Mis on projekti planeerimise protsess projektijuhtimises?

Hea projektijuhtimine sisaldab viit põhietappi: algatamine, planeerimine, teostamine, monitooring ja kontroll ning lõpetamine sulgemisega. Oluline on märkida, et ükski edukas projekt ei saa eirata ühtki neist etappidest, eriti projekti planeerimise protsessi, mis hoiab kõike jälgitavat, näiteks õigeaegselt ja eelarve piires.

Projekti planeerimine on projekti elutsükli keskmes, mis tähendab, et see on ka kõige keerulisem etapp. Siiski on alati võimalus sinna jõuda.

Sellest artiklist õpime lisateavet projekti planeerimise, määratluse, näidete, protsessi ja mõningate planeerimistööriistade kohta, mis aitavad teil paremini mõista projekti planeerimise protsessi ja õppida sellega toime tulema. 

Näpunäiteid paremaks kaasamiseks

• Projektijuhtimine
• Projekti ajakava näide
• Juga metoodika

Mis on projekti planeerimise definitsioon?

Projekti planeerimist võib määratleda kui süstemaatilist protsessi, mille käigus visandatakse, organiseeritakse ja strateegiatakse konkreetse eesmärgi saavutamiseks kindlaksmääratud aja jooksul vajalikud sammud ja vahendid. See on ennetav lähenemisviis, mis hõlmab eesmärkide kindlaksmääramist, tegevuskava koostamist ja ressursside eraldamist tootlikkuse optimeerimiseks ja riskide maandamiseks.

Seotud: Strateegilise juhtimise protsess | Ülim juhend 7 parima näpunäidetega

7 Projekti planeerimise protsessi etappi

Selles osas käsitleme projekti planeerimisega seotud 7 sammu järgmiselt:

1. etapp: projekti eesmärkide ja ulatuse määratlemine

Projekti planeerimise protsessi algetapp keerleb projekti eesmärkide ja ulatuse selgelt määratlemise ümber. See eeldab soovitud tulemuste mõistmist, sidusrühmade tuvastamist ja mõõdetavate eesmärkide seadmist. Projekti piiride, tulemuste ja piirangute määratlemine loob aluse järgnevatele planeerimistegevustele.

Näiteks Nike seab müügieesmärgiks müüa järgmisel aastal 3,00,000 30 XNUMX ühikut, mis kasvab praeguse müügiga võrreldes XNUMX%.

2. etapp: igakülgse projektihindamise läbiviimine

Projekti põhjalik hindamine on teadlike otsuste tegemiseks ja riskide maandamiseks ülioluline. See etapp hõlmab projekti nõuete, ressursside, võimalike riskide ja sõltuvuste üksikasjalikku analüüsi. Projekti teostatavust, elujõulisust ja võimalikke väljakutseid hinnates saavad planeerijad kindlaks teha kriitilised edutegurid ja töötada välja strateegiad võimalike teetõkete lahendamiseks.

3. etapp: tööjaotuse struktuuri (WBS) väljatöötamine

Selles projekti planeerimise etapis jagatakse kogu projekt väiksemateks hallatavateks komponentideks. Seda lähenemisviisi nimetatakse tööjaotuse struktuuriks (WBS), mis esitab ülesannete, alamülesannete ja tulemuste hierarhilise esituse, tagades selguse ja organiseerituse. See hõlbustab ressursside jaotamist ja ülesannete järjestamist ning loob loogilise raamistiku projekti täitmiseks.

4. etapp: ressursside hindamine ja ajakavade määramine

Ressursside hindamine ja ajakava koostamine on samuti projekti planeerimise edukuse seisukohalt olulised. Selle etapi eesmärk on määrata iga ülesande jaoks vajalik personal, eelarveeraldised ja materjalid. Arvestades ülesannete sõltuvusi, prioriteete ja saadaolevaid ressursse, saavad planeerijad või juhid välja töötada realistlikud ajagraafikud, tuvastades selle käigus peamised verstapostid.

5. etapp: riskide tuvastamise ja maandamise strateegiad

Ükski projekt ei ole kaitstud riskide eest ja nende varajane käsitlemine on plaani töötlemisel ülioluline. Selles etapis tuvastatakse, analüüsitakse ja seatakse prioriteediks võimalikud riskid ja ebakindlus. Riskide maandamiseks töötatakse välja ennetavaid strateegiaid, mis hõlmavad situatsiooniplaane, riskisiirdemehhanisme ja alternatiivseid tegevusviise. Regulaarne riskide jälgimine ja hindamine tagavad kohanemisvõime kogu projekti elutsükli vältel.

6. etapp: suhtlemine ja sidusrühmade kaasamine

Nagu liim, võib ka tõhus suhtlus projekti koos hoida. Suhtlusplaani koostamine, mis kirjeldab kanaleid, sagedust ja sidusrühmade kaasamist, on hädavajalik. Regulaarsed olekuvärskendused, eduaruanded ja koostöövestlused suurendavad läbipaistvust, parandavad koordineerimist ja haldavad sidusrühmade ootusi.

7. etapp: monitooring, kontroll ja hindamine

Tõhusa projekti planeerimise raamistiku finaali jõudmine on pidev järelevalve ja hindamine. See etapp keskendub edenemise jälgimisele, selle võrdlemisele kindlaksmääratud verstapostidega ja kõrvalekallete tuvastamisele. Vajadusel tehakse kohandusi, et viia projekt vastavusse selle eesmärkidega. Saadud õppetunnid dokumenteeritakse, mis võimaldab teadmiste edasiandmist ja edaspidist täiustamist.

Millised on projekti planeerimise komponendid?

Siin on projekti planeerimise protsessi 7 põhikomponenti:

• Planeerimise ulatus juhtimises: määratlege selgelt projekti piirid ja eesmärgid.
• Tööjaotuse struktuur (WBS): projekti jagamine väiksemateks, juhitavateks ülesanneteks.
• Ajaskaala ja verstapostid: realistliku ajaskaala loomine ja vahe-eesmärkide seadmine edenemise jälgimiseks.
• Ressursi eraldamine: Vajalike ressursside, sealhulgas personali, eelarve ja materjalide väljaselgitamine ja eraldamine.
• Riskianalüüs ja maandamine: võimalike riskide tuvastamine ja strateegiate väljatöötamine nende maandamiseks.
• Suhtlusplaan: tõhusate suhtluskanalite loomine, et hõlbustada projekti sidusrühmade vahelist koordineerimist ja koostööd.
• Järelevalve ja hindamine: Rakendusmehhanismid projekti edenemise jälgimiseks ja toimivuse hindamiseks eelmääratletud KPI-de alusel.

Miks on projekti planeerimise protsess vajalik?

See suurendab projekti jõudlust ja edu võimalust

Projektide ebaõnnestumisel on mitu põhjust ja üks neist on suutmatus määratleda meeskonnaliikmete eesmärke, eesmärke ja vastutust (hinnanguliselt ligi 39%). Projekt ei kulge tõrgeteta, kui meeskonnaliikmed on oma individuaalsete rollide ja kohustuste suhtes segaduses. Veelgi enam, selgete eesmärkide ja eesmärkide puudumine või projekti suuna ja eesmärgi valesti mõistmine võib põhjustada ebaühtlust ja fookuse puudumist, mille tulemuseks on ootamatud tõrked ja ulatus.

See parandab meeskonna koostööd ja suhtlust 

Hästi korraldatud plaan loob meeskonnaliikmetele võimaluse tõhusalt suhelda ja koostööd teha. Eriti kui tegemist on osakondade- või ettevõteteüleste projektidega, millesse on kaasatud palju eri taustaga töötajaid ja eksperte, kes töötavad koos, on planeerimise roll veelgi ilmsem. Selle tulemusel parandab selge suhtlus ja koostöö meeskonnatööd, edendab ühist visiooni, vähendab töötajate konflikte ja soodustab positiivset projektikeskkonda.

See tagab ressursside optimeerimise

Planeerimine on ülim tava ressursside, sealhulgas aja, inimressursside, eelarve, seadmete ja materjalide parimaks kasutamiseks. Vajalikud ressursid eelnevalt kindlaks tehes saab projektimeeskond tagada, et õiged ressursid on õigel ajal saadaval, minimeerides viivitusi ja dubleerimist ning optimeerides tõhusust.

See vähendab riske ja ootamatuid probleeme

Riske varakult tuvastades saab projektimeeskond välja töötada riskidele reageerimise planeerimisstrateegiad ja situatsiooniplaanid nende lahendamiseks. See ennetav lähenemisviis aitab vähendada riskide tõenäosust ja mõju, parandades projekti jõudlust ja vähendades ebaõnnestumise võimalusi.

Milline on parim projekti planeerimise protsess?

Nii projekti paremaks planeerimiseks kui ka planeerimise käigus ette tulla võivate väljakutsete ületamiseks tasub kaaluda mõnda projekti planeerimise metoodikat. Need viitavad struktureeritud lähenemisviisidele ja raamistikele, mida kasutatakse projektide tõhusaks planeerimiseks ja juhtimiseks.

Kose planeerimine

Waterfalli metoodika on järjestikune lähenemine, mis jagab projekti erinevateks etappideks, kusjuures iga etapp tugineb eelmisele. See järgib lineaarset progresseerumist, kus iga faas tuleb enne järgmisse liikumist lõpetada. Põhietapid hõlmavad tavaliselt nõuete kogumist, kavandamist, arendust, testimist, juurutamist ja hooldust. Kosk sobib kõige paremini hästi määratletud ja stabiilsete nõuetega projektide jaoks.

PRINCE2 (projektid kontrollitud keskkondades)

PRINCE2 on protsessipõhine projektijuhtimise metoodika, mida kasutatakse laialdaselt Ühendkuningriigis ja kogu maailmas. See annab struktureeritud raamistiku projekti planeerimiseks, jälgimiseks ja kontrollimiseks. PRINCE2 jagab projektid juhitavateks etappideks ning rõhutab tõhusat juhtimist, riskijuhtimist ja sidusrühmade kaasamist. See on laialdaselt tunnustatud oma keskendumise eest äritegevuse põhjendustele ja põhjalikule dokumentatsioonile.

PRISM (projektide integreerimine, ulatus, aeg ja ressursside haldamine)

PRISM on projektijuhtimise metoodika, mille on välja töötanud Project Management Institute (PMI). See pakub terviklikku raamistikku, mis hõlmab integratsiooni, ulatust, aega ja ressursside haldamist. PRISM rõhutab struktureeritud lähenemist projekti planeerimisele, hõlmates selliseid protsesse nagu projekti eesmärkide määratlemine, tööde jaotusstruktuuride loomine, tegevuste ajastamine ja ressursside eraldamine.

Seotud: Parimad strateegilise planeerimise mallid 2024. aastal | Laadige alla tasuta

Millised on projekti planeerimise tööriistad ja tarkvara?

Projekti planeerimise tööriistad ja tarkvara on muutunud tänapäeva kiirel ja dünaamilisel ärimaastikul tõhusa projektijuhtimise jaoks asendamatuks. Projektijuhina võiksite vaadata järgmisi soovitusi:

Microsoft Project on terviklik projektiplaneerimise tarkvara, mida laialdaselt kasutavad erinevate tööstusharude spetsialistid. See pakub hulga tugevaid funktsioone ülesannete, ressursside, ajakavade ja eelarvete haldamiseks.

Asana on mitmekülgne projektiplaneerimise tööriist, mis on tuntud oma tugevate funktsioonide ja paindlikkuse poolest. See pakub meeskondadele tsentraliseeritud platvormi projektide tõhusaks planeerimiseks, korraldamiseks ja jälgimiseks.

Trello on populaarne ülesannete planeerimise tarkvara, mis on tuntud oma lihtsuse ja visuaalse atraktiivsuse poolest. Selle kasutajasõbralik liides koosneb tahvlitest, loenditest ja kaartidest, mis võimaldab meeskondadel hõlpsalt ülesandeid korraldada ja tähtsuse järjekorda seada.

Seotud: 10 näpunäidet Asana projektijuhtimise tõhusaks kasutamiseks 2024. aastal

Millised on projekti planeerimise 10 sammu?

Projektide planeerimise protsess on organisatsiooniti erinev, olenevalt projektide ulatusest ja ulatusest. Mõned juhid võivad eelistada 10 projekti planeerimise sammu järgmiselt:

1. Määratlege projekti eesmärgid ja eesmärgid.
2. Tuvastage projekti sidusrühmad.
3. Viige läbi põhjalik projekti ulatuse analüüs.
4. Töötage välja üksikasjalik tööjaotuse struktuur (WBS).
5. Määrake projekti sõltuvused ja ülesannete järjestus.
6. Hinnake ressursivajadust ja koostage ressursiplaan.
7. Töötage välja realistlik projekti ajakava.
8. Tuvastada ja hinnata projekti riske.
9. Koostage suhtlusplaan.
10. Hankige projekti kinnitused ja viige lõpule projektiplaan.

Korduma kippuvad küsimused

Final Thoughts

Oluline on märkida, et projekti planeerimine on parim protsess, et hoida kõike positiivses suunas. Kuigi projekti planeerimise tarkvara võib aidata parandada projekti planeerimise protsessi tootlikkust, ärge võtke seda iseenesestmõistetavana, kuid projektijuhi ja meeskonna koordineerimise roll on palju kriitilisem.

Seega, ärge unustage omada sissejuhatav koosolek ühendada kõik meeskonnad projekti alguses ja oskuste väljaõpe, et tagada teie meeskondade kõrge tulemuslikkus ja motivatsioon kogu projekti vältel. Kui vajate kaasahaaravamaid ja põnevamaid koosoleku esitlusi või koolitust, AhaSlides võib olla teie parim partner paljude tasuta täiustatud funktsioonide ja mallidega ning konkurentsivõimelise hinnaplaaniga kõikidele ettevõtetele.

Ref: BIJU oma | Nädalaplaan | Õpetamise sihtmärk