Empresa de gestión de eventos | 10 consejos para ahorrar tiempo, dinero y estrés

Planificar el evento perfecto puede resultar abrumador, y ahí es donde empresas de organización de eventos Adelante.

Ya sea que esté soñando con la boda de su vida, organizando una celebración de aniversario o necesite organizar una conferencia corporativa, una empresa de gestión de eventos puede convertir su visión en una experiencia que la gente no olvidará.

Sigue leyendo el artículo para saber qué es exactamente una empresa de gestión de eventos, su función, además de consejos para elegir la mejor y cuáles son las señales de alerta que debes evitar.

Índice del contenido

• Resumen
• ¿Qué es una empresa de gestión de eventos?
• ¿Cuál es la función de una empresa de gestión de eventos?
• ¿Cómo elegir la mejor empresa de gestión de eventos?
• ¿Qué evitar al revisar las propuestas de gestión de eventos?
• ¿Cuáles son ejemplos de eventos que una empresa de gestión de eventos puede planificar?
• Takeaways

Resumen

¿Qué es una empresa de gestión de eventos?

Al planificar un evento de cualquier escala, desde una boda hasta una reunión corporativa, una empresa de gestión de eventos puede garantizar que todo funcione a la perfección.

Los planificadores de eventos trabajan en estrecha colaboración con los clientes para comprender sus necesidades, objetivos y presupuesto. Luego, elaboran un plan integral de eventos adaptado a la visión del cliente para que tengan la tranquilidad de que la visión de su evento se convertirá en una realidad memorable.

¿Cuál es la función de una empresa de gestión de eventos?

Los objetivos de una empresa de gestión de eventos son muchos, como por ejemplo organizar un evento excelente que satisfaga todas las demandas de los clientes. La función principal de una empresa de gestión de eventos es planificar, coordinar y ejecutar eventos exitosos en nombre de sus clientes. Se encargan de toda la logística y los detalles para que el cliente pueda centrarse en disfrutar de su evento, sin preocuparse por la organización.

Algunas funciones clave de una empresa organizadora de eventos incluyen👇

#1 - Conceptualizar y planificar el evento - Trabajan con los clientes para comprender la visión, los objetivos y el presupuesto del evento y luego diseñan un plan integral para hacer realidad esa visión.

#2 - Asegurar el lugar y negociar contratos - Exploran lugares potenciales, comparan opciones en función de la ubicación, el espacio, las instalaciones, el precio y la disponibilidad, consiguen el mejor y negocian contratos en nombre del cliente.

#3 - Coordinar proveedores y vendedores - Identifican, seleccionan, reservan y gestionan todos los proveedores necesarios, como proveedores de catering, fotógrafos, decoradores, alquileres, etc., para garantizar que todo funcione sin problemas.

#4 - Gestiona el presupuesto del evento - Crean un presupuesto, realizan un seguimiento de los gastos y buscan formas de ahorrar costos sin dejar de lograr los objetivos del cliente.

#5 - Crea cronogramas y cronogramas - Desarrollan cronogramas detallados y planes de contingencia para asegurarse de que el evento se desarrolle según lo previsto.

#6 - Planificación del entretenimiento - Organizan actuaciones, oradores o actividades como parte del programa del evento.

#7 - Decoración y señalización - Se encargan los adornos necesarios, mantelería, flores, escenografía y señalización requerida.

#8 - Contrata y gestiona personal para eventos - Encuentran, reservan y gestionan todo el personal temporal necesario para ayudar a ejecutar el evento.

#9 - Ejecuta el plan del evento sin problemas - El día del evento, supervisan la configuración, administran a todos los proveedores, solucionan problemas y garantizan que el programa avance según lo planeado.

#10 - Seguimiento después del evento - Se encargan de tareas como devolución de equipos, pago de facturas, envío de notas de agradecimiento, evaluación de éxitos y áreas de mejora.

Consejos para mejores eventos

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• Diseño de eventos

Cómo elegir la mejor empresa de gestión de eventos?

La mejor empresa de gestión de eventos puede tomar tiempo para buscarla, pero con estos consejos realistas, estarán justo en la puerta de tu casa🚪

#1 - Experiencia - Considere empresas que hayan ejecutado con éxito muchos eventos similares en escala y alcance al suyo. Conocerán el proceso y sabrán cómo manejar los problemas comunes que surjan.

#2 - Portafolio - Revisar ejemplos de eventos pasados ​​que la empresa ha planificado y gestionado. Busque calidad, creatividad y atención al detalle que coincida con su visión.

#3 - Referencias - Solicite y verifique referencias de clientes anteriores para confirmar que la empresa cumple sus promesas y maneja los problemas de manera profesional.

#4 - Especialización - Algunas empresas se centran en eventos corporativos mientras que otras se especializan en bodas. Elija uno que tenga experiencia y los recursos necesarios adaptados a su tipo de evento específico.

#5 - Equipo - Conozca a miembros clave del equipo de gestión de eventos que planificarán y ejecutarán su evento. Evalúe su profesionalismo, capacidad de respuesta y comprensión de sus necesidades y visión.

#6 - Contrato y precio - Compare varias propuestas (al menos 3) para obtener los mejores términos de contrato y precios. Asegúrese de que el alcance del trabajo sea claro y de que comprenda todos los honorarios.

#7 - Reputación - Consultar reseñas, premios (si los hubiera), su stand en organizaciones de la industria de eventos y cuánto tiempo lleva la empresa en el negocio como indicadores de legitimidad y calidad.

#8 - Comunicación - La empresa debe escuchar atentamente sus necesidades, responder a todas sus preguntas y responder con prontitud a sus solicitudes. La buena comunicación es clave para una relación de trabajo exitosa.

#9 - Flexibilidad - Las mejores empresas están dispuestas a personalizar sus servicios en función de su presupuesto y preferencias, en lugar de ceñirse rígidamente a una plantilla estándar.

#10 - Transparencia - Insistir en la total transparencia en presupuestos, contratos, cronogramas y planes. Evite las empresas que son reservadas o se niegan a compartir detalles.

#11 - Gestión de crisis - ¿Cómo manejan los problemas inesperados que surgen? Una empresa con una sólida experiencia en gestión de crisis ayudará a evitar desastres.

#12 - Innovación - ¿Están abiertos a nuevas ideas y soluciones para lograr sus objetivos de manera creativa? Las empresas progresistas fomentan resultados novedosos.

#13 - Seguro - ¿Cuentan con el seguro necesario incluyendo cobertura de responsabilidad para tu evento? Esto le protege de riesgos y reclamaciones.

#14 - Valores - ¿Su enfoque empresarial y los valores de la empresa se alinean con la cultura de su organización? El encaje cultural conduce al entendimiento mutuo.

#15 - Tecnología - ¿Tienen conocimientos de tecnología y siempre siguen las mejores prácticas de las tendencias de la industria? ¿Aprovechan tecnología como el software de gestión de proyectos para mantener los planes organizados y encaminados? La tecnología mejora la eficiencia.

Busque una empresa de gestión de eventos con experiencia relevante y un historial comprobado, una buena reputación y la flexibilidad, comunicación y transparencia necesarias para ejecutar su visión única y superar sus expectativas para su evento especial.

¿Qué evitar al revisar las propuestas de gestión de eventos?

Hay ciertas señales de alerta que debe tener en cuenta en algunas empresas de gestión de eventos. Evitarlo sería esquivar una bala en la etapa de ejecución posterior.

• Lenguaje vago o general - Las propuestas que no abordan específicamente los objetivos de su evento, los requisitos presupuestarios o el cronograma son una señal de alerta. Cuidado con las empresas que utilizan un lenguaje genérico en lugar de personalizar su propuesta.

• Alcance del trabajo poco claro o indefinido - Evite empresas que no especifiquen claramente qué servicios prestarán y qué tareas quedan excluidas de su propuesta. El alcance debe ser detallado y completo.

• Cargos adicionales excesivos - Tenga cuidado con las propuestas con tarifas adicionales que no están explícitamente indicadas, como recargos por combustible, tarifas administrativas o cargos de procesamiento de pagos. Todo esto debe ser transparente y explicarse claramente.

• Negativa a responder preguntas - Si una empresa evita responder a sus preguntas sobre detalles de planificación, contratos o precios, probablemente significa que está ocultando algo. La transparencia es importante para generar confianza.

¿Cuáles son ejemplos de eventos que una empresa de gestión de eventos puede planificar?

• Bodas - La planificación y ejecución de bodas es un servicio fundamental para muchas empresas de gestión de eventos. Se encargan de todos los aspectos de la planificación, desde la selección del lugar hasta las invitaciones y la coordinación del día.

• Conferencias y ferias - Las empresas de eventos pueden organizar grandes eventos corporativos como conferencias, seminarios, cumbres, lanzamientos de productos y ferias comerciales. Gestionan la inscripción, la coordinación de los ponentes, la logística del lugar, el catering y la inscripción.

• Lanzamiento de productos - Los administradores de eventos pueden crear eventos inmersivos y dignos de mención para presentar nuevos productos o servicios al público. Planifican actividades, demostraciones y elementos promocionales como encuestas en vivo y pruebas para generar entusiasmo.

• Recaudaciones de fondos y eventos de caridad - Los eventos sin fines de lucro como bailes benéficos, carreras/caminatas y donaciones son otro tipo de evento común administrado por empresas de eventos. Se centran en maximizar la asistencia y los fondos recaudados.

• Fiestas de empresa - Las empresas de eventos ayudan con la planificación y gestión de fiestas navideñas de la empresa, salidas de verano, celebraciones de jubilación y otros tipos de eventos sociales para empleados. Organizan actividades y catering.

• Entregas de premios y galas - La planificación de entregas de premios, cenas de gala y eventos de gala es otra especialidad de algunas empresas de gestión de eventos de servicio completo. Ellos se encargan de la decoración, la distribución de los asientos, las cestas de regalos y los discursos.

• Demostraciones de productos - Para las empresas que planean exhibir una línea de productos, los planificadores de eventos pueden diseñar demostraciones interactivas, pruebas de manejo, pruebas de sabor y otras formas impactantes de exhibir el producto a clientes potenciales.

Las empresas de gestión de eventos planifican eventos de diversos tamaños y tipos, desde bodas íntimas hasta grandes conferencias corporativas, eventos para recaudar fondos, fiestas, lanzamientos de productos y más; básicamente, cualquier evento planificado en el que se necesite coordinación y logística profesional para lograr los objetivos del cliente.

Takeaways

Contratar una empresa experta en gestión de eventos transforma una visión básica en una experiencia de la que la gente no dejará de hablar durante años.

Su gestión le libera de dolores de cabeza logísticos para que pueda asumir plenamente el papel de un amable anfitrión. Imagínese el espacio para eventos perfectamente configurado, con invitados emocionados disfrutando de un delicioso catering y un entretenimiento increíble, mientras usted pasea por la sala y tiene tiempo para socializar con todos. Maravilloso ¿no?

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