Empresa de gestión de eventos | 10 consejos para ahorrar tiempo, dinero y estrés

Planear el evento perfecto puede resultar abrumador, y ahí es donde empresas de organización de eventos Adelante.

Ya sea que esté soñando con la boda de su vida, organizando una celebración de aniversario o necesite organizar una conferencia corporativa, una empresa de gestión de eventos puede convertir su visión en una experiencia que la gente no olvidará.

Sigue leyendo el artículo para saber qué es exactamente una empresa de gestión de eventos, su función, además de consejos para elegir la mejor y cuáles son las señales de alerta que debes evitar.

Índice del contenido

• General
• ¿Qué es una empresa de gestión de eventos?
• ¿Cuál es la función de una empresa de gestión de eventos?
• ¿Cómo elegir la mejor empresa de gestión de eventos?
• ¿Qué evitar al revisar las propuestas de gestión de eventos?
• ¿Cuáles son ejemplos de eventos que una empresa de gestión de eventos puede planificar?
• Takeaways

General

¿Qué es una empresa de gestión de eventos?

Al planificar un evento de cualquier escala, desde una boda hasta una reunión corporativa, una empresa de gestión de eventos puede garantizar que todo funcione a la perfección.

Los planificadores de eventos trabajan en estrecha colaboración con los clientes para comprender sus necesidades, objetivos y presupuesto. Luego, elaboran un plan integral de eventos adaptado a la visión del cliente para que los clientes tengan la tranquilidad de que la visión de su evento se convertirá en una realidad memorable.

¿Cuál es la función de una empresa de gestión de eventos?

Los objetivos de una empresa de gestión de eventos son muchos, como por ejemplo organizar un evento excelente que satisfaga todas las demandas de los clientes. La función principal de una empresa de gestión de eventos es planificar, coordinar y ejecutar eventos exitosos en nombre de sus clientes. Se encargan de toda la logística y los detalles para que el cliente pueda centrarse en disfrutar de su evento, sin preocuparse por la organización.

Algunas funciones clave de una empresa organizadora de eventos incluyen👇

#1 – Conceptualizar y planificar el evento – Trabajan con los clientes para comprender la visión, los objetivos y el presupuesto del evento, luego diseñan un plan integral para hacer realidad esa visión.

#2 – Asegurar el lugar y negociar contratos – Exploran lugares potenciales, comparan opciones en función de la ubicación, el espacio, las instalaciones, el precio y la disponibilidad, aseguran el mejor y negocian contratos en nombre del cliente.

#3 – Coordinar proveedores y vendedores – Identifican, seleccionan, reservan y gestionan todos los proveedores necesarios, como catering, fotógrafos, decoradores, alquileres, etc. para garantizar que todo funcione sin problemas.

#4 – Administrar el presupuesto del evento – Crean un presupuesto, realizan un seguimiento de los gastos y buscan formas de ahorrar costos sin dejar de alcanzar los objetivos del cliente.

#5 – Crea cronogramas y horarios – Desarrollan cronogramas detallados y planes de contingencia para asegurarse de que el evento se desarrolle según lo previsto.

#6 – Planificación de entretenimiento – Organizan actuaciones, oradores o actividades como parte del programa del evento.

#7 – Decoración y señalización – Encargan la decoración necesaria, mantelería, flores, escenografía y señalización requerida.

#8 – Contratar y administrar el personal del evento – Encuentran, reservan y gestionan todo el personal temporal necesario para ayudar a organizar el evento.

#9 – Ejecutar el plan del evento sin problemas – El día del evento, supervisan la configuración, administran a todos los proveedores, solucionan problemas y se aseguran de que el programa avance según lo planeado.

#10 – Seguimiento después del evento – Manejan tareas como devolución de equipos, pagos de facturas, envío de notas de agradecimiento, evaluación de éxitos y áreas de mejora.

Consejos para mejores eventos

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• Diseño de eventos

Cómo elegir la mejor empresa de gestión de eventos?

La mejor empresa de gestión de eventos puede tomar tiempo para buscarla, pero con estos consejos realistas, estarán justo en la puerta de tu casa🚪

# 1 - Experiencia – Considere empresas que hayan ejecutado con éxito muchos eventos similares en escala y alcance al suyo. Tendrán un proceso al día y sabrán cómo manejar los problemas comunes que surjan.

#2 – Portafolio – Revisar ejemplos de eventos pasados ​​que la empresa ha planificado y gestionado. Busque calidad, creatividad y atención al detalle que coincida con su visión.

#3 – Referencias – Solicite y verifique las referencias de clientes anteriores para confirmar que la empresa cumple sus promesas y maneja los problemas de manera profesional.

#4 – Especialización – Algunas empresas se enfocan en eventos corporativos mientras que otras se especializan en bodas. Elija uno que tenga la experiencia y los recursos necesarios adaptados a su tipo de evento específico.

#5 – Equipo – Conozca a los miembros clave del equipo de gestión de eventos que planificarán y ejecutarán su evento. Evalúe su profesionalismo, capacidad de respuesta y comprensión de sus necesidades y visión.

#6 – Contrato y precio – Compare múltiples propuestas (al menos 3) para obtener los mejores términos de contrato y precios. Asegúrese de que el alcance del trabajo sea claro y que comprenda todas las tarifas.

# 7 - Reputación – Verifique las reseñas, los premios (si los hay), su posición en las organizaciones de la industria de eventos y el tiempo que la empresa ha estado en el negocio como indicadores de legitimidad y calidad.

#8 – Comunicación – La empresa debe escuchar atentamente sus necesidades, responder a todas sus preguntas y responder con prontitud a las solicitudes. La buena comunicación es clave para una relación de trabajo exitosa.

# 9 - Flexibilidad – Las mejores empresas están dispuestas a personalizar sus servicios según su presupuesto y preferencias, en lugar de ceñirse rígidamente a una plantilla estándar.

# 10 - Transparencia – Insistir en la total transparencia de los presupuestos, contratos, plazos y planes. Evite las empresas que son secretas o se niegan a compartir detalles.

#11 – Gestión de crisis – ¿Cómo manejan los problemas inesperados que surgen? Una empresa con una sólida experiencia en gestión de crisis ayudará a evitar desastres.

#12 – Innovación – ¿Están abiertos a nuevas ideas y soluciones para lograr sus objetivos de manera creativa? Las empresas progresistas fomentan resultados novedosos.

# 13 - Seguro – ¿Tienen el seguro necesario, incluida la cobertura de responsabilidad civil para su evento? Esto le protege de riesgos y reclamaciones.

#14 – Valores – ¿Su enfoque empresarial y los valores de la empresa se alinean con la cultura de su organización? El ajuste cultural conduce a la comprensión mutua.

#15 – Tecnología – ¿Son expertos en tecnología y siempre hacen un seguimiento de las mejores prácticas de las tendencias de la industria? ¿Aprovechan la tecnología como el software de gestión de proyectos para mantener los planes organizados y al día? La tecnología mejora la eficiencia.

Busque una empresa de gestión de eventos con experiencia relevante y un historial comprobado, una buena reputación y la flexibilidad, comunicación y transparencia necesarias para ejecutar su visión única y superar sus expectativas para su evento especial.

¿Qué evitar al revisar las propuestas de gestión de eventos?

Hay ciertas señales de alerta que debe tener en cuenta en algunas empresas de gestión de eventos. Evitarlo sería esquivar una bala en la etapa de ejecución posterior.

• Lenguaje vago o general – Las propuestas que no abordan específicamente los objetivos de su evento, los requisitos de presupuesto o el cronograma son una señal de alerta. Cuidado con las empresas que utilizan un lenguaje genérico en lugar de personalizar su propuesta.

• Alcance del trabajo poco claro o indefinido – Evitar empresas que no especifiquen claramente qué servicios exactamente prestarán y qué tareas quedan excluidas de su propuesta. El alcance debe ser detallado y completo.

• Cargos adicionales excesivos – Tenga cuidado con las propuestas con tarifas adicionales que no están explícitamente indicadas, como recargos por combustible, tarifas administrativas o cargos de procesamiento de pagos. Todo esto debe ser transparente y explicarse claramente.

• Negativa a responder preguntas – Si una empresa evita responder a sus preguntas sobre detalles de planificación, contratos o precios, es probable que esté ocultando algo. La transparencia es importante para generar confianza.

¿Cuáles son ejemplos de eventos que una empresa de gestión de eventos puede planificar?

• Bodas – La planificación y ejecución de bodas es un servicio central para muchas empresas de gestión de eventos. Manejan todos los aspectos de la planificación, desde la selección del lugar hasta las invitaciones y la coordinación del día.

• Conferencias y ferias – Las empresas de eventos pueden organizar grandes eventos corporativos como conferencias, seminarios, cumbres, lanzamientos de productos y ferias comerciales. Gestionan el registro, la coordinación de los oradores, la logística del lugar, el catering y el registro.

• Lanzamiento de productos – Los administradores de eventos pueden crear eventos inmersivos y dignos de atención para presentar nuevos productos o servicios al público. Planifican actividades, demostraciones y elementos promocionales como encuestas en vivo y pruebas para generar entusiasmo.

• Recaudaciones de fondos y eventos de caridad – Los eventos sin fines de lucro, como bailes benéficos, carreras/caminatas y donaciones, son otro tipo de evento común administrado por empresas de eventos. Se enfocan en maximizar la asistencia y los fondos recaudados.

• Fiestas de empresa – Las empresas de eventos ayudan con la planificación y gestión de fiestas de empresa, salidas de verano, celebraciones de jubilación y otros tipos de eventos sociales para empleados. Organizan actividades y catering.

• Entregas de premios y galas – La planificación de entregas de premios, cenas de gala y eventos de gala es otra especialidad de algunas empresas de gestión de eventos de servicio completo. Se encargan de la decoración, distribución de asientos, cestas de regalos y discursos.

• Demostraciones de productos – Para las empresas que planean exhibir una línea de productos, los planificadores de eventos pueden diseñar demostraciones interactivas, pruebas de manejo, pruebas de sabor y otras formas impactantes de mostrar el producto a clientes potenciales.

Las empresas de gestión de eventos planifican eventos de varios tamaños y tipos, que van desde bodas íntimas hasta grandes conferencias corporativas, eventos para recaudar fondos, fiestas, lanzamientos de productos y más, básicamente cualquier evento planificado en el que se necesite coordinación profesional y logística para lograr los objetivos del cliente.

Takeaways

La contratación de una empresa experta en gestión de eventos transforma una visión básica en una experiencia de la que la gente no dejará de hablar durante años.

Su gestión lo libera de los dolores de cabeza logísticos para que pueda desempeñar plenamente el papel de un amable anfitrión. Imagínese el espacio para eventos perfectamente configurado, con invitados entusiasmados disfrutando de un delicioso catering y entretenimiento increíble, mientras pasea por la sala, teniendo tiempo para relacionarse con todos. ¿No es maravilloso?

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