Mõtle viimasele esitlusele, mis sinu tähelepanu algusest lõpuni tõeliselt köitis. Tõenäoliselt oli see lühem kui enamik, selles oli vähem slaide kui sa ootasid ja ekraanil olev tekst oli piisavalt suur, et seda ilma silmi kissita lugeda. See kombinatsioon ei ole juhuslik. See on tahtliku piiramise tulemus.
10-20-30 reegli töötas investoritele mõeldud esitluste jaoks välja Guy Kawasaki, kus publiku kaotamise oht on kohene ja nähtav. See loogika osutus nii ülekantavaks, et sellest sai professionaalses esitluses üks enimkasutatavaid raamistikke. Kümme slaidi. Kakskümmend minutit. Minimaalne kirjasuurus kolmkümmend punkti. Kolm numbrit, mis lahendavad enamiku probleeme, mis muudavad esitlused unustatavaks.
See juhend selgitab, miks iga piirang toimib, kuidas need omavahel suhtlevad ja kuidas raamistikku rakendada mis tahes esitlusele, mida koostate, olenemata sellest, kas teete investoritele ettepanekuid, koolitate töötajaid või esitate midagi skeptiliste otsustajate ees.
Probleem, mille lahendamiseks see reegel loodi
Enamik inimesi on läbi istunud esitluse, mis on tundunud karistusena. Kuuekümnendate slaidid. Tihedad lõigud kaheksapunktilise kirjasuurusega. Esineja loeb sõna-sõnalt ekraanilt, samal ajal kui publik loeb kiiremini, lõpetab enne neid ja veedab ülejäänud aja järgmist slaidi oodates. Miski ei jõua kohale. Miski ei jää meelde. Kõik lahkuvad vähema sisuga, kui nad oleksid hästi kirjutatud e-kirjast omandanud.
See pole haruldane tõrkeviis. See on vaikeväärtus. Enamik esitlustarkvarasid teeb slaidide ja teksti lisamise lihtsaks, mis tähendab, et enamikus esitlustes on mõlemat liiga palju. Meedium kaldub terviklikkuse poole, sest terviklikkus tundub turvaline. Lõikamine tundub nagu millegi kaotamine. See ei ole. See on redigeerimine ja redigeerimine on see, mis paneb esitluse toimima.
10-20-30 reegel on selle kõrvalekalde parandus. See ei ole väljastpoolt pealesurutud loominguline piirang, vaid piirangute kogum, mis surub iga otsuse samas suunas: esitluse poole, kus esineja kannab argumenti ja slaidid toetavad seda, mitte vastupidi.
Mis on reegel 10-20-30?
Reegel koosneb kolmest osast, millest igaüks käsitleb erinevat viisi, kuidas esitlused tavaliselt valesti lähevad.
Maksimaalselt kümme slaidi. Mitte kümme slaidi eesmärgina, vaid kümme slaidi ülemmäärana. See piirang sunnib teatud toimetusdistsipliini, mida enamik esitlusi kunagi ei arenda: tuleb otsustada, mis on oluline, selle asemel, et lisada kõik, mis võib olla asjakohane. Kui kõike ei mahuta, ollakse sunnitud seadma prioriteete. Pärast seda protsessi jääb alles peaaegu alati tugevam kui see, millega alustati.
Maksimaalselt kakskümmend minutit. See on umbes aken, mille jooksul publik suudab säilitada pideva keskendumise ilma pausita. Pärast kahekümne minutit tähelepanu ei vähene järk-järgult, vaid järsemalt. Kahekümneminutiline esitlus sobitub ka paremini ajakavasse ja näitab üles austust publiku aja vastu viisil, mida kuuekümneminutiline sessioon lihtsalt ei suuda.
Minimaalne kirjasuurus 30-punktine. Väike tekst on sümptom, mitte kujundusvalik. Esinejad kasutavad seda slaididele rohkem sisu mahutamiseks, mis tähendab, et rohkem sisu loetakse ette, mis tähendab, et publik vaatab kellegi lugemist, mitte ei kuula kellegi rääkimist. Minimaalne kirjasuurus 30-punktine hoiab ära slaidi muutumise esitluseks. Sellise suurusega lõike ei saa mahutada. Oled sunnitud panema detailid sinna, kuhu need kuuluvad: oma häälde.
Need kolm piirangut tugevdavad teineteist. Vähem slaide tähendab vähem sisu. Vähem sisu tähendab lühemaid esitlusi. Suurem font tähendab vähem teksti slaidi kohta. Koos liiguvad nad samas suunas: esitluse poole, kus esineja on peamine sündmus ja slaidid on toetav materjal.
Miks 10 slaidi
Enamikul esitlustel on liiga palju slaide, sest esineja pole teinud raskeid otsuseid selle kohta, mis tegelikult oluline on. Slaidi lisamine tundub väärtuse lisamisena. See on harva nii. Tavaliselt lükkab see edasi valiku kahe idee vahel, mis oleksid pidanud olema üks.
Kümme slaidi sunnivad seda valikut tegema. Kui oled piirini jõudnud ja sisu on ikka veel alles, pead otsustama: kas see idee on piisavalt oluline, et asendada midagi juba olemasolevat, või kuulub see pigem jaotusmaterjalile, järelmeilile või suulisele selgitusele? See otsus ongi töö. Piirang on see, mis sind seda tegema paneb.
Tulemuseks on esitlus, mis on üles ehitatud teie tugevaima materjali, mitte kogu materjali ümber. Iga slaid teenib oma koha. Miski ei ole seal sellepärast, et teil oleksid otsa saanud põhjused selle kärpimiseks.
Enamiku esitlustüüpide puhul toimiv struktuur järgib järgmist loogikat: alustage probleemiga, selgitage, miks see on oluline, tutvustage oma lahendust, selgitage selle toimimist, esitage tõendid, näidake, kellele see on mõeldud, käsitlege konkurentsi- või alternatiivmaastikku, tehke kindlaks teostusvõime, pange kirja vajalikud ressursid ja lõpetage konkreetse küsimusega. Kümme slaidi. Üks idee igal slaidil. Täielik argumentatsioon probleemist tegevuseni.
Proportsioonid muutuvad olenevalt kontekstist. Koolitusettekanne asendab konkurentsimaastiku rakendusplaaniga. Müügiesitlus asendab meeskonna slaidi kliendi tõendusmaterjaliga. Põhiloogika jääb samaks: probleem, lahendus, tõestus, küsimus.
Miks just 20 minutit
Enamik inimesi kaotab püsiva keskendumisvõime umbes kahekümne minuti pärast pidevat kuulamist. See ei ole isiklik puudus ega tänapäeva tähelepanuvõime probleem. See on järjepidev muster, mis iseloomustab inimese tähelepanu toimimist. Sellest aknast kaugemale jõudes ei küsi sa lihtsalt rohkem aega. Sa küsid midagi, mida inimesed enam kergesti anda ei saa.
Kakskümmend minutit on ka praktiline aeg. See sobib kolmekümneminutilise koosoleku ajakavasse, jättes ruumi ka küsimustele. Seda on lihtsam planeerida kui tund aega. Inimesed tulevad suurema tõenäosusega kohale, jäävad suurema tõenäosusega kogu kohtumise ajaks kohalolevaks ja lahkuvad suurema tõenäosusega selge mälestusega sellest, mida öeldi.
Aeg jaguneb loomulikult kolmeks osaks. Sissejuhatus, kus te köidate tähelepanu ja selgitate, miks see just sellele sihtrühmale oluline on, võtab kaks kuni kolm minutit. Põhisisu kolme kuni nelja põhipunkti läbimiseks kulub kaksteist kuni neliteist minutit, umbes kolm kuni neli minutit punkti kohta. Kokkuvõte ja üleskutse tegutsemiseks võtab kaks kuni kolm minutit. See jätab minuti või kaks puhvervaru, mida esitlused peaaegu alati vajavad, kuna need on pigem pikad kui lühikesed.
Kui teie materjal vajab tõesti rohkem aega, ei ole õige reageering esitluse pikendamine, vaid detailide nihutamine tugidokumentidesse ja kahekümne minuti kasutamine argumendiks, mis tekitab inimestes soovi neid lugeda.
Miks 30-punktiline font
Väike font on see, mis juhtub siis, kui slaid üritab liiga palju teha. Esineja soovib ekraanile lisada täieliku selgituse, seega font kahaneb, et see sobiks. Seejärel, kuna selgitus on ekraanil, loevad nad selle valjusti ette. Publik loeb kiiremini kui esineja räägib, lõpetab slaidi enne esinejat ja veedab ülejäänud aja ootamise, mitte kuulamise peale.
Kolmekümne punkti miinimum murrab selle mustri. Sellise suurusega standardslaid mahutab kolm kuni neli lühikest tekstirida. Pealkiri ja kaks toetavat fraasi. Üks statistiline teave sildiga. See on kõik. Slaidil olnud detail peab minema kuhugi mujale ja ainus koht, kuhu see minna saab, on suuline esitamine, kuhu see kuulubki.
See piirang lahendab ka ligipääsetavuse probleemi, millele esinejad harva mõtlevad. Ruumi tagaosas olevad inimesed saavad lugeda 30-punktilist teksti. Nägemisprobleemidega inimesed saavad lugeda 30-punktilist teksti. Väike tekst jätab osa teie publikust vaikselt ja ilma igasuguse signaalita, et see toimub.
Mõned esinejad rakendavad veelgi rangemaid piiranguid, vähendades slaidide pikkust üheainsa pildi või käputäie sõnadeni. Nende lähenemisviiside põhimõte on sama, mis 10-20-30 reegel: mida vähem slaid ütleb, seda rohkem peab esineja rääkima. Ja esineja, kes räägib siiralt ja mõistab slaidide sisu, on peaaegu alati kaasahaaravam kui etteloetud slaidid.
Kuidas see praktikas välja näeb
Selle raamistikuga ja ilma selleta loodud esitluse erinevust on konkreetses näites lihtsam näha kui abstraktselt kirjeldada.
Kujutage ette, et esitlete oma juhtkonnale uute töötajate koolitusprogrammi. Ilma igasuguste pikkuse või struktuuri piiranguteta valmistate ette 35 slaidi: programmi ajalugu, turu-uuring, konkurentide analüüs, õppekava üksikasjalik jaotus, osakondade kaupa kulude jaotus, iga asukoha rakendamise ajakava, lisad. Esitlus kestab 75 minutit. Juhid kaotavad keskendumise kuskil 20. slaidi paiku. Lõpetate, tänate kõiki ja ootate nädalaid vastust, mis ei pruugi kunagi tulla. Kogu teave oli olemas. Argumente polnud.
10-20-30 raamistikuga saab samast ettepanekust kümme slaidi:
- Probleem: praegune sisseelamisprotsess võtab kolm kuud ja annab eri asukohtades ebajärjekindlaid tulemusi.
- Hind: hilinenud tootlikkus, suur varajane töötajate lahkumine, ebajärjekindel kliendikogemus.
- Lahendus: struktureeritud kaheksanädalane programm standardiseeritud sisu ja juhi kontrollpunktidega.
- Kuidas see toimib: kolm etappi, mis hõlmavad orientatsiooni, rollipõhist koolitust ja juhendatud praktikat tagasisideahelatega.
- Pilootprojekti tulemused: programm toimus kahes asukohas kuue kuu jooksul ning sellega kaasnes mõõdetav paranemine nii klientide hoidmises kui ka tootlikkuse saavutamise ajas.
- Rakendusplaan: juurutamine kõikides asukohtades kaheteistkümne kuu jooksul koos spetsiaalse projektijuhiga.
- Vajalikud ressursid: eelarve, töötajate arv ja tehnoloogiavajadus etappide kaupa.
- Ajajoon: peamised verstapostid alates heakskiitmisest kuni täieliku juurutamiseni.
- Risk ja selle leevendamine: kolm kõige tõenäolisemat takistust ja kuidas plaan neid kõiki käsitleb.
- Palve: kaheteistkümnekuulise katseprojekti eelarve kinnitamine ja projektijuhi ametisse nimetamine.
Sa pead ettekande kaheksateistkümne minutiga. Argument on selge: see programm toimib, plaan on realistlik ja eelarve on põhjendatud. Juhid saavad aru, mida neilt heaks kiita palutakse. Sa esitad kogu dokumentatsiooni, aga otseülekanne tegi oma töö ära.
35-slaidiline ja 10-slaidiline versioon sisaldavad suures osas sama teavet. Erinevus seisneb selles, et üks esitab argumendi ja teine esitab faili.
Kuidas luua esitlust 10-20-30
Alusta enne slaidiesitluse avamist. Kirjuta oma põhisõnum ühe lausena: mis on see üks asi, mida sa tahad, et su publik mäletaks või teeks? Kui sa ei suuda seda lauset kirjutada, pole sul veel piisavalt selget argumenti. Seda on kasulik teada enne, kui oled selle ümber kolmkümmend slaidi ehitanud.
Seejärel loetle kõik, mis sinu arvates esitlusse kuulub. Ära selles etapis midagi muuda. Too kõik välja ja seejärel vaata, mis sul on. Mis on oluline? Mis on toetav? Mis on täitematerjal, mille lisasid, kuna see tundus turvalisem kui selle väljajätmine?
Sorteeri ülejäänud jutustuseks: probleem, lahendus, tõend, küsimus. Määra igale kümnele slaidile üks idee. Kui sul on rohkem kui kümme olulist ideed, siis käsitled kas liiga laia teemat või pole sa veel raskeid valikuid teinud. Tee need nüüd, mitte oma publiku ees.
Iga slaidi puhul küsi, kas saad ideed pigem näidata kui seda kirjeldada. Visuaalselt mõtet esile toov diagramm teeb rohkem tööd kui verbaalselt seda selgitav tekst. Kõik, mis ei mahu 30-punktilisse kirja, paiguta oma ettekandesse, kuhu see kuulub.
Harjuta valjusti ja võta aega. Tea, kus sa pikalt jooksed, ja lõpeta seal, selle asemel et kiirendada. Esitlus, mis mahutab kakskümmend minutit tavalises tempos, on erinev asi kui see, mis mahutab kakskümmend minutit kiirustades. Esimene austab sinu publikut. Viimane annab märku, et sa ei toimetanud piisavalt.
Levinud mured
Kõige sagedasem vastuväide on, et keeruliste teemade jaoks ei piisa kahekümnest minutist. Tavaliselt ongi. Viga on aetud segi põhjaliku käsitlemise ja tõhusa suhtluse. Kahekümneminutiline esitlus, mis toob välja kolm selget punkti ja pälvib publiku usalduse, annab rohkem kui kuuekümneminutiline esitlus, mis hõlmab kõike ja mida ei mäleta millegi pärast. Detailid kuuluvad tugidokumentidesse, mida inimesed loevad siis, kui nad on valmis süvenema, mitte aga otseülekande ajal, kus tähelepanu on piiratud.
Teine vastuväide on see, kas kümme on ikka õige arv või sobiks üksteist või kaksteist. Asi on arvus. See on piir, mitte soovitus. Niipea kui lubate erandeid, olete tagasi teel paisunud esitluste poole, kus õigustatakse üks slaid korraga. Kümne juures püsimise distsipliin on sageli see, mille põhjal tehakse parimad toimetuse otsused. Slaid, mida te ei soovi välja lõigata, sisaldab tavaliselt midagi, mida tasub suuliselt öelda, mitte ekraanil näidata.
Andmemahukad esitlused tekitavad õigustatud mure: mis juhtub numbritega, mis ei klapi? Vastus on see, et olulised numbrid ilmuvad slaididele selgelt kommenteeritult. Toetavad andmed ilmuvad jaotusmaterjalina või lisas, millele te viitate, aga mida te ei esita. Teie ülesanne ruumis on teha peamised järeldused selgeks ja veenvaks. Publik saab pärast kogu andmestikku uurida.
Fondi vastuväide annab vastuse iseendale. Minimaalne kirjasuurus 30 punkti tähendab suuremat teksti, mis tähendab, et ruumi tagaosas olevad inimesed saavad teie slaide lugeda. Kui teie praegune fondi suurus nõuab publikult kissitamist või ettepoole kallutamist, ei ole see kujunduseelistus. See on probleem, mille reegel lahendab.
AhaSlidesiga edasi liikudes
10-20-30 reegel käsitleb slaididel olevat sisu ja kõneaega. See ei puuduta seda, mida publik esitluse ajal teeb, mis enamiku esitluste puhul ei tähenda midagi.
Interaktiivsed elemendid muudavad seda. Küsitlus, mis paigutatakse hetkel, mil teie publikul on vaja probleemi oma olukorraga seostada, muudab probleemi isiklikuks enne, kui olete oma argumendi esitanud. Esitluse keskel olev sõnapilv näitab teile reaalajas, millised ideed tekivad ja millised mitte, enne kui olete oma argumendi ülejäänud osaga alustanud. Anonüümne küsimuste ja vastuste funktsioon, mis on sisse ehitatud loomulikku üleminekusse, püüab kinni teie publiku vastuväited, mida te küll valjusti ei tõstata.
Need hetked ei lisa pikkust ega keerukust. 10-20-30 esitlusse sisse ehitatud, mahuvad need kahekümneminutilisesse aknasse ja asendavad passiivse slaidide vaatamise aktiivse osalemisega. AhaSlides on loodud selleks, et see oleks lihtne: küsitlused, viktoriinid, sõnapilved ja küsimuste ja vastuste sessioonid paigutatakse teie esitluse voogu, nii et üleminek sisult interaktsioonile tundub pigem tahtlik kui häiriv.
10-20-30 reegel muudab teie esitluse lihtsaks ja fokusseerituks. Interaktiivsed elemendid muudavad selle kahesuunaliseks. Mõlemad on väärt omamist.
Pakke kuni
10-20-30 reegel toimib, sest probleemid, mida see lahendab, on reaalsed ja järjepidevad. Liiga palju slaide. Liiga palju teksti. Liiga vähe aega argumendile endale. Need kolm piirangut käsitlevad kõiki kolme korraga ja teevad seda nii, et sundivad enamikku esinejaid edasi lükkama otsuseid, kuni nad seisavad ruumi ees, kus pole enam ühtegi head valikut.
Kümme slaidi. Kakskümmend minutit. Kolmekümnepunktine font. Rakenda kõiki kolme oma järgmises esitluses ja pane tähele, mida piirangud sind tegema panevad. Tehtud kärped on peaaegu alati õiged. Säästetud aeg on peaaegu alati teretulnud. Ja teiselt poolt välja tulnud esitlus on peaaegu alati tugevam kui see, millega alustasid.
