Õppige nendest parimatest projekti ajakava näited et suurendada oma projektide tootlikkust ja jõudlust!
Projektijuhtimise esimene samm on planeerimise ja ajakava koostamine; Kui planeerimine keskendub projekti edukuse teekaardi koostamisele, siis ajakava on pühendatud projekti tegevuste ajakava ja järjestuse määratlemisele.
Ilma ajakavata on raske tagada, et projekt töötaks käimas. Seega uurime selles artiklis projekti ajakava tähtsust, selle näiteid ja seda, kuidas tõhusalt ajastada väikesest suuremahulise projektini.
Sisukord
Näpunäiteid paremaks kaasamiseks
Kas otsite interaktiivset viisi oma projekti paremaks haldamiseks?
Hankige järgmisteks koosolekuteks mängimiseks tasuta malle ja viktoriine. Registreeruge tasuta ja võtke see, mida soovite AhaSlides!
🚀 Hankige tasuta konto
Mida tähendab projekti ajakava?
Projekti ajakava on üksikasjalik ajakava, mis kirjeldab järjestikku ülesandeid, vajalikke ressursse ja eeldatavaid tähtaegu, et tagada projekti õigeaegne lõpetamine.
Projekti ajakava sisaldab tavaliselt iga ülesande algus- ja lõppkuupäeva, iga ülesande kestust ja mis tahes sõltuvusi või piiranguid, mis võivad ajakava mõjutada.
Miks on projekti ajakava oluline?
Projekti ajakava koostamine on projektijuhtimise oluline komponent, kuna see loob raamistiku projekti edukaks elluviimiseks. See detailplaneering võimaldab projektijuhtidel tõhusalt ressursse eraldada, edenemist jälgida ning tagada projekti õigeaegse ja eelarve piires lõpuleviimine. Mõningaid projekti ajakava eeliseid kirjeldatakse järgmiselt
Võimalike kitsaskohtade ja riskide õigeaegne tuvastamine
Üks peamisi põhjusi, miks projekti ajakava on oluline, on see, et see toetab juhte võimalike kitsaskohtade ja riskide eelneval väljaselgitamisel. Jaotades projekti väiksemateks ülesanneteks ja määrates igale ülesandele konkreetse ajakava, saavad projektijuhid hõlpsasti tuvastada kõik sõltuvused või piirangud, mis võivad mõjutada projekti üldist ajakava. See võimaldab neil riske ennetavalt maandada ja võtta vajalikke meetmeid nende maandamiseks.
Näiteks kui konkreetne ülesanne on tuvastatud kriitilise tee tegevusena ja selle viivitus võib potentsiaalselt mõjutada kogu projekti ajakava, saab projektijuht eraldada lisaressursse või kohandada ajakava, et tagada õigeaegne lõpetamine.
Ressursside võimendamine
Lisaks mängib projekti ajakava ressursside haldamisel olulist rolli. Omades selget arusaama projektiga seotud ülesannetest ja nende eeldatavast kestusest, saavad projektijuhid ressursse tõhusalt eraldada, et tagada nende optimaalne kasutamine.
See hõlmab iga ülesande täitmiseks vajalike oskuste ja kogemustega õigete inimeste määramist ning ressursside konfliktide või ülekoormamise vältimist. Hästi planeeritud projekti ajakava võimaldab projektijuhtidel eelnevalt tuvastada kõik ressursipuudused või -puudused ning võtta nende lahendamiseks vajalikke meetmeid, näiteks palgata lisaressursse või ümber jaotada olemasolevaid.
Suhtlemise ja koordineerimise parandamine
Lisaks aitab projekti ajakava parandada meeskonnaliikmete vahelist suhtlust ja koostööd. Omades ühist arusaama projekti ajakavast, saavad meeskonnaliikmed oma jõupingutused suunata ja töötada ühise eesmärgi nimel. See hõlbustab paremat koostööd, vähendab arusaamatusi või konflikte ning parandab üldist tootlikkust.
Parem jälgimine ja aruandlus
Lisaks annab täpselt määratletud projekti ajakava aluse korrapäraseks edusammude jälgimiseks ja aruandluseks. Projektijuhid saavad võrrelda tegelikku edenemist kavandatud ajakavaga, tuvastada kõik kõrvalekalded või viivitused ning võtta vajalikke parandusmeetmeid, et projekti õigel teel hoida.
Mis on projekti ajakava näited?
Siin on mõned näited selle kohta, kuidas projekti ajakava saab luua kolme projekti ajastamise ja kontrollimise tehnika põhjal: Gantti diagramm, võrguskeem (PERT ja CPM) ja tööjaotuse ajakava (WBS).
Gantti diagramm
Gantti diagramm on populaarne projekti ajastamise tööriist, mis kujutab visuaalselt projekti ajaskaala. See kuvab ülesanded horisontaalsete ribadena ajaskaalal koos nende algus- ja lõppkuupäevadega. Ülesannetevahelisi sõltuvusi saab näidata nooltega ja märgistada verstaposte, mis tähistavad olulisi projekti saavutusi.
Järgmine pilt on näide Delta Jeti hooldustoimingute Gantti diagrammist 40-minutilise vahepeatuse ajal
PERT ja CPM
Võrgudiagramm, tuntud ka kui PERT (Program Evaluation and Review Technique) diagramm, illustreerib projekti ülesannete järjestust ja sõltuvusi. See kasutab ülesannete esitamiseks sõlmede ja ülesannete vaheliste suhete kujutamiseks nooli. Seda tüüpi ajakava on kasulik kriitiliste teede visualiseerimiseks ja ülesannete tuvastamiseks, millel on suurim mõju projekti kestusele.
Lisaks tuvastatakse kriitiline tee, määrates kindlaks pikima sõltuvate ülesannete jada, mis mõjutavad otseselt projekti üldist kestust. Kriitilisel teel olevatel ülesannetel ei ole lõtku ega hõljumist, mis tähendab, et nende ülesannete viivitus mõjutab otseselt projekti üldist kestust. Keskendudes kriitilisele teele, saavad projektijuhid ressursse tõhusalt jaotada ja tuvastada optimeerimisvõimalusi, et tagada projekti õigeaegne lõpetamine.
Siin on näide Critical Pathist ja Slack Timesist antud ettevõtte uute saastetõrjeseadmete paigaldamiseks.
Tööjaotuse ajakava (WBS)
Projekti ajakava saab koostada, kasutades alusena tööjaotuse struktuuri. See viitab projekti tulemuste hierarhilisele jagamisele väiksemateks, hallatavateks tööpakettideks. Neid tehnikaid kasutades saavad juhid hõlpsasti tuvastada ülesannetevahelised sõltuvused. Mõned ülesanded võivad sõltuda teiste täitmisest, samas kui mõnega saab töötada samaaegselt.
Kuidas koostada projekti ajakava
Kui mõtlete ajakava koostamise alguses, kuidas seda alustada, võib olla kasulik järgida järgmisi olulisi küsimusi.
- Mida on vaja teha? Määratlege selgelt projekti lõpuleviimiseks vajalikud konkreetsed ülesanded, tegevused ja tulemused. Jaotage projekt juhitavateks komponentideks, tagades, et kõik vajalikud tööd on tuvastatud.
- Millal tuleks seda teha? Määrake iga ülesande või tegevuse kestus ja ajakava. Hinnake iga ülesande täitmiseks kuluvat aega ja kaaluge kõiki sõltuvusi või piiranguid, mis võivad ajakava mõjutada. Gantti diagrammi, PERT-i ja CPM-i tehnikate kasutamine projekti ajakava tõhusaks korraldamiseks.
- Kes saab seda teha? Määrake iga ülesande või tegevuse eest vastutavad isikud või rollid, see võib hõlmata osakondadeülest tuge. Määrake ressursse ja jaotage vastutus vastavalt sellele. Veenduge, et meeskonnaliikmetel on neile määratud ülesannete täitmiseks vajalikud oskused ja kättesaadavus.
- Kus seda tehakse? Määrake füüsiline või virtuaalne asukoht, kus iga ülesanne sooritatakse. See võib hõlmata konkreetseid tööruume, seadmeid või tehnoloogia nõudeid.
- Millised on ülesannete sõltuvused? Määrake ülesannetevahelised seosed ja sõltuvused. Tehke kindlaks, millised ülesanded tuleb lõpetada, enne kui teised saavad alustada, ja kaaluge kõiki ülesandeid, millega saab samaaegselt töötada.
- Mis on kriitiline tee? Kriitilise tee kindlakstegemine on tervikliku projekti ajakava koostamise oluline osa. Kriitiline tee aitab projektijuhtidel ja meeskondadel mõista, millised ülesanded mõjutavad projekti kestust ja valmimiskuupäeva kõige rohkem.
Mis on projekti ajakava tööriistad?
Enamik projekte vajab tänapäeval projektide ajastamise tarkvara tuge. On tõestatud, et see toob üksikisikutele ja ettevõtetele palju eeliseid, nagu suurem tõhusus, parem koostöö, suurem täpsus ja parem visualiseerimine.
Microsoft Project on üks parimaid projektide ajastamise tarkvarasid. Üks Microsoft Projecti põhifunktsioone on selle võime saada sidusrühmadele olekuvärskendusi ja hallata Gantti diagramme, kus saate hõlpsalt tuvastada ülesannete sõltuvusi ja hallata ülesannete järjestust. Samuti saate projekti ajakavas paindlikult kohandada.
Teine võimalus on kasutada tööriista nimega Primavera P6 sõiduplaani tarkvara. See on kõikehõlmav projektihaldustarkvara, mis on spetsiaalselt loodud suuremahuliste ja keerukate projektide jaoks ning on tunnistatud üheks parimaks ehituse planeerimise tarkvaraks. See toetab nii PERT- kui ka CPM-tehnikaid, pakkudes funktsioone võrguskeemide loomiseks, ülesannete ajastamiseks, ressursside haldamiseks ja kriitiliste teede analüüsimiseks.
Väiksemate projektide puhul võite proovida tasuta tarkvara nagu "Asana" või "Trello." Kuigi need tööriistad ei pruugi omada kõiki tasulise tarkvara täiustatud funktsioone, pakuvad nad põhilisi projekti ajastamise võimalusi ja on kasutajasõbralikud. Tasuta versioonid on võimelised täitma vähem keerulisi projektiülesandeid ja tegema koostööd teistega. See võimaldab teil luua ülesandeid, seada tähtaegu, määrata kohustusi ja jälgida edenemist.
Korduma kippuvad küsimused
Mis on näiteks projekti ajakava?
Projekti ajakava kirjeldab ülesannete jada, vajalikke ressursse ja hinnangulisi ajakavasid nende täitmiseks. Võtke projekti ajakava näitena ehitusprojekt. Ehitustööde ajakava võib hõlmata selliseid ülesandeid nagu ehitusplatsi ettevalmistamine, vundamenditööd, raamimine, elektri- ja sanitaartehnilised paigaldused, viimistlus ja ülevaatused.
Kuidas kirjutada projekti ajakava näidet?
Projekti ajakava näite kirjutamisel on oluline järgida järgmisi samme: (1) Alustuseks määrake kindlaks peamised ülesanded ja tegevused, mis tuleb projekti jaoks täita. Seda saab teha, jagades projekti väiksemateks, juhitavateks ülesanneteks ja määrates kindlaks nende täitmise järjekorra. (2) Järgmisena hinnake iga ülesande kestust ja eraldage ressursse vastavalt. See aitab luua projekti jaoks realistliku ajakava. (3) Pärast ülesannete vaheliste sõltuvuste kindlaksmääramist, kuna mõned ülesanded võivad sõltuda teiste täitmisest. (4) Lõpuks ärge unustage projekti ajakava regulaarselt üle vaadata ja vajadusel ajakohastada, et tagada selle täpsus ja kajastamine projektis tehtud muudatuste või kohanduste kohta.
Millised on 7 erinevat ajakava tüüpi?
Seitse erinevat tüüpi hõlmavad ajavahemike ajakava, avatud kohtumiste ajakava, laine ajakava, 40/20 ajakava, topeltplaani, klastri ajakava, laine- ja sissepääsu kohtumiste ajakava ning maatriksi ajakava.
Loosung
Hästi väljatöötatud projekti ajakava on eduka projektijuhtimise jaoks ülioluline. Aastaks 2024 ja edaspidiseks projektide ajakavas silma paistmiseks on soovitatav uurida ja kasutusele võtta kaasaegseid projektijuhtimise tööriistu, olla kursis valdkonna parimate tavadega ning pidevalt täiustada projektide ajastamise oskusi koolituse ja professionaalse arengu kaudu.
Kui vajate rohkem abi projekti planeerimisoskuste koolituse korraldamisel, AhaSlides võib olla suurepärane partner, mis pakub erinevaid funktsioone interaktiivsete ja kaasahaaravate koolituste toetamiseks. Koos AhaSlides, saate õppekogemuse parandamiseks luua dünaamilisi esitlusi, interaktiivseid viktoriinid ja koostöötegevusi.
Ref: Projektijuht | Verint