¿Qué es la gestión de proyectos? | Todo lo que hay que saber en 2025

¿Ahogándose en plazos? ¿Se siente abrumado? Maestro Gestión de proyectos y transforma tu forma de trabajar.

Durante siglos, el sistema de tránsito rápido del Área de la Bahía (BART) de San Francisco, con 400,000 pasajeros por día, ha sido uno de los proyectos más exitosos y Bechtel es el líder mundial en gestión de proyectos masivos de construcción e ingeniería. Este ejemplo es una excelente evidencia de lo importante que es la gestión eficaz de proyectos. La esencia del éxito de cualquier proyecto reside en unos buenos gestores de proyectos.

Entonces, en este artículo, exploraremos qué es la gestión de proyectos, su importancia y las mejores técnicas para programar, planificar, controlar y evaluar un proyecto. 

Índice del contenido

• ¿Qué es la gestión de proyectos y ejemplos?
• ¿Por qué es importante la gestión de proyectos?
  • Ahorre tiempo y dinero
  • Mejorar la colaboración y la comunicación
  • Mitigar riesgos y problemas
• ¿Cuáles son las tres etapas clave de la gestión de proyectos?
  • Planificación de proyectos
  • Programación de proyectos
  • Control de Proyectos
• ¿Qué son las técnicas de gestión de proyectos: PERT y CPM?
• Uso de software de gestión de proyectos para gestionar proyectos
• Preguntas frecuentes
• Resumen Final

¿Qué es la gestión de proyectos y ejemplos?

Los proyectos son una parte común de nuestra vida cotidiana. Podemos estar planeando una boda o una fiesta sorpresa de cumpleaños, redecorando una casa o preparando un proyecto de clase para un semestre. Se pueden mencionar proyectos más grandes, como la construcción de un puente, la reubicación de residentes, la producción de nuevas líneas de aviones y más. Todos ellos necesitan gestión de proyectos. 

La gestión de proyectos describe el enfoque sistemático, las metodologías y las prácticas utilizadas para programar, planificar, controlar y evaluar proyectos desde el principio hasta su finalización. Abarca una amplia gama de actividades y procesos destinados a lograr objetivos específicos dentro de limitaciones definidas como tiempo, costo, alcance, calidad y recursos.

¿Por qué es importante la gestión de proyectos?

Es difícil negar la importancia de la gestión de proyectos que ayuda a que cada proyecto del negocio se ejecute de manera más eficiente y efectiva. Repasemos los tres beneficios principales de una gestión de proyectos eficaz.

Ahorre tiempo y dinero

Una buena organización de proyectos implica una cuidadosa planificación y asignación de recursos. Los gerentes de proyecto evalúan los requisitos del proyecto, identifican los recursos necesarios y los asignan de manera efectiva. Al estimar con precisión las necesidades de recursos y evitar la sobreasignación o la infrautilización, los gerentes de proyectos optimizan el uso de los recursos, reducen los costos innecesarios y ahorran tiempo.

Mejorar la colaboración y la comunicación

Los gerentes de proyecto definen y comunican funciones y responsabilidades claras a los miembros del equipo. Cada individuo comprende sus tareas específicas, entregables y áreas de responsabilidad. Esta claridad minimiza la confusión y las superposiciones, lo que permite que los miembros del equipo trabajen juntos sin problemas y de manera eficiente.

Mitigar riesgos y problemas

Los proyectos implican inherentemente riesgos e incertidumbres que, si no se gestionan, pueden conducir a desafíos importantes o incluso al fracaso. Una buena gestión de proyectos hace hincapié en las estrategias de identificación, evaluación y mitigación de riesgos. Al anticipar y abordar los posibles problemas desde el principio, los gerentes de proyectos pueden minimizar su impacto y garantizar que los proyectos se mantengan encaminados o incluso que se completen antes de la fecha de vencimiento deseada.

¿Cuáles son las tres etapas clave de la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos consta de tres fases: planificación del proyecto, programación del proyecto y control del proyecto. Aquí están los detalles de cada fase.

Planificación de proyectos

La gestión y organización del proyecto comienza con la fase de planificación, donde se definen las metas, objetivos y alcance del proyecto. Durante esta fase, los gerentes de proyecto trabajan en estrecha colaboración con las partes interesadas para comprender sus requisitos y expectativas.

Es fundamental tener en cuenta que se utilizan varios métodos en la planificación de proyectos y una de las formas más efectivas de planificación es la estructura desglosada del trabajo (WBS). Se define como un proceso de dividir un proyecto en sus principales subcomponentes (o tareas), que luego se subdividen en componentes más detallados y, finalmente, en un conjunto de actividades y sus costos relacionados.

Programación de proyectos

La programación del proyecto se refiere al proceso de secuenciar y asignar tiempo a todas las actividades del proyecto. En esta etapa, los gerentes deciden cuánto tiempo tomará cada actividad y calculan los recursos necesarios en cada etapa de producción.

Los propósitos de la programación del proyecto se pueden resumir de la siguiente manera:

• Mostrar la relación de cada actividad con otras y con el proyecto completo
• Determinar el orden lógico y la correlación entre actividades
• Facilitar el establecimiento de estimaciones realistas de tiempo y costo para cada actividad.
• Garantizar que las personas, el dinero y los recursos materiales se utilicen de manera óptima mediante la identificación de cuellos de botella críticos.

Un enfoque popular de programación de proyectos es el diagrama de Gantt. Los diagramas de Gantt son métodos de bajo costo que tienen como objetivo ayudar a los gerentes a asegurarse de que:

• Se planean actividades
• Se documenta el orden de ejecución
• Las estimaciones de tiempo de actividad se registran
• Se desarrolla el tiempo total del proyecto. 

Control de Proyectos

El control de un proyecto describe un manejo cercano de los recursos, costos, calidad y presupuestos. Controlar proyectos puede resultar difícil. No todos los proyectos están bien definidos al principio; algunos pueden estar mal definidos. Por lo general, los proyectos sólo quedan bien definidos después de una planificación inicial exhaustiva y detallada y una definición cuidadosa de los insumos, recursos, procesos y resultados necesarios.

En control, existe un término llamado Metodología en cascada que implica un enfoque secuencial en el que el proyecto se centra paso a paso y cada fase se completa antes de pasar a la siguiente. El director del proyecto y el equipo se centran en planificar y ejecutar una fase a la vez, siguiendo una secuencia predeterminada. Cuando se conocen las limitaciones, los cambios son lo suficientemente pequeños como para gestionarlos sin revisar sustancialmente los planes.

A diferencia de la metodología Waterfall, la metodología Agile enfatiza la planificación y ejecución paralela o simultánea de los componentes del proyecto. Se asocia comúnmente con metodologías Agile como Scrum y Kanban. En lugar de completar cada fase antes de comenzar con la siguiente, los equipos trabajan en múltiples aspectos del proyecto simultáneamente, enfocándose en iteraciones más pequeñas o incrementos con límite de tiempo. Existen numerosos puntos de control y circuitos de retroalimentación para realizar un seguimiento del progreso, que pueden ayudarlo a realizar una evaluación del proyecto más adelante.

¿Qué son las técnicas de gestión de proyectos: PERT y CPM?

Tanto la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT) como el Método de la Ruta Crítica (CPM) son técnicas de gestión de proyectos bien conocidas que se utilizan para planificar y programar actividades, que comparten puntos en común en términos del proceso general de 6 pasos como se detalla a continuación:

• Definir las actividades del proyecto requeridas para completar el proyecto y preparar la estructura de desglose del trabajo.
• Identificar qué actividades dependen de otras y establecer relaciones lógicas, como "final a inicio" o "principio a inicio".
• Dibuje la red que conecta todas las actividades utilizando nodos para representar actividades y flechas para mostrar el flujo y las dependencias entre ellas.
• Estimar la duración y el costo de cada actividad. 
• Determinar la ruta crítica (la secuencia más larga de actividades dependientes que determina la duración mínima del proyecto)
• A lo largo del proyecto, el progreso se supervisa contra el cronograma y se realizan los ajustes necesarios para garantizar la finalización oportuna.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de PERT y CPM?

Se ha criticado la importancia de PERT y CPM para la gestión de proyectos. A continuación, se detallan los beneficios y las limitaciones de ambas técnicas:

Uso de software de gestión de proyectos para gestionar proyectos

¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos? Existen varias opciones para que las empresas gestionen proyectos. Según la escala de un proyecto, los gerentes pueden decidir utilizar los enfoques mencionados anteriormente para gestionar proyectos pequeños o incorporar un software de gestión de proyectos especializado para proyectos grandes y complejos.

Vale la pena presentar Microsoft Project, uno de los programas especializados más populares, que resulta extremadamente útil para trazar redes de proyectos, identificar el cronograma de proyectos, administrar los costos y otros recursos del proyecto y realizar la evaluación del proyecto. También puede considerar sus alternativas, como Asana, Trello, Jira y Basecamp. Todos ellos son programas de gestión de proyectos pagos con una prueba gratuita de muchas funciones avanzadas que pueden ayudarlo a administrar sus proyectos y equipos de manera más efectiva. 

Preguntas frecuentes

Resumen Final

Como podemos ver, vale la pena que todas las empresas inviertan en mejorar sus habilidades de gestión de proyectos. Una gestión de proyectos eficaz no puede carecer de gerentes de proyectos ingeniosos y un equipo de alto rendimiento. Existen muchos cursos y capacitaciones certificados que pueden ayudar a los estudiantes a obtener conocimientos más profundos y útiles sobre la gestión de proyectos. Si tiene confianza y está lo suficientemente preparado, ¿por qué no acepta el desafío de PMI, la certificación de gestión de proyectos más apreciada del mundo, que adopta conceptos tradicionales, ágiles e híbridos? 

Sin embargo, si quieres ahorrar dinero, también es una gran idea realizar un curso gratuito de gestión de proyectos de Coursera. Para los responsables de RR. HH., utilizar una formación personalizada también puede generar mejores resultados. Puedes diseñar lecciones atractivas con el AhaSlides presentación interactiva herramienta, donde puede encontrar muchas plantillas personalizables gratuitas de cuestionarios y juegos interactivos junto con efectos de presentación únicos.

Trabajo citado: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Gestión de operaciones: Sostenibilidad y Gestión de la cadena de suministro 12 ed. (12ª Ed.).

Ref: Trabajo en equipo. | Biblioteca M.