Las reuniones juegan un papel crucial en las empresas y organizaciones, sirviendo como plataforma para discutir y abordar problemas y gestionar asuntos internos para impulsar el progreso. Para capturar la esencia de estas reuniones, ya sean virtuales o presenciales, Acta de la Reunión or acta de reunión (MoM) son cruciales para tomar notas, resumir los temas clave discutidos y realizar un seguimiento de las decisiones y resoluciones alcanzadas.
Este artículo lo guiará en la redacción de actas de reuniones efectivas, con ejemplos y plantillas para usar, así como las mejores prácticas para seguir.
Índice del contenido
Con suerte, este artículo lo ayudará a dejar de sentir el desafío de escribir actas de reuniones. Y no olvides ser creativo e interactivo en cada una de tus reuniones con:
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¿Qué son las actas de reunión?
Las actas de las reuniones son un registro escrito de las discusiones, decisiones y elementos de acción que ocurren durante una reunión.
- Sirven como referencia y fuente de información para todos los asistentes y aquellos que no puedan asistir.
- Ayudan a garantizar que la información importante no se olvide y que todos estén en la misma página sobre lo que se discutió y qué acciones tomar.
- También brindan responsabilidad y transparencia al documentar las decisiones y los compromisos asumidos durante la reunión.
¿Quién es el tomador de minutos?
El Minute-Toker es responsable de registrar con precisión las discusiones y decisiones tomadas durante la reunión.
Puede ser un oficial administrativo, una secretaria, un asistente o gerente, o un miembro voluntario del equipo que realiza la tarea. Es esencial que el redactor de actas tenga una buena organización y toma de notas, y que pueda resumir las discusiones de manera efectiva.
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Cómo escribir actas de reuniones
Para actas de reuniones efectivas, En primer lugar, deben ser objetivos, constituir un acta fáctica de la reunión., y evitar opiniones personales o interpretaciones subjetivas de las discusiones. Próximo, debe ser breve, claro y fácil de entender, solo concéntrese en los puntos principales y evite agregar detalles innecesarios. Finalmente, debe ser precisa y garantizar que toda la información registrada sea actualizada y relevante.
¡Vamos a entrar en los detalles de escribir actas de reuniones con los siguientes pasos!
8 componentes esenciales de las actas de reuniones
- Fecha, hora y lugar de la reunión
- Lista de asistentes y disculpas por ausencia
- Orden del día y objeto de la reunión
- Resumen de las discusiones y decisiones tomadas
- Cualquier votación realizada y sus resultados.
- Elementos de acción, incluida la parte responsable y la fecha límite para completar
- Cualquier paso siguiente o elementos de seguimiento
- Palabras de clausura o clausura de la reunión
Pasos para redactar actas de reuniones eficaces
1/ Preparación
Antes de la reunión, familiarícese con la agenda de la reunión y cualquier material de antecedentes relevante. Asegúrese de tener todas las herramientas necesarias, como una computadora portátil, un bloc de notas y un bolígrafo. También es una buena idea revisar las actas de reuniones anteriores para tener una idea de qué información incluir y cómo formatear una.
2/ Toma de notas
Durante la reunión, tome notas claras y concisas sobre las discusiones y decisiones tomadas. Debe enfocarse en capturar puntos clave, decisiones y elementos de acción, en lugar de transcribir palabra por palabra toda la reunión. Asegúrese de incluir los nombres de los oradores o cualquier cita clave, y cualquier elemento de acción o decisión. Y evite escribir en abreviaturas o taquigrafías que hagan que los demás no entiendan.
3/ Organizar las actas
Revise y organice sus notas para crear un resumen coherente y conciso de sus minutos después de la reunión. Puede usar encabezados y viñetas para que las actas sean fáciles de leer. No tome opiniones personales o interpretaciones subjetivas de la discusión. Concéntrese en los hechos y en lo que se acordó durante la reunión.
4/ Registro de los detalles
Las actas de su reunión deben incluir todos los detalles relevantes, como la fecha, la hora, el lugar y los asistentes. Y mencione cualquier tema importante discutido, decisiones y elementos de acción asignados. Asegúrese de registrar los votos que se tomaron y el resultado de las discusiones.
5/ Elementos de acción
Asegúrese de enumerar los elementos de acción que se asignaron, incluido quién es responsable y la fecha límite para completarlos. Esta es una parte crucial de las actas de las reuniones, ya que garantiza que todos conozcan sus responsabilidades y el cronograma para completarlas.
6/ Revisión y distribución
Debe revisar las actas para verificar que estén completas y precisas, y hacer las revisiones necesarias. Asegúrese de anotar todos los puntos y decisiones clave. Luego, puede distribuir las actas a todos los asistentes, ya sea en persona o por correo electrónico. Guarde una copia de los minutos en una ubicación centralizada para facilitar el acceso, como una unidad compartida o una plataforma de almacenamiento basada en la nube.
7/ Seguimiento
Asegúrese de que los elementos de acción de la reunión se sigan y se completen con prontitud. Utilice las actas para realizar un seguimiento del progreso y asegurarse de que se implementen las decisiones. Le ayuda a mantener la responsabilidad y garantiza que la reunión sea productiva y eficaz.
Ejemplos de actas de reuniones (+ Plantillas)
1/ Ejemplo de actas de reunión: plantilla de reunión simple
El nivel de detalle y complejidad de las actas de reuniones simples dependerá del propósito de la reunión y las necesidades de su organización.
En general, las actas de reuniones simples se utilizan para fines internos y no es necesario que sean tan formales o exhaustivas como otros tipos de actas de reuniones.
Entonces, si tiene una necesidad urgente y la reunión gira en torno a contenido simple y no demasiado importante, puede usar la siguiente plantilla:
| Título de la reunión: [Insertar título de la reunión] Fecha: [Insertar la fecha] Tiempo: [Insertar hora] Ubicación: [Insertar ubicación] Asistentes: [Insertar nombres de los asistentes] Disculpas por la ausencia: [Insertar nombres] Agenda: Resumen de la reunión: Elementos de acción: Proximos Pasos Observaciones finales firmado: [Insertar firma de la persona que toma las actas] |
2/ Ejemplo de actas de reuniones: plantilla de reunión de la junta
Las actas de las reuniones de la junta se registran y distribuyen a todos los miembros, proporcionando un registro de las decisiones tomadas y la dirección de la organización. Por lo tanto, debe ser claro, completo, detallado y formal. Aquí hay una plantilla de actas de reuniones de la junta:
| Título de la reunión: Consejo de Administración Reunión Fecha: [Insertar la fecha] Tiempo: [Insertar hora] Ubicación: [Insertar ubicación] Asistentes: [Insertar nombres de los asistentes] Disculpas por la ausencia: [Insertar nombres de quienes se disculparon por la ausencia] Agenda: Resumen de la reunión: Elementos de acción: Proximos Pasos Observaciones finales firmado: [Insertar firma de la persona que toma las actas] |
Esta es solo una plantilla básica para una reunión de directorio, y es posible que desee agregar o eliminar elementos según las necesidades de su reunión y organización.
3/ Ejemplo de actas de reuniones: plantilla de gestión de proyectos
Aquí hay un ejemplo de actas de reuniones para una plantilla de gestión de proyectos:
| Título de la reunión: Reunión del equipo de gestión de proyectos Fecha: [Insertar la fecha] Tiempo: [Insertar hora] Ubicación: [Insertar ubicación] Asistentes: [Insertar nombres de los asistentes] Disculpas por la ausencia: [Insertar nombres de quienes se disculparon por la ausencia] Agenda: Resumen de la reunión: Elementos de acción: Proximos Pasos Observaciones finales firmado: [Insertar firma de la persona que toma las actas] |
Consejos para crear buenas actas de reuniones
No se preocupe por capturar cada palabra, concéntrese en registrar los principales temas, resultados, decisiones y acciones. Coloque las discusiones en una plataforma en vivo para que pueda captar todas las palabras en una red grande🎣 – El tablero de ideas de AhaSlides es una herramienta intuitiva y sencilla para que todos puedan enviar sus ideas rápidamente. Así es como lo haces:
Crea una nueva presentación con tu Cuenta AhaSlides, luego agregue la diapositiva Lluvia de ideas en la sección "Encuesta".
Escribe tu tema de discusióny luego presione "Presente" para que todos los participantes de la reunión puedan unirse y enviar sus ideas.
Suena fácil, ¿no? Pruebe esta función ahora, es sólo una de las funciones útiles que le ayudarán a facilitar sus reuniones con debates animados y sólidos.
Puntos clave
El propósito de las actas de la reunión es brindar una descripción general de alto nivel de la reunión para aquellos que no pudieron asistir, así como mantener un registro de los resultados de la reunión. Por lo tanto, las actas deben estar organizadas y ser fáciles de entender, destacando la información más importante de manera clara y concisa.
