¿Alguna vez has sentido que el futuro es completamente impredecible?
Como puede decirle cualquiera que haya visto Regreso al futuro II, anticipar lo que está a la vuelta de la esquina no es una tarea fácil. Pero algunas empresas con visión de futuro tienen un as bajo la manga: la planificación de escenarios.
¿Busca ejemplos de planificación de escenarios? Hoy echaremos un vistazo detrás de las cortinas para ver cómo la planificación de escenarios hace su magia y exploraremos ejemplos de planificación de escenarios prosperar en tiempos impredecibles.
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¿Qué es la planificación de escenarios?
Imagina que eres un director de cine que intenta planificar tu próximo éxito de taquilla. Hay tantas variables que podrían afectar el resultado de las cosas: ¿se lesionará su actor principal? ¿Qué pasa si se reduce drásticamente el presupuesto de efectos especiales? Quieres que la película tenga éxito sin importar lo que te depare la vida.
Aquí es donde entra en juego la planificación de escenarios. En lugar de simplemente asumir que todo saldrá perfectamente, imagina algunas versiones diferentes posibles de cómo podrían desarrollarse las cosas.
Quizás en alguna tu estrella se tuerza el tobillo en la primera semana de rodaje. En otro, el presupuesto de efectos se reduce a la mitad. Obtener imágenes más claras de estas realidades alternativas le ayudará a prepararse.
Usted elabora una estrategia sobre cómo abordaría cada escenario. Si todo termina con una lesión, tienes listos cronogramas de filmación alternativos y arreglos para los suplentes.
Planificación de escenarios le brinda la misma previsión y flexibilidad en los negocios. Al representar diferentes futuros plausibles, puedes crear estrategias que generen resiliencia sin importar lo que se presente en tu camino.
Tipos de planificación de escenarios
Existen algunos tipos de enfoques que las organizaciones pueden utilizar para la planificación de escenarios:
• Escenarios cuantitativos: Modelos financieros que permiten versiones del mejor y del peor de los casos alterando un número limitado de variables/factores. Se utilizan para pronósticos anuales. Por ejemplo, un pronóstico de ingresos con el mejor/peor caso basado en un crecimiento de ventas de +/- 10% o proyecciones de gastos utilizando costos variables como materiales a precios altos/bajos.
• Escenarios normativos: Describa un estado final preferido o alcanzable, centrado más en las metas que en la planificación objetiva. Se puede combinar con otros tipos. Por ejemplo, un escenario de cinco años para lograr el liderazgo del mercado en una nueva categoría de producto o un escenario de cumplimiento normativo que describa los pasos para cumplir con nuevos estándares.
• Escenarios de gestión estratégica: Estos 'futuros alternativos' se centran en el entorno en el que se consumen los productos/servicios, lo que requiere una visión amplia de la industria, la economía y el mundo. Por ejemplo, un escenario industrial maduro con nueva tecnología disruptiva que transforma las necesidades de los clientes, un escenario de recesión global con demanda reducida en los principales mercados o un escenario de crisis energética que requiere abastecimiento y conservación de recursos alternativos.
• Escenarios operativos: Explore el impacto inmediato de un evento y proporcione implicaciones estratégicas a corto plazo. Por ejemplo, un escenario de cierre de planta que planifica transferencias o retrasos en la producción o un escenario de desastre natural que planifica estrategias de recuperación de operaciones/TI.
Proceso de planificación de escenarios y ejemplos
¿Cómo pueden las organizaciones crear su propio plan de escenarios? Descúbrelo en estos sencillos pasos:
#1. Piense en escenarios futuros
En el primer paso de identificar la cuestión/decisión focal, deberá definir claramente la pregunta central o los escenarios de decisión que ayudarán a informar.
La cuestión debe ser lo suficientemente específica como para guiar el desarrollo de escenarios, pero lo suficientemente amplia como para permitir la exploración de futuros diversos.
Los problemas focales comunes incluyen amenazas competitivas, cambios regulatorios, cambios en el mercado, interrupciones tecnológicas, disponibilidad de recursos, el ciclo de vida de su producto, etc. haz una lluvia de ideas con tu equipo para sacar las ideas tantas como puedas.
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Evaluar qué es más incierto e impactante para planificación estratégica durante el horizonte temporal previsto. Obtenga información de varias funciones para que el problema capte diferentes perspectivas en toda la organización.
Establezca parámetros como resultados primarios de interés, límites de análisis y cómo los escenarios pueden influir en las decisiones.
Revise y perfeccione la pregunta según sea necesario en función de las investigaciones iniciales para garantizar que los escenarios proporcionen una orientación útil.
💡 Ejemplos de cuestiones focales específicas:
- Estrategia de crecimiento de ingresos: ¿en qué mercados/productos deberíamos centrarnos para lograr un crecimiento anual de las ventas del 15 al 20 % durante los próximos 5 años?
- Resiliencia de la cadena de suministro: ¿Cómo podemos reducir las interrupciones y garantizar un suministro constante durante las crisis económicas o las emergencias nacionales?
- Adopción de tecnología: ¿Cómo podrían afectar las preferencias cambiantes de los clientes por los servicios digitales a nuestro modelo de negocio en los próximos 10 años?
- Fuerza laboral del futuro: ¿Qué habilidades y estructuras organizativas necesitamos para atraer y retener a los mejores talentos durante la próxima década?
- Objetivos de sostenibilidad: ¿Qué escenarios nos permitirían alcanzar cero emisiones netas para 2035 manteniendo la rentabilidad?
- Fusiones y adquisiciones: ¿Qué empresas complementarias deberíamos considerar adquirir para diversificar los flujos de ingresos hasta 2025?
- Expansión geográfica: ¿Qué 2 o 3 mercados internacionales ofrecen las mejores oportunidades de crecimiento rentable para 2030?
- Cambios regulatorios: ¿Cómo podrían las nuevas leyes de privacidad o la fijación de precios del carbono afectar nuestras opciones estratégicas durante los próximos cinco años?
- Disrupción de la industria: ¿Qué pasaría si los competidores de bajo costo o las tecnologías sustitutas erosionaran significativamente la participación de mercado en cinco años?
#2. Analizar escenarios
Deberá pasar por alto las implicaciones de cada escenario en todos los departamentos/funciones y cómo afectaría las operaciones, las finanzas, los recursos humanos y demás.
Evaluar oportunidades y desafíos que cada escenario pueda presentar para el negocio. ¿Qué opciones estratégicas podrían mitigar los riesgos o aprovechar las oportunidades?
Identifique los puntos de decisión en cada escenario cuando sea necesario corregir el rumbo. ¿Qué señales indicarían un cambio hacia una trayectoria diferente?
Mapee escenarios con indicadores clave de desempeño para comprender los impactos financieros y operativos cuantitativamente cuando sea posible.
Piense en posibles efectos de segundo orden y en cascada dentro de los escenarios. ¿Cómo pueden estos impactos repercutir en el ecosistema empresarial a lo largo del tiempo?
Conducir pruebas de estrés y análisis de sensibilidad para evaluar las vulnerabilidades de los escenarios. ¿Qué factores internos/externos podrían alterar significativamente un escenario?
Analice las evaluaciones de probabilidad de cada escenario basándose en el conocimiento actual. ¿Qué parece relativamente más o menos probable?
Documente todos los análisis e implicaciones para crear un entendimiento compartido para los tomadores de decisiones.
💡 Ejemplos de análisis de escenarios:
Escenario 1: Aumentos de la demanda debido a nuevos participantes en el mercado
- Potencial de ingresos por región/segmento de clientes
- Necesidades adicionales de capacidad de producción/cumplimiento
- Requisitos de capital de trabajo
- Fiabilidad de la cadena de suministro
- Necesidades de contratación por puesto
- Riesgo de sobreproducción/sobreoferta
Escenario 2: El costo del material clave se duplica en 2 años
- Aumentos de precios factibles por línea de productos
- Efectividad de la estrategia de reducción de costos
- Riesgos de retención de clientes
- Opciones de diversificación de la cadena de suministro
- Prioridades de I+D para encontrar sustitutos
- Estrategia de liquidez/financiación
Escenario 3: Disrupción de la industria por nueva tecnología
- Impacto en la cartera de productos/servicios
- Inversiones requeridas en tecnología/talento
- Estrategias de respuesta competitiva
- Innovaciones en el modelo de precios
- Opciones de asociación/fusiones y adquisiciones para adquirir capacidades
- Riesgos de patentes/PI por disrupción
#3. Seleccionar indicadores adelantados
Los indicadores adelantados son métricas que pueden indicar si un escenario puede estar desarrollándose antes de lo esperado.
Debe seleccionar indicadores que cambien de dirección de manera confiable antes de que el resultado general del escenario sea evidente.
Considere tanto métricas internas como pronósticos de ventas como datos externos como informes económicos.
Establecer umbrales o rangos para los indicadores que desencadenarían un mayor seguimiento.
Asigne responsabilidad para verificar periódicamente los valores de los indicadores contra los supuestos del escenario.
Determine el tiempo de espera adecuado entre la señal del indicador y el impacto esperado del escenario.
Desarrollar procesos para revisar indicadores colectivamente para la confirmación de escenarios. Es posible que las métricas individuales no sean concluyentes.
Realizar pruebas de seguimiento de indicadores para refinar cuál proporciona las señales de advertencia más procesables y equilibrar el deseo de una alerta temprana con las posibles tasas de “falsas alarmas” de los indicadores.
💡Ejemplos de indicadores principales:
- Indicadores económicos: tasas de crecimiento del PIB, niveles de desempleo, inflación, tasas de interés, construcción de viviendas, producción manufacturera.
- Tendencias de la industria: cambios en la participación de mercado, curvas de adopción de nuevos productos, precios de insumos/materiales, encuestas sobre la opinión de los clientes.
- Movimientos competitivos: entrada de nuevos competidores, fusiones/adquisiciones, cambios de precios, campañas de marketing.
- Regulación/política – Progreso de la nueva legislación, propuestas/cambios regulatorios, políticas comerciales
#4. Desarrollar estrategias de respuesta.
Descubra lo que quiere lograr en cada escenario futuro basándose en el análisis de implicaciones.
Piense en muchas opciones diferentes para acciones que podría tomar, como crecer en nuevas áreas, reducir costos, asociarse con otros, innovar y demás.
Elija las opciones más prácticas y vea qué tan bien se adaptan a cada escenario futuro.
Haga planes detallados para sus 3 a 5 mejores respuestas a corto y largo plazo para cada escenario. Incluya también opciones de respaldo en caso de que un escenario no salga exactamente como se esperaba.
Decida exactamente qué señales le indicarán que es hora de poner cada respuesta en acción. Estima si las respuestas valdrán la pena económicamente para cada escenario futuro y comprueba que tienes lo necesario para llevar a cabo las respuestas con éxito.
💡Ejemplos de estrategias de respuesta:
Escenario: La crisis económica reduce la demanda
- Reducir los costos variables mediante despidos temporales y congelación de gastos discrecionales
- Cambie las promociones a paquetes de valor agregado para preservar los márgenes
- Negociar condiciones de pago con proveedores para flexibilidad de inventario.
- Capacite a la fuerza laboral para lograr recursos flexibles en todas las unidades de negocios
Escenario: La tecnología disruptiva gana cuota de mercado rápidamente
- Adquirir startups emergentes con capacidades complementarias
- Lanzar un programa de incubadora interna para desarrollar soluciones disruptivas propias
- Reasignar gastos de capital hacia plataformas y productización digitales.
- Buscar nuevos modelos de asociación para ampliar los servicios basados en tecnología
Escenario: el competidor ingresa al mercado con una estructura de costos más baja
- Reestructurar la cadena de suministro para abastecerse de regiones con los costos más bajos.
- Implementar un programa de mejora continua de procesos.
- Dirigirse a nichos de mercado con una propuesta de valor convincente
- Ofertas de servicios combinados para clientes exigentes menos sensibles al precio
#5. implementar el plan
Para ejecutar eficazmente las estrategias de respuesta desarrolladas, comience por definir responsabilidades y cronogramas para ejecutar cada acción.
Asegure el presupuesto y los recursos y elimine cualquier barrera para la implementación.
Desarrollar guías para opciones de contingencia que requieran una acción más rápida.
Establezca un seguimiento del desempeño para monitorear el progreso de la respuesta y los KPI.
Desarrollar capacidades a través de reclutamiento, capacitación y cambios en el diseño organizacional.
Comunicar los resultados del escenario y las respuestas estratégicas asociadas entre funciones.
Garantizar un seguimiento suficiente y continuo de los escenarios y una reevaluación de las estrategias de respuesta, al tiempo que se documentan los aprendizajes y conocimientos adquiridos a través de las experiencias de implementación de la respuesta.
💡Ejemplos de planificación de escenarios:
- Una empresa de tecnología lanzó una incubadora interna (presupuesto asignado, líderes asignados) para desarrollar soluciones alineadas con un posible escenario de disrupción. Se pusieron a prueba tres nuevas empresas en 6 meses.
- Un minorista capacitó a los gerentes de tienda en un proceso de planificación de fuerza laboral de contingencia para recortar o agregar personal rápidamente si la demanda cambiaba como en un escenario de recesión. Esto se probó modelando varias simulaciones de caída de la demanda.
- Un fabricante industrial integró revisiones de gastos de capital en su ciclo de informes mensuales. Los presupuestos para los proyectos en tramitación se asignaron según los cronogramas del escenario y los puntos de activación.
Puntos clave
Si bien el futuro es intrínsecamente incierto, la planificación de escenarios ayuda a las organizaciones a navegar estratégicamente por varios resultados posibles.
Al desarrollar historias diversas pero internamente consistentes sobre cómo podrían desarrollarse los factores externos, e identificar respuestas para prosperar en cada uno de ellos, las empresas pueden moldear proactivamente su destino en lugar de ser víctimas de giros desconocidos.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los 5 pasos del proceso de planificación de escenarios?
Los 5 pasos del proceso de planificación de escenarios son 1. Piense en escenarios futuros – 2. Analizar escenarios – 3. Seleccionar indicadores líderes – 4. Desarrollar estrategias de respuesta – 5. Implementar el plan.
¿Cuál es el ejemplo de planificación de escenarios?
Un ejemplo de planificación de escenarios: en el sector público, agencias como CDC, FEMA y OMS utilizan escenarios para planificar respuestas a pandemias, desastres naturales, amenazas a la seguridad y otras crisis.
¿Cuáles son los 3 tipos de escenarios?
Los tres tipos principales de escenarios son escenarios exploratorios, normativos y predictivos.
