Samm-sammult juhend uute töötajate sisseelamiseks | 6 parimat tava

Enamik uusi töötajaid otsustab esimese 90 päeva jooksul, kas nad jäävad või mitte. Ettevõtted, kus on struktureeritud sisseelamisprotsess, parandavad uute töötajate hoidmist 82% ja tootlikkust enam kui 70% võrreldes organisatsioonidega, mis jätavad selle juhuse hooleks [1]. Ometi näitavad Gallupi uuringud järjekindlalt, et ainult 12% töötajatest on kindlalt nõus, et nende organisatsioon teeb sisseelamisprotsesse hästi [2].

Nende kahe andmepunkti vaheline lõhe näitabki, kus toimub töötajate voolavus – ja kus personalimeeskondadel on kõige suurem mõjuvõim.

See juhend käsitleb uute töötajate sisseelamise iga etappi alates nädalast enne esimest päeva kuni esimese 90 päevani, lisaks kuus tava, mis eristavad püsivaid programme nendest, mis pärast teist nädalat katkestatakse.

7 kriitilist hetke lühidalt

1. Enne esimest päeva — Võitle kahtlustega tervitusvideo ja sõbra tutvustuse abil.
2. Esimene tund — Keskendu paberimajanduse asemel inimestele sooja tervituse ja ettevalmistatud tööruumiga.
3. Esimene päev — Vältige info üleküllust, muutes sessioonid interaktiivseteks, mitte staatilisteks slaidiesitlusteks.
4. Esimene nädal — Määrake eakaaslane, et luua turvaline ruum „rumalate küsimuste” jaoks.
5. Teine-kolmas nädal — Kõrvaldage kõikumine, kontrollides, kas reaalsus vastab ootustele.
6. Esimene kuu — Korraldage kahepoolne tagasiside seanss, et koos esialgseid verstaposte üle vaadata.
7. päev 90 — Kindlustada oma koht meeskonnas ametliku hindamise ja võitude avaliku tunnustamise abil.

Igaüks neist tugineb eelmisele. Kui üks mööda läheb, on järgmist raskem tabada.

???? Tasuta allalaadimine: 7 sisseelamismomendi kontroll-leht: üheleheküljeline viide iga kokkupuutepunkti kohta esimese 90 päeva jooksul.

Sisseelamise ajajoon: etappide kaupa

Eelnev pardaleminek (nädal enne esimest päeva)

Pakkumise vastuvõtmise ja esimese tööpäeva vaheline aeg on sageli raisku läinud. Uued töötajad on saadaval, uudishimulikud ja ärevil – see kombinatsioon muudab nad vastuvõtlikuks peaaegu igasugusele ettevõttepoolsele suhtlusele.

Mida saata või täita enne esimest päeva:

Näiteks saadab Shopify uutele töötajatele enne hoonesse sisenemist "sisseelamiskomplekti", mis sisaldab nende varustust, kirjalikku tervitust meeskonnalt ja struktureeritud päevakava. Tulemuseks on see, et töötajad saabuvad pigem orienteerituna kui segaduses olles, mis lühendab aega esimese produktiivse panuse andmiseks.

Esimene päev

Esimesed muljed tööl on kleepuvad. Psühholoogiliste lepingute uuringud näitavad, et varased kogemused kujundavad pikaajalisi ootusi viisil, mida on hiljem raske tagasi pöörata.

Esimese päeva prioriteedid:

Esimene nädal

Esimene nädal on mõeldud pigem rolli- kui ettevõttetasandi orientatsiooniks. Uued töötajad peaksid esimese nädala lõpuks teadma, kes on nende peamised sidusrühmad, millised näevad välja nende esimesed 30-päevased tulemused ja kust abi leida, kui nad hätta jäävad.

Kasulik struktuur:

Esimene kuu (8.–30. päev)

Esimese kuu lõpuks peaks uus töötaja olema läbinud "käepidemete õppimise" etapi ja liikuma edasi panustama. Juhi roll nihkub selgitamiselt juhendamisele.

Peamised tegevused:

Teine ja kolmas kuu (31.–90. päev)

90-päevane piir on loomulik kontrollpunkt. Paljud organisatsioonid kasutavad seda ametliku ülevaatuspunktina; see on ka umbes see hetk, mil sotsiaalne integratsioon kas kinnistub või ebaõnnestub.

Selle etapi tegevused:

Üle 90 päeva

90 päeva möödudes lõppev sisseelamine jätab vahele integratsiooni teise etapi: karjääriarengu, mentorluse ja sellise kuuluvustunde, mis soodustab pikaajalist püsivust. Formaalne üleminek „sisseelamiselt“ „pidevale arengule“ tasub selgesõnaliselt üles ehitada – vastasel juhul kipub see juhtuma.

6 parimat praktikat sisseelamiseks

1. Määrake sõber, mitte ainult juht

Juhid vastutavad tulemuslikkuse eest. Sõbrad on kolleegid, kes oskavad vastata küsimustele, mida uued töötajad oma juhile esitamiseks piinlikud on. Microsoft uuris oma sõbraprogrammi ja leidis, et uued töötajad, kellel on sõber, olid 90 päeva möödudes oma sisseelamisega 23% rahulolevamad [4]. Sõbra roll toimib kõige paremini siis, kui see on vabatahtlik, ajaliselt piiratud (tavaliselt 90 päeva) ja seda toetab lühike juhend hea sõbrakäitumise kohta.

2. Automatiseerige halduskiht

Saabumiseelsete dokumentide saatmine, esimese nädala koosolekute planeerimine, kontrollnimekirjade meeldetuletuste jagamine – kõike seda saab automatiseerida personalijuhtimise süsteemi või sisseelamisplatvormi kaudu. Automatiseerimine ei ole oluline mitte kiiruse pärast (kuigi see ongi kiire), vaid seetõttu, et see tagab, et midagi ei jää kasutamata, kui juht on hõivatud või uus töötaja alustab tööd kiirel nädalal.

3. Korralda interaktiivseid sessioone, mitte ainult esitlusi

Uute töötajate orientatsioon on sageli ühesuunaline. HR esitleb. Uued töötajad jälgivad. Keegi ei mäleta kolmandaks päevaks enam palju. Lühikeste otseülekannete küsitluste, teadmiste kontrollide või küsimuste ja vastuste sessioonide korraldamine orientatsiooniseansside ajal parandab oluliselt teabe säilitamist ja annab juhendajatele reaalajas signaali selle kohta, kus arusaamine on nõrk. AhaSlides võimaldab õppe- ja arendusmeeskondadel manustada küsitlusi, viktoriine ja avatud küsimusi ja vastuseid mis tahes otse- või virtuaalsesse sessiooni – nii saab hetkest "millised küsimused teil on?" tegelik andmepunkt, mitte retooriline.

4. Tee kultuur selgesõnaliseks, mitte eeldatavaks

Kultuuri kirjeldatakse sageli kui „kuidas asjad siin toimivad” – aga uued töötajad ei saa kultuuri jälgida; nad kogevad üksikuid intsidente ja teevad järeldusi. Meeskonnad, kes on sisseelamisega hästi hakkama saavad, muudavad kultuuri arusaadavaks: nad dokumenteerivad seda kirjalikult, lasevad tippjuhtidel rääkida tegelikest otsustest, mis peegeldavad ettevõtte väärtusi, ja toovad esile norme, mis ei kajastu üheski poliitikadokumendis (kuidas koosolekud tegelikult toimuvad, kuidas otsuseid eskaleeritakse, kuidas lahkarvamustega tegeletakse).

5. Pane kirja 30-60-90 päeva pikkused verstapostid

Juhi ja uue töötaja koostöös kirjutatud 30-60-90 päeva pikkune plaan täidab kahte eesmärki: see seab ootused selgelt ja annab mõlemale poolele ühise artefakti ülevaatamiseks ja ajakohastamiseks. Plaan peaks määratlema tulemused, mitte ainult tegevused. „Osale kõigil meeskonnakoosolekutel“ on tegevus. „Lõpeta vastavuskoolitus ja esita meeskonnale toote tegevuskava kokkuvõte 30. päevaks“ on tulemus.

6. Koguge tagasisidet ja tegutsege selle alusel

Enamik organisatsioone küsitleb uusi töötajaid pärast sisseelamist. Vähesed teevad tulemustega midagi nähtavat. Kiireim viis sisseelamisprogrammi täiustamiseks on ring sulgeda: jagada koondatud tagasisidet programmi läbiviinud meeskonnaga, teha muudatusi järgmise kohordi jaoks ja öelda uutele töötajatele, mis nende panuse tulemusel muutus. Kui see ring toimib, annab see uutele töötajatele ka märku, et organisatsioon kuulab – mis on iseenesest sisseelamistulemus.

Kaug- ja hübriidtöötajate sisseelamine

Kaug- ja hübriidtöölised seisavad silmitsi ühendusprobleemiga, mille reaalne sisseelamine osaliselt kogemata lahendab. Juhuslikud tutvustused koridoris, koosoleku kulgemise pealtkuulamine, lahkarvamuse ajal ruumis toimuva lugemine – videokõnes ei toimu midagi sellist. Personalimeeskonnad peavad need juhuslikud hetked tahtlikega asendama.

Mõned muudatused, mis muudavad vahet märgatavalt:

Saatke varustust isikupärase lähenemisega. Sülearvuti, millega saabub meeskonna käsitsi kirjutatud kiri või väike ettevõtte kaubamärgiga ese, annab esimese päeva tervitussõnumitest parema tulemuse kui enamik ametlikke tervitussõnumeid. Enne seadme saatmist veenduge, et see on täielikult konfigureeritud, et uus töötaja ei peaks oma esimest hommikut tehnilise toe kõnele veetma.

Ehita ühendus ajakavasse. Uutel kaugtöötajatel peaks esimesel nädalal olema struktureeritumad sotsiaalsed kokkupuutepunktid, mitte vähem. Lühike virtuaalne kohvipaus sõbraga, meeskonna lõunasöök video teel või lühike tutvumisküsimus meeskonnakoosoleku alguses – kõik loeb. Need ei pea olema pikad; need peavad olema järjepidevad.

Ülekommunikeeritud kontekst. Kontoris omastavad uued töötajad ümbritsevat infot. Eemalt saavad nad kätte ainult seda, mida teadlikult jagatakse. Kaugtöötajatega töötavad juhid peaksid valel ajal selgitama otsuste tagamaid, jagama koosolekute märkmeid, kuhu neid poleks ehk kutsutud, ja jagama meeskonna kanalites pooleliolevaid töid.

Kasutage asünkroonseid sisseelamismaterjale strateegiliselt. Eelnevalt salvestatud õppematerjalid, kirjalikud sisseelamisjuhendid ja omas tempos interaktiivsed moodulid võimaldavad kaugtöötajatel liikuda omas tempos ja vajadusel materjali uuesti läbi vaadata. Otseülekannete ajal saavad nad keskenduda arutelule, küsimustele ja suhete loomisele, mitte info edastamisele.

Levinud sisseelamisvead

Alustades liiga hilja. Kui uue töötaja esimene teade on kalendrikutse esimese päeva orientatsioonile, siis eelnev sisseelamisaken on kadunud.

Ülekoormus esimesel nädalal. Nõuetele vastavuse koolituse, tööriistade tutvustuste, osakondade tutvustuste ja hüvitiste registreerimise viie päevaga pakkimine tekitab töötajates väsimust, kellest jääb väga vähe alles.

Juhi ettevalmistust pole. Uue töötaja esimese nädala kogemus sõltub suuresti tema juhi kättesaadavusest ja sihikindlusest. Juhtidel on vaja oma lühikest kontroll-lehte, mitte ainult juurdepääsu ettevõtteülesele sisseelamisprogrammile.

Viimase 30 päeva jooksul pole järelmeetmeid võetud. Esimene kuu ei ole sisseelamisprotsessi lõpp. Organisatsioonid, mis peavad 30-päevast piiri „teiseks“, näevad varajase lahkumise prognoositavat järsku tõusu kolmanda ja neljanda kuu paiku – kui uudsus on kadunud, kuid kuuluvustunne pole veel täielikult juurdunud.

AhaSlides'i kasutamine sisseelamisseansside jaoks

Otseülekanded – olgu need siis näost näkku, virtuaalsed või hübriidsed – kipuvad samamoodi läbi kukkuma: uued töötajad on enamiku ajast passiivsed. AhaSlides lisab igale sessioonile reaalajas interaktsioonikihi: reaalajas küsitlused, et juhendajad saaksid hinnata arusaamist, anonüümsed küsimused ja vastused, et inimesed saaksid esitada küsimusi, mida nad ise valjusti tõstatada ei tahaks, ja sõnapilved esmamuljete või meeskonna normide jäädvustamiseks meeldejäävas visuaalses vormingus.

Kohortpõhist sisseelamist mitmes asukohas või ajavööndis läbi viivate personalimeeskondade jaoks võimaldavad asünkroonsed funktsioonid uutel töötajatel interaktiivseid elemente omas tempos lõpule viia, kusjuures tulemused on juhendajale enne järgmist reaalajas seanssi nähtavad. See tähendab, et reaalajas aega saab kulutada aruteludele ja suhtlemisele, mitte teabe esitamisele, mida oleks saanud juba varem tarbida.

Allikad

[1] Brandon Hall Group (läbi viidud Glassdoori jaoks). Halva töölevõtmise tegelik hind. Sageli viidatud näitaja: organisatsioonid, kus on tugev sisseelamisprotsess, parandavad uute töötajate hoidmist 82% ja tootlikkust üle 70%. Brandon Hall Groupi sisseelamisuuring

[2] Gallup. Ameerika töökoha olukord. Ainult 12% töötajatest on täiesti nõus, et nende organisatsioon teeb sisseelamisprotsesse hästi. Gallupi töökoha uuring

[3] Bauer, TN (2010). Uute töötajate sisseelamine: edu maksimeerimine. SHRM-i fondi efektiivse praktika juhiste sari. 4C raamistik (vastavus, selgitamine, kultuur, seos) pärineb Baueri sotsialiseerumisuuringust. SHRM-i fond

[4] Microsoft. Miks peaksite oma uue töötaja sisseelamisprogrammi prioriteediks seadma. Siseuuring näitas, et uute töötajate rahulolu oli 90 päeva möödudes 23% kõrgem, kui neil oli sõber. Microsofti töölabor