακτικές ενσωμάτωσης:

• Εφαρμόστε διαφορετικά προγράμματα, όπως εκπαίδευση στην εργασία και δίνοντας τεστ, κουίζ, καταιγισμό ιδεών και μικρές εργασίες για να συνηθίσουν οι εργαζόμενοι στην πίεση. 
• Δημιουργήστε μια λίστα με εργασίες ρουτίνας, στόχους πρώτου έτους, στόχους επέκτασης και βασικούς δείκτες απόδοσης.

Οποιοδήποτε ενσωματωμένο εκπαιδευτικό υλικό θα πρέπει να αποθηκεύεται με ασφάλεια, όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν εύκολη πρόσβαση και να το αναφέρουν όταν χρειάζεται.

Βήμα 4: Συνεχής δέσμευση εργαζομένων & οικοδόμηση ομάδας 

Βοηθήστε τους νέους υπαλλήλους να δημιουργήσουν ισχυρές σχέσεις με τον οργανισμό και τους συναδέλφους τους. Βεβαιωθείτε ότι είναι σίγουροι, άνετοι και καλά ενσωματωμένοι στην επιχείρηση και έτοιμοι να δώσουν σχόλια σχετικά με τη διαδικασία ενσωμάτωσης.

Βέλτιστες πρακτικές ενσωμάτωσης:

• Οργανώνω εκδηλώσεις δημιουργίας ομάδας και  ομαδικές δραστηριότητες για να βοηθήσουν τους νεοφερμένους να ενσωματωθούν καλύτερα.
• Ολοκληρώστε τα check-in του σχεδίου επιβίβασης 30 60 90 ημερών για νέους υπαλλήλους για να μάθετε πώς αισθάνονται συνολικά οι νέες προσλήψεις και να μάθετε εάν χρειάζονται συγκεκριμένη υποστήριξη, πόρους και εξοπλισμό.
• Τυχαία ζεύξη του νέου υπαλλήλου με άτομα σε όλη την εταιρεία παιχνίδια εικονικής συνάντησης ομάδας. 
• Δημιουργήστε και στείλτε μια έρευνα εμπειρίας υποψηφίου ή δημοσκοπήσεις, ώστε να γνωρίζετε πώς είναι η διαδικασία σας.

Λίστα ελέγχου σχεδίου διαδικασίας ενσωμάτωσης

Χρησιμοποιήστε αυτές τις στρατηγικές μαζί με τα ακόλουθα πρότυπα παραπομπής και λίστες ελέγχου για να δημιουργήσετε τη δική σας διαδικασία παραπομπής.

Λίστες ελέγχου ενσωμάτωσης για νέους υπαλλήλους από απόσταση

• Gitlab:  Ένας οδηγός για την απομακρυσμένη ενσωμάτωση για νεοπροσλήψεις
• hubspot: Πώς να επιβιβαστείτε σε απομακρυσμένους υπαλλήλους 
• Δρόμος του μεταξιού: Δημιουργία ενός WoΠρόγραμμα απομακρυσμένης επιβίβασης rld-Class 

Λίστες ελέγχου ενσωμάτωσης για νέους διευθυντές

• Πρακτικός: Ενσωμάτωση λίστας ελέγχου νέων διαχειριστών
• Workleap: Η λίστα ελέγχου μετάβασης για την ενσωμάτωση νέων διαχειριστών

Λίστες ελέγχου ενσωμάτωσης για πωλήσεις ενσωμάτωσης

• Έξυπνο φύλλο: Πρότυπο σχεδίου ενσωμάτωσης 90 ημερών για πωλήσεις
• hubspot: Εγχειρίδιο & Πρότυπο Εκπαίδευσης Πωλήσεων για Νέους Προσλήψεις 

Επιπλέον, μπορείτε επίσης να ανατρέξετε στη διαδικασία ενσωμάτωσης της Google ή στη διαδικασία ενσωμάτωσης στο Amazon για να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική στρατηγική για εσάς.

Κλειδί Takeaways

Αντιμετωπίστε τη διαδικασία ενσωμάτωσης ως ένα «επιχειρηματικό» πρόγραμμα που πρέπει να εκτελεστεί, εφαρμόζοντας νέες ιδέες συλλέγοντας σχόλια για τη βελτίωση της ποιότητας. Με την πάροδο του χρόνου, θα δείτε περισσότερα οφέλη τόσο για τα τμήματα όσο και για τις επιχειρήσεις κατά την εφαρμογή του αποτελεσματικού προγράμματος εκπαίδευσης - ενσωμάτωσης.

Το AhaSlide θα σας βοηθήσει να προγραμματίσετε, να προσελκύσετε άλλους και να μετρήσετε την εμπειρία ενσωμάτωσης του νέου υπαλλήλου σας πιο γρήγορα, καλύτερα και πιο απλά. Δοκιμάστε το δωρεάν σήμερα και εξερευνήστε το μια βιβλιοθήκη προτύπων έτοιμο για προσαρμογή και χρήση.

ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ