Cómo organizar la reunión municipal más atractiva en 2024 | Mejores consejos + guía

¿Sabías que una gran parte de la razón por la que Bill Clinton ganó su campaña presidencial de 1992 fue el éxito de su reuniones en el ayuntamiento?

Practicaba incesantemente la realización de estas reuniones, utilizando a su personal como espectadores simulados y dobles de sus oponentes. Con el tiempo, se sintió tan cómodo con el formato que se hizo bastante conocido por él, y su éxito al responder preguntas lo llevó con éxito hasta la Oficina Oval.

Ahora bien, no estamos diciendo que ganará ninguna elección presidencial con una reunión en el ayuntamiento, pero se ganará el corazón de sus empleados. Este tipo de reunión ayuda a mantener actualizada a toda la empresa al abordar preguntas específicas de su equipo en un Preguntas y respuestas en vivo.

Aquí está la guía definitiva para organizar una reunión municipal en 2024.

• ¿Qué es una reunión municipal?
• Una breve historia de las reuniones del ayuntamiento
• 5 Beneficios de un Ayuntamiento
• 3 grandes ejemplos de reuniones en el ayuntamiento
• 11 Consejos para tu Ayuntamiento

¿Qué es una reunión municipal?

Entonces, ¿qué sucede en los cabildos de empresas? Una reunión del ayuntamiento es simplemente una reunión planificada de toda la empresa en la que el enfoque está en gerencia respondiendo preguntas de los empleados.

Por eso, un ayuntamiento se centra en gran medida alrededor de la Sesión de preguntas y respuestas, convirtiéndolo en una versión más abierta y menos formulista de un reunión de manos libres.

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Una breve historia de las reuniones del ayuntamiento

La primera reunión del ayuntamiento se celebró en 1633 en Dorchester, Massachusetts, estrictamente para resolver las preocupaciones de la gente del pueblo. Dado su éxito, la práctica se extendió rápidamente por Nueva Inglaterra y se convirtió en la base de la democracia estadounidense.

Desde entonces, las reuniones municipales tradicionales se han vuelto populares en muchas democracias como una forma para que los políticos se reúnan con los electores y discutan leyes o regulaciones. Y desde entonces, a pesar del nombre, se han alejado de cualquier ayuntamiento para pasar a salas de reuniones, colegios, plataformas digitales y más allá.

Las reuniones públicas también han desempeñado un papel clave en las campañas presidenciales. Jimmy Carter era famoso por realizar giras para "conocer a la gente" en pueblos pequeños con un gobierno local fuerte. Bill Clinton celebró reuniones públicas televisadas para responder preguntas y Obama también celebró algunas reuniones públicas en línea desde 2011.

5 Beneficios de las reuniones públicas

1. Tan abierto como se pone: Dado que el alma de una reunión empresarial es la sesión de preguntas y respuestas, los participantes pueden plantear las preguntas que deseen y obtener comentarios instantáneos de los líderes. Demuestra que los líderes no son sólo tomadores de decisiones anónimos, sino también humanos y compasivos.
2. Todo es de primera mano: Detenga los rumores en la oficina brindando información de primera mano de la gerencia. Ser lo más transparente posible es la mejor manera de garantizar que nadie escuche información falsa de otros lugares.
3. compromiso de los empleados: Un estudio del 2018 encontró que el 70% de los empleados estadounidenses no estaban completamente comprometidos en el trabajo, incluido el 19% que estaban activamente desconectados. Las razones principales citadas son la desconfianza de la alta dirección, las malas relaciones con el gerente directo y la falta de orgullo por trabajar para la empresa. Las reuniones públicas permiten que el personal no comprometido se sienta activo y relevante en el funcionamiento de la empresa, lo que hace maravillas con su motivación.
4. Fortaleciendo las relaciones: Una reunión en el ayuntamiento es una oportunidad para que todos se reúnan y se pongan al día, no solo en lo que respecta al trabajo, sino también a la vida personal. Los diferentes departamentos también se familiarizan más con el trabajo y las funciones de los demás y pueden llegar a colaborar.
5. Reforzando valores: Subraye los valores y la cultura de su organización. Establezca objetivos comunes y restablezca lo que esos objetivos realmente están tratando de lograr.

3 grandes ejemplos de reuniones en el ayuntamiento

Además de las reuniones políticas, los cabildos se han extendido a todas las organizaciones de diferentes sectores.

1. At Distrito Escolar Central de Víctor en Nueva York, las reuniones del ayuntamiento se llevan a cabo actualmente en línea para discutir la implementación de la planificación estratégica y el próximo presupuesto. Se discuten los tres pilares de la cultura, el aprendizaje y la instrucción, y el apoyo y las oportunidades para los estudiantes.
2. At Deposito de casa, un grupo de asociados se reúne con un miembro de la gerencia y analiza las cosas que van bien dentro de la tienda y las cosas que necesitan mejorar. Es una oportunidad de ser honesto acerca de los problemas que están sucediendo en la tienda que la gerencia puede no notar.
3. At Compañía de desarrollo de técnicas de Vietnam, una empresa vietnamita en la que he trabajado personalmente, se celebran reuniones públicas trimestral y anualmente para discutir los ingresos y los objetivos de ventas, así como para celebrar los días festivos. Descubrí que los empleados son más conectado a tierra y centrado después de cada reunión.

11 consejos para su reunión de ayuntamiento

En primer lugar, ¡necesita hacer algunas preguntas en el ayuntamiento! Conseguir una reunión en el ayuntamiento no es una tarea fácil. Es difícil encontrar el equilibrio adecuado entre brindar información y responder preguntas, y al mismo tiempo intentar mantener a su equipo lo más comprometido posible.

Estos 11 consejos te ayudarán a celebrar la mejor reunión pública posible, ya sea en vivo o en línea...

Consejos generales para la reunión del ayuntamiento

Consejo #1 - Desarrolla una agenda

Tener la agenda correcta es muy importante para la claridad.

1. Comience siempre con una breve bienvenida y rompehielos. Tenemos algunas ideas para eso. aquí.
2. Tenga una sección en la que mencione actualizaciones de la compañía al equipo y reafirmar metas específicas.
3. Deja tiempo para las preguntas y respuestas. Un montón de tiempo. Unos 40 minutos en una reunión de una hora es bueno.

Envíe la agenda al menos un día antes de la reunión para que todos puedan prepararse mentalmente y anotar las preguntas que quieran hacer.

Consejo #2: Hazlo interactivo

Una presentación aburrida y estática puede hacer que las personas abandonen la reunión rápidamente, dejándolo con un mar de caras en blanco cuando se trata de la sección de preguntas y respuestas. Para evitar esto a toda costa, puede incrustar en su presentación encuestas de opción múltiple, nubes de palabras e incluso cuestionarios con un cuenta gratis en AhaSlides!

Consejo #3 - Utilice la tecnología

Si está inundado de preguntas, lo cual probablemente sucederá, se beneficiará de una herramienta en línea para mantener todo organizado. Muchas herramientas de preguntas y respuestas en vivo le permiten categorizar preguntas, marcarlas como respondidas y fijarlas para más adelante, mientras le permiten a su equipo votar las preguntas de los demás y hacerlas de forma anónima sin temor a ser juzgadas.

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Consejo n.º 4: promueva la inclusión

Asegúrese de que la información de la reunión del ayuntamiento sea relevante para todos los participantes hasta cierto punto. No están allí para escuchar información que pueda discutir en privado con departamentos individuales.

Consejo #5 - Escribe un seguimiento

Después de la reunión, envíe un correo electrónico con un resumen de todas las preguntas que respondió, así como cualquier otra pregunta que no haya tenido tiempo de abordar en vivo.

Consejos para reuniones públicas en vivo

• Considere la disposición de sus asientos - En forma de U, de sala de juntas o en círculo: ¿cuál es la mejor disposición para su reunión en el ayuntamiento? Puedes consultar los pros y los contras de cada uno en este artículo.
• Trae bocadillos: Para aumentar la participación activa en la reunión, también puede llevar a la reunión refrigerios que no ensucien y bebidas apropiadas para su edad. Esta cortesía es útil, especialmente durante reuniones largas, cuando las personas pueden deshidratarse, tener hambre y necesitar un impulso de energía para sentirse plenamente comprometidas.
• Pruebe la tecnología: Si está utilizando tecnología de cualquier tipo, pruébela primero. Preferiblemente, también tenga una copia de seguridad de cada software que esté utilizando.

Reunión Virtual del Ayuntamiento Propina

• Asegurar una buena conexión - No querrás que tu discurso se vea interrumpido por una mala conexión de red. Frustra a tus partes interesadas y pierdes puntos en lo que respecta a profesionalismo.
• Elija una plataforma de llamadas confiable - Esta es una obviedad. ¿Google Hangout? ¿Zoom? Microsoft Teams? Tú eliges. Solo asegúrate de que sea algo a lo que la mayoría de las personas puedan acceder y descargar sin pagar una tarifa premium.
• Grabe la reunión: es posible que algunos participantes no puedan asistir a la hora programada, por lo que ser virtual es una ventaja. Asegúrese de grabar su pantalla durante la reunión para que la gente pueda verla más tarde.

💡 Obtén más consejos sobre cómo organizar las mejores preguntas y respuestas en línea para tu audiencia!

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