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Estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos | Una guía para principiantes en 2024

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jane ng 31 mayo, 2024 8 min leer

Gestionar un proyecto es como dirigir una orquesta. Cada parte debe trabajar en conjunto para lograr una obra maestra. Pero hacer que todo salga bien es un verdadero desafío, con problemas como que las piezas no coinciden, que se produzcan errores y la posibilidad de que todo se estropee.

Ahí es donde el estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos (WBS) entra. Piense en ello como la vara del director que ayuda a que cada parte del proyecto funcione bien en conjunto.

En esta publicación de blog, profundizaremos en el concepto de estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos, exploraremos sus características clave, brindaremos ejemplos, describiremos los pasos para crear una y analizaremos las herramientas que pueden ayudar en su desarrollo.

Tabla de contenido

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¿Qué es la estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos?

Una estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos (WBS) es una herramienta para dividir un proyecto en partes más pequeñas y manejables. Esto permite a los gerentes de proyectos identificar tareas individuales, entregables y paquetes de trabajo necesarios para completar el proyecto. Proporciona una visión clara y estructurada de lo que se debe lograr.

La WBS es una herramienta fundamental en gestión de proyectos porque proporciona un marco claro de lo que hay que hacer:

  • Planificar y definir el alcance del proyecto de manera efectiva.
  • Desarrollar estimaciones precisas de tiempo, costos y recursos.
  • Asignar tareas y responsabilidades.
  • Realice un seguimiento del progreso e identifique riesgos o problemas potenciales desde el principio.
  • Mejorar la comunicación y colaboración dentro del equipo del proyecto.

Características clave de la estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos

La WBS comienza con el proyecto como nivel superior y posteriormente se divide en subniveles que detallan partes más pequeñas del proyecto. Estos niveles pueden incluir etapas, entregables, tareas y subtareas, todos necesarios para completar el proyecto. El desglose continúa hasta que el proyecto se divide en paquetes de trabajo que son lo suficientemente pequeños como para asignarlos y gestionarlos de manera efectiva.

¿Qué es una estructura de desglose del trabajo? | Movimiento | Movimiento
Una EDT de un proyecto comercial. Imagen: Movimiento

Las características clave de una WBS incluyen:

  • Jerarquía: Una vista visual estructurada en árbol de todos los elementos del proyecto, desde el nivel más alto hasta los paquetes de trabajo más bajos.
  • Exclusividad mutua: Cada elemento de la WBS es distinto y no se superpone, lo que garantiza asignaciones de responsabilidad claras y evita la duplicación de esfuerzos.
  • Resultado definido: Cada nivel de la WBS tiene un resultado o entregable definido, lo que facilita la medición del progreso y el desempeño.
  • Paquetes de trabajo: Las unidades más pequeñas de la WBS, los paquetes de trabajo, están lo suficientemente detalladas como para que los miembros del equipo del proyecto puedan comprender lo que se debe hacer, estimar los costos y el tiempo con precisión y asignar responsabilidades.

Las diferencias entre la WBS y un cronograma de desglose del trabajo

Si bien ambas son herramientas esenciales en la gestión de proyectos, tienen propósitos diferentes. 

Comprender la distinción entre los dos es crucial para una planificación y ejecución efectiva del proyecto.

FeatureEstructura de desglose del trabajo (EDT)Horario de desglose del trabajo (WBSchedule)
Focus¿ está entregadoCuándo esta entregado
Nivel de detalleMenos detallado (componentes principales)Más detallado (duraciones, dependencias)
PropósitoDefine el alcance del proyecto y los entregables.Crea una línea de tiempo del proyecto
EntregableDocumento jerárquico (p. ej., árbol)Diagrama de Gantt o herramienta similar
AnalogíaLista de compras (artículos)Plan de alimentación (qué, cuándo, cómo cocinar)
EjemploFases del proyecto, entregables.Duraciones de tareas, dependencias
WBS versus WBSchedule: diferencias clave

En resumen, la Estructura de Desglose del Trabajo desglosa los "qué" del proyecto, que define todo el trabajo involucrado, mientras que un cronograma de desglose del trabajo (o cronograma del proyecto) aborda los "Cuándo" programando estas tareas a lo largo del tiempo. 

Ejemplos de estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos

Hay varios formatos que puede adoptar una estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos. Aquí hay algunos tipos comunes a considerar:

1/ Hoja de cálculo de la EDT: 

Plantilla de estructura de desglose del trabajo
Imagen: Vertex42

Este formato es excelente para organizar visualmente diferentes tareas o actividades durante la fase de planificación de un proyecto.

  • Pros: Fácil de organizar tareas, agregar detalles y modificar.
  • Contras: Puede volverse grande y difícil de manejar para proyectos complejos.

2/ Diagrama de flujo de la EDT: 

Plantilla de estructura de desglose del trabajo | Cacoo | Nulab
Imagen: Nulab

Presentar una estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos como un diagrama de flujo simplifica la visualización de todos los componentes del proyecto, ya sea categorizados por equipo, categoría o etapa.

  • Pros: Muestra claramente las relaciones y dependencias entre tareas.
  • Contras: Puede que no sea adecuado para proyectos simples y puede resultar visualmente abarrotado.

3/ Lista EDT: 

Cómo crear una estructura de desglose del trabajo | Blog Lucidchart
Imagen: LucidChart

Enumerar tareas o plazos en su WBS puede ser una forma sencilla de realizar un seguimiento del progreso de un vistazo.

  • Pros: Simple y conciso, ideal para descripciones generales de alto nivel.
  • Contras: Carece de detalles y relaciones entre tareas.

4/ Diagrama de Gantt de la WBS:

Estructura de desglose del trabajo (WBS) y diagrama de Gantt para J... - Comunidad Atlassian
Imagen: DevSamurai

Un formato de diagrama de Gantt para su WBS ofrece un cronograma visual claro de su proyecto, lo que facilita la comprensión del cronograma completo del proyecto.

  • Para Agencias y Operadores: Excelente para visualizar cronogramas y programación de proyectos.
  • Contras: Requiere un esfuerzo adicional para crear y mantener.

Cómo crear una estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos

Aquí hay una guía sobre cómo crear una estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos:

6 pasos para crear una EDT en la gestión de proyectos:

  1. Definir el alcance y los objetivos del proyecto: Describa claramente los objetivos del proyecto y lo que se debe entregar.
  2. Identificar las fases clave del proyecto: Divida el proyecto en etapas lógicas y manejables (por ejemplo, planificación, diseño, desarrollo, pruebas, implementación).
  3. Enumere los principales entregables: Dentro de cada fase, identifique los resultados o productos clave (por ejemplo, documentos, prototipos, producto final).
  4. Descomponer los entregables en tareas: Divida aún más cada entregable en tareas más pequeñas y procesables. Apunte a tareas manejables en un plazo de 8 a 80 horas.
  5. Refinar y refinar: Revise que la WBS esté completa, asegurándose de que todas las tareas necesarias estén incluidas y que no haya duplicaciones. Verifique una jerarquía clara y resultados definidos para cada nivel.
  6. Asignar paquetes de trabajo: Defina una propiedad clara para cada tarea, asignándolas a individuos o equipos.

Mejores consejos:

  • Céntrese en los resultados, no en las acciones: Las tareas deben describir lo que se debe lograr, no pasos específicos. (por ejemplo, “Escribir manual de usuario” en lugar de “Escribir instrucciones”).
  • Mantenlo manejable: Apunte a entre 3 y 5 niveles de jerarquía, equilibrando los detalles con la claridad.
  • Usa imágenes: Los diagramas o cuadros pueden ayudar a la comprensión y la comunicación.
  • Obtenga retroalimentación: Involucrar a los miembros del equipo en la revisión y perfeccionamiento de la WBS, asegurándose de que todos comprendan sus funciones.

Herramientas para la estructura de desglose del trabajo en la gestión de proyectos

A continuación se muestran algunas herramientas populares que se utilizan para crear una EDT:

1. Proyecto de Microsoft

Microsoft Project – Un software de gestión de proyectos líder que permite a los usuarios crear diagramas WBS detallados, realizar un seguimiento del progreso y gestionar los recursos de forma eficaz.

Phần mềm quản lý dự án | Proyecto Microsoft
Imagen: Microsoft

2 Wrike

Wrike es una herramienta de gestión de proyectos basada en la nube que ofrece sólidas funcionalidades de creación de WBS, junto con funciones de colaboración y seguimiento de proyectos en tiempo real.

Wrike - Gestión de proyectos

3. Lucidchart

Lucidchart es un espacio de trabajo visual que proporciona diagramas y visualización de datos para crear diagramas WBS, diagramas de flujo y otros diagramas organizativos.

Software de gestión de proyectos - Plantillas gratuitas | Lucidchart
Imagen: LucidChart

4. Trello

Trello – Una herramienta flexible de gestión de proyectos basada en tarjetas donde cada tarjeta puede representar una tarea o un componente de la WBS. Es genial para la gestión de tareas visuales.

Trello para la gestión de proyectos: Guía completa 2024
Imagen: Planyway

5. Mente Genio

MenteGenio – Una herramienta de gestión de proyectos centrada en mapas mentales, planificación de proyectos y gestión de tareas, que permite la creación de gráficos WBS detallados.

Gestión de proyectos con MindGenius – MindGenius
Imagen: MenteGenius

6. Hoja inteligente

Hoja inteligente – Una herramienta de gestión de proyectos en línea que combina la facilidad de uso de una hoja de cálculo con la funcionalidad de una suite de gestión de proyectos, ideal para crear plantillas WBS.

Plantillas gratuitas de estructura de desglose del trabajoSmartsheet
Imagen: Hoja inteligente

Resumen Final

La estructura de desglose del trabajo es una herramienta importante en la gestión de proyectos. Ayuda a organizar un proyecto en tareas más pequeñas que son más fáciles de gestionar. La WBS también puede aclarar los objetivos y entregables del proyecto y hacer que la planificación, la asignación de recursos y el seguimiento del progreso sean más efectivos.

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Ref: Forbes | Adobe | Gerente de proyecto