En los negocios, es tabú no cumplir con los plazos. Cumplir con los plazos es esencial para mantener un flujo de trabajo efectivo y productivo, y mantener relaciones con empleadores y clientes. Entonces, ¿cómo se pueden cumplir los plazos de forma fácil y eficaz? La gestión de plazos es un arte. No se trata sólo de habilidades de gestión del tiempo sino también de liderazgo y otras cualidades. Veamos las 14 formas comprobadas de ayudarle a cumplir estrictamente los plazos con resultados de alta calidad.
Índice del contenido
Consejos de AhaSlides
¿Por qué es importante cumplir con los plazos?
Hay bastantes razones por las que los plazos son importantes y tenemos que cumplirlos.
- Asegúrate de terminar tu trabajo.: Muchas personas tienden a posponer las cosas el mayor tiempo posible. Para ser honesto, los plazos nos motivan a hacer más en un tiempo limitado. Comprometerse a cumplir plazos es la primera forma de asegurarse de tener un objetivo claro y el sentido de urgencia puede impulsarle a actuar de inmediato.
- Gana respeto y confianza: Muchas veces el incumplimiento de los plazos dejará una imagen negativa sobre la persona y la empresa para la que trabaja. A largo plazo, nadie quiere trabajar y cooperar con aquellos que siempre incumplen los plazos porque afectan la productividad laboral y los logros de los equipos, la relación entre las empresas y los clientes.
- Evite consecuencias adversas: muchas industrias exigen una gestión estricta de los plazos, ya que si no los cumple, infringirá la ley y puede dar lugar a sanciones financieras.
- Descubra los problemas con anticipación: tan pronto como termine sus tareas antes de los plazos, tendrá más tiempo para volver a verificar, lo que mejora la calidad del trabajo y obtiene el reconocimiento de sus gerentes.
14 formas efectivas de cumplir con los plazos
Para ayudarle a mantenerse al tanto de sus plazos, aquí le ofrecemos algunos consejos útiles que debe seguir:
Conozca su fecha límite
Lo primero que debe hacer si desea cumplir con los plazos es comprender los requisitos para terminar el trabajo dentro de la fecha límite, cuántos días quedan, si son suficientes para terminar su trabajo a tiempo, cuántas personas necesitan completarlo. las tareas, y así sucesivamente. Si los proyectos no tienen fechas de finalización claras, no dude en preguntar de inmediato.
Negociar un plazo claro
La ambigüedad es enemiga de la productividad. Como gerente, es fundamental tener claro los plazos que les da a sus empleados. En términos de empleados, si considera que la fecha límite es inaceptable, intente negociar o tener una comunicación abierta con sus empleadores. Un plazo demasiado ajustado o una sobrecarga pueden provocar un trabajo y un rendimiento de baja calidad.
Nunca te comprometas demasiado
Sea realista acerca de lo que se puede lograr en un plazo determinado. Comprometerse demasiado puede generar estrés, comprometer la calidad y no cumplir con los plazos. Establecer objetivos alcanzables garantiza un ritmo de trabajo más saludable, reduce el estrés y promueve resultados consistentemente de alta calidad.
Priorizar tareas
Para cumplir con los plazos cuando se deben realizar varias tareas aproximadamente al mismo tiempo, comience por identificar las tareas según su urgencia e importancia. Priorizar garantiza que los elementos críticos se aborden primero, minimizando el riesgo de pasar por alto componentes clave. Este enfoque ayuda a mantener un enfoque estratégico durante todo el proyecto.
Identificar dependencias de tareas
También es importante reconocer las interdependencias entre tareas. En un proyecto, algunas tareas deben realizarse antes de pasar a otro, mientras que otras se pueden realizar de forma independiente. La función del gerente es comprender cómo se relaciona cada tarea con las demás para ayudar a crear un flujo de trabajo lógico y eficiente. Abordar las tareas dependientes de forma secuencial evita cuellos de botella y promueve una progresión fluida.
Crear una lista de verificación
Antes de actuar, crear un checklist puede aportar muchas ventajas. Una lista de verificación es una herramienta valiosa para mantenerse organizado y enfocado, realizando un seguimiento de su progreso y de las actividades deshechas. Puedes crear una lista de verificación por la mañana o al final del día.
Deja de lado cualquier distracción
Uno de los consejos más efectivos para cumplir con la fecha límite es mantenerse concentrado tanto como sea posible sin elementos interrumpidos, como notificaciones constantes por correo electrónico, alertas de redes sociales y reuniones innecesarias. Puedes considerar utilizar el tiempo del efecto Pomodoro para implementar breves ráfagas de trabajo intenso seguidas de breves descansos o reorganizar el espacio de trabajo libre de distracciones innecesarias.
Presupuesta tu tiempo
Todo puede salir mal sin un plan cuidadoso. Intente presupuestar su tiempo meticulosamente desde el inicio del proyecto. Desarrollar un presupuesto de tiempo integral implica dividir todo el proyecto en tareas manejables, estimar el tiempo requerido para cada una y asignar los recursos con prudencia.
Agregar tiempo de buffer
"La mayoría de las veces, solo el 37% de los equipos completan los proyectos a tiempo". Por lo tanto, otra excelente manera de garantizar que siempre cumpla con la fecha límite es agregar tiempo de reserva, lo que significa asignar tiempo adicional más allá de la duración estimada para cada tarea. El tiempo de reserva proporciona la flexibilidad para adaptarse a circunstancias cambiantes sin poner en peligro la fecha límite del proyecto. Permite realizar ajustes sin crear un efecto dominó de retrasos en tareas posteriores.
buscar motivaciones
Las motivaciones, como las recompensas tangibles o intangibles, son de gran ayuda para animarte a cumplir los plazos. Identifique aspectos del proyecto que se alineen con su pasión e intereses. Centrarse en lo que ama del trabajo puede reavivar el entusiasmo y el impulso. Si es posible, considere los desafíos como experiencias de aprendizaje, donde pueda desbloquear su potencial y sus habilidades.
Aprovecha primero tus puntos fuertes
Cuando haga el plan o priorice las tareas, determine las tareas que se alineen con sus habilidades y experiencia. Abordar tareas en las que sobresale inicialmente genera confianza, genera impulso y establece un tono positivo para el resto del proyecto. A medida que se muestran las fortalezas, le resultará más fácil abordar los aspectos más desafiantes con una sensación de logro en lugar de una carga.
Trabaja cuando seas más productivo
De alguna manera es cierto decir que cuando tu cerebro está fresco y lleno de energía, trabajas de manera más productiva. El pico de productividad varía para diferentes personas. Ya sea que sea una persona mañanera o más efectiva por la tarde, alinear su trabajo con su reloj biológico mejora la eficiencia, asegurando que las tareas se completen con una concentración y energía óptimas.
Aprovechar las herramientas
No pierdas la oportunidad de aprovechar las herramientas. Por ejemplo, identifique tareas repetitivas dentro de su flujo de trabajo y busque herramientas de automatización para agilizar estos procesos. Algunas tareas se pueden realizar ahorrando costos y tiempo con el apoyo de herramientas gratuitas. Por ejemplo, utilizar herramientas de presentación en línea como AhaSlides para ayudarlo a desarrollar diapositivas, reuniones, actividades para romper el hielo y eventos atractivos e interactivos.
Pedir ayuda
Para cumplir los plazos de forma eficaz, no dude en pedir ayuda a los miembros del equipo de sus compañeros y a profesionales experimentados. Buscar asistencia es una forma estratégica y proactiva de superar desafíos, gestionar cargas de trabajo y garantizar el éxito del proyecto. Tenga en cuenta que, al solicitar ayuda, debe comunicar claramente la asistencia específica que necesita. Proporcione contexto, detalles y cualquier información relevante para garantizar que la persona comprenda la naturaleza de la tarea o desafío.
Puntos clave
💡Si te estás preparando para el próximo evento en el último minuto o la fecha límite está cerca, prueba AhaDiapositivas. Esta herramienta de presentación interactiva es un conjunto de herramientas perfecto para ayudarle a diseñar rompehielos virtuales memorables, lluvias de ideas, cuestionarios y más.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo demuestra su capacidad para cumplir con los plazos?
La capacidad para cumplir con los plazos se puede describir a través de varios atributos y comportamientos clave, como discernir entre tareas en función de su urgencia y su impacto en los objetivos generales del proyecto, mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal, una atención meticulosa a los detalles, sobresalir en adaptabilidad y solución de problemas. resolver y más.
¿Cómo puedo trabajar mejor con los plazos?
- Usa el temporizador del efecto Pomodoro
- Crea un espacio de trabajo ideal
- Planifique una lista de tareas pendientes manejable y cúmplala
- Evita la multitarea
- Deja las tareas difíciles para después
- eliminar las distracciones
¿Cómo maneja el cumplimiento de las respuestas con plazos ajustados?
Durante las reuniones, organizar sesiones de preguntas y respuestas es una actividad común y muchas de ellas se organizan con plazos estrictos, tiempo dedicado a cada pregunta, tiempo para recopilar preguntas y más. Entonces, usar herramientas de preguntas y respuestas en línea como AhaDiapositivas puede ayudar a agilizar este proceso y mejorar la eficiencia general de sus reuniones. Los participantes pueden enviar sus preguntas directamente a través de la plataforma, eliminando la necesidad de tarjetas de preguntas físicas o de levantar la mano. Esto no solo ahorra tiempo sino que también garantiza que todos los participantes tengan las mismas oportunidades de contribuir, fomentando un entorno más inclusivo y colaborativo.
Ref: Indeed | herramientas mentales
