Koosolekud mängivad ettevõtetes ja organisatsioonides üliolulist rolli, olles platvormina probleemide arutamiseks ja käsitlemiseks ning siseasjade haldamiseks, et edendada edusamme. Et jäädvustada nende kohtumiste olemust, olgu see siis virtuaalne või isiklikult, koosoleku minutid or koosoleku protokoll (ema) on üliolulised märkmete tegemisel, arutatud põhiteemade kokkuvõtte tegemisel ning tehtud otsuste ja resolutsioonide jälgimisel.
See artikkel juhendab teid tõhusa koosolekuprotokolli koostamisel koos kasutatavate näidete ja mallidega ning parimate tavadega, mida järgida.
Sisukord
- Mis on koosoleku protokollid?
- Kes on minutiline?
- Kuidas kirjutada koosoleku protokolle
- Koosolekuprotokolli näited (+ mallid)
- Nõuanded hea koosolekuprotokolli koostamiseks
- Võtme tagasivõtmine
Koosoleku protokollid | Freepik.comMis on koosoleku protokollid?
Koosoleku protokoll on kirjalik protokoll koosolekul toimunud arutelude, otsuste ja tegevuste kohta.
- Need on viiteallikaks ja teabeallikaks kõigile osalejatele ja neile, kes ei saa osaleda.
- Need aitavad tagada, et oluline teave ei ununeks ning kõik on ühel lainel, mida arutati ja mida ette võtta.
- Samuti tagavad nad aruandekohustuse ja läbipaistvuse, dokumenteerides koosolekul tehtud otsused ja kohustused.
Kes on minutiline?
Protokollija vastutab koosolekul toimunud arutelude ja otsuste täpse fikseerimise eest.
Need võivad olla haldusametnik, sekretär, assistent või juht või ülesannet täitev vabatahtlik meeskonnaliige. On oluline, et protokollijal oleks hea organiseeritus ja märkmete tegemine ning ta oskaks aruteludest tõhusalt kokku võtta.
Koosoleku minutidLõbus koosolekutel osalemine koos AhaSlidesiga
Koguge inimesi samal ajal
Selle asemel, et tulla iga laua taha ja inimesi "kontrollida" juhuks, kui nad kohale ei ilmu, saate nüüd AhaSlidesiga lõbusate interaktiivsete viktoriinide abil koguda inimeste tähelepanu ja kontrollida kohalolekut!
🚀 Hankige tasuta malle ☁️Kuidas kirjutada koosoleku protokolle
Tõhusa koosoleku protokolli jaoks esiteks peaksid need olema objektiivsed, olema koosoleku faktilised salvestusedja vältige isiklikke arvamusi või arutelude subjektiivseid tõlgendusi. Järgmiseks see peaks olema lühike, selge ja kergesti mõistetav,keskenduge ainult põhipunktidele ja vältige tarbetute detailide lisamist. Lõpuks see peab olema täpne ja tagama, et kogu salvestatud teave on värske ja asjakohane.
Läheme järgmiste sammude abil koosoleku protokolli kirjutamise üksikasjadesse!
8 Koosolekuprotokolli olulised komponendid
- Koosoleku kuupäev, kellaaeg ja koht
- Osalejate nimekiri ja vabandused puudumise pärast
- Koosoleku päevakord ja eesmärk
- Kokkuvõte aruteludest ja tehtud otsustest
- Kõik tehtud hääled ja nende tulemused
- Tegevuspunktid, sealhulgas vastutav pool ja täitmise tähtaeg
- Kõik järgmised sammud või järeltoimingud
- Lõppsõna või koosoleku katkestamine
Kuidas kirjutada koosoleku protokolleTõhusate koosolekuprotokollide kirjutamise sammud
1/ Ettevalmistus
Enne koosolekut tutvuge koosoleku päevakava ja asjakohaste taustmaterjalidega. Veenduge, et teil oleks kõik vajalikud tööriistad, nagu sülearvuti, märkmik ja pliiats. Samuti on hea mõte üle vaadata eelmised koosolekuprotokollid, et saada aimu, millist teavet lisada ja kuidas seda vormindada.
2/ Märkmete tegemine
Koosoleku ajal tehke arutelude ja tehtud otsuste kohta selged ja kokkuvõtlikud märkmed. Peaksite keskenduma põhipunktide, otsuste ja tegevusüksuste jäädvustamisele, selle asemel, et kogu koosolekut sõna-sõnalt üles kirjutada. Lisage kindlasti esinejate nimed või peamised tsitaadid ning kõik tegevusüksused või otsused. Ja vältige selliste lühendite või stenogrammide kirjutamist, mis jätavad teistele arusaamatuks.
3/ Korraldage protokollid
Vaadake üle ja korraldage oma märkmed, et koostada pärast koosolekut oma protokollidest ühtne ja lühike kokkuvõte. Protokolli lugemise hõlbustamiseks saate kasutada pealkirju ja täppe. Ärge võtke arutelust isiklikke arvamusi ega subjektiivseid tõlgendusi. Keskenduge faktidele ja koosolekul kokkulepitule.
4/ Üksikasjade salvestamine
Teie koosoleku protokoll peaks sisaldama kõiki asjakohaseid üksikasju, nagu kuupäev, kellaaeg, asukoht ja osalejad. Ja mainige kõiki olulisi arutatavaid teemasid, otsuseid ja määratud tegevusi. Salvestage kindlasti kõik hääletused ja arutelude tulemused.
5/ Tegevusüksused
Loetlege kindlasti kõik määratud toimingud, sealhulgas vastutav ja täitmise tähtaeg. See on koosoleku protokolli ülioluline osa, kuna see tagab, et kõik teavad oma kohustusi ja nende täitmise ajakava.
6/ Läbivaatamine ja levitamine
Peaksite protokolli täpsuse ja täielikkuse osas üle vaatama ning tegema vajalikud parandused. Veenduge, et kõik põhipunktid ja otsused oleksid üles märgitud. Seejärel saate protokollid kõigile osalejatele kas isiklikult või meili teel jagada. Salvestage protokollide koopiad hõlpsaks juurdepääsuks tsentraliseeritud asukohta, näiteks jagatud kettale või pilvepõhisele salvestusplatvormile.
7/ Järeltegevus
Veenduge, et koosoleku tegevuspunkte järgitakse ja need täidetakse kiiresti. Kasutage protokolle edenemise jälgimiseks ja veenduge, et otsused täidetakse. See aitab teil säilitada vastutust ja tagab, et koosolek on produktiivne ja tõhus.
Koosolekuprotokolli näited (+ mallid)
1/ Koosolekuprotokolli näide: Lihtne koosoleku mall
Lihtsate koosolekuprotokollide üksikasjalikkus ja keerukus sõltub koosoleku eesmärgist ja teie organisatsiooni vajadustest.
Üldjuhul kasutatakse lihtsat koosolekuprotokolli sisemistel eesmärkidel ja need ei pea olema nii ametlikud ega kõikehõlmavad kui muud tüüpi koosolekuprotokollid.
Seega, kui teil on kiiret vajadust ja koosolek keerleb lihtsa, mitte liiga olulise sisu ümber, võite kasutada järgmist malli.
| Koosoleku pealkiri:[Sisesta koosoleku pealkiri] kuupäev: [Sisesta kuupäev] aeg:[Sisesta aeg] Asukoht:[Sisesta asukoht] Osalejad:[Sisesta osalejate nimed] Vabandused puudumise pärast: [Sisesta nimed]Agenda:[Sisesta päevakorrapunkt 1][Sisesta päevakorrapunkt 2][Sisesta päevakorrapunkt 3]Kohtumise kokkuvõte:[Sisestage koosolekul toimunud arutelude ja otsuste kokkuvõte, sealhulgas kõik põhipunktid või tegevuspunktid.]Tegevusüksused: [Sisestage koosolekul määratud tegevusüksuste loend, sealhulgas vastutav osapool ja täitmise tähtaeg.]Järgmised sammud: [Sisestage kõik järgmised sammud või järelmeetmed, mida koosolekul arutati.]Lõppsõna: [Sisestage lõppsõna või koosoleku edasilükkamine.]Allkiri: [Sisestage protokollija allkiri] |
2/ Koosoleku protokolli näide: juhatuse koosoleku mall
Juhatuse koosolekute protokollid protokollitakse ja jagatakse kõikidele liikmetele, mis sisaldavad protokolli tehtud otsuste ja organisatsiooni suunamise kohta. Seetõttu peaks see olema selge, täielik, üksikasjalik ja ametlik. Siin on juhatuse koosoleku protokolli mall:
| Koosoleku pealkiri:Direktorite nõukogu koosolek kuupäev: [Sisesta kuupäev]aeg: [Sisesta aeg]Asukoht:[Sisesta asukoht] Osalejad: [Sisesta osalejate nimed]Vabandused puudumise pärast: [Sisestage nende nimed, kes vabandasid puudumise pärast]Agenda:1. Eelmise koosoleku protokolli kinnitamine 2. Finantsaruannete läbivaatamine 3. Strateegilise plaani arutelu4. Muud asjadKohtumise kokkuvõte:1. Eelmise koosoleku protokolli kinnitamine: [Sisestage eelmise koosoleku esiletõstmised, mis vaadati läbi ja kiideti heaks]2. Finantsaruannete ülevaade: [Sisestage praeguse finantsolukorra esiletõstmised ja soovitused tulevaseks finantsplaneerimiseks]3. Strateegilise plaani arutelu: [Sisesta, mida juhatus arutas ja tegi uuendusi organisatsiooni strateegilises plaanis]4. Muud küsimused: [lisage muud olulised küsimused, mida päevakorda ei võetud]Tegevusüksused:[Sisestage koosolekul määratud tegevusüksuste loend, sealhulgas vastutav pool ja täitmise tähtaeg]Järgmised sammud:Juhatus peab järelkoosoleku [sisesta kuupäev].Lõppsõna:Koosolek katkestati kell [sisesta aeg].Allkiri: [Sisestage protokollija allkiri] |
See on lihtsalt tavaline juhatuse koosoleku mall ja võite soovida elemente lisada või eemaldada olenevalt koosoleku ja organisatsiooni vajadustest.
3/ Koosoleku protokolli näide: projektijuhtimise mall
Siin on projektijuhtimise malli koosolekuprotokolli näide:
| Koosoleku pealkiri: Projektijuhtimise meeskonna koosolek kuupäev: [Sisesta kuupäev]aeg: [Sisesta aeg]Asukoht:[Sisesta asukoht] Osalejad: [Sisesta osalejate nimed]Vabandused puudumise pärast: [Sisestage nende nimed, kes vabandasid puudumise pärast]Agenda:1. Projekti seisu ülevaatus2. Projekti riskide arutelu3. Ülevaade meeskonna arengust4. Muud asjadKohtumise kokkuvõte:1. Projekti oleku ülevaade: [Sisestage kõik uuendused edenemise kohta ja tõstke esile kõik lahendamist vajavad probleemid]2. Projekti riskide arutelu: [Sisestage projekti võimalikud riskid ja plaan nende riskide maandamiseks]3. Meeskonna edenemise ülevaade: [Sisestage läbivaadatud edusammud ja arutati kõiki tekkinud probleeme]4 Muud küsimused: [lisage muud olulised küsimused, mida päevakorda ei võetud]Tegevusüksused:[Sisestage koosolekul määratud tegevusüksuste loend, sealhulgas vastutav pool ja täitmise tähtaeg]Järgmised sammud:Meeskonnal on järelkoosolek [Sisesta kuupäev].Lõppsõna:Koosolek katkestati kell [sisesta aeg].Allkiri: [Sisestage protokollija allkiri] |
Nõuanded hea koosolekuprotokolli koostamiseks
Ärge pingutage iga sõna jäädvustamisel, keskenduge peamiste teemade, tulemuste, otsuste ja tegevusüksuste logimisele. Pange arutelud otseplatvormile, et saaksite kõik sõnad ühte suurde võrku püüda🎣 -AhaSlides'i ideetahvel on intuitiivne ja lihtne tööriist et kõik saaksid oma ideed kiiresti esitada. Seda saate teha järgmiselt.
Looge omaga uus esitlus AhaSlides konto, seejärel lisage jaotisesse "Küsitlus" Ajujahi slaid.
Kirjuta oma arutelu teema, seejärel klõpsake nuppu "Esita", et kõik koosolekul osalejad saaksid liituda ja oma ideid esitada.
AhaSlidesi ideetahvliga on kõigil hääl ning koosolekuprotokolli saate hõlpsalt jälgidaKõlab lihtne-peasy, kas pole? Proovige seda funktsiooni kohe, see on vaid üks kasulikest funktsioonidest, mis hõlbustab teie koosolekuid elavate ja jõuliste aruteludega.
Võtme tagasivõtmine
Koosoleku protokolli eesmärk on anda koosolekust kõrgetasemeline ülevaade neile, kes ei saanud osaleda, samuti pidada arvestust koosoleku tulemuste üle. Seetõttu peaks protokoll olema organiseeritud ja kergesti arusaadav, tuues selgelt ja lühidalt esile kõige olulisema teabe.
Sildid: Ärikohtumine
